3 Phó giám đốc
2.2.2.Thực trạng tổ chức và quản trị các hoạt động bán hàng:
* Thực trạng tổ chức và quản trị lực lượng bán hàng:
Độ tuổi trung bình đội ngũ bán hàng của công ty là 30.Do đó với lực lượng nhân viên trẻ tuổi năng động,được đào tào bải bản công ty có thể thực hiện các chiến lược Marketing sản phẩm của mình một cách nhanh chóng,dễ dàng.Trong bối cảnh nền kinh tế còn gặp nhiều khó khăn như hiện nay,công ty đã đề ra những mục tiêu cụ thể để khắc phục cụ thể như sau:
Vì mục tiêu chung của Công ty là phát triển bán buôn, đẩy mạnh bán lẻ, do địa điểm hoạt động của Công ty là ở thị trường Thanh Hóa và các tỉnh thành lân cận nên Công ty đã đề ra mục tiêu cho lực lượng bán trong thời gian này là: nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, trên địa bàn Thanh Hóa và các tỉnh thành lân cận để củng cố thị phần và tăng khả năng cạnh tranh của mình trên thương trường.
Ngoài ra, Công ty sẽ phải tiếp tục tiến hành việc tuyển chọn, bồi dưỡng, đào tạo nhân viên mới, tiến hành tổ chức điều khiển lực lượng bán sao cho đạt được năng suất cao, đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty.
- Xác định quy mô lực lượng bán:
Tổng số nhân viên năm khoảng 30 người trong đó có15 người bán hàng. Công ty chủ yếu sử dụng lực lượng sẵn có tại các đại lý trực thuộc vì quy mô kinh doanh của Công ty so với các đối thủ cạnh tranh trên cùng khu vực thị trường là quy mô vừa. Nhưng do vẫn áp dụng công nghệ bán hàng theo đúng phương thức truyền thống, cổ điển nên lực lượng bán hàng khá đông mà hiệu quả chưa cao.
- Quy hoạch lực lượng bán:
Như đã trình bày ở chương I, có 3 cách thức để quy hoạch lực lượng bán, đó là: + Phân bổ lực lượng bán theo khu vực thị trường mà Công ty theo đuổi.
+ Quy hoạch lực lượng bán theo kế hoạch. + Quy hoạch lực lượng bán hỗn hợp.
Nghiên cứu những ưu nhược điểm của từng phương pháp, Công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cường không sử dụng riêng rẽ và duy nhất một phương pháp nào. Công ty kết hợp nhiều phương pháp (kết hợp giữa hai hoặc cả ba phương pháp để tạo nên hiệu quả bán hàng, giảm bớt chi phí không cần thiết cho Công ty và phiền phức cho khách hàng). Do nhu cầu của khách hàng phức tạp và đòi hỏi cao nên với nhiều chủng loại mặt hàng phong phú, từ những mặt hàng thông dụng trong đời sống hàng ngày đến những mặt hàng cao cấp được bày bán trong các siêu thị, công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cườngđã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trên khu vực thị trường Thanh Hóa. Để thực hiện được nhiệm vụ khó khăn này, lực lượng bán hàng của Công ty phải được quy hoạch linh hoạt, đội ngũ nhân viên bán có trình độ chuyên môn, có nghệ thuật và kỹ thuật bán hàng để có thể phục vụ tốt tất cả các tập khách hàng khác nhau.
Biểu 2.6:Bảng kết cấu lực lượng lao động trong Công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cườngtrong hai năm 2010, 2011
CÁC CHỈ TIÊU NĂM 2010 NĂM 2011 SO SÁNH Chênh lệch % 1. Tổng số lao động 20 30 10 50 - Nhân viên bán hàng 5 15 10 200
- Nhân viên quản lý 10 10 0 0
- Lao động khác 5 5 0 0 2. Nhân viên bán hàng Kết cấu: - Giới tính + Nam 12 18 6 50 + Nữ 8 12 4 50 - Tuổi tác + Trên 30 tuổi 10 20 10 10 + Dưới 30 tuổi 10 10 0 0 - Trình độ + Đại học,cao đẳng 10 20 10 10 + Trung cấp 8 8 0 0 + Phổ thông 2 2 0 0
Nguồn: Phòng kế toán tài chính
Hiện nay, với 15 đại lý trực thuộc, 2 trung tâm giới thiệu và xúc tiển sản phẩmcông ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cường đã đề ra mục tiêu quy hoạch lực lượng bán cho các tập khách hàng trên những khu vực thị trường cụ thể như sau:
+ Với địa bàn tỉnh Thanh Hóa tốc độ xây dựng luôn tăng do đó xác định khách hàng mục tiêu chính là thị trường này do đó sản phẩm được đảm bảo về chất lượng và nhân viên bán hàng ở khu vực thị trường này phải có trình độ chuyên môn nắm rõ kiến thức về sản phẩm và có kiến thức bán hàng.
+ Với tập khách hàng ở các tỉnh lân cận hoặc tương lai là quốc tế mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là bột sét Bentonite do đó tập tring và công tác giới thiệu sản phẩm,tìm kiếm khách hàng.Tích cực thực hiện các công cụ marketing, PR, thực hiện xúc tiến thương mại điện tử.
- Lựa chọn phẩm chất của nhân viên bán:
Mục tiêu của công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cường trong việc lựa chọn phẩm chất của nhân viên bán hàng đó là phải lựa chọn những nhân
viên được đào tạo có hệ thống, có thái độ ứng xử tốt với khách hàng, có tư cách đạo đức tốt, trung thực, có kinh nghiệm bán hàng và có sức khỏe và phương tiện đi lại.
Mặt khác, công nghệ bán hàng được áp dụng chủ yếu ở Công ty là bán buôn và bán lẻ theo phương thức truyền thống nên quá trình giao tiếp trực tiếp với khách hàng vẫn hạn chế, chưa chủ động trong việc nắm bắt tâm lý và động cơ khách hàng để từ đó có thể tư vấn thuyết phục họ tham gia tích cực vào quá trình mua hàng. Mặc dù đối với công nghệ bán buôn, Công ty cũng đã bắt đầu áp dụng công nghệ bán hàng mới là khách hàng có thể đặt hàng qua email, qua fax trên cơ sở hợp đồng đã ký, trao đổi giá cả, đưa hàng đến tận nơi cho khách hàng nhưng công việc của nhân viên bán ở đây chỉ đơn thuần là giao hàng và thanh toán. Nhân viên chưa biết sáng tạo trong công việc, chưa lắng nghe nhu cầu khách hàng. Do đó, tuy đã có ý thức thực hiện mục tiêu đề ra của Công ty nhưng nhân viên bán cũng mới dừng lại ở việc cố gắng thực hiện mục tiêu đề ra chứ chưa thực sự nỗ lực để vượt xa những mục tiêu đó.
- Về công tác kiểm tra, đánh giá lực lượng bán:
Qua quá trình phân tích tình sơ đồ hoạt động bán hàng của Công ty tôi nhận thấy rằng hoạt động của bộ máy Công ty và các nhân viên là tương đối tốt. Trong hoạt động tổ chức, các nhà quản trị đã thực hiện công việc kiểm tra, giám sát lực lượng bán, lấy đó làm cơ sở để trả thù lao cho nhân viên và động viên khuyến khích nhân viên bán.
+ Về thù lao: công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cườngxét trên cơ sở một phần là lương cơ bản và một phần là thưởng theo doanh số bán hàng. Từng đại lý sẽ tùy theo tình sơ đồ kinh doanh ở từng địa điểm kinh doanh khác nhau trên từng khu vực thị trường khác nhau mà đề ra mục tiêu số lượng bán theo tháng, quý hoặc khoán doanh thu cho từng nhân viên hoặc từng nhóm nhân viên bán. Nếu năng suất lao động của họ cao họ sẽ được thưởng nhiều hơn. Điều đó khuyến khích nhân viên bán tích cực hơn trong hoạt động bán hàng và nâng cao ý thức bán hàng và tinh thần trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng.
+ Về phần động viên lực lượng bán: Công ty luôn cố gắng tạo điều kiện cho nhân viên của mình có thu nhập cao hơn để cải thiện cuộc sống bằng các khoản phúc lợi, khen thưởng thêm cho các cá nhân và tập thể xuất sắc trong công tác. Vào các dịp nhất định Công ty cũng tổ chức cho nhân viên bán hàng cũng như toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty đi tham quan, nghỉ mát. Ban Giám Đốc thường xuyên tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của cán bộ công nhân viên, chia sẻ khó khăn bằng cách trợ cấp cho
những nhân viên có hoàn cảnh khó khăn. Đặc biệt những khi tang ma, hiếu hỉ ở gia đình các nhân viên, Công ty đều cử đại diện đến thăm hỏi tình sơ đồ, động viên khích lệ.
+ Về giám sát lực lượng bán: Đây là hoạt động không thể thiếu trong tiến trình quản trị để đảm bảo Công ty không đi chệch hướng mục tiêu chung của mình. Tại công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cường việc giám sát nhân viên bán hàng bằng cách toàn bộ lực lượng bán hàng phải đảm bảo số lượng hàng hóa bán ra và phải báo cáo hàng tháng về công việc của mình. Cách đánh giá này sẽ đem lại kết quả cao hơn, giúp Công ty nắm bắt được khả năng của từng nhân viên và những hạn chế của họ để có những biện pháp điều chỉnh tốt nhất.
Để đánh giá, đo lường công việc, cần phải lựa chọn những yếu tố căn bản hiện diện trong mọi công việc, đó là các yếu tố kỹ năng, sức cố gắng, trách nhiệm và các điều kiện làm việc. Từ đây sẽ tiến hành đối chiếu với tất cả các công việc khác nhau từ đó Công ty tiến hành phân bổ lao động bán hàng một cách thật sự khoa học và hợp lý với quy mô của Công ty. Nếu không thực hiện việc kiểm tra giám sát thường xuyên thì Công ty sẽ không kiểm soát được hiệu quả bán hàng và chất lượng phục vụ. Đây cũng có thể được coi là một công cụ hữu dụng để động viên nhân viên bán phải luôn biết tự hoàn thiện mình.
* Thực trạng tổ chức mạng lưới bán ở Công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cường:
Với 15 đại lý lớn nhỏ rải khắp địa bàn tỉnh Thanh Hóa và 2 trung tâm xúc tiến và giới thiệu sản phẩm ở TP Hà Nội công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cường đã tổ chức quy hoạch các đại lý bán hàng này đều nằm trong các khu vực dân cư mới đông đúc,với nhu cầu phát triển xây dựng cao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài ra, Công ty còn 1 xí nghiệp sản xuất tại xã Tân Ninh,huyện Triệu Sơn với nguồn nguyên liệu ,máy móc trang thiết bị hiện đại sẵn sàng đáp ứng mọi số lượng bột bentonite mà thị trường yêu cầu.
* Thực trạng lãnh đạo và kiểm soát bán hàng:
Khi đã đề ra kế hoạch mục tiêu hành động thì cuối cùng phải có sự tổng kết đánh giá để so sánh giữa thực tế và kế hoạch. Vậy sau các tiến trình quản trị: hoạch định, tổ chức thực hiện, lãnh đạo điều hành, Ban Giám Đốc và các nhà lãnh đạo Công ty phải tiến hành tiến trình cuối cùng, đó là tiến hành kiểm soát và đánh giá kết quả để tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp để giúp Công ty hoạt động ngày một tốt hơn.
trữ hàng hóa qua hệ thống sổ sách kế toán, các bản báo cáo tình sơ đồ kết quả kinh doanh trong Công ty từ các cửa hàng báo cáo lên mặt khác dựa trên quá trình khảo sát thực tế xuống các cửa hàng một cách trực tiếp.
Dựa trên các thông tin này, những bộ phận có trách nhiệm đánh giá so sánh kết quả hoàn thành với các mục tiêu đề ra cho năm đó và kết quả của một, hai năm trước. Vậy, muốn so sánh, đánh giá khách quan, chính xác tình sơ đồ kinh doanh đòi hỏi người thực hiện phải hiểu biết toàn diện về điều kiện thị trường cụ thể và một số yếu tố ảnh hưởng tới kết quả thực hiện. Do quy mô khu vực, tiềm năng bán hàng, điều kiện cạnh tranh, mức độ tập trung khách hàng và do bản thân năng lực của nhân viên bán khác nhau nên không thể áp dụng các tiêu chuẩn ngang nhau cho các cửa hàng khác nhau ở các khu vực thị trường khác nhau. Trong thực tế, Công ty đã áp dụng một số phương pháp đánh giá sau:
- Đánh giá thành tích thông qua bản báo cáo bán hàng của nhân viên bán (gồm có doanh số nhập vào, bán ra của các loại mặt hàng kinh doanh hàng tháng, quý, năm).
- So sánh giữa các cửa hàng bằng cách đánh giá, xếp hạng thành tích đội ngũ lực lượng bán hàng của từng cửa hàng dựa trên doanh số bán, lợi nhuận và mức nộp doanh thu cho Công ty.
Hiện tại, lực lượng lãnh đạo bán hàng của Công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cường đã thực hiện hành vi lãnh đạo hỗn hợp, có nghĩa là không thực hiện riêng, hành vi lãnh đạo bán hàng cụ thể nào mà kết hợp các ưu điểm của các hành vi lại với nhau để đưa ra một phương pháp quản lý tốt nhất và hạn chế thấp nhất các nhược điểm của từng hành vi (có 4 hành vi lãnh đạo bán hàng đã giới thiệu ở phần 1.3.2 chương I). Các nhân viên bán hàng được tự do đưa ra các ý kiến của mình do đó về mặt tâm lý họ coi đó là quyết định của chính mình và họ sẽ chủ động hoàn thành tốt các quyết định này. Tùy vào từng hoàn cảnh cụ thể mà các nhà quản trị bán hàng sẽ áp dụng các hành vi lãnh đạo cụ thể.
Nhìn chung, công tác lãnh đạo, kiểm soát bán hàng và quản trị bán hàng của Công ty TNHH tư vấn đầu tư xây dựng và Thương Mại Hưng Cường là khá có hiệu quả. Tuy vậy, việc thực hiện quá trình bán hàng của Công ty không thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót còn tồn tại. Dựa vào đó, theo ý kiến chủ quan, tôi đã đưa ra một số đánh giá chung dựa trên những ưu nhược điểm của Công ty Thực phẩm Hà Nội được trình bày cụ thể dưới đây.