Mã hiệu: là một biểu diễn theo quy ước thông thường ngăn gọn dùng biểu
đạt cho 1 đối tượng hoặc thuộc tính đối tượng.
Mã hoá: là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước
và gán cho tập hơp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn.
Lợi ích:
- Xử lý thuận tiện (quản lý, phân tích và tổng hợp thông tin các đối tượng). - Giảm thời gian thao tác với dữ liệu.
- Nhận diện nhanh hơn và chính xác hơn đối tượng. - Giảm thời gian truyền đưa dữ liệu.
- Tiết kiệm thời gian lưu trữ & thời gian xử lý.
Các phưong pháp mã hoá:
- Mã hoá phân cấp: Phân chia tập hợp các đối tượng quản lý thành các nhóm
theo thứ bậc. Mã số được xác định từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
+ Ví Dụ: Hệ thóng tài khoản kế toán Việt Nam là bộ mã 3 cấp. Hai chữ số đầu cho tài khoản, hai chữ số tiếp cho tiểu tài khoản & chữ số cuối cho tiết khoản.
+ Phân loại: Mã phân cấp cố định và mã phân cấp biến thiên. Mã phân cấp cố định là loại mã mà số mã trong từng cấp giới hạn trong 1 khoảng cho trước. Ngược lại là mã biến thiên.
Ưu điểm : chèn mã dễ dàng.
Nhược điểm : nếu đối tượng được mã hoá quá chi tiết thì bộ ký hiệu rất dài & cồng kềnh. Chỉ sử dụng khi tổ chức ổn định vì khi thay đổi 1 yếu tố cả hệ thống thay đổi.
- Mã hoá liên tiếp(tuần tự): mã hoá này được tạo bởi 1 quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số 999 thì người tiếp theo mang mã số 1000.
Ưu điểm : không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng.
Nhược điểm : không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa 2 mã cũ.
- Mã hoá theo seri: phương pháp này sử dụng một tâp hợp theo dãy gọi là
seri. Seri được coi như 1 giấy phép theo mã quy định.
Ưu điểm: dễ tự động hóa, dễ quản lý đối tượng theo từng nhóm.
Nhược điểm: số lượng của từng đối tượng là hạn chế, không thể chèn thêm đối tượng vào nhóm.
-Mã hoá gợi nhớ: Sử dụng đặc trưng riêng có của đối tượng để mã hoá. VD : viết tắt tên tiền tệ quốc tế hoặc biểu tượng.
Ưu điểm: gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng.
Nhược điểm: chỉ áp dụng khi số lượng đối tượng quản lý không nhiều.
-Mã hoá ghép nối: phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi
trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng gán mã.
VD: Công ty kinh doanh Hoàng Hà có bộ mã hàng sau: K1: Kho 1
K2: Kho 2
Ưu điểm: nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao; có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính.
Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa.
- Mã hoá tổng hợp: sử dụng 2 phương pháp mã hoá kết hợp với nhau, thường sử dụng phương pháp mã hoá gợi nhớ với tuần tự hoặc phân cấp.
Ưu điểm: dễ nhận biết đối tượng thuộc nhóm theo yêu cầu của nhà quản lý. Nhược điểm: khó mã hoá vì phải phân nhóm đối tượng trước khi mã hoá.