5. Bố cục của Luận văn
3.2.2. Một số nét cơ bản về Phòng kế toán Nhà nước
Phòng kế toán Nhà nước là một đơn vị trực thuộc KBNN Vĩnh Phúc với biên chế 14 cán bộ trong đó 100% có trình độ từ đại học trở lên, được đào tạo đúng chuyên ngành, đội ngũ cán bộ tương đối đồng đều với tuổi đời bình quân 38 tuổi, Phòng được cơ cấu về tổ chức bao gồm 1 trưởng phòng 2 phó phòng và các kế toán viên, mỗi kế toán viên quản lý một số đơn vị thụ hưởng ngân sách nhà nước, thực hiện đúng quy trình giao dịch một cửa và quy trình kiểm soát chi bắt đầu từ khâu nhận chứng từ, kiểm soát, trình ký, nhập máy, thực hiện chuyển tiền đến khi kết thúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Thành tích về thực hiện nhiệm vụ công tác, chuyên môn nghiệp vụ: Tập trung nhanh các khoản thu vào NSNN, phối hợp Cơ quan thuế và ngân hàng thương mại thực hiện uỷ nhiệm thu NSNN, có nhiều đóng góp vào thành tích vượt thu ngân sách so với dự toán giao hàng năm với tốc độ tăng trưởng cao. Kiểm soát chi theo quy định, tăng cường kiểm soát về chế độ chi tiêu hành chính như hội nghị, công tác phí, định mức về xăng dầu, điện thoại, mua sắm, sửa chữa xây dựng, tăng cường thanh toán không dùng tiền mặt trả trực tiếp cho các đơn vị cá nhân có tài khoản tại Ngân hàng góp phần thực hiện chế độ tiết kiệm chống lãng phí, hàng năm từ chối thanh toán hàng trăm món với số tiền lên đến hàng tỷ đồng.
Thường xuyên tổ chức thanh toán thu, chi, giao dịch bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản luôn nhanh chóng và thuận lợi, làm tốt các hoạt động kế toán thanh toán thu chi ngân sách, tiền gửi các đơn vị, triển khai chế độ kế toán
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
ngân sách và hoạt động Kho bạc Nhà nước, kế toán thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư. Tổ chức thanh toán, đối chiếu khớp đúng hàng nghìn tỷ đồng qua thanh toán liên kho bạc, việc hạch toán kế toán được cập nhập hàng ngày, đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản do Kho bạc đang quản lý.
- Về phát huy sáng kiến, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào quản lý:
Tích cực phát huy sáng kiến trong tổ chức quản lý, cải tiến quy trình nghiệp vụ, cải cách hành chính như quy trình thu - chi ngân sách đặc biệt là tham gia triển khai thành công 2 dự án TABMIS và hiện đại hoá thu NS (TCS), kiểm soát chi, quy trình luân chuyển, giao dịch một cửa, ky ốt điện tử cung cấp thông tin cho khách hàng, luôn đảm bảo phục vụ khách hàng thuận lợi.
- Trong công tác đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ: Hàng năm tổ chức các hội nghị tập huấn chế độ, nghiệp vụ cho tất cả các cán bộ kế toán, tham gia đầy đủ các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ do Bộ Tài chính và KBNN tổ chức, nâng cao trình độ tin học, lý luận chính trị, quản lý nhà nước qua các lớp đào tạo tại tỉnh, hàng năm đều tổ chức thi nghiệp vụ để làm căn cứ đánh giá trình độ, bố trí, phân công, luân chuyển, đề bạt cán bộ.
- Xây dựng phát triển đơn vị, chăm lo đời sống cho cán bộ công chức: Tập thể phòng luôn tích cực tham gia các phong trào xây dựng cơ quan xanh, sạch, đẹp, phòng giao dịch thông tháng phục vụ tốt cho khách hàng, thực hiện tốt nếp sống văn hoá nghề Kho bạc, nội bộ phòng đoàn kết tương trợ giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Chấp hành chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước:
Thực hiện tốt chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước, tin tưởng tuyệt đối vào đường lối lãnh đạo của Đảng, công khai dân chủ trong sinh hoạt phòng, thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở, trong các năm qua cán bộ trong phòng tham gia tích cực vào phong trào xây dựng nếp sông văn hoá mới nơi cư trú và đóng góp nhiều các quỹ ủng hộ, quĩ từ thiện.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Chi bộ Kế toán - Tin học - Thanh tra liên tục hàng năm được công nhận Cơ sở đảng trong sạch vững mạnh, tổ công đoàn Phòng kế toán nhà nước, tổ nữ công phòng kế toán qua các năm đều đạt tổ đoàn xuất sắc, nhiều năm được công nhận đạt danh hiệu TTLĐXS Từ năm 2009 đến 2013.
3.3. Thực trạng công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách nhà nƣớc bằng dự toán đối với các đơn vị sử dụng ngân sách giai đoạn 2011 -2013
3.3.1. Chi trả theo hình thức rút dự toán từ Kho bạc Nhà nước
3.3.1.1. Đối tượng
- Cơ quan hành chính nhà nước. - Đơn vị sự nghiệp công lập.
- Tổ chức chính trị xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp được ngân sách nhà nước hỗ trợ kinh phí thường xuyên.
- Đối tượng khác theo hướng dẫn riêng của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3.3.1.2. Quy trình
- Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư này 161/2012/TT-BTC gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.
- Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách theo quy định tại Điều 7 của Thông tư 161/2012/TT-BTC, nếu đủ điều kiện theo quy định, thì thực hiện chi trả trực tiếp cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
- Khi thực hiện chi trả theo hình thức rút dự toán từ Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước thực hiện chi cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đảm bảo các khoản chi đáp ứng các điều kiện chi ngân sách nhà nước theo quy định và hạch toán theo đúng quy định của mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
3.3.2. Phương thức chi trả các khoản chi ngân sách nhà nước
Việc chi trả kinh phí ngân sách nhà nước cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước được thực hiện theo nguyên tắc thanh toán trực tiếp từ Kho bạc Nhà nước cho người hưởng lương và người cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các khoản chi chưa có điều kiện thực hiện việc chi trả trực tiếp, Kho bạc Nhà nước tạm ứng hoặc thanh toán cho đối tượng thụ hưởng qua đơn vị sử dụng ngân sách. Các phương thức chi trả cụ thể như sau:
- Tạm ứng: Tạm ứng là việc chi trả các khoản chi ngân sách nhà nước
cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước trong trường hợp khoản chi ngân sách nhà nước của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định, do công việc chưa hoàn thành.
* Nội dung tạm ứng:
+ Tạm ứng bằng tiền mặt: Nội dung tạm ứng bằng tiền mặt cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, bao gồm các khoản chi của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước thuộc nội dung được phép chi bằng tiền mặt quy định tại Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT-BTC ngày 17/11/2011 của Bộ Tài chính quy định quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nước.
+ Tạm ứng bằng chuyển khoản: Nội dung tạm ứng bằng chuyển khoản cho các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước bao gồm:
Chi mua vật tư văn phòng
Chi hội nghị (trừ các khoản thanh toán cho cá nhân được phép tạm ứng bằng tiền mặt)
Chi thuê mướn (thuê nhà, thuê đất, thuê thiết bị....) Chi phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành
Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình cơ sở hạ tầng từ nguồn kinh phí thường xuyên.
Một số khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
* Mức tạm ứng:
Đối với những khoản chi thanh toán theo hợp đồng, mức tạm ứng theo quy định tại hợp đồng đã ký kết của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhưng tối đa không vượt quá 30% dự toán bố trí cho khoản mua sắm đó (trừ trường hợp thanh toán hàng hóa nhập khẩu, thiết bị chuyên dùng phải nhập khẩu mà trong hợp đồng nhà cung cấp yêu cầu phải tạm ứng lớn hơn và các trường hợp đặc thù khác có hướng dẫn riêng của cơ quan có thẩm quyền, việc thanh toán được thực hiện trong phạm vi dự toán được giao và theo hợp đồng ký kết giữa đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và nhà cung cấp); đối với những khoản chi không có hợp đồng, mức tạm ứng thực hiện theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách, phù hợp với tiến độ thực hiện và trong phạm vi dự toán được giao.
*Trình tự, thủ tục tạm ứng:
- Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng khoản chi tạm ứng theo quy định kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ giải quyết và theo dõi khi thanh toán tạm ứng.
- Kho bạc Nhà nước kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định tại Điều 8 của Thông tư này, nếu đảm bảo theo quy định thì làm thủ tục tạm ứng cho đơn vị.
* Thanh toán tạm ứng: Thanh toán tạm ứng là việc chuyển từ tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đã hoàn thành và có đủ hồ sơ chứng từ để thanh toán.
- Đối với những khoản chi tạm ứng bằng tiền mặt đã hoàn thành và đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau.
- Đối với những khoản chi tạm ứng bằng chuyển khoản: các khoản không có hợp đồng đã hoàn thành và đủ hồ sơ chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước chậm nhất
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
ngày cuối cùng của tháng sau. Đối với những khoản chi có hợp đồng, ngay sau khi thanh toán lần cuối hợp đồng và kết thúc hợp đồng, các đơn vị sử dụng ngân sách phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước.
- Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị sử dụng ngân sách có trách nhiệm gửi đến Kho bạc Nhà nước giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, kèm theo các hồ sơ, chứng từ tương ứng có liên quan theo quy định để Kho bạc Nhà nước kiểm soát, thanh toán.
- Trường hợp đủ điều kiện quy định, thì Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách, cụ thể:
+ Nếu số đề nghị thanh toán lớn hơn số đã tạm ứng: Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của đơn vị, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (số đã tạm ứng); đồng thời, đơn vị lập thêm giấy rút dự toán ngân sách gửi Kho bạc Nhà nước để thanh toán bổ sung cho đơn vị (số chênh lệch giữa số Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán và số đã tạm ứng);
+ Nếu số đề nghị thanh toán nhỏ hơn hoặc bằng số đã tạm ứng: Căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng của đơn vị, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục chuyển từ tạm ứng sang thanh toán (bằng số Kho bạc Nhà nước chấp nhận thanh toán tạm ứng), số chênh lệch sẽ được theo dõi để thu hồi hoặc thanh toán vào tháng sau, kỳ sau.
- Thanh toán trực tiếp: Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả
ngân sách trực tiếp cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước hoặc cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ khi công việc đã hoàn thành, có đủ các hồ sơ chứng từ thanh toán trực tiếp theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 161/2012/TT-BTC và các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách theo quy định tại điều 3 Thông tư này.
- Nội dung chi thanh toán trực tiếp:
+ Các khoản chi tiền lương; chi học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên; chi trả dịch vụ công (tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền vệ sinh).
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
+ Các khoản chi có đủ hồ sơ chứng từ chi ngân sách nhà nước theo quy định về hồ sơ thanh toán trực tiếp quy định tại khoản 1, Điều 7 Thông tư này.
- Mức thanh toán:
Mức thanh toán căn cứ vào hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước được giao và còn đủ số dư dự toán để thực hiện thanh toán.
- Trình tự, thủ tục thanh toán trực tiếp:
+ Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước hồ sơ, tài liệu liên quan đến từng khoản chi theo quy định tại khoản 1 Điều 7 của Thông tư 161/2012/TT-BTC kèm theo giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (thanh toán), trong đó ghi rõ nội dung thanh toán để Kho bạc Nhà nước có căn cứ giải quyết và hạch toán kế toán.
+ Kho bạc Nhà nước kiểm soát theo quy định tại Điều 8 Thông tư 161/2012/TT-BTC nếu đảm bảo theo quy định thì thực hiện thanh toán trực tiếp cho các đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc qua đơn vị sử dụng ngân sách.
3.3.3. Hồ sơ kiểm soát chi ngân sách nhà nước
Đối với các khoản chi theo hình thức rút dự toán tại Kho bạc Nhà nước: đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước gửi đến Kho bạc Nhà nước các tài liệu, chứng từ dưới đây:
* Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao.
- Đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo Nghị định số 43/2006/NĐ- CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Cơ quan nhà nước thực hiện theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan nhà nước gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
* Trƣờng hợp tạm ứng: Hồ sơ tạm ứng gửi từng lần tạm ứng bao gồm:
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát và theo dõi khi thanh toán. Các khoản chi tạm ứng tiền mặt phải đúng nội dung được phép chi bằng tiền mặt quy định tại Điều 5 Thông tư số 164/2011/TT-BTC.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): đơn vị gửi Kho bạc Nhà nước các chứng từ sau: Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để Kho bạc Nhà nước có căn cứ kiểm soát và bảng kê chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi nhỏ lẻ không có