2.1.1. Các phương pháp thu thập thông tin
a, Phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là 2 công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin quản lý. Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin thông qua việc gặp trực tiếp đưa ra các câu hỏi và nghe trả lời.
Ba bước thực hiện phỏng vấn:
Bước1: Chuẩn bị phỏng vấn
+ Lập danh sách những người được phỏng vấn và lịch phỏng vấn (theo cách thức từ trên xuống).
+ Tìm hiểu về đối tượng được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời…).
+ Xây dựng các câu hỏi. Tổng: 90p max
+ Thành lập tổ phỏng vấn (thường 2người/tổ) + Chuẩn bị dụng cụ, phương tiện.
+ Thông báo lịch phỏng vấn.
Bước 2: Tiến hành phỏng vấn:
+ Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rõ ý.
+ Thái độ tôn trọng, đúng giờ. Tinh thần khách quan, không được tạo cảm giác thanh tra. Trang phục lịch sự.
+ Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. + Ghi chép: mô hình, viết tắt…
Bước 3: Tổng hợp kết quả phỏng vấn
+ Lập bảng kê tài liệu gồm các cột: Mã tài liệu, Tên tài liệu và mô tả ngắn gọn, Nguồn, Đích, Nhiệm vụ, Số lượng tần suất.
+ Lập bảng kê nhiệm vụ gồm các cột: Mã nhiệm vụ, Tên nhiệm vụ và mô tả ngắn gọn, Tài liệu vào, Tài liệu ra, Phương tiện, Ghi chú(sự kiện khởi sinh nhiệm vụ).
+ Vẽ bổ sung vào các mô hình.
+ Phát hiện vấn đề phi logic khi thu thập thông tin, tìm cách thức giải quyết.
+ Khó khăn, yếu kém hoặc mong muốn của người được phỏng vấn. Giải pháp?
b, Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
Phương pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỷ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
+ Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc 1 nhóm công tác.
+ Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
+ Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra.
c, Phương pháp quan sát.
Việc quan sát cung cấp sự hiểu biết về những gì các thành viên của tổ chức thực sự đang làm.
Nhìn nhận trực tiếp các quan hệ tồn tại giữa những người ra quyết định và các thành viên khác của tổ chức.
Kỹ thuật STROBE:
Gọi là kỹ thuật quan sát môi trường có cấu trúc (STRuctured OBservation of the Environment). Là kỹ thuật quan sát môi trường của những người ra quyết định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• STROBE phân tích bảy phần tử môi trường:
• Vị trí văn phòng.
• Vị trí bàn làm việc.
• Thiết bị văn phòng.
• Tài sản.
• Các nguồn thông tin bên ngoài.
• Mầu sắc và ánh sáng văn phòng.
• Trang phục của người ra quyết định.
• Vị trí văn phòng.
• Những văn phòng dễ thâm nhập.
• Các hành lang chính, cửa mở thông nhau.
• Không gian đi lại lớn.
• Làm tăng tần suất tương tác và các thông điệp không chính thức.
• Những văn phòng khó thâm nhập.
• Có thể nhìn nhận hệ thống theo cách khác.
• Nằm cô lập so với các văn phòng khác.
• Vị trí bàn làm việc.
• Không gian kín, quay lưng vào tường, khoảng rộng sau bàn lớn.
• Thể hiện vị trí có sức mạnh lớn nhất.
• Bàn quay mặt vào tường, ghế nằm về một phía.
• Khả năng trao đổi, giao tiếp ngang nhau.
• Thiết bị văn phòng.
• Tủ hồ sơ và giá sách:
• Nếu không có những thứ dó thì nhân viên chỉ lưu trữ một số mục thông tin mang tính cá nhân.
• Nếu có thì họ sẽ lưu trữ và khai thác thông tin.
• Tài sản .
• Máy tính điện tử.
• Máy vi tính.
• Bút mực, bút chì, thước kẻ.
• Nếu có thì nhân viên sẽ xử lý dữ liệu một cách cá nhân. • Các nguồn thông tin bên ngoài. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Báo hoặc tạp chí thương mại thể hiện rằng nhân viên khai thác các thông tin bên ngoài.
• Các báo cáo, sổ ghi nhớ, sổ tay chính sách của công ty thể hiện rằng con người khai thác các thông tin bên trong tổ chức.
• Mầu sắc và ánh sáng văn phòng. • Ánh sáng chói, ấm áp thể hiện:
• Khuynh hướng hướng tới giao tiếp cá nhân nhiều hơn. • Nhiều cuộc giao tiếp không chính thức hơn.
• Nhiều sự giao tiếp chính thức hơn (vì vậy nên chú trọng vào sổ ghi nhớ, các báo cáo…).
• Trang phục
o Nam giới: Conplê trang trọng thể hiện khả năng đó là người có quyền lực lớn. Trang phục bình thường thể hiện nhiều khả năng đó là người tham gia vào việc ra quyết định
o Nữ giới: Trang phục trang trọng thể hiện khả năng đó là người có quyền lực
2.1.2. Kĩ thuật mã hóa
Mã hiệu: là một biểu diễn theo quy ước thông thường ngăn gọn dùng biểu
đạt cho 1 đối tượng hoặc thuộc tính đối tượng.
Mã hoá: là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước
và gán cho tập hơp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn.
Lợi ích:
- Xử lý thuận tiện (quản lý, phân tích và tổng hợp thông tin các đối tượng). - Giảm thời gian thao tác với dữ liệu.
- Nhận diện nhanh hơn và chính xác hơn đối tượng. - Giảm thời gian truyền đưa dữ liệu.
- Tiết kiệm thời gian lưu trữ & thời gian xử lý.
Các phưong pháp mã hoá:
- Mã hoá phân cấp: Phân chia tập hợp các đối tượng quản lý thành các nhóm
theo thứ bậc. Mã số được xác định từ trái qua phải các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn.
+ Ví Dụ: Hệ thóng tài khoản kế toán Việt Nam là bộ mã 3 cấp. Hai chữ số đầu cho tài khoản, hai chữ số tiếp cho tiểu tài khoản & chữ số cuối cho tiết khoản.
+ Phân loại: Mã phân cấp cố định và mã phân cấp biến thiên. Mã phân cấp cố định là loại mã mà số mã trong từng cấp giới hạn trong 1 khoảng cho trước. Ngược lại là mã biến thiên.
Ưu điểm : chèn mã dễ dàng.
Nhược điểm : nếu đối tượng được mã hoá quá chi tiết thì bộ ký hiệu rất dài & cồng kềnh. Chỉ sử dụng khi tổ chức ổn định vì khi thay đổi 1 yếu tố cả hệ thống thay đổi.
- Mã hoá liên tiếp(tuần tự): mã hoá này được tạo bởi 1 quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn nếu người được tuyển dụng vào làm việc trước có mã số 999 thì người tiếp theo mang mã số 1000.
Ưu điểm : không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng.
Nhược điểm : không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa 2 mã cũ.
- Mã hoá theo seri: phương pháp này sử dụng một tâp hợp theo dãy gọi là
seri. Seri được coi như 1 giấy phép theo mã quy định.
Ưu điểm: dễ tự động hóa, dễ quản lý đối tượng theo từng nhóm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhược điểm: số lượng của từng đối tượng là hạn chế, không thể chèn thêm đối tượng vào nhóm.
-Mã hoá gợi nhớ: Sử dụng đặc trưng riêng có của đối tượng để mã hoá. VD : viết tắt tên tiền tệ quốc tế hoặc biểu tượng.
Ưu điểm: gợi nhớ cao, có thể nới rộng dễ dàng.
Nhược điểm: chỉ áp dụng khi số lượng đối tượng quản lý không nhiều.
-Mã hoá ghép nối: phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi
trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng gán mã.
VD: Công ty kinh doanh Hoàng Hà có bộ mã hàng sau: K1: Kho 1
K2: Kho 2
Ưu điểm: nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao; có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính.
Nhược điểm: Khá cồng kềnh vì phải cần nhiều ký tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã mất ý nghĩa.
- Mã hoá tổng hợp: sử dụng 2 phương pháp mã hoá kết hợp với nhau, thường sử dụng phương pháp mã hoá gợi nhớ với tuần tự hoặc phân cấp.
Ưu điểm: dễ nhận biết đối tượng thuộc nhóm theo yêu cầu của nhà quản lý. Nhược điểm: khó mã hoá vì phải phân nhóm đối tượng trước khi mã hoá.
2.1.3. Các công cụ mô hình hóa
Các yêu cầu của người sử dụng thường được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên để những người không có kiến thức về mặt kĩ thuật có thể hiểu được nó. Tuy nhiên, những yêu cầu hệ thống chi tiết phải được mô hình hóa. Mô hình hóa hệ thống giúp người phân tích hiểu rõ các chức năng của hệ thống.
Một số công cụ chính dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống là : sơ đồ chức năng kinh doanh BFD (Business Function Diagram), sơ đồ luồng thông tin IFD(Information Flow Diagram) và sơ đồ luồng dữ liệu DFD(Data Flow Diagram)
a, Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD là sơ đồ mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Mô hình được xây dựng dần cùng với tiến trình khảo sát chi tiết giúp cho việc định hướng hoạt động khảo sát.
Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng hay miền cần nghiên cứu của tổ chức.
Nó cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu.
Là cơ sở để thiết kế cấu trúc hệ thống chương trình của hệ thống sau này.
Mục đính: xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng của hệ thống thông tin quản lý.
Một sơ đồ đầy đủ gồm:
o Tên chức năng.
o Mô tả chức năng.
o Đầu vào của chức năng(dữ liệu).
o Đầu ra chức năng(dữ liệu). Các bước lập sơ đồ chức năng:
o Bước 1: Liệt kê các chức năng.
o Bước 2: Cấu trúc nhóm, đặt tên nhóm.
o Bước 3: vẽ sơ đồ chức năng. Vai trò BFD: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
o Hiểu rõ hoạt động tổ chức.
o Sắp xếp bố trí cần sự hỗ trợ tin học.
o Xác định công việc câầ sự hỗ trợ tin học. Phân cấp của sơ đồ BFD.
Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết. Trên cơ sở đó phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó.
Qui tắc lập sơ đồ BFD
- Tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng. - Lựa chọn: khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách
lựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó. - Phép lặp: nếu một quá trình được thực hiện hơn một lần thì đánh dấu
- Nếu một quá trình nào đó bị loại khỏi đề án do chưa hợp lí hoặc không đem lại lợi ích thì nên đánh dấu bằng một dòng đậm vào khối chức năng đó.
- Khi các chức năng phụ thuộc vào các sự kiện bên ngoài thi có thể đánh dấu bằng một mũi tên bên lề bên phải. Tên gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng khác nhau
Phương pháp xây dựng BFD - Phân mức các chức năng
• BFD được xây dựng theo mô hình phân mức, mỗi một chức năng có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con trong sơ đồ (nhìn sơ đồ B dễ thấy chức năng A bao gồm chức năng B và C; chức năng C lại bao gồm D và E).
• Chú ý là với một sơ đồ, không nên có quá 6 mức, thông thường thì 3 mức là phù hợp với các hệ thống trung bình.
• Với mỗi chức năng không nên có quá 6 chức năng con vì như vậy sẽ làm sơ đồ trở nên phức tạp và khó kiểm soát. Nếu gặp trường hợp có quá nhiều chức năng con thì có thể giải quyết bằng cách tạo thêm mức trung gian để nhóm các chức năng con lại.
• Cần đảm bảo tính cân bằng của sơ đồ, nghĩa là các chức năng thuộc cùng một mức nên có sự tương đương nhau về kích thước và độ phức tạp ( dụ sơ đồ B thể hiện cân bằng hơn sơ đồ A).
• Mỗi chức năng phải mang một tên duy nhất, không trùng lặp với chức năng khác; tên phải thể hiện khái quát các chức năng con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ mà nó thực hiện.
Tên của chức năng phải bắt đầu bằng động từ, ví dụ như “lập đơn hàng”Tuân thủ những nguyên tắc trên sẽ giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu tiếp theo được rõ ràng.
Mức A B 0 1 … Quản lí hợp đồng Quản lí danh mục Quản lí danh mục Quản lí hợp đồng …
Quản lí danh mục nhà thầu Quản lí danh mục chủ đầu tư …
Hình 2.1: Minh họa cấu trúc sơ đồ phân mức chức năng.
- Xác định các chức năng.
Ở mức cao nhất của nghiệp vụ, chức năng chính có thể là một trong các loại sau:
o Sản xuất sản phẩm.
o Cung cấp dịch vụ (bán hàng, bảo dưỡng).
o Quản lý tài nguyên (tài sản, nguồn nhân lực, con người…).
Khi đã xác định được loại mà nó thuộc vào thì sẽ đặt tên cho chức năng cao nhất này.
Tiếp theo, để xác định các chức năng con thì từ chức năng chính, ta đặt nó trong chu kỳ sống gồm các giai đoạn:
o Xác định nhu cầu. o Mua bán.
o Bảo hành, bảo dưỡng.
o Thanh lý hoặc chuyển nhượng.
Mỗi giai đoạn có thể có một hoặc nhiều chức năng con. Ví dụ, với chức năng Bán hàng thì ở giai đoạn xác định nhu cầu có thể có chức năng con là Quản lý thông tin khách hàng, ở giai đoạn mua bán thì có thể là Cập nhật đơn hàng… Người phân tích phải xác định được mức nào là thấp nhất, khi đó sẽ dừng việc phân tích chức năng. Để nhận biết một chức năng mức thấp nhất bằng cách xét xem có phải chức năng đó chỉ có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm vụ nhỏ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi xây dựng BFD cần đảm bảo tính đơn giản, rõ ràng và chính xác của sơ đồ. Với các hệ thống lớn, có thể trình bày BFD trên nhiều trang, trang 1 là BFD mức cao nhất (mức 0), tiếp theo ứng với mỗi chức năng sẽ được phân tích ở các trang sau tới chức năng mức thấp nhất thì dừng.
Ví dụ :
b, Sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Một sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) là một công cụ đồ họa để mô tả luồng dữ liệu luân chuyển trong một hệ thống và những hoạt động xử lý được thực hiện bởi hệ thống đó. Sơ đồ luồng dữ liệu còn có các tên gọi khác là biểu đồ bọt, biểu đồ biến đổi và mô hình chức năng
Thanh toán, thanh lí hợp đồng Xử lí thanh toán Xử lí thanh lí Kiểm tra hợp đồng Quản lí hợp đồng xây dựng Xác định yêu cầu Đánh giá khả năng thực hiện Dự toán chi phí Kí kết hợp đồng Kí kết hợp đồng Kí kết hợp đồng liên quan Kí kết hợp đồng vật tư, máy móc Phân tích nhu cầu
DFD tài liệu hóa một thao tác/hoạt động/chức năng nghiệp vụ của một hệ thống thành một quá trình. DFD mô tả cách thức dữ liệu được xử lý trong và tại biên giới của hệ thống. DFD thể hiện chi tiết sự phụ thuộc lẫn nhau giữa