Công ty CP Vận Tải và Thƣơng Mại Xuân Trƣờng Hai tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập trung do Giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành các công việc
trong công ty . Mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nhƣ báo cáo tài chính đều do giám đốc quyết định thông qua phòng tổng hợp , duy trì sự phát triển quan hệ với các đại lí kiểm tra và giám sát các hoạt động của toàn công ty . Phòng tổng hợp nhất là bộ phận kế toán phân tích phƣơng hƣớng và chiến lƣợc phát triển của công ty.
Sơ đồ 16: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành của công ty :
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các cấp quản lí như sau:
* Hội đồng quản trị:
Thực hiện chức năng quản lí công ty, chịu trách nhiệm về sự phát triển của công ty theo nhiệm vụ mà các cổ đông giao.
* Ban giám đốc Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban kiểm soát
Phòng hành chính TH
Phòng KD - Maketing
Phòng kế toán CN tại Hà Nội
Đại lí xăng dầu Bộ phận giao nhận Bộ phận bán hàng Bộ phận sửa chữa Đội xe
Gồm giám đốc và 2 phó giám đốc, trực tiếp quản lí và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty , trực tiếp chỉ đạo của phòng ban nghiệp vụ, chi nhánh.
* Phòng hành chính tổng hợp:
- Tham mƣu giúp việc cho Ban giám đốc ở các khâu:
- Xây dựng định mức lao động, kế hoạch lao động, đơn giá tiền lƣơng, quỹ tiền lƣơng…
- Tổ chức lao động, quản lí lao động, tiền lƣơng, tiền thƣởng - Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên - Thực hiện các chức năng hành chình khác.
* Phòng kinh doanh – marketing:
- Tham mƣu giúp việc cho Ban giám đốc tổ chức và triển khai các công việc trong lĩnh vực đầu tƣ và liên doanh, liên kết trong và ngoài nƣớc.
- Tìm kiếm khách hàng, thị trƣờng, duy trì mối quan hệ với các đối tác cũ và tìm kiếm các đối tác mới.
- Tham mƣu cho Giám đốc trong lĩnh vực hoạt động đại lí, triển khai nghiệp vụ chuyên môn.
- Nghiên cứu, xây dựng các hợp đồng thuê lao động, hợp đồng vận chuyển hàng hoá, hợp đồng mua bán kinh tế trong và ngoài nƣớc.
*Phòng tài chính kế toán:
- Tham mƣu cho giám đốc trong việc sử dụng và huy động vốn, quản lí vốn một cách có hiệu quả, đúng mục đích, vòng quay của vốn ngắn ngày.
- Tổ chức công tác kế toán và nghiệp vụ kế toán trong công ty
- Thực hiện nhiệm vụ thanh toán, quyết toán, trả lƣơng cho CBCNV kịp thời - Phản ánh kịp thời tình hình sử dụng và biến động của tài sản, vốn, thƣờng xuyên kiểm tra đối chiếu công nợ, xác định và phân loại các khoản nợ tồn đọng, phân tích khả năng thu hồi để có biện pháp xử lí thích hợp.
*Chi nhánh tại Hà Nội:
Phối hợp tìm kiếm thị trƣờng tại Hà Nội để giải quyết khâu tiêu thụ hàng hoá
-Theo dõi lƣợng hàng nhiên liệu nhập – xuất – tồn báo cáo hàng ngày với phòng kinh doanh cũng nhƣ đảm bảo lƣợng hàng luôn đáp ứng đƣợc nhu cầu của khách hàng.
- Quản lí trực tiếp đội ngũ nhân viên bán hàng xăng dầu
*Bộ phận thợ sửa chữa:
-Theo dõi kĩ thuật cho đội xe, sửa chữa kịp thời mọi hỏng hóc cho các phƣơng tiện vận tải cũng nhƣ trang thiết bị trong công ty
*Bộ phận giao nhận:
-Theo dõi giám sát, giao nhận hàng hoá tại cảng, các điểm nhận hàng khác đối với hàng mà công ty vận tải thuê.
-Theo dõi giám sát, giao nhận hàng tại các điểm mà công ty bán hàng tại kho ngƣời mua.
*Bộ phận bán hàng
- Phối hợp với phòng kinh doanh – Marketing tiếp cận khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ tiềm năng.
- Phối hợp với bộ phận giao nhận giao hàng đến tận kho khách hàng.
- Qua sơ đồ trên ta thấy: công ty có 3 phòng chức năng và 1 chi nhánh. Với một cơ cấu hết sức gọn nhẹ đây chính là một lợi thế của công ty, chi phí quản lí đƣợc giảm đến mức tối thiểu, thông tin đƣợc xử lí một cách nhanh chóng , kịp thời.