4.1/ Hình thức giao dịch đã lựa chọn
Trong quá trình tiến hàng giao dịch với khách hàng, công ty đã quyết định chọn hình thức giao dịch chính là thông thường bằng thư điện tử, đây được coi là phương thức giao dịch được sử dụng phổ biến rộng rãi nhất trong mỗi
hoạt động giao dịch hiện nay, đặc biệt là đối với hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như trao đổi thương mại, dịch vụ.
Hình thức thư điện tử được sử dụng chủ yếu không chỉ bởi tính phổ biến, lịch sự, tính kinh tế trong chi phí giao dịch mà còn bởi tính pháp lí rõ ràng của thư điện tử trong mỗi giao dịch.
Thư điện tử được sử dụng trong giao dịch có nhiều ưu điểm so với các hình thức giao dịch khác, người sử dụng có thể tiết kiệm được chi phí, thời gian, đặc biệt là đối với những đối tác các bên ở cách xa nhau về địa lý, các bên không cần thiết phải trực tiếp gặp mặt nhau và kí kết, thương lượng các điều khoản với nhau mà vẫn có thể đảm bảo được tính pháp lí ở một mức nhất định trong mỗi giao dịch. Hơn nữa người sử dụng hình thức này có thể giao dịch với nhiều đối tác cùng một lúc, có thể không bộc lộ trực tiếp ý kiến, ý định thực sự của mình.
Đặc biệt khi sử dụng hình thức thư điện tử là ngôn ngữ cần phải lịch sự, ngắn gọn súc tích, đi thẳng vào vấn đề, chính xác về ngôn từ sử dụng cũng như đòi hỏi khẩn trương, kiên nhẫn đối với người sử dụng.
Ngôn ngữ được sử dụng phải là ngôn ngữ phổ biến, nhiều người biết đến trên thế giới, có tính chất chính xác về ngôn từ, cấu trúc, trang trọng lịch sự nhưng vẫn đảm bảo tính cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu, tránh những cách hiểu sai đối với người đọc.
4.2/ Lập hợp đồng