5. Bố cục của Luận văn
3.3.3. Hồ sơ kiểm soát chi ngân sách nhà nước
Đối với các khoản chi theo hình thức rút dự toán tại Kho bạc Nhà nước: đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi đến Kho bạc Nhà nước các tài liệu, chứng từ dưới đây:
* Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao.
- Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ- CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
* Trƣờng hợp tạm ứng: Hồ sơ tạm ứng gửi từng lần tạm ứng bao gồm:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng nội dung được phép chi bằng tiền mặt quy định tại Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT-BTC.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): đơn vị gửi Kho bạc Nhà nước các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát và bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có hợp đồng) hoặc hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (đối với trường hợp khoản chi phải có hợp đồng).
+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ: đơn vị gửi Kho bạc Nhà nước các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
* Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán (thanh toán);
- Tuỳ theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
* Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
- Đối với các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức: Danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh).
- Chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính thực hiện Nghị định số 130/2005/NĐ-CP, đơn vị sự nghiệp thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ; thực hiện theo Thông tư số 18/2006/TT-BTC ngày 13/03/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với cơ quan nhà nước thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính; Thông tư số 81/2006/TT-BTC ngày 06/09/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kiểm soát chi đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính.
- Các khoản thanh toán khác cho cá nhân: Danh sách theo từng lần thanh toán.
- Đối với thanh toán cá nhân thuê ngoài: Hợp đồng thuê khoán, thanh lý hợp đồng (nếu có);
- Chi mua hàng hóa, dịch vụ:
+ Chi thanh toán dịch vụ công cộng; thông tin, tuyên truyền liên lạc: Bảng kê chứng từ thanh toán.
+ Chi mua vật tư văn phòng: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
+ Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện việc khoán phương tiện theo chế độ, khoán văn phòng phẩm, khoán điện thoại: văn bản quy định về mức chi, danh sách những người hưởng chế độ khoán (gửi một lần vào đầu năm và gửi khi có phát sinh thay đổi).
- Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Chi phí thuê mướn: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi đoàn ra, đoàn vào: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi không có hợp đồng), hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng)
- Chi mua sắm tài sản: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng). Để cải cách thủ tục hành chính, tăng trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng giảm thiểu hồ sơ thanh toán đối với một số khoản chi mua sắm sau:
* Trường hợp mua sắm chi thường xuyên hoặc gói thầu mua sắm chi thường xuyên có giá trị dưới 20.000.000 đồng (hai mươi triệu đồng): đơn vị lập và gửi KBNN bảng kê chứng từ thanh toán (không phải gửi hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan đến khoản mua sắm cho KBNN). Kho bạc Nhà nước thực hiện chi theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN chịu trách nhiệm về quyết định chi và tính chính xác của các nội dung chi trên bảng kê chứng từ gửi KBNN.
* Đối với các khoản mua sắm Thanh toán bằng hình thức thẻ “tín dụng mua hàng” theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu chi tiền mặt qua hệ thống KBNN: đơn vị lập 2 liên bảng kê chứng từ thanh toán (theo Mẫu số 01 đính kèm Thông tư này) kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước gửi tới Kho bạc Nhà nước để làm thủ tục kiểm soát chi ngân sách nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính. Đơn vị giao dịch không phải gửi các hóa đơn mua hàng được in tại các điểm giao dịch đến Kho bạc Nhà nước; đồng thời, đơn vị giao dịch phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các khoản chi ghi trên bảng kê chứng từ thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
- Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu, bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng; chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Đối với các khoản chi phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
- Các khoản chi khác: Bảng kê chứng từ thanh toán (đối với những khoản chi không có hợp đồng); hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn (đối với những khoản chi có hợp đồng).
- Chi mua, đầu tư tài sản vô hình; chi mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn. Trường hợp phải lựa chọn nhà thầu, đơn vị phải gửi Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của cấp có thẩm quyền.
3.4. Phân tích tình hình kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách qua KBNN đối với các đơn vị sử dụng ngân sách giai đoạn 2011-2013
3.4.1. Tình hình kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Vĩnh Phúc
Trong những năm gần đây, do chủ trương phát triển kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà nước như: Cải cách quản lý hành chính Nhà nước, tăng chi cho giáo dục đào tạo, chi cho phát triển khoa học công nghệ, cải cách chính sách tiền lương... nên chi thường xuyên có sự gia tăng đáng kể. Quy mô chi thường xuyên NSNN tăng, cùng với việc tạo điều kiện cấp phát thanh toán kịp thời các khoản chi từ ngân sách nhà nước, vai trò kiểm soát chặt chẽ các khoản chi thường xuyên của KBNN nói chung và KBNN Vĩnh Phúc nói riêng càng được thể hiện ngày một rõ nét.
Tình hình thực hiện công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Vĩnh Phúc giai đoạn 2011 - 2013 và kết quả kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN qua KBNN Vĩnh Phúc những năm gần đây
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
(Bảng 3.1) cho thấy KBNN Vĩnh Phúc có vai trò hết sức quan trọng đối với công tác kiểm soát các khoản chi từ NSNN. Mỗi năm, KBNN Vĩnh Phúc đã từ chối thanh toán hàng trăm khoản chi của các đơn vị do chưa đủ hồ sơ, thủ tục theo quy định, chi vượt dự toán. Năm 2011, từ chối 157 món tương ứng 6.273 triệu đồng (trong đó thiếu hồ sơ 50 món số tiền 1.937 triệu đồng; vượt dự toán 11 món số tiền 792 triệu đồng; sai các yếu tố trên chứng từ 55 món số tiền 1.524 triệu đồng, vượt tiêu chuẩn định mức 41 món số tiền 2.020 triệu đồng). Năm 2012, từ chối 105 món tương ứng 4.174 triệu đồng (trong đó thiếu hồ sơ 48 món số tiền 2.300 triệu đồng; vượt dự toán 02 món số tiền 364 triệu đồng; sai các yếu tố trên chứng từ 40 món số tiền 995 triệu đồng, vượt tiêu chuẩn định mức 15 món số tiền 842.528 triệu đồng). Năm 2013, từ chối 80 món tương ứng 5.037 triệu đồng (trong đó thiếu hồ sơ 45 món số tiền 2.608 triệu đồng; vượt dự toán 11 món số tiền 962 triệu đồng; sai các yếu tố trên chứng từ 8 món số tiền 447 triệu đồng, vượt tiêu chuẩn định mức 16 món số tiền 1.020 triệu đồng). Thông qua công tác kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN, KBNN Vĩnh Phúc đã góp phần quan trọng làm cho đồng vốn từ NSNN được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và đạt hiệu quả cao; ngăn chặn tình trạng thất thoát, lãng phí tiền và tài sản của Nhà nước.
Bảng 3.1. Tình hình thực hiện công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Vĩnh Phúc giai đoạn 2011 - 2013
Năm Tổng số kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN Số món thanh toán chƣa đủ thủ tục Số tiền từ chối thanh toán (Triệu đồng) (Món) (Triệu đồng) 2011 1.481.449 157 6.273 2012 1.798.182 105 4.174 2013 1.789.665 80 5.037
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
của KBNN Vĩnh Phúc năm 2011, 2012, 2013)
3.4.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi NSNN đối với đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Vĩnh Phúc sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước Vĩnh Phúc
Đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước mở tài khoản chi Ngân sách nhà nước tại một KBNN nơi đơn vị đóng trụ sở trên địa bàn. Trên địa thành phố Vĩnh Yên thuộc KBNN Vĩnh Phúc, các đơn vị thuộc ngân sách thành phố mở tài khoản tại Phòng giao dịch chịu sự kiểm soát các khoản chi của KBNN, Các đơn vị cấp tỉnh và cấp trung ương đóng trụ sở trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc mở tài khoản tại chi Ngân sách nhà nước tại Phòng kế toán nhà nước và chịu sự kiểm soát các khoản chi từ NSNN qua KBNN. Tính đến tháng 12/2013 số lượng các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước mở tài khoản chi thường xuyên qua Kho bạc Nhà nước Vĩnh Phúc là 192 đơn vị trong đó: Cơ quan hành chính nhà nước 120 đơn vị, Đơn vị sự nghiệp công lập 25 đơn vị, Các tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được ngân sách Nhà nước cấp kinh phí thường xuyên 47 đơn vị.
Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi Ngân sách nhà nước luôn là mối quan tâm lớn của Đảng, Nhà nước và của các cấp, các ngành đồng thời luôn là nhiệm vụ chính trị quan trọng trong hoạt động của hệ thống KBNN nói chung và KBNN Vĩnh Phúc nói riêng, hoạt động kiểm soát chi đã góp phần quan trọng trong việc giám sát sự phân phối và sử dụng nguồn lực tài chính một cách đúng mục đích, có hiệu quả, và là biện pháp hữu hiệu để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Tổng số đơn vị sử dụng NSNN mở tại KBNN Vĩnh Phúc là 192 đơn vị, số chi thường xuyên ngân sách nhà nước được KBNN kiểm soát được nghiên cứu trong khoảng thời gian là 3 năm, thông tin về các khoản chi theo từng lĩnh vực theo từng nội dung chi được thể hiện ở (Bảng 3.2) cho thấy KBNN Vĩnh Phúc đã thực hiện kiểm soát chi NSNN một cách chặt chẽ, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức các khoản chi đối với từng đơn vị sử dụng ngân sách
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
nhà nước và hạch toán chi ngân sách nhà nước theo đúng MLNS nhà nước hiện hành.
Bảng 3.2: Tổng hợp báo cáo chi thƣờng xuyên của các đơn vị dự toán giai đoạn 2011- 2013
Đơn vị tính: triệu đồng
Số
TT Nội dung MLNS
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Số chi Số chi SS với
2011(%) Số chi SS với 2012(%) I Chi thanh toán cho
cá nhân 488,887 587,558 120.18 687,745 117.05 1 Tiền lương 6000 163,548 193,131 118.09 226,218 117.13 2 Tiền công 6050 21,398 23,990 112.11 24,671 102.84 3 Phụ cấp lương 6100 64,675 90,998 140.70 124,332 136.63 4 Học bổng học sinh, sinh viên 6150 3,852 2,617 67.94 2,374 90.71 5 Tiền thưởng 6200 15,082 18,478 122.52 20,785 112.49 6 Phúc lợi tập thể 6250 2,198 2,709 123.25 2,398 8.52 7 Các khoản đóng góp 6300 156,651 196,092 125.18 235,000 119.84 8 Thanh toán khác cho
cá nhân 6400 61,483 59,543 96.84 51,967 87.28 II Chi về hàng hoá dịch vụ 253,538 339,098 133.75 262,170 77.31 1 Thanh toán dịch vụ công cộng 6500 35,274 43,269 122.67 39,256 90.73 2 Vật tư văn phòng 6550 24,836 29,957 120.62 26,136 87.25 3 Thông tin, tuyên
truyền, liên lạc 6600 24,349 27,882 114.51 28,469 102.11 4 Hội nghị 6650 28,123 46,854 166.60 37,341 79.70 5 Công tác phí 6700 20,626 27,409 132.89 27,271 99.50 6 Chi phí thuê mướn 6750 33,486 58,214 173.85 28,238 48.51 7 Chi đoàn ra 6800 8,113 15,800 194.75 12,620 79.87 8 Chi đoàn vào 6850 970 2,303 237.42 2,365 102.69 9 Chi sửa chữa TS 6900 77,761 87,410 112.41 60,474 69.18
III Chi nghiệp vụ
chuyên môn 7000 517,334 610,880 118.08 583,983 95.60 IV Chi khác 7750 134,337 61,714 120.38 155,452 96.13 V Chi mua sắm TS dùng cho công tác chuyên môn 9050 87,353 98,932 113.26 100,315 101.40 Tổng cộng 1,481,449 1,798,182 1,789,665
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
(Nguồn số liệu: Báo cáo chi ngân sách nhà nước theo MLNS các năm 2011, 2012, 2013)
Thông qua công tác kiểm soát chi, KBNN Vĩnh Phúc đã góp phần lành mạnh hóa hoạt động tài chính, tiền tệ, thanh toán trên địa bàn. Các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đã nắm được luật NSNN và các văn bản hướng dẫn về kiểm soát chi nói chung và các văn bản hướng dẫn về các tiêu chuẩn định mức cụ thể của từng ngành để từ đó luôn chủ động hoàn thành các thủ tục, hồ sơ cần thiết đối với những khoản chi qua KBNN Vĩnh Phúc.