DỰNG KẾ HOẠCH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH NGÂN HẠNH 3.1. Các kết luận và đề xuất về công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty TNHH Ngân Hạnh.
3.1.1. Những thành công và nguyên nhân
Từ chỗ chỉ là một Công ty TNHH kinh doanh trang thiết bị y tế với nguồn vốn 2.100 triệu đồng chưa có chỗ đứng trên thị trường đến nay tổng nguồn vốn của Công ty là 15.672 triệu đồng, công ty đã thành lập được văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh với chức năng triển khai các hoạt động b án hàng và chăm sóc khách hàng ở khu vực phía nam, cùng các kênh phân phối tại Miền Trung như Đà Nẵng, Nghệ An… do đó Công ty có khả năng chủ động cung ứng trang thiết bị y tế cho khách hàng trên toàn quốc, thị phần của Công ty rộng lớn. Công ty đã thiết lập và có mối quan hệ vững chắc với các đại lý tại các tỉnh trên toàn quốc tạo tiền đề cho việc thúc đẩy hoạt động tiêu thụ sản phẩm, với điều kiện như vậy doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của Công ty tăng trưởng đều đặn trong các năm, tạo điều kiện cho Công ty dễ dàng trong việc xây dựng ngân sách, cũng như dự báo bán hàng trong một thời gian nhất định.
Công ty đề ra từng công việc cụ thể cho từng cán bộ thị trường trong việc thu thập thông tin, quy trình xây dựng kế hoạch được xây dựng từ dưới lên tức là mỗi cán bộ thị trường tiến hành nghiên cứu những đặc điểm thị trường của khu vực mình phụ trách rồi chuyển phòng kinh doanh cùng Giám đốc nghiên cứu xem xét để lập kế hoạch. Giám đốc sẽ trực tiếp xem xét kế hoạch lập ra xem nó có phù hợp với mục tiêu và chiến lược của Công ty không, tiến hành điều chỉnh (nếu có). Vì trực tiếp theo dõi và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng nên các cán bộ thị trường đề xuất ra cho khu vực mình những chỉ tiêu hợp lý, bám sát khả năng tiêu thụ sản phẩm thực tế trên thị trường do đó việc thực hiện kế hoạch tương đối thuận lợi và đạt kế hoạch đề ra, tuy nhiên qua điều tra phân tích có thể thấy rằng công tác xây dựng kế hoạch bán hàng còn gặp một số bất cập.
3.1.2. Những điểm còn hạn chế trong công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại Công ty TNHH Ngân Hạnh. ty TNHH Ngân Hạnh.
Công tác dự báo bán hàng của Công ty. Nhìn chung công tác dự báo bán hàng của Công ty đã được thực hiện một cách chi tiết và đầy đủ, tuy nhiên còn có một số điểm cần phải quan tâm, Công ty còn quá chú trọng đến các thông tin về khách hàng quen thuộc, mà chưa chú
trọng đến các thông tin về khách hàng mà công ty chưa hợp tác, đối thủ cạnh tranh của công ty, thị trường vi mô cũng như vĩ mô, các thông tin dự báo còn sơ sài không đầy đủ bởi các cán bộ thị trường hầu hết là đội ngũ nhân lực tốt nghiệp từ các trường Đại học thuộc khối kỹ thuật, y tế. Do cán bộ thị trường là người được phân công trực tiếp làm việc và giám sát kênh phân phối, các khách hàng, trực tiếp nhận các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng từ Công ty và cũng chính họ là những người trực tiếp làm công tác nghiên cứu thị trường cho nên để đảm bảo khả năng thực hiện được chỉ tiêu một cách chắc chắn thì khi đề xuất mức bán cho khu vực mình họ phải tính toán cụ thể và đảm bảo tính chính xác do đó có thể dẫn đến việc dự báo doanh số bán không chính xác (có thể thấp hơn nhu cầu thực tế) dẫn đến việc xây dựng các chỉ tiêu không chính xác làm lỡ cơ hội khai thác thị trường của Công ty. Các cán bộ thị trường phần lớn là được đào tạo tại trường đại học, kỹ thuật nên họ có lợi thế là hiểu biết sâu về đặc tính kỹ thuật của sản phẩm tuy nhiên họ lại phải tiến hành công việc bán hàng, nghiên cứu thị trường mà không được trang bị những kiến thức cơ bản về marketing cũng như các kỹ thuật khi nghiên cứu thị trường cho nên hiệu quả của công tác nghiên cứu thị trường còn nhiều hạn chế mà biểu hiện rõ nét nhất là kế hoạch bán hàng của công ty được xây dựng đầu năm kế hoạch nhưng nó lại phải thay đổi nhiều lần trong suốt quá trình thực hiện, việc đưa ra các phương pháp để dự báo bán hàng, quy trình dự báo bán hàng còn chưa hợp lý với tình hình biến động trên thị trường hiện nay, việc xây dựng kế hoạch bán hàng có thành công và đạt kết quả cao hay không phụ thuộc chủ yếu vào công tác dự báo bán hàng.
Công tác xác định mục tiêu bán hàng: Mục tiêu bán hàng của Cong ty, quá chú trọng đến vấn đề mở rộng thị trường mà ít chú trọng đến việc củng cố mối quan hệ gắn bó với các khách hàng quen thuộc của mình, vấn đề xác định mục tiêu bán hàng còn dựa quá nhiều vào bộ phận xây dựng kế hoạch bán hàng, mục tiêu được xác định còn dựa nhiều vào số liệu của các năm trước mà ít chú trọng đến các yếu tố ảnh hưởng đến lượng bán trong năm kế hoạch, do đó đến khi xây dựng kế hoạch bán hàng một số mục tiêu đạt được xa vời với kế hoạch đặt ra do đó có sự biến động trên thị trường hoặc do không bám sát với nhu cầu của thị trường, và một trong những mục tiêu quan trọng mà Công ty chưa đề cập là làm sao giảm các chi phí để giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh các sản phẩm kinh doanh của Công ty, quy trình xây dựng mục tiêu bán hàng còn quá phụ thuộc vào chỉ đạo của cấp trên,, đi từ tổng thể đến chi tiết, dẫn đến không khai thác được hết cơ hội cũng như năng lực của các đại lý, kênh phân phối của Công ty.
Công tác xây dựng các chương trình, các hoạt động bán hàng: Việc các sản phẩm của Công ty hầu hết là nhập khẩu từ nước ngoài, nên giá bán của sản phẩm thường được hình
thành trên cơ sở giá mua sản phẩm, tỷ giá đồng ngoại tệ. Do vậy giá bán của Công ty cũng bị phụ thuộc vào tỷ giá của đồng ngoại tệ và những biến động của môi trường kinh doanh quốc tế, tuy nhiên hiện tại các đối tác nước ngoài của Công ty còn ít, một nhà cung cấp chỉ cung cấp một số sản phẩm nhất định, với việc dự báo không chính xác về hình hình thị trường đã gây khó khăn cho việc xây dựng một chính sách giá cả hợp lý.
Công tác xây dựng kế hoạch bán hàng còn phụ thuộc nhiều vào bộ phận xây dựng kế hoạch là phòng kinh doanh và Ban giám đốc do đó không phát huy được mọi lợi thế của các phòng ban, sự phối hợp giữa các bộ phận nhiều khi còn chậm chạp, thiếu hợp tác.
Các chương trình xúc tiến bán hàng của Công ty áp dụng thường là phóng sự, hội thảo, quảng cáo, khuyến mại là những hình thức xúc tiến bán hàng hiệu quả tuy nhiên chất lượng lại không cao, nội dung còn nghèo nàn, thông tin chưa phong phú. Các chương trình xúc tiến hầu hết là áp dụng đối với khách hàng mà không chú trọng đến các chế độ ưu đãi đối với các trung gian phân phối.
Công ty xây dựng ngân sách bán hàng: Do kết quả dự báo, xác định mục tiêu đôi khi còn thiếu sót do đó việc xây dựng ngân sách bán hàng của Công ty phải thay đổi một cách thường xuyên, ngân sách đầu tư cho công việc nghiên cứu thị trường còn eo hẹp, dẫn đến một kết quả là thông tin thiếu phong phú, đồng thời, việc xây dựng ngân sách còn quá dựa vào các kết quả bán hàng, các chi phí của các năm trước đó, dựa vào các báo giá, việc tính toán phân bổ chi phí cho các hoạt động bán hàng của Công ty nhiều khi còn chưa hợp lý.
Nhìn chung công tác xây dựng kế hoạch bán hàng của Công ty TNHH Ngân Hạnh được xây dựng theo một quy trình khá chặt chẽ, và đạt được một số kết quả đáng khích lệ, tuy nhiên kế hoạch được xây dựng cho cả năm kế hoạch nhưng trong quá trình thực hiện lại tiến hành điều chính thường xuyên do một số công tác trong quá trình xây dựng kế hoạch bán hàng còn hạn chế, nếu thàng này, quý này không thực hiện được đúng như kế hoạch đề ra thì sang tháng sau tiến hàng điều chỉnh kế hoạch, ta thấy giữa kế hoạch và thực hiện không có những biến động bất ngờ. Công ty cần phải tìm ra các giải pháp để có thể khắc phục được tình trạng này, đặc biệt là trong quá trình dự báo bán hàng, các thông tin dự báo, để có thể xây dựng được một kế hoạch bán hàng hoàn thiện, mang lại hiệu quả hoạt động kinh doanh, không ngừng nâng cao hình ảnh cũng như mở rộng thị phần, tạo đà phát triển cho Công ty trong giai đoạn thị trường có nhiều biến động như hiện nay.
3.2. Các đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch
bán hàng tại công ty TNHH .
- Nghiên cứu thị trường.
Thị trường là nơi sản phẩm được tiêu thụ, là nơi khách hàng và doanh nghiệp gặp nhau để trao đổi về các điều kiện mua bán. Sản phẩm được tiêu thụ nhanh hay chậm phụ thuộc vào sự chấp nhận của khách hàng đối với các sản phẩm của Công ty công ứng trên thị trường. Để có được điều đó thì lại phụ thuộc rất nhiều vào công tác tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu của khách hàng. Đối với công tác xây dựng kế hoạch bán hàng thì nghiên cứu thị trường có tầm quan trọng rất lớn bởi vì thông qua thị trường bộ phận lập kế hoạch nắm được nhu cầu về trang thiết bị, dụng cụ, hóa chất trong năm kế hoạch, nắm bắt được số lượng sản phẩm của Công ty được mua để lên kế hoạch đáp ứng nhu cầu, thông qua nghiên cứu thị trường bộ phận kế hoạch xác định được cầu hướng vào doanh nghiệp của mình để từ đó xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch bán hàng được đúng và mang tính thực tế cao.
Điều tra nghiên cứu thị trường là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu nhu cầu có thể tập hợp theo định mức giá, định hướng mục tiêu kinh doanh phù hợp với mỗi thị trường trong một thời gian kinh doanh nhất định theo khách hàng để đảm bảo gắn bó sản xuất kinh doanh với các yếu tố hỗ trợ.
Trong những năm vừa qua công ty TNHH Ngân Hạnh vẫn tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch bán hàng nhưng chủ yếu mang tính kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thị trường và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của mình nên dẫn đến khi xây dựng kế hoạch một số chỉ tiêu đạt được xa với kế hoạch đặt ra do có sự biến động trên thị trường hoặc do không bám sát với nhu cầu thị trường nên trong quá trình thực hiện vẫn phải điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi.
Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiên cứu thị trường với xây dựng kế hoạch bán hàng. Nếu điều tra nghiên cứu thị trường chính xác thì lập kế hoạch sẽ đúng, còn ngược lại nếu không thì kế hoạch bán hàng sẽ bị sai lệch, và đây sẽ là một vấn đề gây ra những tổn thất không đáng có đối với công ty. Chính vì vậy công ty cần phải tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường để từ đó biết được những con số đúng hơn về sản phẩm thị trường cần, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào. Tạo ra căn cứ chính xác cho việc hoạch định kế hoạch.
Khi nghiên cứu đến thị trường của ngành các nhà nghiên cứu phải tính đến tác động của tất cả các yếu tố có thể xảy ra để có được kết quả nghiên cứu thị trường chính xác, linh hoạt, không bị tác động quá sâu ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh khi một trong các yếu
tố đó xảy ra. Công ty cùng các phòng ban phải tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường, để từ đó biết được con số chính xác hơn về sản phẩm, thị trường cần số lượng bao nhiêu? Chất lượng như thế nào? Tạo ra những căn cứ chính xác cho việc hoạch định kế hoạch, tránh tình trạng điều chỉnh cân đối lại kế hoạch trong quá trình thực hiện.
Phương pháp nghiên cứu: Tùy thuộc vào loại thông tin về thị trường mà công ty lựa chọn phương pháp nghiên cứu nào cho thích hợp. Hiện nay Công ty đáng áp dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, dựa chủ yếu vào những số liệu thống kê, tình hình thực tế qua các năm, tốc độ tiêu dùng bình quân. Tuy nhiên do đặc điểm dễ biến động của mặt hàng kinh doanh, công ty nên áp dụng đồng thời cả hai phương pháp là dự báo theo phương pháp thống kê kinh nghiệm và dự báo theo những biến động của yếu tố thị trường để có thể thích ứng với những thay đổi của các yếu tố ảnh hưởng tới khả năng bán hàng của Công ty.
Nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác dự báo, yêu cầu các cán bộ thị trường thực hiện đầy đủ các nội dung mà khi tiến hành nghiên cứu thị trường phải làm, tránh tình trạng thực hiện nghiên cứu thị trường theo cảm tính nhận định của cán bộ thị trường.
Phương pháp, quy trình dự báo bán hàng.
Hiện tại Công ty đang áp dụng hai phương pháp để dự báo bán hàng chính là phương pháp chuyên gia và phương pháp thống kê kinh nghiệm, trong điều kiện thị trường có nhiều biến động như hiện nay, khủng hoảng kinh tế toàn cầu, sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là các công ty chuyển từ hình thức doanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần, khách hàng có nhiều đòi hỏi, tỷ giá biến động… đòi hỏi Công ty phải tiến hành điều hành, khảo sát kỹ thị trường, nắm rõ khách hàng và nhà cung ứng… Theo em hiện tại Công ty nên sử dụng kết hợp ba phương pháp chính đó là phương pháp điều tra khảo sát, phương pháp dự báo theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi kết quả bán hàng, phương pháp dự báo theo nguyên nhân dẫn đến khả năng thay đổi kết quả bán hàng, phương pháp thống kê kinh nghiệm, đồng thời nâng cao trình độ cho các cán bộ làm công tác dự báo bán hàng nhằm có một kết quả dự báo chính xác nhất, đồng thời nắm bắt sự biến động của thị trường, làm cơ sở vững chắc cho các bước tiếp theo của công tác xây dựng kế hoạch bán hàng.
Kết hợp với ba phương pháp trên công ty cần có một qui trình bán hàng phù hợp với quy trình dự báo bán hàng từ dưới lên như hiện nay, tăng cường nâng cao trình độ, chuyên môn cho các cán bộ thị trường nhằm phân tích và đưa ra những dự báo chính xác nhất, là cơ sở để công ty rút ngắn thời gian thực hiệ công tác dự báo, đồng thời cắt giảm được các chi phí không đáng có do phải thực hiện một bước tiếp theo là xác minh lại thông tin do cán bộ thị trường gửi lên.