g) Líp ứng dông :
3.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG TÁC NGHIỆP :
Rất có thể là khái niệm qua trọng nhất khi nhận thức về data warehouse chính là việc có hai loại hệ thống cơ bản trong tất cả các tổ chức : hệ thống thông tin và hệ thống tác nghiệp. Hai hệ thống này mặc dù khác nhau cơ bản về mục đích sử dụng, phương thức vận hành cũng như cấu trúc bên trong nhưng chúng lại thường có những mối liên hệ chặt chẽ.
Hệ thống tác nghiệp (operational system) : bản thân cái tên đã nói lên được bản chất của chúng. Chúng là những hệ thống giúp vận hành doanh nghiệp hàng ngày. Chúng là trụ cột của bất kì một doanh nghiệp nào. Các hóa đơn nhập, các bảng kê hàng, các mẫu thiết kế, bảng lương, bảng quyết toán cuối kì, ... tất cả đều phải được tạo ra bởi hệ thống tác nghiệp. Chính bởi vai trò quan trọng đối với toàn bộ doanh nghiệp mà hệ thống tác nghiệp luôn là hệ thống đầu tiên được điện toán hóa. Theo thời gian, những hệ thống tác nghiệp đó được mở rộng, viết lại, tăng cường tính năng cũng như được tiếp tục bảo trì để đảm bảo rằng chúng hoàn toàn thích ứng được với sự phát triển của doanh nghiệp. Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp lớn trên thế giới hiện nay đều không thể vận hành được nếu
không nhờ đến sự hỗ trợ của hệ thống tác nghiệp được điện toán hóa và những số liệu mà hệ thống này đang lưu trữ, xử lý.
Dữ liệu của hệ thống tác nghiệp thường được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quan hệ. Mặc dù chúng có thể được lưu trữ trong một số loại cơ sở dữ liệu khác nhau, thậm chí là trong các tệp tin phẳng (flat file) nhưng thực tế cho thấy sử dụng cơ sở dữ liệu quan hệ là cách thức tốt nhất để xây dựng một hệ thống tác nghiệp.
Sau đây là một vài tính chất của dữ liệu tác nghiệp (operational data) :
• Thường xuyên được cập nhật thông qua các giao dịch trực tuyến.
• Được tối ưu hóa để thực thi các tác vụ giao dịch.
• Được chuẩn hóa cao, dễ dàng cập nhật và bảo trì.
Tuy nhiên, không chỉ có vậy, doanh nghiệp trong quá trình phát triển của mỡnh cũn cần phải thực hiện một số hoạt động khác như lập kế hoạch, dự đoán tương lai và tổ chức quản lý doanh nghiệp mình. Những hoạt động này cũng là những nhiệm vụ có tầm quan trọng sống còn với hệ thống, đặc biệt là trong một thế giới đang phát triển một cách nhanh chóng như hiện nay. Những chức năng như "lập kế hoạch marketing", "lập kế hoạch phát triển" hay "phân tích tình hình tài chính" đều cần đến sự trợ giúp của hệ thống thông tin. Nhưng rõ ràng những chức năng này khác hẳn so với những chức năng mà hệ thống tác nghiệp đang đảm nhiệm, đồng thời loại hệ thống và thông tin sử dụng cũng khác biệt. Ngoài ra cơ sở tri thức cũng là một phần của hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin (informational system) : thực hiện các công việc phân tích dữ liệu và hỗ trợ quyết định. Thông thường những quyết định này là về cách thức hoạt động của doanh nghiệp hiện nay và trong tương lai. Không chỉ mục
đích sử dụng của hệ thống thông tin khác với mục đích sử dụng của hệ thống tác nghiệp mà quy mô của chúng cũng khác nhau. Trong khi dữ liệu trong hệ thống tác nghiệp cần dùng trải ra trong một miền rộng thì dữ liệu trong hệ thống thông tin chỉ được hình thành từ tập dữ liệu tác nghiệp giàu có đã được sử dụng trong doanh nghiệp trong nhiều năm và một số nguồn dữ liệu khác bên ngoài doanh nghiệp. Dữ liệu thông tin là nguồn tạo ra data warehouse, chỳng cú một số đặc điểm sau :
• Tổng hợp dữ liệu từ nguồn dữ liệu tác nghiệp.
• Là dữ liệu phi chuẩn và đã được sao lại.
• Không thường xuyên được cập nhật như trong dữ liệu tác nghiệp.
• Tối ưu hóa để chạy các ứng dụng hỗ trợ quyết định.
• Rất có thể là loại chỉ cho ghi mà không cho phép sửa.
• Được lưu trữ trong một hệ thống riêng biệt để giảm thiểu mối liên hệ với hệ thống tác nghiệp.
Sau đây là bảng tổng hợp so sánh giữa hệ thống tác nghiệp và hệ thống thông tin theo các tiêu chí khác nhau :
Tiêu chí so sánh Hệ thống tác nghiệp Hệ thống thông tin Số lượng các giao dịch Lớn Từ nhỏ đến cực lớn
Thời gian đáp ứng Rất nhanh Từ chấp nhận được đến rất nhanh
Cập nhật dữ liệu Nhiều Định kì hoặc real time
Thời gian tác dụng Hiện tại Từ quá khứ, hiện tại cho đến tương lai Phạm vi dữ liệu Trong doanh nghiệp Cả bên trong và bên
ngoài doanh nghiệp Hoạt động chính Tập trung, ghi chép, tính toán Hỗ trợ quyết định
Các câu hỏi truy vấn Dự đoán được, định kì Không dự đoán được, phức tạp
Trong những năm gần đây, cùng với data warehouse, bắt đầu phát triển từ những ý tưởng sơ khai trở thành một công nghệ cung cấp thông tin cho doanh nghiệp và những người dùng cuối, hệ thống thông tin cũng có một vai trò mới quan trọng hơn - cung cấp nguồn thông tin để kiến tạo tri thức cho doanh nghiệp trong kinh doanh.