2.2.1.1. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh
- Mặt hàng: Công ty cổ phần Gạch ngói & VLXD Đồng Nai – Hà Tĩnh chuyên
sản xuất, kinh doanh gạch ngói cao cấp, vật liệu xây dựng, xuất nhập khẩu vật tư, vật liệu, máy móc thiết bị, dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
- Đặc điểm của thị trường tiêu thụ: Thị trường chính của Công ty chủ yếu là các
tổ chức ở khu vực địa bàn huyện Kỳ Anh và huyện Cẩm Xuyên và các khu vực trong tỉnh Hà Tĩnh. Thị trường tiêu thụ của Công ty ngày càng mở rộng hơn khi mấy năm
gần đây có nhiều nhà đầu tư vào khu vực này, nhất là khu kinh tế Vũng Áng trong giai đoạn xây dựng cơ bản.
2.2.1.2. Phương thức tiêu thụ và phương thức thanh toán
- Phương thức tiêu thụ: Công ty cổ phần Gạch ngói & VLXD Đồng Nai - Hà Tĩnh là công ty chuyên cung cấp sản phẩm vật liệu xây dựng và bán hàng trực tiếp cho các hộ dân có nhu cầu xây dựng, các công ty, các công trình xây dựng trong khu vực nên công ty thường bán hàng trực tiếp chứ không thông qua đại lý. Công ty xuất bán những lô hàng có giá trị từ nhỏ đến lớn thông qua hình thức mua trực tiếp tại công ty, đơn đặt hàng hay hợp đồng mua. Do đó, ở công ty có hai phương thức bán hàng sau:
Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Công ty áp dụng phương thức bán hàng này đối với khách mua lẻ. Khách hàng sẽ trực tiếp nhận hàng tại kho của công ty.
Phương thức bán hàng theo hợp đồng kinh tế đã ký: Là hình thức tiêu thụ sản phẩm dựa vào các hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, chủ yếu là những khách hàng lớn, hợp tác lâu năm, các công ty xây dựng công trình cho khu công nghiệp.
- Phương thức thanh toán
Thanh toán bằng tiền mặt: Là phương thức khách hàng có thể trả ngay bằng tiền
mặt hoặc thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán trả chậm được công ty áp dụng đối với khách hàng có quan hệ làm ăn lâu năm và uy tín với công ty.
Thanh toán chuyển khoản qua Ngân hàng: Các đơn đặt hàng có giá trị lớn, các
khách hàng mua hàng theo phương thức hợp đồng đã ký, đây là phương thức thanh toán chủ yếu của công ty.
2.2.2. Kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh 2.2.2.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
a) Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, phiếu xuất bán, báo cáo bán hàng, phiếu thu, giấy báo có, và các chứng từ liên quan, sổ cái TK 511,111,112,…
b)Tài khoản sử dụng
c) Quá trình luân chuyển chứng từ
Trường hợp khách hàng mua tại kho bãi (mua lẻ)
- Khi có nhu cầu, khách hàng đến địa điểm bán hàng của công ty mua hàng (trường hợp mua lẻ). Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, bộ phận bán hàng lập hóa đơn GTGT: Hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại bộ phận lập hóa đơn, liên 2 chuyển cho khách hàng, liên 3 chuyển cho bộ phận kế toán. Trường hợp này chủ yếu khách hàng thanh toán tiền ngay, khách hàng đưa liên 2 cho thủ quỹ. Căn cứ vào hóa đơn thủ quỹ thu tiền và lập phiếu thu gồm 2 liên: liên 1 lưu tại thủ quỹ và liên 2 chuyển qua phòng kế toán và trả lại liên 2 hóa đơn GTGT cho khách hàng. Sau khi nhận được hóa đơn từ bộ phận bán hàng và phiếu thu (nếu có) từ thủ quỹ kế toán trưởng xem xét, đối chiếu rồi đưa cho kế toán viên kiểm tra lại nội dung trên hóa đơn có khớp với hóa đơn được phòng kinh doanh lập gửi qua hay không.
Trường hợp bán hàng thông qua đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán
Khi nhận được Đơn đặt hàng từ khách hàng, Phòng bán hàng sẽ trình Giám đốc phê duyệt. Sau đó nhân viên phòng bán hàng dựa trên Đơn đặt hàng sẽ kiểm tra thông tin khách hàng, cân đối số lượng sản phẩm, điều kiện thanh toán để lập Hợp đồng bán hàng
gồm 2 liên, một liên chuyển cho khách hàng, một liên lưu tại phòng bán hàng.
- Đối với khách hàng thanh toán sau khi nhận hàng, thì nhân viên Phòng bán hàng sẽ dựa vào Đơn đặt hàng và Hợp đồng bán hàng để lập Hoá đơn bán hàng gồm ba liên: liên 1 lưu tại phòng bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho Thủ kho. Tại bộ phận kho, Thủ kho dựa vào liên 3 của Hoá đơn bán hàng để xuất hàng theo đúng số lượng. Kế toán thanh toán dựa trên liên 3 Hợp đồng bán hàng, liên 1 hoá đơn bán hàng để ghi sổ, lưu chứng từ theo mã Khách hàng và để theo dõi công nợ của khách hàng. - Đối với khách hàng thanh toán trước, sau khi nhận được Giấy báo Có của ngân hàng, nhân viên phòng bán hàng sẽ dựa vào Hợp đồng bán hàng để lập Hoá đơn bán hàng gồm 3 liên: liên 1 lưu tại phòng, liên 2 chuyển cho Khách hàng và liên 3 giao tại bộ phận kho. Tại bộ phận kho, Thủ kho dựa vào liên 3 của Hoá đơn bán hàng để xuất hàng theo đúng số lượng. Kế toán thanh toán dựa trên liên 3 Hợp đồng bán hàng, liên 1 hoá đơn bán hàng để ghi sổ và lưu chứng từ theo mã Khách hàng.
Cuối kỳ xuất các báo cáo, sổ theo yêu cầu sử dụng của đơn vị.
d) Hạch toán kế toán
Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ví dụ: Ngày 17/10/2013 Khách hàng là Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Châu Tuấn đến công ty mua gạch, phòng bán hàng tiến hành lập hóa đơn GTGT, dựa vào hóa đơn GTGT thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho
Biểu mẫu 2.1: Hóa đơn GTGT
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: 01AA/13P Liên 1: Lưu Số: 0002720
Ngày 17 tháng 10 năm 2013 Đơn vị bán hàng:Công ty CP Gạch ngói & VLXD Đồng Nai Hà Tĩnh Mã số thuế: 3000 417 32N
Địa chỉ: Xã Kỳ Tiến – huyện Kỳ Anh – tỉnh Hà Tĩnh
Điện thoại:0393.740.588 – Fax: 0393.740.633. Số tài khoản: 02010002585570. Tại Ngân Hàng TMCP Ngoại Thương Hà Tĩnh.
Họ tên người mua hàng... Tên đơn vị: Công Ty TNHH Xuất nhập khẩu Châu Tuấn
Mã số thuế: 3000 276 035
Địa chỉ: Khối 05 – Thị trấn Xuân An – Nghi Xuân – Hà Tĩnh
Hình thức thanh toán: CK/TN - Số Tài Khoản:……….. STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Gạch đặc R10 Viên 6000 1.397,27 8.383.636
2 Bốc xếp 289.091
3 Vận chuyển 818.182
Cộng tiền hàng: 9.490.909 Thuế suất GTGT: 10 %, Tiền thuế GTGT: 949.091 Tổng cộng tiền thanh toán 10.440.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu bốn trăm bốn mươi ngàn chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết tài khoản Sổ cái các TK liên quan
Biểu mẫu 2.2: Phiếu xuất kho
CÔNG TY CP GẠCH NGÓI & VLXD ĐỒNG NAI- HÀ TĨNH Xã Kỳ Tiến- Huyện Kỳ Anh- Tỉnh Hà Tĩnh
PHIẾU XUẤT KHO Số : 59
Ngày 17 tháng 10 năm 2013
Người nhận hàng: Nguyễn Minh Thuận Địa chỉ (bộ phận): Phòng Kinh doanh
Xuất tại kho: Công ty CP Gạch ngói & VLXD Đồng Nai- Hà Tĩnh Nội dung: Xuất kho gạch để bán
Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk nợ Tk có Đvt Số lượng Giá Thành tiền 1 KSP R10 Gạch đặc R10 632 15509 Viên 6.000 1.396,12 8.376.720
Tổng cộng: 8.376.720
Bằng chữ:tám triệu, ba trăm bảy mươi sáu ngàn, bảy trăm hai mươi đồng chẵn./.
Kèm theo: 0 chứng từ gốc. Ngày 17 tháng10 năm2013
NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán dựa vào hóa đơn bán hàng và phiếu thu kế toán tiến hành định khoản doanh thu bán hàng như sau:
Nợ TK 1311: 10.440.000 Có TK 511209: 9.490.909 Có TK 33311 : 949.091
Doanh thu 9.490.909 được thể hiện trên sổ cái TK 511 và bảng kê chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra. Hằng ngày phần mềm kế toán xuất các báo cáo bán hàng để tiện theo dõi bán hàng của Công ty.
Biểu mẫu 2.3: Sổ cái TK 511
Công ty CP Gạch ngói & VLXD Đồng Nai- Hà Tĩnh
Xã Kỳ Tiến- Huyện Kỳ Anh- Tỉnh Hà Tĩnh
Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 511 - doanh thu bán hàng
Từ ngày: 01/10/2013 đến ngày 31/10/2013 Đơn vị tính: Đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải NKC TK đ/ứ Số tiền Số Ngày tháng Trangsố dòngSTT Nợ Có …. …. ……… … ……… 17/10/2013 HĐ 0002507 17/10/2013 Xuất bán hàng cho khách 1311 9.490.909 31/10/2013 PKT 31/10/2013 K/C doanh thu 911 2.127.607.797 Cộng phát sinh 2.127.607.797 2.127.607.797 Số dư cuối kỳ 0 0
- Sổ này có 02 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 02 - Ngày mở số: / /
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tê) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Bùi Thị Thúy Hằng Ngô Đức Lý
Biểu mẫu 2.4: Bảng kê chứng từ
TỔNG CÔNG TY CP GẠCH NGÓI VÀ VLXD ĐỒNG NAI- HÀ TĨNH BẢNG KÊ CHỨNG TỪ
Chứng từ Tên khách Diễn giải Tài khoản Tk đ/ứ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/10/2013 HĐ 0002704
Khách Lẻ Xuất bán hàng cho khách 511209 131 1 15.269.27 2 …. ….. ….. ….. …. ….. ….. 17/10/2013 HĐ 0002720 CT TNHH XNK Châu Tuấn Xuất bán hàng cho khách 51120 9 131 1 8.383.636 17/10/2013 HĐ 0002720 CT TNHH XNK Châu Tuấn Xuất bán hàng cho khách 51130 9 131 1 1.107.273 31/10/2013 … …. …. …. …. …. Từ ngày: 01/10/2013 đến ngày: 31/10/2013 Tổng cộng: 2.127.607.797
CÔNG TY CP GẠCH NGÓI VÀ VẬT LIỆU XÂY DỰNG ĐỒNG NAI- HÀ TĨNH
B01 – BH BÁO CÁO BÁN HÀNG
TT Số
Phiếu LoạiSP lượngSố Xe VC Tiền hàng hồngHoa chuyểnVận Bốc xếp Khách hàng
Xuất bán chuyển khoản
5 C254 Đặc R10 6.000 38C 4400 9.490.000 818.18 2 289.091 09CTXNKCT – Châu Tuấn 6.000 0 9.490.000 818.182 289.091
Xuất bán khách lẻ thu tiền mặt
TT Số Phiếu Loại SP Số Lượng Xe VC Tiền Hàng Hoa Hồng
Giá bán Khách Hàng
Cộng KL 0 0 0 0
Tổng cộng 6.000 9.490.000
Khách hàng trả trước
Số tiền cho khách nợ 0 Số tiền còn phải thu 0 Ngày 17 tháng 10 năm 2013 Giám đốc Kế toán
Biểu mẫu 2.5: Báo cáo bán hàng
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong năm công ty CP Gạch ngói & VLXD Đồng Nai- Hà Tĩnh không phát sinh khoản mục làm giảm trừ doanh thu.
2.2.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán
a) Chứng từ sử dụng: phiếu xuất kho, phiếu cân hàng, nhập kho,..
b) Sổ sách sử dụng: sổ cái tài khoản 632, sổ chi phí sản xuất kinh doanh c) Hạch toán kế toán
Công ty CP gạch ngói và VLXD Đồng Nai - Hà Tĩnh sử dụng phương pháp bình quân gia quyền theo tháng để tính giá thành phẩm xuất kho.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ - Giá trị hàng xuất trong kỳ: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên:
- Công ty CP Gạch ngói & VLXD Đồng Nai - Hà Tĩnh áp dụng công thức tính giá thành phẩm xuất kho như sau:
Trị giá vốn thành phẩm xuất kho
= Đơn giá bình quân
X Số lượng sản phẩm xuất kho
Đơn giá bình quân trong kỳ = (Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị TP nhập kho trong kỳ)/(Số lượng TP tồn kho đầu kỳ+ Số lượng TP nhập kho trong kỳ)
Giá vốn được thể hện trên bảng tính giá vốn, hoặc trên khoản mục giá thực tế của bảng kết quả sản xuất kinh doanh quý. Để hiểu rõ hơn về phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ, lấy ví dụ sau đây:
Ví dụ: Ngày 1/11/2013 công ty tiến hành kiểm kê khối lượng thành phẩm, biên bản kiểm kê như sau:
Biểu mẫu 2.6: Biên bản kiểm tra thành phẩm tháng 10/2013
CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI VÀ VLXD ĐỒNG NAI- HÀ TĨNH
BIÊN BẢN KIÊM KÊ THÀNH PHẨM THÁNG 10/2013
Hôm nay, ngày 1 tháng 11 năm 2013, tại Công ty Cổ phần gạch ngói và vật liệu xây dựng Đồng Nai- Hà Tĩnh, tổ kiểm kê khối lượng thành phẩm gồm:
1. Ông Trần Quốc Khánh Phó Giám đốc 2. Bà Bùi Thị Hằng Kế toán trưởng. 3. Bà Nguyễn Thị Hường Thống kê. 4. Ông Trần Văn Thành CB Kế toán
Cùng nhau kiểm kê gạch thành phẩm đến hết ngày 31/10/2013, kết quả như sau:
TT Loại gạch Tồn đầu tháng Sản xuất trong tháng Xuất bán Tồn cuối tháng Chênh lệch thừa thiếu Tỷ lệ (%) Sổ sách Thực tế 1 Gạch 2 lỗ 31.390 271.220 207.600 92.010 98.660 10.885 4 2 Gạch 6 lỗ 85.500 357.460 439.300 3.660 6700 -11.779 -3 ... Tổng cộng (Gạch quy chuẩn) 1.061.083 2.193.444 2.182.193 1.072.335 1.022.983 -48.048 -2.2
Các thành viên tổ kiểm kê cùng thống nhất với số liệu trên và cùng ký tên vào biên bản XÁC NHẬN CỦA CÁC THÀNH VIÊN TỔ KIỂM KÊ
1 2 3 4
Như vậy ta thấy Tồn kho cuối kỳ = Tồn đầu kỳ - sản xuất trong kỳ (nhập trong kỳ) -
Xuất trong kỳ = 1.061.083+ 2.193.444 - 2.182.193 = 1.072.335
Khi sản phẩm nhập kho, thủ kho kiểm tra số lượng, cùng với biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu nghiệm thu sản phẩm thành phẩm nhập kho.
Ví dụ: Ngày 01/10/2013 nhập kho thành phẩm gạch đặc 15 (R15), bộ phận kho lập phiếu nghiệm thu sản phẩm như sau:
Biểu mẫu 2.7: Phiếu nghiệm thu sản phẩm
CÔNG TY CP GẠCH NGÓI & VLXD ĐỒNG NAI- HÀ TĨNH
Số: 67
PHIẾU NGHIỆM THU SẢN PHẨM
Bộ phận được nghiệm thu: Bộ phận kho
TT Nội dung công
việc ĐVT
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
Chất lượng công việc
1 Nghiệm thu gạchnhập kho R15 Đ/viên 20.000 2112,28 42.245.600 A
Kỳ Anh, Ngày 01 tháng 10 năm 2013
Cán bộ nghiệm thu PT bộ phận thực hiện
Nguyễn Quốc Chi Bộ phận kho
Khi bán hàng thủ kho căn cứ vào liên 3 của hóa đơn bán hàng từ phòng kinh doanh để tiến hành xuất hàng theo đúng yêu cầu và số lượng, đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập gồm có 2 liên, liên 1 được lưu tại nơi lập, liên 2 sẽ được chuyển tới bộ phận kế toán.
Nhận được phiếu xuất kho, kế toán sẽ căn cứ vào đó để nhập liệu vào phần mềm kế toán. Từ đây, phần mềm sẽ cho ra sổ liên quan như sổ cái tài khoản 632, sổ chi tiết TK 632.
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán giá vốn hàng bán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ví dụ: Ngày 02/10/2013 Xuất kho gạch để bán cho khách hàng, dựa vào hóa đơn GTGT thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN + Sổ cái TK 632 + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
Biểu mẫu 2.8: Phiếu xuất kho
CÔNG TY CP GẠCH NGÓI & VLXD ĐỒNG NAI- HÀ TĨNH Xã Kỳ Tiến- Huyện Kỳ Anh- Tỉnh Hà Tĩnh
PHIẾU XUẤT KHO Số : 49
Ngày 02 tháng 10 năm 2013
Người nhận hàng: Nguyễn Minh Thuận Địa chỉ (Bộ phận): Phòng Kinh Doanh
Xuất tại kho: Công ty CP Gạch ngói & VLXD Đồng Nai- Hà Tĩnh Nội dung: Xuất kho gạch để bán
Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk nợ Tk có Đvt lượngSố Giá Thành tiền
1 KSP 09SPGR15 Gạch đặcR15 632 15509 Viên 7.500 2.275,47 17.066.025
Tổng công: 17.066.025
Bằng chữ: Mười bảy triệu, không trăm sáu mươi sáu ngàn, không trăm hai mươi lăm đồng chẵn./.
Kèm theo: 0 chứng từ gốc. Ngày 02 tháng10 năm2013
NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐC
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán và kế toán dựa vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho tiến hành nhập liệu vào phần mềm: