Tính chất của một bản báo cáo cho lãnh đạo phải được xác định từ những yêu cầu cần biết về thông tin của người lãnh đạo. Thường thì bản báo cáo này phải rõ ràng,
92 không phức tạp, ngắn gọn, dễ đọc. Câu văn phải hoàn chỉnh, rõ ràng và được chứng minh bằng số liệu.
Một hình thức thông dụng của báo cáo cho lãnh đạo gồm các mục sau: - Trang tựa (Lời nói đầu)
- Mục lục - Bản tóm tắt cho lãnh đạo - Phần giới thiệu - Phương pháp luận - Kết quả - Những hạn chế
- Những kết luận (rút ra từ dữ liệu) và những đề xuất (xuất phát từ kết luận)
- Phụ lục
- Danh mục các tài liệu sử dụng
Hình thức này là sự sắp xếp một cách hợp lý và có tính qui ước những bước trong việc chuẩn bị bản báo cáo.
Trang tựa (lời nói đầu): nên đơn giản, và trang trọng, nêu chủ đề của bản báo cáo, ai soạn thảo và soạn thảo cho ai, ngày hoàn thành và nộp báo cáo.
Mục lục: là phần trình bày các mục của bản báo cáo theo thứ tự xuất hiện cùng với số trang của nó. Nếu bản báo cáo có một số bảng biểu, biểu đồ hình vẽ hoặc các minh họa thì phải có bảng phụ lục riêng cho từng loại đặt phía sau bảng mục lục, hoặc từng bản riêng biệt trong các trang cá biệt.
Tóm lược cho lãnh đạo: nó giúp cho lãnh đạo nắm bắt nhanh chóng được ý chính của cuộc nghiên cứu. Đối với nhiều vị lãnh đạo, bản tóm lược là cốt lõi của bản báo cáo, ta không nên xem thường. Phần tóm lược sẽ được đặt trước các chứng cứ hay lập luận chi tiết. Nó tóm tắt một cách ngắn gọn các phần chủ yếu của bản báo cáo bao gồm các sự kiện và kết quả chính cùng với các quyết định, bản tóm tắt là bản báo cáo thu nhỏ lại nhưng không thiếu ý.
Phần giới thiệu: nhằm định hướng người đọc vào những thảo luận chi tiết của vấn đề đang được nghiên cứu. Thường bao gồm những lý do để làm cuộc nghiên cứu, phạm vi của công việc, sự hình thành phương pháp của vấn đề được nghiên cứu, những mục tiêu cần đạt đến và cơ sở để hình thành cuộc nghiên cứu.
Phương pháp luận: phần này mô tả cách thức dùng để đạt đến những mục tiêu. Phần mô tả này phải làm rõ đã sử dụng mô hình nghiên cứu nào? Mô hình thăm dò, mô tả hay là thử nghiệm. Các nguồn dữ liệu đã được nghiên cứu tỉ mỉ
Chương 7. Báo cáo kết quả nghiên cứu
93 và sử dụng ra sao, cá chứ lấy mẫu, các loại bảng câu hỏi dã dùng và tại sao lại dùng nó: Số lượng và loại nhân viên nghiên cứu được sử dụng (chẳng hạn những người đi phỏng vấn, giám sát...).
Các kết quả: phần này thường dài nhất trong bản báo cáo vì khối lượng các số liệu thu thập ở dạng thô là rất lớn: Để diễn giải các số liệu này, nhà nghiên cứu phải sắp xếp, tổ chức sao cho có thể truyền đạt được ý nghĩa của các dữ liệu. Việc này cần đến các kỹ thuật thống kê và phân tích. Có một số phương tiện giúp ta trình bày kết quả nghiên cứu như các bảng, các biểu đò, đồ thị... và khi sử dụng phải giải thích đầy đủ, rõ ràng.
Các giới hạn của bản báo cáo: trong cuộc nghiên cứu, có thể nảy sinh một số vấn đề mà phạm vi cuộc nghiên cứu chưa thể đi sâu làm rõ. Khi đó nhà nghiên cứu (tác giả bản báo cáo) phải trình bày rõ những giới hạn đó để độc giả hiểu.
Các kết luận và đề nghị: phần này trình bày các kết luận và đề xuất những hành động cần phải làm rút ra từ việc suy luận của kết quả bằng các phương pháp qui nạp hoặc diễn giải. Những kết luận sẽ xác minh hoặc phủ nhận những tiền đề hoặc các giả thuyết đã đưa ra. Những kết luận phải xuất phát hợp lý từ các kết quả để tránh những sai lầm. Từ các kết luận nhà nghiên cứu có điều kiện tốt nhất để nêu lên các đề xuất về các giải pháp trong đó cần chỉ rõ nhiệm vụ của ai, làm gì, ở đâu, lúc nào và tại sao? Các đề nghị không chỉ phụ thuộc vào bản chất của quyết định mà còn phụ thuộc vào kiến thức của nhà nghiên cứu về toàn cảnh của vấn đề. Trong thẩm quyền của mình, các nhà nghiên cứu có thể đề nghị về việc nên có thêm những cuộc điều tra khác về vấn đề này hay các vấn đề khác có liên quan.
Phụ lục: phần này cung cấp thêm các chỉ dẫn, các tư liệu đã được đưa ra trong phần chính của bản báo cáo. Tư liệu trong phụ lục chứa đựng nội dung thông tin chi tiết và (hoặc) triển khai thông tin. Ví dụ, một bản sao của câu hỏi dùng để thu thập dữ liệu, những chỉ dẫn cho người phỏng vấn...
Danh mục tài liệu tham khảo đã được sử dụng: đây là phần cuối cùng trong trình báo cáo. Nó chứa đựng những thông tin chi tiết để tham khảo, hoặc những tài liệu gốc được tìm thấy trong nhiều dạng thông tin chẳng hạn biên bản hội nghị, sách vở, tạp chí.