111, 112 671 352 112 Các khoản chi lương hưu và trợ cấp do Nhận tiền ch
CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH VĨNH PHÚC
TOÁN CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH VĨNH PHÚC
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện
Chi BHXH là một hoạt động thường xuyên và liên tục của đơn vị BHXH. Đây là khoản chi phí cần thiết để thực hiện hoạt động BHXH và các hoạt động khác có liên quan tới công tác BHXH. Nội dung này cần được hoàn thiện liên tục, vì:
Thứ nhất, chi BHXH là một trong những khâu quan trọng để đánh giá sự thành công trong công tác BHXH. Nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi của nhứng đối tượng được hưởng BHXH, nhằm đảm bảo đời sống của người lao động khi không may gặp phải những rủi ro, tổn thất về cả vật chất lẫn tinh thần.
Thứ hai, chi BHXH là một phần tất yếu quan trọng của công tác BHXH, là một mặt không thể tách rời của hoạt động BHXH nói chung. Nó được các hoạt động khác của BHXH hỗ trợ bổ sung, hoàn thiện nhưng đồng thời nó cũng hỗ trợ không ít cho các hoạt động khác của BHXH. Đây là công tác cơ bản, thường xuyên, liên tục và chủ yếu của các cơ quan BHXH.
Thứ ba, chi BHXH liên quan trực tiếp tới quyền lợi của người lao động. Đối tượng được hưởng trợ cấp BHXH thường rất phức tạp và tương đối đa dạng. Do đó, chi BHXH đòi hỏi phải tiến hành đầy đủ, kịp thời để có thể đáp ứng được yêu cầu của người tham gia BHXH, công tác chi trả BHXH không được phép xảy ra sai sót đáng tiếc nào, bởi nếu không, sẽ ảnh hưởng tới quyền lợi của người được hưởng trợ cấp BHXH và cả uy tín của ngành BHXH.
Thứ tư, vì đặc điểm kế toán tập trung, tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập và từ các cơ sở khác chuyển tới đều tập trung tại bộ phận kế toán của cơ quan, bộ phận kế toán phải kiểm tra, đối chiếu, xác minh toàn bộ chứng từ rồi mới lấy căn cứ ghi sổ kế toán. Do đó, việc hoàn thiện các quy trình này là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Chính vì vậy, công tác kế toán chi BHXH là một khâu quan trọng, cần thiết trong các hoạt động của ngành BHXH nói chung và đối với BHXH tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng. Đòi hỏi các đơn vị BHXH trong địa bàn tỉnh chú trọng, nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm hoàn thiện các công tác BHXH nói chung và công tácKế toán chi BHXH nói riêng.
2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện
∗ Yêu cầu hoàn thiện
− Chi đúng đối tượng, đúng nguyên tắc, đúng chính sách hiện hành; − Đảm bảo chi trả kịp thời và đầy đủ quyền lợi của người tham gia BHXH;
− Thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện; − Đảm bảo an toàn tiền mặt trong chi trả;
− Chi trả các chế độ BHXH được quản lý thống nhất, công khai, minh bạch;
− Việc chi tiêu phải đảm bảo đúng pháp luật, theo đúng các quy định, chế độ hạch toán thống kế hiện hành của Nhà nước.
∗ Nguyên tắc hoàn thiện
− Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán mới nhất do Bộ Tài chính ban hành về chứng từ, tài khoản sử dụng, phương pháp, trình tự hạch toán, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo tài chính,… trong việc hạch toán các nghiệp vụ chi BHXH.
− Hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời: các thông tin, các đối tượng tham gia BHXH, tình hình thu – chi BHXH, các quyết định, văn bản của cấp trên gửi xuống hay thay đổi. Đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên, liên tục để kịp thời nắm bắt, cung cấp các thông tin một cách chính xác nhất. Đảm bảo tình hình thu – chi các hoạt động BHXH diễn ra một cách liên tục và chủ động, ổn định về tài chính của đơn vị.
− Hoàn thiện phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả. Nếu việc hoàn thiện tốn quá nhiều chi phí sẽ gây ra lãng phí tiền của Ngân sách Nhà nước. Mục đích của quá trình hoàn thiện là phải nâng cao hiệu quả công tác hạch toán, quá trình chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH cho các đối tượng.
Qua quá trình thực tập tìm hiểu các lĩnh vực hoạt động, công tác kế toán chi BHXH tại đơn vị và kết hợp với các kiến thức đã được học, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi BHXH tại đơn vị như sau:
3. Các giải pháp hoàn thiện
3.1. Về tổ chức công tác kế toán
− Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán trong đơn vị. Chứng từ kế toán phải cập nhật thường xuyên, tránh tình trạng ứ đọng, nhầm lẫn. Đa dạng hóa đồng thời kết hợp các hình thức ghi sổ trên phần mềm.
− Kế toán thường xuyên kiểm tra, đối chiếu đúng, khớp số liệu giữa các chứng từ, sổ sách có liên quan.
− Ban lãnh đạo cần đưa ra các quy định, quy chế cụ thể trong việc thực hiện công tác kế toán, luân chuyển chứng từ, báo cáo tài chính đối với các phòng ban trong đơn vị nói chung và đối với các đơn vị trực thuộc nói riêng.
− Khi phát sinh các nghiệp vụ, kế toán phải tiến hành kiểm tra kỹ các chứng từ, trình tự hạch toán, sổ sách kế toán nhằm đảm bảo chính xác, kịp thời, tránh để xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Đồng thời, cũng phải tích cực đối chiếu, kiểm tra số liệu từ các huyện gửi lên, bằng cả bản cứng và bản mềm.
− Cần có biện pháp để giảm thời gian đi lại của cán bộ kế toán khi lấy chứng từ xác nhận chuyển khoản từ phía ngân hàng.
− Sớm có biện pháp khắc phục việc hạch toán trong khi phần mềm đang có sự cố. ∗ Tổ chức bộ máy kế toán:
− Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các kế toán viên, thường xuyên đào, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức.
− Phân công, sắp xếp công việc một cách hợp lý, đúng chuyên môn và năng lực, tránh để tình trạng chứng từ ứ đọng nhiều ở một bộ phận.
− Cải thiện, củng cố cơ sở vật chất – kỹ thuật để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của cán bộ trong cơ quan được thuận tiện và nhanh chóng. Thường xuyên kiểm tra, cập nhật phần mềm kế toán theo những thay đổi mới từ cấp trên, tránh xảy ra sai sót trong công tác hạch toán kế toán.
∗ Tổ chức kiểm tra kế toán:
− Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, nâng cao hiệu quả công tác, triển khai có hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát trong nội bộ cơ quan.
− Cần lập ra một bộ phận chuyên trách trong thanh tra, kiểm tra những sai sót, sai phạm trong việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh, các vi phạm cá nhân. ∗ Tổ chức phân tích tình hình tài chính: nên tổ chức phân tích tình hình tài chính
thường xuyên. Các kế toán viên phải phối hợp tích cực với kế toán trưởng để việc phân tích được hợp lý và hiệu quả, nhằm ổn định tình hình tài chính trong đơn vị.
3.2. Về công tác chi trả BHXH
∗ Đảm bảo đầy đủ nguồn kinh phí cho hoạt động của toàn ngành, thực hiện chi đúng, đủ, kịp thời và an toàn đến tận tay các đối tượng thụ hưởng. Phối hợp với các phòng, ban trong đơn vị cũng như các ngành liên quan thành lập Đoàn kiểm tra, giám sát các đơn vị về thực hiện chế độ BHXH; phối hợp có hiệu quả với ngành Bưu điện thực hiện chi trả an toàn, đúng đối tượng, đúng quy định của pháp luật. ∗ Giải quyết hồ sơ và chi trả kịp thời, đúng đối tượng, đúng quy định các chế độ
BHXH, BHTN cho người tham gia. Thực hiện giám định chi chặt chẽ chi phí KCB, thai sản để tránh lạm dụng quỹ, giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát quỹ. ∗ Tiến hành kiểm tra, rà soát định kỳ toàn bộ hồ sơ đối với những đối tượng đang
được hưởng chế độ BHXH và các đối tượng mới tham gia BHXH.
∗ Tăng cường các biện pháp quản lý tiền mặt trong tất cả các công đoạn vận chuyển tiền mặt từ khi giao nhận tới khi chi trả cho các đối tượng hưởng chế độ BHXH. Tổ chức, cá nhân thực hiện chi trả căn cứ kế hoạch chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng để xây dựng kế hoạch tiền mặt đăng ký với cơ quan BHXH theo nguyên tắc số tiền mặt cần rút phải chi hết trong ngày, không để lưu qua đêm tại các điểm chi trả, trường hợp trong ngày chưa chi hết phải có phương án cụ thể bảo vệ an toàn tiền mặt.
∗ Thường xuyên kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất tồn quỹ tiền mặt ở các đơn vị BHXH huyện, thị xã, thành phố, tỉnh, kiểm kê quỹ và chấn chỉnh ngay các đơn vị có số dư tiền mặt lớn qua đêm.
∗ Phối hợp với các cơ quan tài chính các cấp trong cấp phát kinh phí chi BHXH, tránh cấp trùng, chi sai gây thất thoát ngân sách Nhà nước.
∗ Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các ngành, đặc biệt là sự lãnh đạo, chỉ đạo của BHXH cấp trên, của cấp ủy và chính quyền địa phương.
∗ Kịp thời xử lý các vướng mắc trong công tác chi BHXH đối với địa phương và các đối tượng tham gia BHXH.
∗ Quy định chi trả tiền lương, trợ cấp cho cán bộ viên chức, người lao động thông qua hệ thống tài khoản ngân hàng, qua đó giúp cho mọi người có thói quen sử dụng tài khoản ngân hàng, để mọi người không cảm thấy lạ lẫm khi nhận lương hưu và trợ cấp qua tài khoản ngân hàng nữa.
4. Điều kiện thực hiện giải pháp
Để công tác kế toán chi BHXH do NSNN, quỹ BHXH và quỹ BHTN đảm bảo ngày càng hoàn thiện, cùng với thực hiện các kiến nghị trên thì phải đảm bảo thực hiện tốt các điều kiện:
4.1. Về phía đơn vị
− Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức nói chung và đội ngũ kế toán nói riêng thông qua công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ ; tuyển dụng công chức, viên chức có chất lượng, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày càng cao của toàn ngành, toàn đơn vị. Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ của từng kế toán viên, phân công công việc rõ ràng, cụ thể, tránh sự chồng chéo, đảm bảo về số lượng và chất lượng công việc.
− Tổ chức đào tào, nâng cao trình độ tin học văn phòng cho mỗi nhân viên, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện quản lý bộ máy và các nghiệp vụ kế toán trên cơ sở nâng cấp hệ thống mạng, thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm thực hiện quản lý các nghiệp vụ.
− Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế toán ngay tại đơn vị và tai các đơn vị trực thuộc nhằm phát hiện các sai sót để chấn chỉnh và phát hiện các sai phạm (nếu có) để kịp thời xử lý, hạn chế thiệt hại về tài chính, tài sản cho Nhà nước, cho ngành và đơn vị. Qua công tác kiểm tra cũng nhằm phát hiện những bất cập trong các quy định của ngành về tài chính, kế toán để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp với thực tế tại các đơn vị và yêu cầu quản lý.
− Xây dựng các báo cáo tài chính BHXH hàng năm và các dự toán tài chính trong những năm tiếp theo. Đồng thời phải dự tính được các thông số thông qua thống kế về số lượng, cơ cấu, độ tuổi,.. từ đo dự đoán được quá trình hưởng, khoản hưởng, mức hưởng, thời gian hưởng để triển khai thực hiện điều chỉnh các mức đóng góp, tỷ lệ hưởng cho từng giai đoạn sao cho phù hợp. Đây cũng là căn cứ để BHXH đề nghị thay đổi chính sách cho phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội trong thời gian tới.
− Xây dựng một khoản chi dự phòng rủi ro trong quá trình chi trả để hạn chế, bù đắp khi gặp những rủi ro như thiếu tiền khi kiểm kê quỹ tiền mặt, tiền giả,…
− Lấy ý kiến góp ý từ các nhân viên kế toán đang làm về các chế độ chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH, và những thành viên có hiểu biết về quá trình này, nhằm xây dựng môi trường làm việc có hiệu quả, tiến bộ.
4.2. Về phía Nhà nước
− Đưa ra những quy định xử phạm nghiêm khắc đối với những sai phạm về BHXH. Có những biện pháp xử lý nghiêm minh đối với các hành vi sai phạm, trục lợi cho cá nhân.
− Có những quy định phân rõ quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan BHXH để phù hợp và tiện lợi trong quá trình thực hiện các chế độ và các hoạt động khác
4.3. Về phía đơn vị sử dụng lao động
− Thống kê đầy đủ số lượng người tham gia lao động, hồ sơ về người lao động. − Thực hiện thu chi đúng, đủ, kịp thời đối với người lao động tham gia BHXH. − Thường xuyên kiểm tra, giám sát, khuyến khích người lao động tham gia BHXH. − Tránh tình trạng nợ đọng, trốn đóng BHXH, chiếm dụng quỹ BHXH, kinh phí
KẾT LUẬN
BHXH là chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, góp phần đảm bảo ổn định đời sống cho NLĐ, ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội, thúc đẩy sự nghiệp xây dựng đất nước, bảo vệ Tổ quốc.
Với vai trò là xương sống của hệ thống an sinh xã hội, ngành BHXH tỉnh Vĩnh Phúc đã thực sự khẳng định được vị thế của mình trong đời sống xã hội, đem chính sách của Đảng và Nhà nước đến với mọi tầng lớp nhân dân, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo đời sống cho người lao động, ổn định chính trị và thúc đẩy sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
Qua thời gian ngắn thực tập tại BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, có thể thấy bộ máy quản lý hoạt động của đơn vị tương đối ổn định, công tác tổ chức kế toán và quản lý tài chính thực hiện tốt góp phần đảm bảo bộ máy kế toán ổn định và phát triển. Kế toán chi BHXH ngày càng được nâng cao và hoàn thiện, phản ánh đúng từng nghiệp vụ, hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác. Công tác chi trả BHXH và các khoản trợ cấp BHXH nhanh chóng, kịp thời, an toàn, đúng người, đúng đối tượng.
Trên đây là toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp về “Hoàn thiện công tác kế toán chi BHXH do Ngân sách Nhà nước, quỹ bảo hiểm xã hội và quỹ bảo hiểm thất nghiệp đảm bảo” tại BHXH tỉnh Vĩnh Phúc. Do thời gian và kiến thức có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế nên bài khóa luận không tránh khỏi thiếu sót, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô giáo để em có thể hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp được đầy đủ hơn, đồng thời tích lũy, củng cố được kiến thức, kinh nghiệm trước khi ra trường.
Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Huyền – Giám đốc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, chú Lê Văn Vân – Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính, anh Nguyễn Kim Ngọc – Phụ trách kế toán chi cùng các cô, các anh chị trong phòng Kế hoạch - Tài chính tại BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc đã giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại đơn vị.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán, đặc biệt là thầy giáo Trần Văn Thụ đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này.