- Thủ tục nhập kho NVL: Căn cứ vào “hoá đơn bán hàng” của bên bán có xác nhận nhập đủ hàng của thủ kho Công ty, Kế toán vật liệu làm phiếu nhập kho (3 liên). Hoá đơn được đính kèm theo phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho hợp lệ được chuyển cho thủ kho một bản, kế toán thanh toán 1 bản kèm theo hoá đơn, 1 bản lưu lại cuống.
- Thủ kho xuất kho NVL: Hàng ngày kế toán vật liệu căn cứ vào sổ đề nghị lĩnh vật tư của các phân xưởng sản xuất đã được phòng Kỹ thuật ký duyệt để làm phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được viết 3 liên: 1 liên lưu tại
Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ
Giá hạch toán của NVL nhập kho trong
kỳ +
cuống, 1 liên giao cho thủ kho. Sau khi thủ kho phát hàng xong sẽ chuyển 1 liên phòng kế toán.
Cuối tháng thủ kho phải ghi số lượng vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được Kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng khi ghi sổ xong thủ kho phải gửi về phòng Kế toán để kiểm tra và tính tiền.
Định kỳ 5 ngày nhân viên Kế toán xuống kho kiểm tra hướng dẫn việc ghi chép thẻ kho của thủ kho (Thẻ kho là chứng từ để thủ kho đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết) và thu nhận chứng từ, Kế toán kiểm tra và tính giá (giá hạch toán) theo từng chứng từ, tổng cộng số tiền ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập - xuất vật liệu. Tiếp đó cộng số tiền nhập – xuất trong tháng đưa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho (x) giá hạch toán.
Cuối tháng thủ kho tập hợp và cộng thẻ kho, đồng thời lập bảng nhập xuất vật tư trong tháng sau đó thủ kho gửi lên phòng kế toán. Còn Kế toán căn cứ vào các phiếu xuất kho lập bảng kê giá hạch toán xuất kho từng sản phẩm, từng đối tượng sử dụng, từ số liệu ở bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu kế toán lập bảng phân bổ số NVL. Đồng thời kế toán căn cứ vào số liệu ghi trên Nhật ký – Chứng từ để ghi vào sổ cái và phải đối chiếu số dư cuối tháng của TK 152 theo giá thực tế trên bảng kê tính giá thực tế NVL với số dư của TK 152 trên sổ cái. Số dư của chúng trên bảng kê và sổ cái phải bằng nhau.