Hồ sơ kiểm toán tại PKF Việt Nam được lập và lưu giữ theo quy trình chuẩn do tập đoàn PKF quốc tế quy định, hồ sơ kiểm toán gồm 5 phần sau:
- Phần A: Báo cáo;
- Phần B: Hoàn tất hợp đồng kiểm toán; - Phần C: Các báo cáo khác;
- Phần D: Kế hoạch kiểm toán; - Phần E: Các thủ tục cơ bản.
Tuy nhiên, PKF Việt Nam cũng tổ chức hồ sơ kiểm toán BCTC theo chuẩn mực kiểm toán tại Việt Nam thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm, tuy nhiên, về mặt tên gọi thì có một số thay đổi, và gọi là hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán BCTC:
2.3.1. Hồ sơ thường trực
Hồ sơ thường trực, đây chính là hồ sơ kiểm toán chung cho các khách hàng cũ của PKF Việt Nam, là hồ sơ kiểm toán lưu giữ những thông tin chung nhất về đơn vị khách hàng, hồ sơ này là hồ sơ lập cho các khách hàng cũ, và sử dụng trong những năm tiếp theo, bao gồm 4 phần A, B, C, D:
2.3.1.1. Báo cáo tài chính (phần A)
Trong phần hồ sơ này, PKF Việt Nam tiến hành lưu giữ các tài liệu cung cấp thông tin chung nhất về BCTC của khách hàng, đó là những thông tin về soát xét tổng thể BCTC đã kiểm toán, lưu giữ BCKT và BCTC các năm của khách hàng, lưu giữ các ghi chú quan trọng về những vấn đề thường gặp tại khách hàng, lưu giữ các phân tích tổng thể và bảng cộng ngang các báo cáo tài chính.
2.3.1.2. Hoàn tất hợp đồng kiểm toán (phần B)
Lê Bá Lâm
Phần hồ sơ này sẽ bao gồm các tài liệu lưu trữ kết quả của các thủ tục cuối cùng trước khi kết thúc hợp đồng kiểm toán, về bảng danh mục hoàn tất công việc kiểm toán như sơ qua các công việc mà đoàn kiểm toán đã tiến hành trong cuộc kiểm toán, về soát xét đảm bảo, ghi chép về ý kiến tư vấn của chuyên gia (nếu có), về những phát hiện quan trọng, về tổng hợp những sai sót khách hàng không điều chỉnh hay những vấn đề cần lưu ý, những sự kiện phát sinh sau niên độ, thư giải trình của Ban Giám đốc, những lưu ý cho kiểm toán năm sau, và soát xét của chủ nhiệm kiểm toán cùng với soát xét của Giám đốc kiểm toán.
2.3.1.3. Các báo cáo khác (phần C)
Phần này sẽ lưu trữ những vấn đề cần lưu ý với khách hàng, biên bản họp với hội đồng quản trị hay ban giám đốc, thư quản lý phát hành kèm BCKT.
2.3.1.4. Kế hoạch kiểm toán (phần D)
Lưu giữ tất cả tài liệu, bằng chứng, kết quả của các thử nghiệm kiểm toán… gồm: - Kế hoạch kiểm toán;
- Chiến lược kiểm toán; - Hợp đồng kiểm toán.
- Hiểu biết về khách hàng gồm nội dung họp, thảo luận nhóm kiểm toán; chi tiết hiểu biết về khách hàng; thủ tục phân tích soát xét; hệ thống kiểm soát nội bộ; đánh giá môi trường kiểm soát; ghi chép hệ thống; sử dụng tư liệu của chuyên gia.
- Những đánh giá về tính trọng yếu của các sai phạm, rủi ro đối với các CSDL, rủi ro đối với tổng thể BCTC và các biện pháp ngăn ngừa, xem xét các khả năng gian lận, đánh giá tính hoạt động liên tục và các bên liên quan.
- Kế hoạch kiểm toán gửi khách hàng, bao gồm kế hoạch nội bộ, chi phí và ngân sách cho kiểm toán, kế hoạch kiểm toán, cân nhắc trong lập kế hoạch kiểm toán tập đoàn, và các xác nhận quan trọng.
2.3.2. Hồ sơ Báo cáo kiểm toán
Đây chính là hồ sơ kiểm toán năm, là phần E trong hồ sơ kiểm toán của PKF Việt Nam, lưu trữ tài liệu về các thủ tục cơ bản. Các thủ tục cơ bản được thực hiện với mỗi phần hành kiểm toán, mỗi phần hành được đánh số riêng theo thứ tự trong bảng 2.1. Trong mỗi phần hành thường gồm các mẫu:
- Biểu chỉ đạo: là biểu tổng hợp những nội dung cơ bản của từng phần hành, cung cấp một số thông tin quan trọng về từng khoản mục
- Biểu tổng hợp sai sót: tổng hợp các sai sót phát hiện và bút toán điều chỉnh
- Biểu kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát: thể hiện các thông tin hiểu biết của kiểm toán viên về hệ thống kiểm soát mà từ đó xây dựng các thủ tục kiểm toán thích hợp
- Biểu chương trình kiểm toán: gồm các thủ tục kiểm tra chi tiết mà kiểm toán viên thực hiện để phát hiện các sai phạm và các giấy tờ làm việc chi tiết theo tiêu chuẩn của PKF Việt Nam.
Bảng 2.1. Các thủ tục cơ bản – Phần E
100 Tiền 210 Giá vốn hàng bán
110 Phải thu 220 Chi phí hoạt động
120 Hàng tồn kho 270 Các cam kết và sự kiện bất thường
130 Tài sản lưu động và các khoản
đầu tư
310 Luật pháp và các quy định 140 Tài sản cố định 320 Các bên liên quan
150 Tiền vay 330 Hoạt động liên tục
Lê Bá Lâm
160 Các khoản phải trả 340 Hợp nhất
170 Thuế, các khoản phải nộp NN 350 Bảng cân đối số phát sinh và các sổ cái
180 Tiền lương 360 Các biên bản và hồ sơ pháp lý 190 Nguồn vốn CSH 370 Số dư đầu năm và đối chiếu so
sánh 200 Doanh thu
