1. Thực trạng và những vấn đề nảy sinh trong hệ thống quản lý kết quả đào tạo tạ
3.1. Phân tích các chức năng của hệ thống
Có thể hình dung công việc quản lý đào tạo tại trƣờng Cao đẳng Hải Dƣơng bao gồm những công việc cụ thể nhƣ sau:
Ký hiệu Tên chức năng
CN1 Quản trị hệ thống
CN1.1 Thay đổi mật khẩu
CN1.2 Quản lý nhóm chức năng
CN1.3 Quản lý ngƣời sử dụng chƣơng trình
Bảng 3.1 Bảng chức năng quản trị hệ thống
CN2 Quản lý hồ sơ
CN2.1 Nhập thêm hồ sơ mới
CN2.2 Sửa hồ sơ
CN2.3 Xóa hồ sơ
CN2.4 Phân lớp cho sinh viên
CN2.5 In danh sách sinh viên cho lớp CN2.6 Tìm kiếm thông tin sinh viên
Bảng 3.2 Bảng chức năng Quản lý Hồ sơ
CN3 Quản lý chƣơng trình đào tạo CN3.1 Cập nhật ngành đào tạo CN3.2 Cập nhật hệ đào tạo
CN3.3 Cập nhật môn học
Bảng 3.3 Bảng chức năng Quản lý chƣơng trình đào tạo
CN4 Quản lý điểm theo học kỳ CN4.1 Nhập môn thi học kỳ CN4.2 Nhập kết quả thi
CN4.3 In bảng điểm theo lớp CN4.4 In danh sách thi lần 2
CN4.5 Tổng kết học kỳ, tính ĐTB chung CN4.6 Nhập điểm rèn luyện sinh viên CN4.7 Phân loại sinh viên
CN4.8 Tra cứu điểm học kỳ
Bảng 3.4 Bảng chức năng Quản lý điểm học kỳ
CN5 Quản lý điểm theo năm học CN5.1 Điểm trung bình chung năm
CN5.2 Xét lên lớp
CN5.3 Tra cứu điểm năm học
Bảng 3.5 Bảng chức năng Quản lý điểm theo năm học
CN6 Quản lý tốt nghiệp
CN6.1 Tính ĐTB chung toàn khóa (6 kỳ) CN6.2 Tra cứu điểm tốt nghiệp
CN6.3 In bảng điểm cá nhân
CN6.4 In danh sách sinh viên tốt nghiệp
Bảng 3.6 Bảng các chức năng Quản lý tốt nghiệp 3.2 Phân tích các ca sử dụng
3.2.1 Các Actor của hệ thống
Ngƣời quản trị hệ thống (QTHT): Là ngƣời sử dụng hệ thống để quản lý những ngƣời sử dụng hệ thống bao gồm tạo mới hoặc xoá những ngƣời sử dụng. Ngoài ra ngƣời quản trị hệ thống còn có trách nhiệm phân quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho từng ngƣời sử dụng tuỳ theo yêu cầu và mục đích sử dụng của họ.
Phân quyền sử dụng các chức năng của hệ thống cho từng ngƣời sử dụng.
Sinh viên: Xem các thông tin cá nhân, thông tin về lớp, xem điểm học kỳ, điểm năm học, xem kết quả tốt nghiệp…
Cán bộ quản lý gồm:
Cán bộ quản lý hồ sơ: Quản lý hồ sơ của sinh viên.
Cán bộ quản lý điểm: Lên danh sách điểm, tổng kết điểm, tính điểm trung bình…
Giáo viên: Trực tiếp giảng dạy và cho điểm sinh viên.
Ngƣời dùng hệ thống: Có thể tra cứu, tìm kiếm thông tin về sinh viên trong hệ thống.
Lãnh đạo (LĐ): Có thể nhận các báo cáo theo yêu cầu, quản lý tuyển sinh, quản lý tốt nghiệp.
Cán bộ tuyển sinh (CBTS): có nhiệm vụ thực hiện các quy trình để tuyển sinh Khoa (KH): có nhiệm vụ quản lý lịch học, quản lý học tập,…
Phòng đào tạo (PĐT): Có nhiệm vụ quản lý sinh viên, quản lý học tập, quản lý tốt nghiệp,…
Ngƣời quan tâm (NQT): có thể xem tất cả các tin cần thiết nhƣ: điểm thi, kế hoạch thi đi, thi lại, xem kết quả học tập,…
3.2.2 Danh sách các ca sử dụng
1. Gói quản lý ngƣời sử dụng: Uc1: Tạo mới ngƣời sử dụng Uc2: Tạo dữ liệu phân quyền
Uc3: Sửa thông tin về ngƣời sử dụng Uc4: Xóa thông tin về ngƣời sử dụng Uc5: Tìm kiếm thông tin ngƣời sử dụng 2. Gói quản lý dữ liệu hồ sơ sinh viên
Uc6: Nhập thêm hồ sơ mới
Uc7: Sửa thông tin hồ sơ sinh viên Uc8: Xóa hồ sơ sinh viên
Uc9: Tìm kiếm thông tin sinh viên 3. Gói phân lớp cho sinh viên
Uc10: Đánh mã số sinh viên Uc11: Đặt tên lớp
Uc12: In danh sách sinh viên theo lớp 4. Gói quản lý học kỳ
Uc13: Nhập môn thi học kỳ Uc14: In kết quả thi học kỳ Uc15: In danh sách thi lần 2
Uc17: Tra cứu điểm học kỳ 5. Gói quản lý nhập điểm cho sinh viên
Uc18: Nhập điểm cho sinh viên Uc19: Nhập điểm mới cho sinh viên Uc20: Sửa điểm sinh viên
Uc21: Xóa điểm sinh viên Uc22: Tìm kiếm điểm sinh viên 6. Gói phân loại sinh viên
Uc23: Nhập tiêu chuẩn phân loại sinh viên Uc24: In danh sách sinh viên theo từng loại 7. Gói quản lý năm học
Uc25: Tính điểm trung bình chung cả năm Uc26: In danh sách lên lớp
Uc27: In danh sách buộc thôi học Uc28: In danh sách dừng học 8. Gói quản lý thi tốt nghiệp
Uc29: Nhập môn thi tốt nghiệp theo ngành Uc30: Tổng hợp kết quả thi và in danh sách 9. Gói danh sách sinh viên tốt nghiệp
Uc31: Tính điểm trung bình chung 8 kỳ Uc32: Nhập tiêu chuẩn phân loại tốt nghiệp Uc33: Phân hạng tốt nghiệp
Uc34: In danh sách sinh viên tốt nghiệp Uc35: In bảng điểm cá nhân
10. Gói quản lý chƣơng trình học Uc36. Cập nhật hệ đào tạo Uc37. Cập nhật ngành đào tạo Uc38. Cập nhật môn học
QL nguoi dung
Nguoiquantri_ht
Phan lop
QL hoc ki
QL nam hoc
CB Phong Dao tao
QL chuong trinh dao tao
QL thi tot nghiep
Giao vien
QL nhap diem
CB QL ho so QL du lieu ho so
Hình 3.1. Mô hình ca sử dụng toàn hệ thống 3.2.3.1. Mô tả ca sử dụng gói “quản lý ngƣời dùng”
Tao du lieu phan quyen
Tao moi nguoi su dung
Sua nguoi su dung
Nguoiquantri_ht
Tim kiem nguoi su dung
Xoa nguoi su dung
Hình 3.2. Mô hình ca sử dụng gói quản lý ngƣời dùng
Uc1: Ca sử dụng tạo mới người sử dụng
- Tên ca sử dụng: Tạo thêm ngƣời sử dụng - Tác nhân: Cán bộ quản trị hệ thống
- Mục đích: Cập nhật thông tin về ngƣời sử dụng hệ thống
- Mô tả khái quát: Cập nhật thông tin của ngƣời sử dụng vào hệ thống và yêu cầu hệ thống ghi nhận
- Tham chiếu: CN1.3 - Mô tả từng bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống Nhập trực tiếp
1. Yêu cầu tạo mới ngƣời sử dụng 2. Hiện mẫu biểu nhập
3. Nhập các thông tin mới 4. Ghi nhận và thông báo kết quả ghi nhận - Ngoại lệ:
- Nhập trực tiếp: Kết quả kiểm tra thông tin thiếu hoặc không chính xác thì hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại hoặc phải dừng ca sử dụng.
- Nếu kiểm tra họ tên, ngày sinh, quê quán trùng với một hồ sơ đã có trong hệ thống thì thông báo nhập lại hoặc dừng.
- Có thể nhập từ 1 file nào đó đã nhập trên máy tính. [14]
Uc2: Ca sử dụng tạo dữ liệu phân quyền người sử dụng
- Tên ca sử dụng: Tạo dữ liệu phân quyền ngƣời sử dụng - Tác nhân: Cán bộ quản trị hệ thống
- Mục đích: Cập lập các quyền truy nhập hệ thống đối với ngƣời sử dụng
- Mô tả khái quát: Nhập các thông tin về quyền đƣợc truy cập hệ thống của ngƣời sử dụng và yêu cầu hệ thống ghi nhận.
- Tham chiếu: CN1.3 - Mô tả từng bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống 1. Yêu cầu tạo quyền cho một ngƣời sử
dụng đã có
2. Hiện mẫu biểu nhập các quyền của ngƣời sử dụng
3. Nhập điều kiện (thông tin mình biết) để tìm kiếm ngƣời sử dụng
4. Tìm kiếm và hiển thị kết quả 5. Chọn ngƣời cần thiết lập quyền truy
cập
6. Hiển thị thông tin về ngƣời cần tạo quyền truy nhập
7. Tạo lập các quyền truy nhập hệ thống cần thiết cho ngƣời dùng.
8. Ghi lại thông tin tạo lập quyền truy nhập và thông báo kết quả
- Ngoại lệ: Bƣớc 4:
- Nếu không có hồ sơ nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm, thì thông báo và yêu cầu nhập lại thông tin tìm kiếm khác.
Uc3: Ca sử dụng sửa thông tin người sử dụng
- Tên ca sử dụng: Sửa thông tin ngƣời sử dụng - Tác nhân: Cán bộ quản trị hệ thống
- Mục đích: Sửa các thông tin về ngƣời sử dụng hệ thống
- Mô tả khái quát: Sửa các thông tin của ngƣời sử dụng hệ thống và yêu cầu hệ thống ghi nhận
- Tham chiếu: CN1.3 - Mô tả từng bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống 1. Yêu câu sửa thông tin về một ngƣời
sử dụng đã có.
2. Hiện mẫu biểu nhập điều kiện tìm kiếm ngƣời sử dụng
3. Nhập điều kiện tìm kiếm (thông tin mình biết) để tìm kiếm
4. Tìm và hiển thị kết quả tìm kiếm.
5. Chọn ngƣời cần sửa 6. Hiển thị thông tin về ngƣời cần sửa 7. Sửa đổi dữ liệu cần thiết 8. Ghi lại thông tin mới và thông báo kết
quả. - Ngoại lệ:
Bƣớc 4: Nếu không có hồ sơ nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm, thì thông báo và yêu cầu nhập lại thông tin tìm kiếm khác.
Bƣớc 8: Kết quả kiểm tra thông tin mới là chƣa đầy đủ hoặc không chính xác (do tác nhân xóa thông tin cũ và chƣa nhập đầy đủ thông tin mới hoặc là đã nhập đủ nhƣng không chính xác) thì yêu cầu nhập lại hoặc dừng ca sử dụng.
Uc4: Ca sử dụng xóa thông tin người sử dụng hệ thống
- Tên ca sử dụng: Xóa thông tin ngƣời sử dụng hệ thống - Tác nhân: Cán bộ quản trị hệ thống
- Mục đích: Xóa tất cả các thông tin trong hệ thống liên quan đến ngƣời sử dụng.
- Mô tả khái quát: Tìm đến ngƣời sử dụng cần xóa và tiến hành xóa tất cả cá thông tin có liên quan đến ngƣời đó.
- Tham chiếu: CN1.3 - Mô tả từng bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống 1. Yêu cầu xóa thông tin về một ngƣời
sử dụng hệ thống
2. Hiện mẫu biểu nhập điều kiện tìm kiếm thông tin ngƣời cần xóa
3. Nhập điều kiện tìm kiếm (thông tin mình biết) để tìm thông tin ngƣời sử dụng cần xóa
4. Tìm và hiển thị danh sách kết quả tìm kiếm
5. Chọn một ngƣời cần xóa 6. Hiển thị thông tin về ngƣời sử dụng 7. Yêu cầu hệ thống xóa 8. Thông báo kết quả xóa
- Ngoại lệ:
Bƣớc 4: Không có hồ sơ nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm, thông báo không tìm đƣợc và yêu cầu nhập thông tin tìm kiếm khác hoặc dừng ca sử dụng
Uc5: Ca sử dụng tìm kiếm thông tin người sử dụng
- Tên ca sử dụng: Tìm kiếm thông tin ngƣời sử dụng - Tác nhân: Ngƣời quản trị hệ thống
- Mục đích: Tìm kiếm các thông tin về ngƣời sử dụng đang tồm tại trong hệ thống.
- Mô tả khái quát: Ngƣời quản trị nhập một số thông tin về ngƣời sử dụng hệ thống. Hệ thống đƣa ra một danh sách ngƣời dùng hệ thống có cùng thông tin đƣa vào. Chọn một ngƣời dùng hệ thống cần tìm, sẽ đƣợc các thông tin chi tiết của ngƣời đó.
- Tham chiếu: CN1.3 - Mô tả từng bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống 1. Yêu cầu xóa thông tin về ngƣời sử
dụng hệ thống
2. Hiện form nhập thông tin tìm kiếm 3. Nhập thông tin tìm kiếm 4. Hiện danh sách kết quả tìm và thông
báo
5. Chọn ngƣời cần tìm 6. Hiển thị hồ sơ của ngƣời đƣợc chọn - Ngoại lệ:
Bƣớc 4: Nếu không tìm thấy thông tin ngƣời sử dụng nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm, thông báo không tìm đƣợc và yêu cầu nhập thông tin tìm kiếm khác hoặc dừng ca sử dụng.
3.2.3.2. Mô tả ca sử dụng quản lý dữ liệu hồ sơ sinh viên
Can bo QL ho so
Nhap them ho so moi
Sua thong tin ho so sinh vien
Xoa ho so sinh vien
Tim kiem thong tin sinh vien
Uc6: Ca sử dụng nhập thêm hồ sơ mới
- Tên ca sử dụng: Nhập thêm hồ sơ mới - Tác nhân: Cán bộ quản lý hồ sơ
- Mục đích: Nhập các thông tin của sinh viên vào hệ thống khi có thêm sinh viên mới.
- Mô tả khái quát: Nhập trực tiếp các thông tin về sinh viên và yêu cầu hệ thống ghi nhận.
- Tham chiếu: CN3.1 - Mô tả từng bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống
1. Yêu cầu nhập thêm sinh viên mới 2. Hiện Form nhập thông tin sinh viên 3. Nhập các thông tin về sinh viên 4. Hiện các thông tin vừa đƣợc nhập 5. Yêu cầu ghi nhận các thông tin vừa
đƣợc nhập
6. Ghi nhận và báo cáo kết quả - Ngoại lệ:
Bƣớc 4: Nếu kiểm tra thông tin thiếu hoặc không chính xác thì yêu cầu nhập lại hoặc dừng. Nếu bị trùng các thông tin với 1 sinh viên đã có trong hệ thống thì yêu cầu nhập lại hoặc dừng.
Uc7: Ca sử dụng sửa thông tin hồ sơ sinh viên
- Tên ca sử dụng: Sửa hồ sơ sinh viên - Tác nhân: Cán bộ quản lý hồ sơ
- Mục đích: Sửa các thông tin về 1 sinh viên đang tồn tại trong hệ thống
- Mô tả khái quát: Tìm đến 1 hồ sơ sinh viên cần sửa, thay đổi các thông tin cần thiết và yêu cầu hệ thống ghi nhận sự thay đổi đó.
- Tham chiếu: CN3.2 Mô tả các bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống
1. Yêu cầu sửa thông tin về sinh viên 2. Hiện form nhập điều kiện tìm kiếm 3. Nhập các thông tin về sinh viên cần
sửa
4. Hiển thị danh sách tìm đƣợc
5. Chọn sinh viên cần sửa 6. Hiển thị các thông tin về hồ sơ sinh viên đƣợc chọn
7. Nhập các thông tin mới 8. Hiện các thông tin đƣợc nhập mới và thông báo
9. Yêu cầu hệ thống ghi nhận các thông tin mới
10. Ghi nhận thông tin mới và thông báo kết quả
- Ngoại lệ:
Bƣớc 4: Không có sinh viên nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm, thông báo không tìm đƣợc và thông báo nhập các thông tin tìm kiếm khác hoặc dừng ca sử dụng.
Bƣớc 8: Kết quả kiểm tra thông tin mới là chƣa đầy đủ hoặc không chính xác, yêu cầu tác nhân nhập lại hoặc dừng ca sử dụng.
Uc8: Ca sử dụng xóa thông tin hồ sơ sinh viên
- Tên ca sử dụng: Xóa hồ sơ sinh viên - Tác nhân: Cán bộ quản lý hồ sơ
- Mục đích: Xóa hồ sơ sinh viên đang tồn tại trong hệ thống
- Mô tả khái quát: Tìm đến hồ sơ sinh viên cần xóa và xóa toàn bộ thông tin liên quan đến sinh viên đó.
- Tham chiếu: CN3.3 - Mô tả từng bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống 1. Yêu cầu xóa thông tin về hồ sơ sinh
viên
2. Hiện form nhập điều kiện tìm kiếm 3. Nhập thông tin về sinh viên cần xóa 4. Hiển thị danh sách kết quả tìm đƣợc và
thông báo
5. Chọn hồ sơ cần xóa 6. Hiển thị thông tin về sinh viên đƣợc chọn
7. Yêu cầu hệ thống xóa hồ sơ sinh viên đó
8. Thông báo kết quả xóa
Uc9: Ca sử dụng tìm kiếm thông tin hồ sơ sinh viên
- Tên ca sử dụng: Tìm kiếm thông tin về hồ sơ sinh viên - Tác nhân: Cán bộ quản lý hồ sơ
- Mục đích: Tìm thông tin về sinh viên đang tồn tại trong hệ thống
- Mô tả khái quát: Nhập một số thông tin theo mẫu, hệ thống sẽ đƣa ra 1 danh sách các sinh viên có cùng thông tin đƣa vào.
- Tham chiếu: CN3.6 - Mô tả từng bƣớc:
Hành động của tác nhân Hồi đáp của hệ thống
3. Nhập thông tin tìm kiếm 4. Hiện danh sách tìm đƣợc và thông báo kết quả
5. Chọn sinh viên cần tìm 6. Hiển thị đầy đủ các thông tin về sinh viên đó.
- Ngoại lệ:
Bƣớc 4: Nếu không tìm thấy sinh viên nào thỏa mãn điều kiện tìm kiếm thì thông báo là không tìm thấy và yêu cầu nhập lại thông tin tìm kiếm.
Danh sách tìm kiếm chỉ gồm 1 ngƣời thì thực hiện bƣớc 6.