+ Giấy đề nghị vay vốn.
Riêng khách hàng là người hưởng lương vay vốn nhu cầu đời sống phải có xác nhận của cơ quan quản lý lao động hoặc cơ quan quản lý chi trả thu nhập. NHNo nơi cho vay có thể thoả thuận với người vay vốn và các cơ quan quản lý nói trên về việc người vay uỷ quyền cho cơ quan, đơn vị trả nợ cho NHNo từ các khoản thu nhập của mình.
+ Hồ sơ đảm bảo tiền vay theo quy định (nếu phải thực hiện vay vốn có bảo đảm bằng tài sản).
Hồ sơ do ngân hàng lập.
- Báo cáo thẩm định, tái thẩm định.
- Biên bản họp hội đồng tín dụng (trường hợp phải họp HĐTD).
- Các loại thông báo Thông báo từ chối cho vay, thông báo nợ quá hạn. - Sổ theo dõi cho vay, thu nợ dùng cho cán bộ tín dụng.
Hồ sơ do khách hàng và ngân hàng cùng lập.
- Hợp đồng tín dụng (hoặc Sổ vay vốn). - Giấy nhận nợ.
- Hợp đồng bảo đảm tiền vay.
- Biên bản kiểm tra sau khi cho vay.
- Biên bản xác định nợ rủi ro bất khả kháng (trường hợp nợ bị rủi ro).
2.2.2 Hạch toán giai đoạn giải ngân
Dựa vào tài khoản cho vay mà khách hàng đã mở, CBTD sẽ vào menu ID thích hợp (Thực hiện theo phần mềm cài sẵn của chương trình hiện đại hóa) để lựa chọn kênh giải ngân thích hợp như giải ngân bằng tiền mặt, giải
ngân vào tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng, thanh toán chuyển khoản với các ngân hàng khác theo yêu cầu của khách hàng…
Sau khi đối chiếu kiểm tra các tài liệu trong bộ hồ sơ có đủ tính hợp lệ, hợp pháp hay không, kiểm tra tính đúng đắn của bộ hồ sơ, nếu thấy hợp lệ hợp pháp thì giải ngân dựa vào số tiền cho vay trên HĐTD. Căn cứ vào các chứng từ đó để hạch toán vào các tài khoản đã được mở chi tiết cho khách hàng. Tất cả các việc làm được thực hiện trên máy vi tính:
Cán bộ tín dụng thực hiện hạch toán
Nợ: TK cho vay thích hợp/khách hàng
Có: TK Tiền mặt (nếu giải ngân bằng tiền mặt), hoặc
Có:TK Tiền gửi thanh toán/khách hàng (nếu chuyển vào TK tiền gửi
thanh toán), hoặc:
Có: TK Thanh toán vốn giữa các ngân hàng (nếu thanh toán chuyển
khoản khác ngân hàng).
Với những trường hợp đơn vị vay vốn có đảm bảo khoản vay bằng tài sản hoặc bảo lãnh, CBTD nhập hồ sơ gốc kèm bản gốc hồ sơ đảm bảo tiền vay và trong hồ sơ tín dụng lưu bản copy, phiếu nhập kho hồ sơ tài sản đảm bảo. Theo quy định tài sản đảm bảo có thể là tài sản hiện có như: nhà đất, máy móc thiết bị (trường hợp vay vốn để mở rộng hoạt động hiện tại) hoặc tài sản được hình thành từ vốn vay…
Hồ sơ tài sản đảm bảo khoản vay là giấy tờ pháp lý chứng minh quyền sở hữu tài sản mà khách hàng dự định dùng để cầm cố, thế chấp tại Ngân hàng.
Đối với bất động sản: giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất ở, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Đối với động sản: Giấy đăng kí tài sản, hóa đơn tài chính, hợp đồng mua bán , giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản của cơ quan chủ quản hay cơ quan có thẩm quyền…
CBTD căn cứ vào chứng từ xác nhận tài sản cầm cố, hạch toán ngoại bảng:
lập phiếu nhập một trong các TK ngoại bảng sau theo giá trị được đánh giá để cầm cố thế chấp hay bảo lãnh (nếu có):
Nhập: TK 996 “Các giấy tờ có giá của khách hàng đưa cầm cố”, hoặc:
Nhập:TK 93 “Các cam kết bảo lãnh nhận được”.
-Trường hợp giải ngân bằng tiền mặt, CBTD lập chứng từ giải ngân theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính (lập phiếu chi cho vay) hoặc hướng dẫn khách hàng lạp chứng từ nhận tiền vay thích hợp (giấy lĩnh tiền mặt). CBTD yêu cầu khách hàng trực tiếp ký nhận tiền vay trên HĐTD hoặc sổ vay vốn, đồng thời đối chiếu chữ ký trên HĐTD với mẫu chữ ký đã ký tại chi nhánh (nếu có). Các chứng từ giải ngân (giấy lĩnh tiền mặt…) đều phải có chữ ký của kiểm soát viên và ký duyệt của giám đốc hoặc người được ủy quyền
-Trường hợp giải ngân bằng chuyển khoản ra khỏi chi nhánh, Cán bộ tín dụng phải giải ngân qua TK CCA (tài khoản trung gian). Cán bộ tín dụng in 2 bộ ủy nhiệm chi, 1 bộ lưu để chấm báo cáo teller, 1 bộ chuyển tới phòng kế toán ngân quỹ để phòng kế toán ngân quỹ thực hiện hạch toán và chuyển tiền đi.
+Đối với phương thức cho vay từng lần việc giải ngân chỉ đươc thực hiện một lần, CBTD chỉ việc thực hiện một bút toán như trên.
+Còn trong trường hợp khách hàng nhận nợ nhiều lần trên HĐTD (Cho vay theo hạn mức tín dụng) thì kể từ lần giải ngân thứ 2 trở đi trước khi lập chứng từ giải ngân, Cán bộ tín dụng cho vay phải kiểm tra đối chiếu tổng số tiền đã giải ngân các đợt không vượt quá số tiền cho vay đã kí trong hạn mức tín dụng.
Cán bộ tín dụng cho vay theo dõi, ghi chép trên hợp đồng tín dụng đầy đủ các yếu tố khi phát tiền vay như: Ngày, tháng vay, số tiền vay, ngày trả nợ, lãi suất…và kí tên trên HĐTD, lấy chữ kí nhận tiền của khách hàng vay vốn. Sau đó kế toán viên giao một liên HĐTD cho khách hàng giữ, đồng thời giữ lại một liên để theo dõi thu nợ.
Nếu người nhận tiền vay không phải là người đứng tên trong HĐTD thì phải có giấy ủy quyền hợp pháp của người đứng tên trong HĐTD.
2.2.3 Hạch toán kế toán giai đoạn thu nợ, thu lãi
Mọi khoản vay đều phải được thu đủ, đúng hạn đã ghi trong số hoặc hợp đồng vay vốn. Khách hàng vay vốn được quyền trả nợ trước hạn tuỳ theo khả năng của khách hàng. Quy trình thu nợ tại ngân hàng được thực hiện như sau:
*Thu trực tiếp
Khách hàng mang tiền kèm sổ vay vốn (hoặc hợp đồng tín dụng) đến ngân hàng đề nghị trả nợ.
Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào yêu cầu trả nợ của khách hàng lập phiếu thu nợ gốc, lãi chuyển sang kiểm soát trước quỹ vào sổ nhật ký quỹ sau đó chuyển sang thủ quỹ thu tiền. Thủ quỹ thu tiền song trả lại sổ vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng cho khách hàng, kế toán hạch toán số tiền gốc lãi đã thu vào sổ theo dõi tiền vay của khách hàng và hạch toán.
Nợ: Tài khoản tiền mặt:Tổng số tiền khách hàng trả
Có: Tài khoản cho vay của khách hàng Số tiền gốc.
Có Tài khoản thu lãi Số tiền lãi. Có Tài khoản lãi cộng dồn dự thu (sốlãi đã hạch toán sang tài khoản lãi cộng dồn dự thu nếu có). Trường hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi và yêu cầu trích tài khoản tiền gửi để thu nợ kế toán kiểm tra số dư tiền giử của khách hàng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ nếu tài khảon có đủ số dư theo yêu cầu của khách hàng thì hạch toán.
Nợ Tài khoản tiền gửi của khách hàng Tổng số tiền Có Tài khoản cho vay Số tiền gốc
Có Tài khoản thu lãi Số tiền lãi
Có Tài khoản lãi cộng dồn dự thu (số lãi đã hạch toán sang tài khoản lãi cộng dồn dự thu nếu có).
Ghi sổ lưu cho khách hàng và chuyển chứng từ sang kế toán kiểm soát. Kế toán kiểm soát kiểm tra lại một lần nữa chứng từ nếu đảm bảo các yếu tố đúng theo quy định ký kiểm soát trên chứng từ ký kiểm soát. Trả lại sổ vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng cho khách hàng.
Ngân hàng thành lập các tổ thu nợ lưu động đến các thôn, xã để cho khách hàng thuận tiện trong việc trả nợ, trả lãi. Các cán bộ của tổ thu lưu động thu tiền của khách hàng và lập bảng kê về nộp tại ngân hàng.
Kế toán khi nhận được bảng kê của tổ thu gửi đến kiểm tra các yếu tố trên bảng kê nếu đầy đủ, đúng đắn thì căn cứ vào bảng kê ghi vào sổ theo dõi tiền vay của khách hàng và hạch toán căn cứ vào bảng kê thu nợ lập phiếu thu chuyển sang kiểm soát vào sổ nhật ký quỹ, chuyển sang quỹ thu tiền hạch toán.
Nợ Tài khoản tiền mặt Tổng số tiền trên bảng kê
Có Tài khoản cho vay Số tiền gốc
Có Tài khoản thu lãi Số tiền lãi
Có Tài khoản lãi cộng dồn dự thu ( số lãi đã hạch toán sang tài khoản lãi cộng dồn dự thu nếu có).
Bảng kê thu nợ được đưa vào lưu trữ kèm với phiếu thu tiền.
Tính và thu lãi.
Theo văn bản số 1788/NHNo –TCKT ngày 29/6/2001 của NHNN Việt Nam quy định phương pháp tính và hạch toán thu lãi, trả lãi về nghiệp vụ cho vay, huy động vốn. Hướng dẫn cách hạch toán thu lãi theo phương pháp dự thu dự chi.
Ngân hàng nông nghiệp đã áp dụng tính và thu lãi theo phương pháp dự thu, dự chi từ tháng 12 năm 2001.
Đối với cho vay từng lần, tính và thu lãi theo món công thức tính lãi Như sau :
Số tiền lãi =Số dư nợ X số ngày x Lãi suất
30
Theo định kỳ trả lãi đã thoả thuận giữa ngân hàng và khách hàng ghi trên hợp đồng tín dụng kế toán tính số lãi phải trả của khách hàng. Nếu khách hàng đến nộp lãi ngay trong kỳ thì hạch toán.
Nợ Tài khoản tiền mặt Có Tài khoản thu lãi
Trường hợp khách hàng không trả được lãi kế toán tính lãi và hạch toán vào tài khoản lãi cộng dồn dự thu.
Nợ Tài khoản dự thu Có Tài khoản thu lãi.
Khi thu được số lãi đã hạch toán vào tài khoản dụ thu hach toán Nợ Tài khoản tiền mặt (hoặc tài khoản thích hợp )
Có Tài khoản tiền lãi cộng dồn dự thu.
Theo quy định nếu quá kỳ hạn trả lãi 3 tháng mà khách hàng vẫn không trả được tiền lãi hoặc số nợ gốc đó bị chuyển sang nợ quá hạn thì phải hạch toán thoái thu số tiền lãi đó .
Nợ Tài khoản thu lãi Có Tài khoản lãi dự thu
Nhập Tài khoản ngoại bảng lãi chưa thu được.
2.2.4 Hạch toán kế toán cho vay khi thực hiện gia hạn nợ, chuyển nợ quá hạn
+ Điều chỉnh kỳ hạn nợ Trường hợp khách hàng không trả nợ gốc lãi đúng kỳ hạn hoặc không trả hết số nợ gốc, lãi trong thời hạn cho vay đã thoả thuận với ngân hàng trên hợp đồng tín dụng , người vay muốn kéo dài thời hạn tả nợ gốc lãi thì phải làm giấy đề nghị gia hạn nợ. Cán bộ tín dụng kểm tra ký xác nhận và trình giám đốc duyệt.
Nếu được giám đốc đồng ý cho gia hạn nợ kế toán căn cứ vào đơn đề nghị ra hạn nợ đã được duyệt ghi bổ xung vào sổ lưu hoặc khế ước thời hạn đã được gia hạn nợ để tiện theo dõi. Bổ xung kỳ hạn mới vào hồ sơ khế ước trên máy tính sau đó chuyển giấy đề nghị gia hạn nợ lưu trữ vào hồ sơ vay vốn của khách hàng.
Thời gian gia hạn nợ đối với cho vay ngắn hạn tối đa không quá 12 tháng, đối với cho vay trung và dài hạn tối đa bằng 1/2 thời hạn đã thoả thuận trên hợp đồng tín dụng.
+ Chuyển nợ quá hạn: Theo văn bản 405/NHNN- CSTT ngày 16/04/2001
về việc “ Hướng dẫn thực hiện qui định về chuyển nợ quá hạn”, Theo quyết định 72 của hội đồng quản trị NHNN Việt Nam thì “ Khi đến kỳ hạn trả nợ gốc hoặc lãi, nếu khách hàng không trả nợ đúng hạn và không được điều chỉnh kỳ hạn nợ gốc, hoặc lãi, hoặc không được gia hạn nợ gốc hoặc lãi, thì ngân hàng Nông nghiệp nơi cho vay chuyển toàn bộ số dư nợ sang nợ quá hạn và khách hàng phải trả lãi xuất nợ quá hạn”. Căn cứ vào số dư nợ của hợp đồng tín dụng còn lại đến ngày quá hạn kế toán lập phiếu chuyển nợ quá hạn
Nợ Tài khoản nợ trong hạn Có Tài khoản nợ quá hạn
Và ghi vào sổ theo dõi vay vốn số tiền chuyển nợ quá hạn, áp dụng lãi suất quá hạn băng 150% lãi suất cho vay đã thoả thuận trên HĐTD.
Trường hợp khách hàng bị chuyển nợ quá hạn do đến kỳ hạn trả gốc, lãi trong thời hạn cho vay đã thoả thuận trên hợp đồng tín dụng mà không trả đúng hạn số nợ gốc, lãi phải trả của kỳ hạn đó và không được ngân hàng chấp thuận cho điều chỉnh kỳ hạn nợ thì chuyển toàn bộ số dư nợ gốc thực tế còn lại của hợp đồng tín dụng đó sang nợ quá hạn. Trường hợp này chỉ áp dụng lãi suất quá hạn đối với phần dư nợ gốc đến kỳ hạn mà không trả được, phần dư nợ gốc chưa đến kỳ hạn trả nhưng phải chuyển nợ quá hạn áp dụng lãi suất cho vay trong hạn đã thoả thuận trước đó trên hợp đồng tín dụng.
2.2.5 Ứng dụng tin học trong kế toán cho vay
Hiện nay các chương trình ứng dụng tin học tại NHNN & PTNT huyện Mường Chà, chủ yếu gồm các chương trình sau:
- Chương trình “Chuyển tiền điện tử” áp dụng thanh toán trong toàn quốc.
- Chương trình “Thông tin báo cáo” là chương trình tổng hợp và cung cấp toàn bộ các thông tin về hoạt động kinh doanh trong hệ thống ngân hàng nông nghiệp.
- Chương trình “Giao dịch trực tiếp “ là chương trình phục vụ cho giao dịch với khách hàng và quản lý các thông tin về khách hàng.
- Chương trình “Thông tin khách hàng” chương trình này nhằm trao đổi thông tin giữa các ngân hàng về các khách hàng của mình nhằm hạn chế và phòng ngừa rủi ro.
2.2.6 Kế toán cho vay với công tác thống kê hoạt động tín dụng
Các mẫu biểu thống kê tín dụng hàng tháng phải gửi cho Ngân hàng:
•Báo cáo cho vay ngắn hạn theo khu vực kinh tế.
•Báo cáo cho vay trung dài hạn, xây dựng cơ bản theo khu vực kinh tế.
•Điện báo thực hiện lãi suất huy động, cho vay.
•Báo cáo phân tích nguyên nhân nợ quá hạn khó đòi phân theo thành
phần kinh tế.
•Báo cáo khách hàng có số dư nợ quá hạn từ 200 triệu trở lên.
•Báo cáo tổng dư nợ cho vay có bảo đảm bằng tài sản của khách hàng vay.
•Báo cáo phân tích dư nợ quá hạn theo thời gian vào khả năng thu hồi.
•Báo cáo thu nợ bằng tài sản đã hạch toán giảm dư nợ.
•Hồ sơ khách hàng.
•Thông tin về tài sản thế chấp cầm cố.
•Báo cáo khách hàng có tổng dư nợ lớn nhất.
Các loại báo cáo trên do cán bộ thống kê chuyên trách làm trên cơ sở khai thác các dữ liệu đã có sẵn.
Kho dữ liệu này lại được nạp vào máy do các kế toán cho vay khi giao dịch trực tiếp trên máy với khách hàng. Bởi vậy số liệu thông tin báo cáo có chính xác hay không hoàn toàn phụ thuộc vào các kế toán cho vay. Các báo cáo tín dụng sẽ được lập theo một chỉ tiêu nào đó mà trong chương trình đã mã hoá theo tiêu thức nhất định.
2.2.7 Mối quan hệ giữa cán bộ kế toán cho vay với cán bộ tín dụng
Cán bộ tín dụng và cán bộ kế toán có mối quan hệ tác nghiệp với nhau, cùng nhau phối hợp nhịp nhàng, hỗ trợ cho nhau trong việc cho vay, theo dõi thu nợ, gia hạn và chuyển nợ quá hạn kịp thời. Từ đó nâng cao hiệu quả, chất lượng của hoạt động tín dụng. Cụ thể:
Cán bộ tín dụng có nhiệm vụ xét duyệt và xác định mức dư nợ cho vay, còn cán bộ kế toán có nhiệm vụ căn cứ vào hồ sơ vay vốn của khách hàng đã được cán bộ tín dụng duyệt, tiến hành mở tài khoản cho vay, hạch toán và theo dõi thu nợ, thu lãi. Quá trình thực hiện một món vay phát tiền vay, theo dõi ngày trả nợ, trả lãi của khách hàng là một quá trình có mối quan hệ mật thiết.
Nếu cán bộ tín dụng thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá khách hàng chính xác, từ đó định kỳ hạn nợ đúng. Việc thẩm định, đánh giá khách hàng