+ Giục mở L/C và kiểm tra L/C
Công ty đôn đốc người mua mở L/C đúng hạn. Sau khi nhận được L/C thì phải kiểm tra:
- Đối chiếu những quy định trong hợp đồng và quy định trong L/C xem có phù hợp không, kiểm tra cẩn thận từng câu, từng chữ.
- Loại L/C có phù hợp với loại L/C quy định trong hợp đồng không.
- Ngân hàng mở L/C, ngân hàng trả tiền, hoặc ngân hàng xác nhận có quan hệ giao dịch với ngân hàng của công ty hay không, có đúng quy định không. - Số tiền của L/C có đủ để thanh toán hàng hóa của mình hay không, nếu chưa đủ thì yêu cầu sửa lại cho đủ hoặc giao hàng vừa đủ với L/C.
- Thời hạn giao hàng và thời hạn hiệu lực của L/C có mâu thuẫn với nhau không. Thời hạn của L/C có đủ để người bán luân chuyển chứng từ không. - Những yêu cầu về chứng từ thanh toán có rõ ràng và dễ thực hiện hay không, nếu thấy có điều gì gây khó khăn cho công ty phải yêu cầu sửa lại.
+Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
- Công ty sau khi nhập các nguyên liệu liên quan xây dựng nguồn hàng xuất khẩu, tất cả được tập hợp đem về xưởng để chế biến thành thành phẩm.
Để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn của Hợp đồng các cán bộ quản lý Công ty cần đôn đốc công nhân làm việc và thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc để có biện pháp xử lý kịp thời khi có sự cố có khả năng dẫn đến làm chậm trễ thời gian giao hàng.
- Sau khi hàng đã được chế biến theo đúng yêu cầu, mẫu mã, chất lượng đúng như trong catalogue thì hàng được đóng gói.
Trước khi giao hàng Công ty cần kiểm tra lô hàng về mặt chất lượng và số lượng. Nếu thấy hàng hóa không đạt yêu cầu cần khẩn trương làm lại theo đúng yêu cầu đã quy định trong hợp đồng.
- Hàng hóa được đóng gói theo tiêu chuẩn của EU. Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp và bốc dỡ ( như: tránh mưa, không dùng cẩu hàng....), số lượng hàng hóa trong thùng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng được in trên vỏ thùng. Sau khi đóng hàng, Công ty phải tiến hành kẻ các ký mã hiệu trên thùng. Các ký mã hiệu phải đảm bảo: thuận lợi cho công tác giao nhận, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa.
- Hàng hóa được vận chuyển bằng container. +
Làm thủ tục hải quan
- Chuẩn bị bộ hồ sơ Hải quan:
Tờ khai Hải quan (2 bản chính, 1 bản photo) Hóa đơn thương mại (Comercial invoice) Phiếu đóng gói ( 2 Packing list)
- Nộp bộ hồ sơ Hải quan cho công chức Hải quan
- Xuất trình hàng hóa theo yêu cầu của cán bộ cơ quan hải quan : hàng hóa xuất khẩu phải được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm tra.
Nộp lệ phí và thực hiện các quyết định của công chức Hải quan
+ Giao nhận hàng với tàu:
Hàng hóa được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việc sau: - Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy sơ đồ xếp hàng.
- Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. - Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng và xếp hàng lên tàu.
- Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng và phải chuyển nhượng được.
Vì hàng hóa được giao bằng container khi chiếm đủ một container, chủ hàng phải đăng ký thuê container và tiến hành xếp hàng vào container và lập bảng kê hàng trong container.
+ Khiếu nại và giải quyết khiếu nại:
Khi thực hiện hợp đồng, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng. Việc giải quyết phải khẩn trương, kịp thời và có tình có lý.
- Xem xét hồ sơ khiếu nại của khách hàng có đầy đủ, có đúng thủ tục, có hợp lệ, có trong thời gian quy định của hợp đồng
- Xem yêu cầu của khách hàng có chính đáng, có cơ sở hay không. - Các chứng từ đi kèm có hợp lệ, có mâu thuẫn với nhau không.
Nếu khiếu nại của khách hàng là có cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những phương pháp như:
- Giao hàng thêm nếu giao hàng thiếu.
- Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng. - Sửa chữa hàng hỏng.
- Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hóa giao vào thời gian sau đó.
Lời kết
1. Kết luận:
Thông qua việc lập phương án kinh doanh cho sản phẩm của mình công ty đã đánh giá được hiệu quả kinh tế của lô hàng xuất khẩu của công ty . Các khoản chi phí được hạch toán một cách rõ ràng, đầy đủ đó chính là cơ sở cho công ty có thể thấy được việc sử dụng nguồn vốn của mình có hiệu quả hay không từ đó có những điều chỉnh thích hợp. Qua việc lập phương án, các công việc trong việc tíến hành xuất khẩu cũng được công ty sắp xếp một cách khoa học theo một trật tự nhất định, điều đó làm cho các công việc được tiến hành một cách nhanh chóng thuận tiện, nhanh chóng. Như vậy ta có thể khẳng định rằng việc lập phương án là vô cùng cần thiết và quan trọng.
2. Kiến nghị:
Công tác ngoại thương là một công tác phức tạp, cân có chuyên môn vững vàng và nghiệp vụ thành thạo mới có thể thực hiện tốt các công việc trong lĩnh vực này chính vì vậy, đề nghị công ty tiến hành một số biện pháp sau:
- Liên tục nâng cao trình độ tác nghiệp cho cán bộ ngoại thương nhằm đảm bảo thực hiên tốt các công đoạn trong việc thực hiên hợp đông ngoại thương đặc biệt: trong quá trình giao nhân, quá trình thanh toán
- Doanh nghiệp cần có sự giám sát chặt chẽ trong quá trình thực hiện hợp đồng, tránh tối đa những sai phạm trong quá trình này và những tổn thất không cần thiết
- Phối kết hợp chặt chẽ với ngân hàng, thực hiện đúng đủ các quy đình của pháp luật trong việc thanh toán quốc tế
- Liên lạc thường xuyên với bên đối tác nhằm giải quyết những khúc mắc một cách nhanh chóng nhất, cho hàng được tới tay khách hàng một cách nhanh chóng
- Khẳng định thương hiêu thông qua chất lượng hàng hoá, và các thương vụ kinh doanh hiệu quả qua đó nâng cao vị thế trên trường quốc tế.
Về viêc quản lý của nhà nước:
- Cần tạo ra một cơ chế thông thoáng trong xuât khẩu, tiến hành các biên pháp cần thiết thúc đẩy hoạt động xuất khẩu
- Phía cơ quan Hải quan nên đẩy mạnh viêc ứng dụng trang thiết bị mới, giúp các doanh nghiệp thông quan một cách nhanh chóng
Trên đây là những trình bày của em về một phương án xuất khẩu sang thị trường nước ngoài. Với rất nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô.