Với quá nhiều loại biểu đồ và tùy chọn định dạng khả dụng trong Microsoft Graph, rất dễ mất thời gian chọn tới chọn lui mà cuối cùng lại thu được một biểu đồ không vừa ý. Biểu đồ trông rất đẹp mắt bên cạnh tài liệu, nhưnh hãy nhớ rằng mục tiêu của biểu đồ là chỉ ra mối quan hệ rõ ràng hơn cả trang bảng tính, bảng biểu hay văn bản. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản :
Chọn đúng loại biểu đồ. Nều chưa nhận ra nét tương quan giữa dữ liệu cần biểu thị với biểu đồ, hãy chọn một biểu đồ khác. Chẳng hạn, muốn hiển thị nhiều vạch hơn thanh hay cột trong biểu đồ, hãy sử dung biểu đồ vạch để biểu diễn nhiều chuỗi dữ liệu khác nhau. Hãy dùng từ ngữ ngắn gọn hay viết tắt trong trục X. Nhãn phân mục
có khuynh hướng chạy nhập vào nhau và trở nên khó đọc, đặc biệt khi biểu đồ biểu diễn các nhóm dữ liệu vượt trên bốn giai đoạn. Sử dụng hai biểu đồ nếu một biểu đồ không đủ đáp ứng hoặc có thể
gây nhầm lẫn. Không được kết hợp nhiều tập hợp dữ liệu với nhiều chuỗi dữ liệu trong một biểu đồ nhằm biểu diễn hai hay nhiều mối quan hệ chính yếu cùng một lúc.
Không được biểu diễn quá nhiều điểm dữ liệu. Cũng không nên lập biểu đồ cho những tập hợp giá trị có giá trị quá cách biệt nhau, chẳng hạn, hai nhóm trong dãy 5 chữ số và một nhóm khác trong dãy 3 chữ số. Nếu không, tỷ lệ trục Y sẽ quá lớn đến nỗi không thể nào phân biệt những đại lượng nhỏ hơn.
Tránh chất đống thông tin trên biểu đồ. Dữ liệu được biểu diễn là một điểm nhỏ, và thông tin làm người đọc không nhận rõ điểm đó. Nếu cần nhiều thông tin để giải thích biểu đồ, nên sử dụng loại biểu đồ khác vốn có khả năng trình bày dữ liệu hiệu quả hơn. Nếu buộc phải gán chú thích, hãy sử dụng AutoShape trong Word để tạo khung chú thích.
Không chọn quá nhiều điểm dữ liệu. Càng nhiều điểm dữ liệu, chúng càng gần nhau và càng khó đọc biểu đồ. Dĩ nhiên, có quyền điều chỉnh kích cỡ biểu đồ để làm cho nó lớn hơn ở mọi thời điểm, thế nhưng, điều đó có thể làm hỏng cách bày trí của tài liệu.
Hãy cẩn thận với hiệu ứng 3-D. Chúng làm cho biểu đồ sống động hơn, nhưng đồng thời cũng làm cho biểu đồ trở nên khó đọc hơn. Nếu biểu đồ 3-D trông rối rắm, hãy dùng phiên bản 2-D.
Hãy thử in mọi biểu đồ kết quả. Những biểu đồ trông đẹp mắt trên màn hình rất có thể khó đọc trên giấy, đặc biệt khi in trên giấy
trắng đen. Nếu máy in không in rõ các giá trị Grayscale, phải thay thế mẫu tô bằng màu tô.
88.Có thể minh họa một số ví dụ về gạch dưới từ không ?
Word 97 cho chín tuỳ chọn gạch dưới. (Trong Word 95, có bốn chọn lựa, và trong Word 6, có ba tùy chọn.) Chỉ có tùy chọn gạch đơn dưới các từ và những khoảng trắng giữa các từ là có một nút trên thanh công cụ định dạng. Còn tất cả các kiểu gạch dưới đều khả dụng trên hộp thoại Font. Bảng sau đây liệt kê tên tùy chọn và ví dụ mẫu về tùy chọn gạch dưới.
Tên tùy chọn gạch dưới Ví dụ mẫu Single (gạch đơn) A Rose
Words Only (Gạch dưới chỉ các từ (không gạch A Rose dưới khoảng trắng giữa các từ))
Double (Gạch đôi(kép)) A Rose Dotted (Gạch chấm chấm) A Rose Thick (Nét dầy) A Rose
Dash (Nét vạch) A Rose
Dot Dash (Gạch chấm và vạch) A Rose
Dot Dot Dash (Hai gạch chấm và vạch) A Rose Wave (Gạch dạng sóng) A Rose 89. Một số phím tắt được sử dụng khi định dạng ký tự Phím tắt Tác dụng Ctrl + B Bật tắt chế độ in đậm Ctrl + I Bật tắt chế độ in nghiêng Ctrl + U Bật tắt chế độ gạch dưới liên tục (Gạch dưới tất cả khoảng trắng giữa các từ)
Ctrl + Shift + W Bật tắt chế độ gạch dưới các từ (Không gạch dưới khoảng trắng giữa các từ)
Ctrl + Shift + D Bật tắt chế độ gạch đôi dưới các từ (Không gạch dưới khoảng trắng giữa các từ)
Ctrl ++ Bật tắt chế độ chỉ số dưới (Subscript), ví dụ CO2.
Ctrl + Shift + = Bật tắt chế độ chỉ số trên (superscript), ví dụ x3.
Ctrl + Shift + A Bật tắt chế độ đổi thành chữ hoa. Ctrl + Shift + K Bật tắt chế độ đổi thành chữ hoa nhỏ Ctrl + Shift + F Kích hoạt hộp danh sách Font trên
thanh công cụ Formatting, nơi bạn lựa tên phông. Khi thanh công cụ Formatting tắt, hãy nhấn Ctrl+Shift+F lần nữa để hiển thị hộp thoại Font
Ctrl + Shift + P Kích hoạt hộp danh sách Font Size trên thanh công cụ Formatting, nơi bạn lựa kích cỡ phông. Khi thanh công cụ Formatting tắt, hãy nhấn Ctrl+Shift+F lần nữa để hiển thị hộp thoại Font
Ctrl + Shift + H Chuyển đổi qua lại giữa chế độ che dấu (làm ẩn) văn bản.
Ctrl + >
(Ctrl + Shift +. )
Gia tăng kích cỡ phông tới cỡ phông kế tiếp lớn hơn trên máy in hiện hành.
Ctrl + <
Ctrl + Shift +, )
Giảm bớt kích cỡ phông tới cỡ phông kế tiếp nhỏ hơn có thể được trên máy in hiện hành.
Ctrl +] Gia tăng kích cỡ phông lên 1 Point Ctrl +[ Giảm kích cỡ phông xuống 1 Point Shift + F3 Thay đổi kiểu các ký tự được chọn từ
chữ thường sang các từ có chữ hoa đầu, từ chữ có chữ hoa đầu thành toàn bộ chữ in hoa, và từ chữ in hoa thành chữ thường.
Ctrl + Shift + 7 sung, dạng thức văn bản sẽ được thiết lập chỉ theo Style paragraph. Ctrl + Shift + Q Chuyển đổi văn bản được chọn thành
phông Symbol.
Ctrl + D Hiển thị hộp thoại Font.