a. Khái quát chung
Chi phí bán hàng của Công ty bao gồm:
- Chi phí nhân viên bán hàng - Chi phí vật liệu, bao bì - Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- Chi phí khấu hao
- Chi phí bốc vác, vận chuyển, điện nước, dịch vụ mua ngoài,…
b. Chứng từ, sổ sách liên quan
- Phiếu chi, Bảng lương, Bảng trích khấu hao TSCĐ,…(Phụ lục 1.2) - Phiếu kế toán (Phụ lục 2.6)
- Sổ tổng hợp chi phí bán hàng (Phụ lục 2.10) - Sổ cái Tài khoản 641 (Phụ lục 2.18)
65
c. Quá trình luân chuyển chứng từ sổ sách
Giải thích lưu đồ
Hàng tháng kế toán tài vụ của Công ty sẽ nhận được hóa đơn tiền điện, nước và điện thoại. Căn cứ vào các hóa đơn này kế toán tài vụ tiến hành ghi sổ chi
tiết 111, 112 và cuối tháng lập Phiếu kế toán. Các hóa đơn và sổ chi tiết được kế
toán tài vụ lưu lại. Sau đó Phiếu kế toán được đưa sang kế toán bộ phận dùng làm
căn cứ ghi vào sổ Tổng hợp chi phí bán hàng. Phiếu kế toán được chuyển sang kế toán trưởng. Kế toán trưởng căn cứ vào Phiếu kế toán để lên sổ cái tài khoản 641.
66
c2. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ chi phí khấu hao tài sản cố định tại bộ phận bán hàng
Giải thích:
Hàng tháng, Kế toán Tài sản cố định lập Bảng tính và phân bổ khấu hao.
Bảng tính và phân bổ khấu hao được chuyển sang cho Giám đốc xét duyệt và ký. Sau khi duyệt xong Giám đốc sẽ chuyển lại cho Kế toán tài sản cố định để tiến hành ghi vào Sổ theo dõi khấu hao và lập Phiếu kế toán. Sổ theo dõi khấu hao được lưu
67
tại Kế toán tài sản cố định theo ngày tháng còn Phiếu kế toán được chuyển qua Kế
toán chi phí.
Kế toán chi phí căn cứ vào đó để ghi Sổ tổng hợp chi phí bán hàng. Phiếu
kế toán được chuyển sang Kế toán trưởng làm căn cứ để lên sổ cái tài khoản 641,
214. Sổ sách được kết toán lưu theo ngày tháng.
c2. Quy trình luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ chi phí tiền lương nhân viên
68
Lưu đồ 7: LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG NHÂN VIÊN BÁN HÀNG
Phòng tổ chức KTT, GĐ Kế toán tài vụ Kế toán chi phí Kế toán trưởng
Hành chính Bắt đầu Lập bảng lương Bảng lương 3 Bảng lương 2 Bảng lương 1 D Duyệt và ký Bảng lương 3 đã ký Bảng lương 2 đã ký D Ghi vào sổ CT 111, 334 SCT 111,334 Lập PKT PKT Lập Sổ cái Sổ cái 641 D Kết thúc Bảng lương 1 đã ký Ghi sổ tổng hợp 641 Sổ tổng hợp 641 PKT
69
Giải thích:
Hàng tháng phòng tổ chức hành chính lập Bảng lương (3 bản) và đưa sang kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt. Sau khi duyệt xong kế toán trưởng lưu lại 1 bản,
1 bản gửi về lưu tại phòng tổ chức hành chính theo ngày. Bảng lương còn lại được
chuyển qua kế toán tài vụ.
Kế toán tài vụ căn cứ vào Bảng lương ghi vào sổ chi tiết 334 và lập Phiếu kế
toán. Phiếu kế toán được gửi qua kế toán chi phí để làm căn cứ ghi vào Sổ tổng hợp
chi phí bán hàng. Tiếp đó Phiếu kế toán được chuyển sang kế toán trưởng.
Kế toán trưởng căn cứ vào Phiếu kế toán để cuối tháng lên sổ cái các tài khoản 641, 334
d. Tài khoản sử dụng
- 641: Chi phí bán hàng
6411: Lương nhân viên
6412: Vật liệu, bao bì 6413: Dụng cụ, đồ dùng 6414: Khấu hao TSCĐ
6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418: Chi phí khác - 111: Tiền mặt 1111: Tiền mặt Việt Nam đồng - 131: Phải thu khách hàng - 331: Phải trả ngưởi bán e. Định khoản
* Một số nghiệp vụ cụ thể của tháng 6/2008 được hạch toán như sau:
- Căn cứ Phiếu chi 252 ngày 19/06/2008 (chi phí bốc vác)
Nợ 6417: 210.000
70
- Căn cứ Hóa đơn GTGT số 005642 ngày 15/06/2008 (phí làm hàng) Nợ 6417: 103.602.731
Nợ 1331: 10.360.273
Có 131(MB): 113.963.004
- Căn cứ Hóa đơn GTGT số 007463 ngày 24/06/2008 (Tiền thông tin kinh tế)
Nợ 6417: 3.000.000 Nợ 1331: 300.000
Có 331: 3.300.000
- Căn cứ Phiếu chi số 182 ngày 15/06/2008 của chi nhánh Đông Hưng
Nợ 6417: 4.725.000
Có 136(ĐH): 4.725.000
- Căn cứ Bảng lương tháng 6/2008
Tiền lương cơ bản phải trả nhân viên: Nợ 6411: 884.187.000
Có 3341: 884.187.000
Trích KPCĐ : Nợ 6411: 14.962.913
Có 3382: 14.962.913
- Căn cứ vào Bảng kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ
Nợ 6417: 179.499.000
Có 335: 179.499.000
- Cuối tháng kế toán kết chuyển chi phí bán hàng sang Tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tháng 4: Nợ 911: 246.347.922 Có 641: 246.347.922 Tháng 5: Nợ 911: 242.858.822 Có 641: 242.858.822 Tháng 6: Nợ 911: 1.826.497.892 Có 641: 1.826.497.892
71
f. Sơ đồ chữ T
Sơ đồ 27: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP CHI PHÍ BÁN HÀNG QUÝ II –
NĂM 2008 111 131 136 153 214 331 641 911 27.395.431 235.853.278 103.400.000 15.770.459 200.000.000 576.635.055 2.315.694.636 334 891.687.000 335 250.000.000 338 14.962.913
72
g. Nhận xét
Chi phí bán hàng đã được tập hợp đầy đủ, hạch toán theo đúng nguyên tắc
kế toán . Điều này giúp ích cho ban lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý. Kế
toán Công ty có mở chi tiết cho các tiểu khoản cho tài khoản 641 nên việc theo dõi thuận tiện hơn giúp nâng cao hiệu quả quản lý và giúp tiết kiệm chi phí quản lý
doanh nghiệp cho Công ty.
Tuy nhiên, kế toán chi phí của Công ty không lên “Sổ chi phí bán hàng” cụ
thể cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng ngày trong Công ty mà cuối
tháng chỉ căn cứ vào hoạch toán của Kế toán tài vụ liên quan đến chi phí bán hàng
để tổng hợp tất cả chi phí bán hàng trong tháng và lên “Sổ tổng hợp chi phí bán
hàng”. Điều này có thể dẫn đến sai sót, nhầm lẫn và không giúp Công ty theo dõi chi tiết được các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong Công ty mặc dù chi phí bán hàng của Công ty phát sinh khá nhiều.