Từ một xởng dợc nhỏ bé đợc thành lập năm 1972, với trang thiết bị đơn sơ, công ty dợc TRAPHACO đã liên tục phát triển, trởng thành và lớn mạnh không ngừng. Sự lơn mạnh của công ty không những thể hiện qua cơ sở vật chấtkỹ thuật mà còn thể hiện ở trình độcans bộ công nhân viên ngày càng đợc nâng cao để đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra.
Qua gần 30 năm hoạt động, song song với sự phát triển không ngừng của công ty, bộ máy kế toán cũng ngày càng lớn mạnh cả về bề rộng lẫn chiều sâu, đóng vai trò là một công cụ quản lý hữu hiệu. Hiện nay, phòng Tài chính- Kế toán của công ty có 14 ngời. Với cách bố trí hiện tại, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói ruêng đã hoạt động hiệu quả và chứng tỏ đợc những u thế nhất định của mình.
Thứ nhất, về tổ chức ứng dụng công nghệ làm kế toán
Là một bộ phận của bộ máy kế toán, công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cũng đợc thực hiện bằng kế toán máy nh các phần hành kế toán khác. Có thể nói đây là một điểm chứng tỏ sự nhanh nhậy trong quản lý của công ty, chứng tỏ sự theo kịp thời đại trong ứng dụng công nghệ, tiến bộ khoa học kỹ thuật.
Trong thời đại ngày nay, khi mà khoa học công nghệ mà đặc biệt là công nghệ thông tin không ngừng phát triển thì đã tạo ra một sự cạnh tranh mới giữa các doanh nghiệp đó là cạnh tranh về công nghệ làm kế toán. Doanh nghiệp nào có công nghệ làm kế toán hiện đại sẽ có sức cạnh tranh mạnh hơn.
Công ty TRAPHACO đã mạnh dạn thực hiện một bớc đổi mới này là một u điểm lớn.
Trên thực tế, khi công ty ứng dụng phần mềm kế toán máyđã tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi và thể hiện nhiều u điểm do chơng trình phần mềm mang lại. Với số lợng sản phẩm tiêu thụ lớn đặc biệt lại gồm nhiều chủng loại rất thuận tiện, đảm bảo giảm bớt khối lợng công việc lớn cho các nhân viên kế toán tăng năng suất lao động kế toán so với kế toán thủ công, mặt khác còn đảm bảo độ chính xác cao, giải quyết đợc khó khăn trong tính toán số liệu lớn, dễ sai sót. Ngoài ra, sử dụng kế toán máy còn đảm bảo việc sử lý thông tin nhanh chóng dẫn đến đáp ứng cung cấp thông tin kịp thời về tình hình tiêu thụ, giúp cho các nhà quản lý sớm có biện pháp, kế hoạch đối với khâu tiêu thụ.
Thứ hai, về tổ chức bộ máy kế toán
Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán gọn nhẹ, tơng đối hoàn chỉnh và phù hợp với điều kiện ứng dụng kế toán máy với đầy đủ những phần hành kế toán cần thiết và đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, đợc phân công nhiệm vụ rõ ràng, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mỗi nhân viên đảm nhiệm một hoặc một số phần hành kế toán phù hợp, tạo ra một sự chuyên môn hoá cao rrong công tác kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng nh công tác quản lý tài chính của công ty.
Thứ ba, về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Công ty tổ chức chi tiết tài khoản tuỳ theo bản chất và chức năng của từng loại tài khoản tạo ra một sự linh hoạt trong cách tổ chức chi tiết tài khoản, mặt khác lại đảm bảo tính thống nhất với các nguyên tắc, phơng pháp kế toán trong từng phần hành kế toán tơng ứng.
Trong phần hành kế toán bán hàng, tài khoản phản ánh giá vốn hàng bán , tài khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ và tài khoản phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu đợc chi tiết theo loại hình (tài khoản 6321- giá vốn hàng bán: hàng hoá, tài khoản 6322- giá vốn hàng bán: thành phẩm, tài khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá, tài khoản 5112- doanh thu bán thành phẩm ...). Việc chi tiết theo kiểu này giúp cho doanh nghiệp tính riêng đợc lãi gộp về tiêu thụ hàng hoá với thành phẩm do chính công ty sản xuất ra. Từ đó công ty sẽ có phơng án đầu t kinh doanh phù hợp với tình hình.
Nh vậy, có thể thấy việc tổ chức chi tiết tài khoản kế toán một cách khoa học đã giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần làm lên những thành công của công ty.
Thứ t , về công tác tổ chức sổ sách kế toán
Trong điều kiện ứng dụng kế toán máy, công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung là hoàn toàn hợp lý, vì hình thức này đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động kế toán. Mặt khác, hình thức sổ này có các mẫu sổ đơn giản nên dễ dàng trong việc thiết kế trang in cũng nh trong việc in ấn.
Thứ năm, trong công tác tổ chức báo cáo kế toán
Công ty đã tổ chức đầy đủ các báo cáo tài chính theo chế độ, ngoài ra còn tổ chức một số báo cáo quản trị giúp ích cho công tác quản trị nội bộ. Cũng nh các phần hành kế toán khác, trong phần hành kế toán tiêu thụ, kế toán cũng phải lập báo cáo tổng hợp của công tác trong phần hành mình nh: Bảng kê hoá đơn bán hàng, Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng . Nhờ việc công ty nối mạng LAN nên các báo cáo này giúp cho nhà quản lý luôn nắm bắt đợc thông tin tổng hợp và chi tiết về tình hình tiêu thụ cũng nh các hoạt động sản xuất kinh doanh khác, đảm bảo công tác quản lý đợc thực hiện chặt chẽ. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn phải lập các bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp, giúp cho công tác xây dựng, điều chỉnh chiến lợc, phơng hớng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đợc chính xác, kịp thời.
Thứ sáu, về ph ơng pháp tính giá thành phẩm, hàng hoá xuất kho
Công ty áp dụng phơng pháp tính giá hàng xuất kho là phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Điều này là phù hợp với điều kiện của công ty, vì: công ty có số lợng chủng loại thành phẩm, hàng hoá nhiều, đơn giá không quá cao, tần suất nghiệp vụ nhập xuất nhiều và yêu cầu cung cấp thông tin về nhập- xuất- tồn và thời hạn bảo quản không đòi hỏi liên tục hàng ngày, mặt khác công ty ứng dụng kế toán máy nên việc tính giá trung bình hoàn toàn đơn giản, mặc dù công tác hạch toán dồn vào cuối kỳ nhng với tốc độ xử lý của máy tính thì công việc vẫn đảm bảo đợc thực hiện đúng tiến độ. Hơn nữa, chơng trình cho phép thực hiện bút toán điều chỉnh chênh lệch trị giá hàng tồn kho và doanh nghiệp cũng có thể in chênh lệch để điêù chỉnh.
Thứ bảy, về công tác hạch toán kế toán tiêu thụ
Mặc dù phần hành kế toán này bao gồm nhiều khâu công việc với khối lợng lớn nhng các nhân viên kế toán liên quan đã thể hiện trình độ nghiệp vụ tơng đối vững vàng cũng nh trách nhiệm cao trong công việc. Cụ thể:
Đảm bảo tính thống nhất về phạm vi và phơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế, các số liệu kế toán phản ánh trung thực, kịp thời.
Công tác kế toán tiêu thụ đợc tiến hành dựa trên cơ sở tình hình thực tế của công ty và có sự vận dụng nhng vẫn đảm bảo tuân thủ khá nghiêm ngặt các nguyên tắc tài chính do nhà nớc ban hành.
Mối quan hệ đối chiếu, trao đổi giữa kế toán tiêu thụ với các phần hành khác liên quan nh kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, và với thủ kho đợc cập nhật thỡng xuyên để đảm bảo tính chính xác của số liệu. Nếu tồn tại sai sót thì kịp thời phát hiện và có biện pháp xử lý.
Hoạt động tiêu thụ của công ty diễn ra thờng xuyên liên tục hàng ngày với phơng châm đa dạng hoá sản phẩm, hàng hoá, đa phơng hoá phơng thức tiêu thụ, thực hiện các chính sách chế độ thu hút khách hàng. Tuy vậy, kế toán tiêu thụ với sự trợ giúp của máy vi tính vẫn đảm bảo giám sát tình hình tiêu thụ riêng cho thành phẩm, hàng hoá, theo từng khách hàng, hợp đồng và tình hình thanh toán của các khách hàng,... đáp ứng khá tốt yêu cầu của nhà quản lý. Các nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh đ ợc cập nhật đầy đủ đảm bảo cho máy tính xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác.