111, 112 671 352 112 Các khoản chi lương hưu và trợ cấp do Nhận tiền ch
KẾT CẤU, NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 674 CHI BHTN Bên Nợ:
Bên Nợ:
Tại BHXH tỉnh, thành phố:
Phòng Chế độ BHXH (34-CBH,…)
Phòng Kế hoạch – Tài chính (Phiếu chi, ủy nhiệm chi, 35-CBH, 4b-CBH,…)
BHXH huyện, thành phố, thị xã
− Số chi trả BHTN cho các đối tượng do quỹ BH thất nghiệp đảm bảo thực tế phát sinh tại tỉnh, thành phố;
− Tổng hợp chi BH thất nghiệp theo số được duyệt y quyết toán của các đơn vị cấp dưới.
Bên Có:
Tại BHXH tỉnh:
− Kết chuyển số chi BH thất nghiệp trên địa bàn tỉnh, thành phố thanh toán với số kinh phí chi BH thất ngiệp đã nhận của BHXH Việt Nam khi quyết toán được duyệt.
− Số chi sai bị xuất toán phải thu hồi.
Số dư bên Nợ: Phản ánh số chi BH thất nghiệp cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo chưa được duyệt y quyết toán.
Tài khoản 674- Chi BHTN có 2 tài khoản cấp 2:
− TK 6741- Năm trước: Phản ánh số chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo theo chế độ thuộc năm trước khi quyết toán năm trước chưa được duyệt. − TK 6742- Năm nay: Phản ánh số chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm
bảo theo chế độ thuộc năm nay. Cuối năm nếu báo cáo chi BH thất nghiệp cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo chưa được duyệt y, kế toán sẽ chuyển từ TK 6742- Năm nay sang TK6741 - Năm trước.
2.1.4.2. Phương pháp hạch toán Tại BHXH tỉnh, thành phố:
1- Khi ứng tiền cho các đại diện chi trả để chi trả BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo, ghi:
NợTK 343- Thanh toán về chi các loại BH (3431) Có TK 111- Tiền mặt
2- Khi đại diện chi trả quyết toán số chi trảthực tế BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo, ghi:
NợTK 674- Chi BHTN
Có TK 343- Thanh toán về chi các loại BH (3431).
3- Căn cứ vào bảng thanh, quyết toán về các khoản chi hỗ trợ dạy nghề, hỗ trợ tìm việc làm cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo đã được cơ quan BHXH duyệt, ghi :
NợTK 674- Chi BHTN
Có TK 343- Thanh toán vềchi các loại BH (3434).
4- Các khoản chi BH thất nghiệp cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo, khi BHXH tỉnh, thành phố chi trực tiếp, ghi:
NợTK 674- Chi BHTN Có TK 111- Tiền mặt
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc.
5- Khi báo cáo chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo của BHXH các huyện được duyệt chính thức, kế toán tổng hợp số chi BHTN trên địa bàn tỉnh, thành phố, ghi:
NợTK 674- Chi BHTN
Có TK 354- Thanh toán về chi các loại BH giữa tỉnh với huyện. 6- Các khoản chi thanh toán cho trung tâm giới thiệu việc làm về chi hỗ trợ tìm việc
làm cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo, khi BHXH tỉnh, thành phố chi trực
tiếp, ghi:
Nợ TK 674- Chi BHTN Có TK 111- Tiền mặt
7- Cuối năm khi báo cáo chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo chưa được duyệt, kế toán chuyển số chi BHTN từ TK 6742- Năm nay sang TK 6741- Năm trước và ghi:
Nợ TK 674- Năm trước Có TK 6742- Năm nay.
8- Khi nhận được thông báo duyệt y quyết toán chính thức của BHXH Việt Nam, kế toán kết chuyển số chi BHTN cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo được duyệt thanh toán với số kinh phí đã nhận của BHXH Việt Nam, ghi:
Nợ TK 352- Thanh toán về chi các loại BH giữa TW với tỉnh Có TK 674- Chi BHTN.
9- Phải thu hồi số chi sai BHXH phát hiện trong năm hoặc khi quyết toán được duyệt, ghi:
Nợ TK 311- Các khoản phải thu (31182) Có TK 674- Chi BHTN.
Khi thu được tiền, ghi: Nợ TK 111- Tiền mặt
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Có TK 311- Các khoản phải thu (31182).
Sơ đồ hạch toán:
Khi trực tiếp chi trả trợ cấp các khoản BHTN Phải thu về số chi sai phát Cho người hưởng BHTN hiện trong năm và khi quyết
toán được duyệt Các khoản thanh toán cho trung tâm giới thiệu
việc làm về chi hỗ trợ tìm việc làm cho đối tượng hưởng BHTN được duyệt
3431
Khi ứng tiền cho đại Khi đại diện chi trả diện chi trả về chi trợ quyết toán các khoản cấp thất nghiệp hàng chi trợ cấp thất nghiệp tháng cho đối tượng hàng tháng
hưởng BHTN 3434
Khi quyết toán các khoản chi hỗ trợ cho các đối tượng do quỹ BHTN đảm bảo
354 352
Tổng hợp số chi BHTN của Khi quyết toán được duyệt BHXH huyện khi quyết toán
được duyệt
Tổng hợp số phải thu hồi do chi sai BHTN các năm trước của BHXH huyện
Sơ đồ 2.9: Kế toán chi BHTN
2.1.4.3. Ví dụ minh họa quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách kế toán
a. Ngày 18/03, khi BHXH huyện gửi Giấy đề nghị tạm ứng chi trả lương hưu và trợ cấp bảo hiểm (Mẫu C73-HD), kế toán đối chiếu và chuyển tạm ứng cho BHXH huyện tiến hành hạch toán:
Huyện Lập Thạch:
Nợ TK 343: 2,674,000 Có TK 112: 2,674,000
Khi BHXH huyện gửi Danh sách người hưởng trợ cấp thất nghiệp 1 lần (Mẫu số 26-CBH), kế toán tiến hành hạch toán và chuyển trả cho huyện số còn thiếu:
Huyện Tam Dương:
Nợ TK 674: 34,213,000 Có TK 112: 30,418,000 Có TK 343: 3,795,000
b. Ngày 31/03, kế toán căn cứ vào Quyết định Sở Lao động - Thương binh và Xã hội
và số đã chi trả tại mẫu 4b-CBH CBH để lập 03 bản mẫu 35-CBH: 02 bản lưu
(phòng Chế độ BHXH và phòng Kế hoạch tài chính) 01 bản đóng vào báo cáo
quyết toán quý.
2.2.Đánh giá thực trạng vấn đề nghiên cứu
2.2.4. Ưu điểm
2.2.4.1. Về tổ chức công tác kế toán
Đơn vị đã áp dụng đúng chế độ kế toán BHXH theo quyết định 19/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 30/03/2006 của Bộ tài chính; cùng với Thông tư 178/2012/TT-BTC ban hành ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính về Hướng dẫn kế toán áp dụng cho bảo hiểm xã hội Việt Nam; công văn 5516/BHXH-BC ban hành ngày 22/12/2011 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc hướng dẫn tạm thời hạch toán thu, chi BHTN, BHYT; quyết định 488/QĐ-BHXH của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về quy định quản lý chi trả các chế độ BHXH;… Đặc biệt, đơn vị đang thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001:2008 về nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, BHYT, đáp ứng yêu cầu hội nhập và hiện đại hóa nền hành chính Nhà nước. C ụ thể một số m ặt đã đạt được của đơn vị:
∗ Chứng từ kế toán:
Chứng từ được ghi rõ ràng, sạch sẽ, khi giao nhận chứng từ có sổ giao nhận chứng từ. Các chứng từ sổ sách đều hợp lý, hợp lệ, sử dụng đúng theo biểu mẫu quy định, ghi chép rõ ràng, khoa học. Chứng từ được lưu trữ gọn gàng dễ tìm thấy và được phân ra từng nhóm, từng đơn vị cụ thể, riêng biệt.
Đơn vị quy định trình tự luân chuyển chứng từ đảm bảo cho quá trình ghi sổ rõ ràng, hạn chế sai sót đồng thời phân rõ trách nhiệm của từng bộ phận giúp cho việc luân chuyển được thuận lợi.
Đơn vị đã áp dụng đúng chứng từ trong Hệ thống chứng từ kế toán.
∗ Tài khoản sử dụng: việc sử dụng hệ thống tài khoản được vận dụng có hệ thống và ngắn gọn, chi tiết theo từng khoản mục và tuân thủ đúng theo chuẩn mực Kế toán và Chế độ kế toán hiện hành.
∗ Sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính: sổ sách kế toán của đơn vị được tổ chức rất hệ thống tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí; áp dụng theo đúng mẫu quy định. Các báo cáo tài chính được lập đầy đủ, chính xác, kịp thời. Tất cả các số liệu đều được lưu đồng thời dưới 2 dạng file mềm và giấy tờ, sổ sách, được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, do đó tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm, tổng hợp, phân tích, đối chiếu và kiểm trả số liệu.
∗ Tổ chức bộ máy kế toán: đơn vị có tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời. Áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Đây là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán tập trung vào phòng kế toán trong đơn vị. Có hệ thống server để lưu trữ dữ liệu.
Các kế toán viên nói chung và kế toán Chi BHXH nói riêng được phân công công việc cụ thể, rõ ràng, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm. ∗ Tổ chức kiểm tra kế toán: đơn vị tổ chức kiểm tra chặt chẽ, kịp thời, làm đến đâu
kiểm tra đến đó. Kiểm tra thường xuyên nhằm hạn chế sai sót.
∗ Tổ chức phân tích tình hình tài chính: giúp cho đơn vị thấy rõ tình hình kinh phí, xác định đầy đủ và chính xác các nguyên nhân ảnh hưởng để đưa ra giải pháp hữu hiệu nhằm giúp đơn vị ổn định tình hình tài chính.
∗ Hệ thống máy tính được nối mạng cho phép:
− Bộ phận kế toán dễ dàng hơn trong việc thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về các khoản chi BHXH, các nguồn kinh phí được cấp cũng như tình
hình sử dụng các khoản kinh phí tại đơn vị. Đồng thời, các thông tin này cũng được xử lý kịp thời và chính xác hơn.
− Kế toán trưởng cùng các cấp lãnh đạo, quản lý có thể kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành chế độ chi BHXH, chấp hành dự toán một cách chặt chẽ, kịp thời, nhanh chóng.
2.2.4.2. Về công tác chi trả trợ cấp BHXH
∗ Tình hình chi trả BHXH cho các đối tượng tham gia BHXH tăng so với những năm trước. Nguyên nhân là do:
− Nguồn chi trả từ NSNN tăng chủ yếu là do lương tối thiểu tăng lên. Người lao động được hưởng trợ cấp chịu ảnh hưởng lớn từ sự điều chỉnh của Chính phủ. − Chi BHXH bắt buộc tăng cơ bản do chế độ chi trả trợ cấp nhiều hơn, mở rộng thêm
chế độ chi trả gồm 7 chế độ: ốm đau, thai sản, trợ cấp TNLĐ-BNN, hưu trí, tử tuất, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe, thất nghiệp.
∗ Số chi do quỹ BHXH đảm bảo ngày càng tăng lên, làm giảm khả năng phải bù đắp cho NSNN.
∗ Hoạt động chi trả các chế độ BHXH triển khai kịp thời, chi trả đúng người, đúng đối tượng. Mặc dù đối tượng thụ hưởng đông nhưng đơn vị luôn xây dựng và hoàn thiện kế hoạch chi trả đúng lịch, được đối tượng đồng tình ủng hộ. Công tác quản lý tài chính chặt chẽ, đảm bảo an toàn tiền mặt. Việc giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức được thực hiện nhanh chóng, đúng quy trình, chặt chẽ, chi trả kịp thời không để sai sót.
∗ Phương thức chi trả được đa dạng hóa, mở rộng, tiết kiệm được nhiều thời gian và nhân lực: chi trả gián tiếp qua Ban đại diện chi trả ở xã, phường, thị trấn, huyện; chi trả qua hệ thống ngân hàng; chi trả qua tài khoản thẻ ATM. Việc chi trả trực tiếp, gián tiếp có phiếu chi rõ ràng, đủ chữ ký nhận của các bên, chi trả qua hệ thống ngân hàng và tài khoản ATM có đầy đủ chứng từ hợp lệ. Đơn vị không thực hiện nối mạng khớp lệnh khi chuyển tiền với ngân hàng, mà sử dụng phương thức trực tiếp giao cho cán bộ tới ngân hàng lấy chứng từ, do đó, giảm thiểu được rủi ro lỗi mạng.
∗ Việc chi trả cho đối tượng qua ATM được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm chi phí vận chuyển, lệ phí chi trả, giảm sai sót, và giảm lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường.
∗ Thực hiện tốt hoạt động chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH đồng thời làm tốt việc thanh toán tiền cho người có thẻ BHYT trên cơ sở xây dựng một quy trình chi trả, trong đó quy định rõ từng nội dung công việc cũng như thời gian cụ thể.
∗ Thanh toán đầy đủ, kịp thời với cơ sở khám chữa bệnh, tạo điều kiện để các cơ sở khám chữa bệnh nâng cao chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh, đảm bảo không làm thất thoát cho quỹ BHXH.
2.2.5. Hạn chế và nguyên nhân
2.2.5.1. Hạn chế
2.2.5.1.1. Về tổ chức công tác kế toán
∗ Chứng từ kế toán, sổ sách sử dụng và các báo cáo tài chính:
− Nhìn chung, chứng từ tập hợp chưa thường xuyên, luân chuyển trong một số bộ phận của đơn vị còn chậm, làm ảnh hưởng đến hoạt động hạch toán kế toán trong đơn vị.
− Thời gian lưu trữ của một bộ tài liệu là 5 năm, nên số lượng sổ sách và chứng từ rất nhiều, gây hạn chế trong việc tìm kiếm và đối chiếu các số liệu cũ.
− Việc cán bộ kế toán trực tiếp lấy chứng từ từ ngân hàng cũng rất tốn thời gian, làm tăng công tác phí, việc đối chiếu số liệu đôi lúc cũng gặp khó khăn do không thể đối chiếu nhanh chóng, mà phải qua phương thức trực tiếp.
− Một số chứng từ chỉ được in khi cần sử dụng, chưa lưu đầy đủ tất cả số liệu, có những chứng từ chưa có đầy đủ chữ ký.
∗ Tổ chức bộ máy kế toán: mô hình bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc ghi sổ, lập báo cáo kế toán đều tập trung tại phòng Kế hoạch – Tài chính là trọng tâm. Các đơn vị trực thuộc thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ chưa được đồng đều. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc tổng hợp số liệu của kế toán.
∗ Tổ chức kiểm tra kế toán: công tác tổ chức kiểm tra kế toán chưa được thực hiện thường xuyên, còn nhiều trường hợp xảy ra sai sót.
∗ Tổ chức phân tích tình hình tài chính: Phân tích không thường xuyên. Chưa có kế toán chuyên về phân tích tình hình tài chính của đơn vị.
∗ Về phần mềm kế toán:
− Chương trình kế toán BHXH VSA mới được đưa vào sử dụng nên chưa hoàn thiện và còn nhiều lỗi hạch toán. Bên cạnh đó, một số vấn đề về sử dụng bản quyền phần mềm kế toán BHXH đang gây khó khăn trong việc hạch toán của kế toán. Hiện nay, kế toán của đơn vị đang thực hiện chuyển toàn bộ số liệu từ năm 2009 trong phần mềm ra bản excel, việc này không chỉ làm tốn thời gian kết xuất của kế toán, mà còn làm ảnh hưởng tới việc hạch toán và tổng hợp, xử lý số liệu trong đơn vị. − Hệ thống công nghệ thông tin tại đơn vị đã nối mạng nội bộ với BHXH tỉnh nhưng
còn thiếu đồng bộ, kết nối chậm, ảnh hưởng tới năng suất làm việc, vì vậy, cán bộ công chức thường xuyên phải làm thêm giờ.
2.2.5.1.2. Về tổ chức công tác chi trả
∗ Trong công tác chi trả vẫn còn nhiều hiện tượng sai sót trong phê duyệt, tình trạng tồn đọng trong giải quyết các chế độ vẫn còn tồn tại.
∗ Vẫn còn tình trạng đối tượng chi trả không còn tồn tại nhưng nguồn kinh phí vẫn được cấp gây nên tổn thất cho quỹ BHXH.
2.2.5.2. Nguyên nhân
2.2.5.2.1. Về tổ chức công tác kế toán
∗ Mẫu biểu, sổ sách ngành BHXH thì rất nhiều, các công văn thì thường thay đổi liên tục, phần mềm kế toán có những lỗi chưa được cập nhật và sửa chữa, một số vấn đề về sử dụng bản quyền phần mềm kế toán BHXH đang gây khó khăn trong việc hạch toán của kế toán.…do đó, kế toán cũng gặp khó khăn, sai sót, nhầm lẫn về số liệu.
∗ Do đặc điểm không gian và địa lý của các đơn vị trực thuộc còn cách biệt. Các đơn vị BHXH huyện Lập Thạch và BHXH huyện Tam Đảo trực thuộc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc tới nay vẫn phải nhận trợ cấp vùng xa hàng năm.
∗ Trình độ kế toán chưa đồng đều.
∗ Chưa có kế toán chuyên về phân tích tình hình tài chính của đơn vị.
