Ký hóa đơn GTGT Lập chứng từ Nhập quỹ Xuất hàng Ghi sổ nghiệp vụ
Thuế VAT phải nộp, TK 111 – Tiền mặt, TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Sơ đồ 2.1: Trình tự lập và luân chuyển chứng từ bán hàng
2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu và thu nhập khác
Từ Bảng kê thanh toán thu phí bảo hiểm gốc hàng ngày (Mẫu 2.1), Thông báo thu phí bảo hiểm (Mẫu 2.2) cùng bản sửa đổi bổ sung (Mẫu 2.3), hóa đơn giá trị gia tăng của dịch vụ (Mẫu 2.4), Thông tin người mua (Mẫu 2.5) được lập ngay khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán lập chứng từ ghi sổ (Mẫu 2.6). Chứng từ này được nhập vào hệ thống kế toán trên máy tính chạy vào Sổ đăng ký chứng từ, Sổ chi tiết và Sổ cái của các tài khoản liên quan.
Mẫu 2.1 Bảng kê thanh toán thu phí bảo hiểm gốc hàng ngày
Mẫu 2.2 Thông báo thu phí bảo hiểm
Mẫu 2.3 Sửa đổi, bổ sung thông báo
Mẫu 2.4 Hóa đơn GTGT
Mẫu 2.6 Chứng từ ghi sổ
2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu
Sơ đồ 2.2 Quy trình phản ánh doanh thu
Mô tả quy trình chung:
- Đối với trường hợp bán lẻ, các nghiệp vụ bảo hiểm cá nhân ( chủ yếu là các nghiệp vụ bảo hiểm BH xe máy, Bh con người, hàng hóa, tàu song, tàu cá, nhà tư nhân,…..), sau khi cấp Giấy chừng nhận bảo hiểm, cán bộ/ đại lí phải thu tiền ngay, viết hóa đơn và/ hoặc lập bảng kê thu phí. Nếu phí bảo hiểm theo các bảng kê chưa được viết hóa đơn thì kế toán phải tổng hợp, viết hóa đơn thu phí bảo hiểm làm căn cứ hạch toán , kê khai thuế theo quy định. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán nhập vào chương trình kế toán để hạch toán doanh thu.
- Trường hợp bảo hiểm cho các khách hàng tổ chức, các nghiệp vụ bảo hiểm thương mại ( tàu thuy, hàng hóa, kĩ thuật, cháy và tài sản,…), ngay sau khi giao kết hợp đồng bảo hiểm( cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, đơn bảo hiểm), bộ phận nghiệp vụ phải gửi thông báo thu phí cho khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán 1 bản hợp đồng bảo hiểm và thông báo thu phí để theo dõi. Trừ trường hợp cho khách hàng nợ phí ( thanh toán phí bảo hiểm sau ngày bắt đầu hiệu lực hợp đồng), ngày thanh toán ghi trong thông báo thu phí phải trước ngày hiệu lực bảo hiểm.
Kế toán theo dõi tuần tự theo các bước sau:
Nhận được hợp đồng, thông báo thu phí, kế toán phản ánh vào tài khoản hợp đồng chưa phát sinh trách nhiệm ( TK 005)
Khi bắt đầu hiệu lực hợp đồng hoặc đến hạn thu phí ghi trong thông báo ( trường hợp thu phí nhiều kì) và đã thu được tiền hoặc cho phép khách hàng nợ ( hợp đồng đã phát sinh trách nhiệm), kế toán viết hóa đơn, hạch toán vào doanh thu và ghi giảm TK 005. Trường hợp cho nợ, phải có thông báo chấp nhận cho nợ được người có thẩm quyền phê duyệt kèm theo.
Gửi các đơn/ hợp đồng lien quan đến tái bảo hiểm: định kì hàng tháng, các công ty thành viên, các phòng kinh doanh tại trụ sở chính Tổng công ty
phải lập ngân sách tất cả các đơn/ hợp đồng bảo hiểm phải tái bảo hiểm ( hàng năm, Tổng công ty thông báo các tiêu thức đơn/ hợp đồng bảo hiểm thuộc phạm vi hợp đồng tái bảo hiểm cho từng nghiệp vụ). Công ty chỉ gửi các đơn/ hợp đồng bảo hiểm đã phát sinh trách nhiệm cùng với danh sách/ Files về Tổng công ty.
- Đối với các trường hợp hợp đông thanh toán phí bảo hiểm làm nhiều kỳ: + Mọi hợp đông thanh toán làm nhiều kỳ đều phải quy định điều khoản: thanh toán phí kỳ thứ nhất chậm nhất là ngày bắt đầu thời hạn hiệu lực của hợp đồng. Tuyệt đối không được cho nợ phí bảo hiểm hoặc sử dụng sửa đổi bổ sung để thay đổi thời gian thanh toán phí bảo hiểm kì thứ nhất. Thời hạn thanh toán phí kỳ cuối cùng phải kết thúc trước khi kết thúc thời hạn bảo hiểm ít nhất 3 tháng.
+ Phí bảo hiểm thanh toán của từng kỳ, các kỳ thanh toán phải được xác định sao cho phí bảo hiểm lũy kế thu được ít nhất phải tương ứng với khoảng thời gian đã bảo hiểm để tránh tình trạnh khi quá hạn thanh toán của bất cứ kì nào, nếu chấm dứt hợp đồng thì không phải thu them khoản phí nào( mà hầu như không thu được, dẫn đến phát sinh nợ khó đòi, không có khả năng thu hồi).
+ Trước 10 ngày đến hạn thanh toán phí kì kế tiếp, bộ phận nghiệp vụ phải có thông báo bằng văn bản lưu ý khách hàng về ngày đến hạn thanh toán để khách hàng thanh toán đúng thời hạn.
Mô tả chi tiết trong trường hợp khi thác qua trung gian( đại lí, môi giới)
-Khai thác qua đại lý: thực hiện như quy trình chung, đại lý phải lập bảng kê thu phí và bảng kê thu phí phải được kiểm tra và xét duyệt bởi trưởng bộ phận có trách nhiệm quản lí đại lý này. Bảng kê thu phí là cơ sở chứng minh doanh thu do đại lý khai thác và là cơ sở thanh toán hoa hồng cho đại lý.
-Khai thác qua môi giới: Bộ phận có dịch vụ khai thác qua môi giới phải lập bảng kê hoắc Debit Note trên cơ sở thỏa thuận môi giới, văn bản chỉ định môi giới của khách hàng. Bảng kê/ Debit Note phải thể hiện rõ số đơn/ hợp đồng, phí bảo hiểm, tỷ lệ môi giới, môi giới phí và được chuyển cho kế toán cùng với đơn bảo hiểm, văn bản chỉ định môi giới. Căn cứ vào bảng kê, Debit Note và đơn bảo hiểm, kế toán hạch toán phí bảo hiểm phải thu vào TK 005. Khi môi giới yêu cầu suất hóa đơn cho khách hàng, kế toán hạch toán vào doanh thu theo đúng nguyên tắc xác định doanh thu và ghi giảm TK 005.
2.2. Kế toán chi phí
2.2.1. Kế toán chi phí bồi thường
2.2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Sơ đồ 2.3 Quy trình chi bồi thường bảo hiểm
-Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại: Ngay khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận phải ước tính số tiền bồi thường để làm cơ sở lập Báo cáo các vụ tổn thất chưa giải quyết nếu đến cuối kỳ, vụ tổn thất chưa được giải quyết xong. Việc ước tính dựa trên cơ sở các thông tin về sự kiện bảo hiểm, các thông tin từ các tài liệu do người khiếu nại cung cấp và hướng dẫn nghiệp vụ
-Tờ trình bồi thường được lập theo đúng mẫu quy định, có chữ kí xác nhận về tình hình thanh toán phí của cán bộ theo dõi đơn/ hợp đồng bảo hiểm hoặc kế toán
-Trường hợp khiếu nại đơn giản, hồ sơ do người yêu cầu bồi thường đã đầy đủ và có thể giải quyết ngay, sau khi tờ trình bồi thường được phê duyệt, cán bộ giải quyết bồi thường làm thủ tục thanh toán tiền bồi thường
- Trường hợp không thể giải quyết ngay, sau khi tờ trình bồi thường được phê duyệt, cần cán bộ giải quyết bồi thường lập Thông báo bồi thường, một bản gửi cho người yêu cầu bồi thường, một bản chuyển cho kế toán
- Chi trả tiền bảo hiểm theo nguyên tắc:
+ Tiền bảo hiểm phải trả trực tiếp cho người được bảo hiểm hoặc người thừa kế hợp pháp( trường hợp người được bảo hiểm chết), hoặc người được ủy quyền bằng văn bản có xác nhận của chính quyền hoặc cơ quan đơn vị người ủy quyền.
+ Trường hợp bồi thường theo phương thức Bảo Việt đứng ra phối hợp thực hiện sửa chữa, thay thế tài sản được bảo hiểm và Bảo Việt thanh toán tiền cho người cung cấp hàng hóa, dịch vụ, bộ phận nghiệp vụ phải chuyển cho bộ phận kế toán: Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng trong đó có Bảo Việt là 1 bên trong hợp đồng, văn bản ủy quyền của người được bảo hiểm cho Bảo Việt thực hiện việc sủa chữa thay thế và Hóa đơn tài chính ghi trên, mã số thuế của Bảo Việt.
ứng tiền đi trả, cán bộ, đại lý phải lập Phiếu thanh toán tiền bảo hiểm có chữ ký của người được hưởng quyền lợi bảo hiểm và chuyển lại cho bộ phận kế toán làm chứng từ thanh toán.
+ Người nhận tiền phải ký vào Phiếu thanh toán tiền bảo hiểm
-Theo dõi thu đòi người thứ ba và thu hồi hàng đã xử lý bồi thường: Các khoản thu đòi người thứ 3 khi chưa có bằng chứng tin cậy về khả năng thu và hàng đã xử lý bồi thường đã thu nhưng chưa thực hiện bán nên chưa xác định được số tiền thì kế toán mở sổ theo dõi ngoài chương trình kế toán.
2.2.1.2. Kế toán chi tiết chi phí bồi thường
Từ Tờ khai tai nạn và yêu cầu bồi thường (Mẫu 2.7), Tờ trình bồi thường (Mẫu 2.8), kế toán lập chứng từ ghi sổ và Giấy yêu cầu chuyển tiền (Mẫu 2.9). Lúc này công ty mới xuất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào cho dịch vụ (Mẫu 2.10)
Mẫu 2.8 Tờ trình bồi thường
Mẫu 2.9 Giấy yêu cầu chuyển tiền
Mẫu 2.10 Hóa đơn GTGT
2.2.1.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bồi thường
Công việc kế toán
Chứng từ Định khoản Hồ sơ lưu kế toán
Nếu trả bằng tiền mặt ngay khi có thể giải quyết bồi thường ngay cho khách hàng
Phiếu chi Nợ 62411: Số tiền chưa có thuế GTGT
Nợ 1333: Thuế GTGT đầu vào Có 1111: Tổng số tiền thanh toán
Tờ trình bồi thường Phiếu thanh toán tiền bảo hiểm
Nếu không thể giải quyết bồi thường ngay cho khách hàng CTGS Nợ 62411: Số tiền chưa có thuế
GTGT
Nợ 1333: Thuế GTGT đầu vào Có 33111: Tổng số tiền thanh toán
Tờ trình bồi thường Thông báo bồi thường
Sau đó, khi thanh toán cho khách hàng: - Nếu trả bằng tiền mặt
Phiếu chi Nợ 33111/ Có 1111: Số tiền thanh toán cho khách hàng
Phiếu thanh toán tiền bảo hiểm
- Nếu trả qua ngân hàng Bảng kê chứng từ thu Tiền gửi NH Nợ 33111/ Có 112: Số tiền thanh toán cho khách hàng
Ủy nhiệm chi
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm kế toán trên máy tính sẽ tự động chạy vào sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản liên quan (Mẫu sổ theo đúng Chuẩn mực Kế toán Việt Nam quy định) rồi đi vào Bảng cân đối số phát sinh
(Nguồn: Phòng kế toán)
2.2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Bao gồm các khoản:
+ Tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, ăn ca
+ Khấu hao
+ Chi phí công cụ dụng cụ
+ Xuất dùng ấn chỉ, vật phẩm
+ Các khoản chi có số tiền lớn:
Quy trình xử lý:
TT Nội dung công việc Hồ sơ phát sinh
1
Phòng được phân công lập tờ trình chủ trương thực hiện, dự kiến kinh phí
Tờ trình
2 Lấy ý kiến của phòng kế toán Ý kiến của phòng kế toán 3 Trình lãnh đạo duyệt Lãnh đạo duyệt
4 Lựa chọn đối tác Các báo giá 5 Ký kết hợp đồng (nếu cần) Hợp đồng kinh tế 6 Đề nghị tạm ứng (nếu có) Giấy đề nghị tạm ứng
7 Thực hiện công việc Xác nhận công việc đã thực hiện 8 Thanh lý hợp đồng Thanh lý hợp đồng
9 Kết thúc công việc Hóa đơn tài chính
Tùy theo đọ lớn và tính chất của công việc mà quy trình trên có thể được rút ngắn ở 1 hay 1 số bước, song hóa đơn tài chính là một yêu cầu bắt buộc.
Hạch toán và lưu trữ:
Chứng từ Định khoản Hồ sơ lưu kế toán Tạm ứng
Phiếu chi Nợ 1388,1410/Có 1111 Giấy đề nghị tạm ứng CTGS Nợ 1388, 1410/Có 1121 + Giấy đề nghị tạm ứng
+Ủy nhiệm chi Thanh lý hợp đồng, nếu có tạm ứng
Phiếu chi hoặc CTGS
Nợ 1388, 1410/Có 1111, 1121: số tiền còn phải thanh toán
+ Bản sao Thanh lý hợp đồng + Ủy nhiệm chi (nếu TT qua NH)
CTGS Nợ 6421/Có 1388,1410: số tiền hóa đơn
+ Tờ trình
+ Hợp đồng gốc + Biên bản giao nhận + Thanh lý hợp đồng + Hóa đơn tài chính Thanh lý hợp đồng, không có tạm ứng
Phiếu chi hoặc CTGS
Nợ 6421/Có 1111,1121: số tiền theo hóa đơn
+ Tờ trình
+ Hợp đồng gốc + Biên bản giao nhận + Thanh lý hợp đồng + Hóa đơn tài chính
+ Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng)
+ Thuế và các lệ phí:
Căn cứ các thông báo thuế, các biên lai thu thuế, kế toán hạch toán Chứng từ Định khoản Hồ sơ lưu kế toán
CTGS Nợ 64215/ Có 3337, 3338, 3339: số tiền thuế phải nộp
Thông báo thuế hoặc Các biên lai thu thuế
+ Các khoản chi khác: tiền điện, tiền nước, bưu điện phí, công tác phí… Quy trình xử lý:
TT Nội dung công việc Hồ sơ phát sinh 1 Các cá nhân, bộ phận tiến
hành công việc, tập hợp chứng từ
+ Tờ trình
+ Hóa đơn tài chính + Giấy đi đường Hạch toán và lưu trữ:
Chứng từ
Định khoản Hồ sơ lưu kế toán
Tạm ứng Phiếu chi Nợ 1410/Có 1111 Giấy đề nghị tạm ứng Quyết toán Phiếu chi Nợ 6422/Có 1111, 1121 + Tờ trình
+ Hóa đơn tài chính + Giấy đi đường
+ Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng) Phiếu thu Nợ 1410/Có 1111 Phiếu thu hoặc CTGS
Nợ 6422/Có 111, 3341 Bảng kê các khoản chi vượt định mức, cá nhân nộp lại hoặc trừ lương
2.2.2.2. Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
Sổ chi tiết tài khoản 642 được minh hoạ trong bảng 2.1 dưới đây.
Bảng 2.1: Sổ chi tiết tài khoản 642
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 642 Tháng 09 năm 2013
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có 30/09 PC 0588 Nguyễn Thị Hạnh -1H001 Tiền cước ĐT T08/2013 1111 488.182 30/09 PC 0588 Nguyễn Thị Hạnh -1H001 Tiền cước ĐT T08/2013 1111 2.144.600 30/09 PC 0588 Nguyễn Thị Hạnh -1H001 Tiền ĐTDĐ của GĐ T08/2013 1111 361.188 30/09 PC 0588 Nguyễn Thị Hạnh -1H001 Tiền tiếp khách 1111 450.000 30/09 UN Nguyễn Thị Hạnh -1H001 Tiền ăn ca T09/2013 1111 4.995.000 30/09 UN 19 Ngân hàng Techcombank Phí DV 11216 22.000 30/09 UN 20 NH VP Bank Thanh Hóa Phí DV 11214 9.900 30/09 PKT 09/09 NH TMCP quốc tế (VIBANK) Phí DV 11215 30.000 30/09 PKT THT/09 Lê Ngọc Minh – 1M031 Tạm ứng 141 2.181.818 30/09 PKT THT/09 - PB BHXH, yte, TN BPBQLDN vào CP 3383 7.481.565
T09/2013 30/09 PKT THT/09 - PB KPCĐ BQLDN vào CP T09/2013 3382 712.530 30/09 PKT 131T09 - PB TL BQLDN vào CP T09/2013 334 53.776.200 30/09 PKT 131T09 Công ty XD &TM Minh Sơn –CXD236 Giảm số dư nhỏ 131 200 30/09 PKT 131T09 Công ty TNHH TM Sơn Hà – CTM109 Giảm số dư nhỏ 131 6.700 30/09 PKT 3- 4/09 Sở giao thông vận tải Hà Nội – SO010 Giảm số dư nhỏ 131 600 30/09 PKT VL T09 Lê Thị Oanh -3KO001 BK(30-11) Tiền CP PV CT T10+11/2012 331 4.999.000 30/09 PKT VL T09 - P 1239 (14/11) – PV phòng ban 153 7.909.090 30/09 PKT - P 1239 (14/11) – PV phòng ban 152 241.000 30/09 PKT - k/c chi phí QLDN 642→9111 9111 189.782.463
30/09 PKT - k/c chi phí QLDN 642→9111 9111 18.005.399 30/09 PKT - k/c chi phí QLDN 642→9111 9111 3.300.000 30/09 PKT - k/c chi phí QLDN 642→9111 9111 28.033.000 30/09 PKT - k/c chi phí QLDN 642→9111 9111 5.000.000 30/09 PKT - k/c chi phí QLDN 642→9111 9111 74.296.920 30/09 k/c 632→911 176.541.579 Cộng 318.417.78 2 318.417.782 Ngày 30 Tháng 09 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Nguồn: Phòng kế toán)
2.2.2.3. Kế toán tổng hợp về chi phí quản lý doanh nghiệp
Dưới đây là Bảng thể hiện Sổ Cái tài khoản 642
Bảng 2.2: Sổ Cái tài khoản 642