5. Kết cấu của khóa luận
2.1.1. Tổng quan tình hình tại Công ty TNHH TM Hà Giang
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty : Công ty TNHH TM Hà Giang
Giám đốc : Bà Đinh Thị Hà
Địa chỉ : Số nhà 59 – Đường Đinh Tiên Hoàng – Phường Đông Thành –
TP Ninh Bình - Tỉnh Ninh Bình
MST : 2700276624
Điện thoại : 0303.871.607
Vốn điều lệ : 3.000.000.000 đồng
Công ty TNHH TM Hà Giang hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0902000088 và đăng ký mã số thuế: 2700276624 do Sở kế hoạch và Đầu Tư Tỉnh Ninh Bình cấp lần đầu ngày 04 tháng 09 năm 2007. Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng (ba tỷ đồng chẵn)
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh a) Chức năng
Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại làm nhà phân phối cho một số công ty khác, tìm đối tác, khách hàng để thực hiện quá trình mua bán, trao đổi hàng
hóa. Ngoài ra công ty còn là đại lý mua, bán, ký gửi hàng hóa phục vụ nhu cầu kinh tế.
Tổ chức sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký với các cơ quan chức năng Nhà nước.
Thực hiện theo đúng quy định của Bộ Lao Động – Thương binh và Xã hội về việc ký kết các hợp đồng lao động.
b) Nhiệm vụ
Từ ngày thành lập đến nay, công ty đã hoạt động từ nhỏ đến lớn, có phương hướng ổn định, rõ ràng, kinh doanh luôn có lãi, chấp hành đầy đủ quy định của pháp luật, Nhà nước. Công ty đã từng bước tích lũy để xây dựng, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên của công ty. Vì vậy, nhiệm vụ chính của công ty TNHH TM Hà Giang là:
- Tổ chức kinh doanh những sản phẩm chất lượng cao đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
- Thực hiện đầy đủ việc kê khai và nộp thuế cho cơ quan thuế theo đúng quy định và đúng thời gian.
- Đảm bảo đầy đủ quyền lợi của người lao động trong công
-Tiếp tục thực hiện các kế hoạch còn lại của năm trước
-Tìm kiếm các hợp đồng lớn các bạn hàng mới và nhà cung cấp tốt nhất cho công ty.
c) Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty TNHH TM Hà Giang là đơn vị hoạt động kinh doanh trên các lĩnh vực: kinh doanh các mặt hàng như văn phòng phẩm, bánh kẹo, rượu bia, và làm đại lý phân phối hàng hoá cho các cửa hàng.Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nên trong những năm gần đây do ngành thương mại được rất nhiều tổ chức, cá nhân quan tâm nên hoạt động trao đổi mua bán của công ty gặp phải sự
cạnh tranh gay gắt trên thị trường không những đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước mà còn giữa các đơn vị xuất nhập khẩu. Nhưng công ty vẫn đứng vững và ngày càng phát triển cũng như khẳng định được vị thế của mình trên thị trường.
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và bộ máy kế toán tại Công ty TNHH TM Hà Giang
a) Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH TM Hà Giang tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình quản lý trực tuyến. Mọi hoạt động của công ty đều chịu sự điều hành từ ban Giám đốc, lãnh đạo theo dõi sát mọi hoạt động của công ty, chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách Nhà nước theo đúng pháp luật.
Công ty TNHH TM Hà Giang là công ty TNHH thương mại; để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường, phù hợp với cán bộ và nhân viên quản lý, cơ cấu hoạt động của công ty được tổ chức như sau:
Giám đốc công ty Phó giám đốc kinh doanh Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành Phó giám đốc tài chính Phòng
Sơ đồ 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH TM Hà Giang
Trong đó chức năng của từng bộ phận như sau:
Giám đốc: là người trực tiếp quản lý cao nhất của công ty, là người đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước nhà nước về các hoạt động của công ty và đại diện cho các quyền lợi của toàn bộ nhân viên trong công ty.Giám đốc đưa ra các đường lối, chính sách, phương hướng hoạt động của công ty.
Phó giám đốc: Dưới quyền giám đốc là phó giám đốc tài chính và phó giám đốc kinh doanh, chịu trách nhiệm điều hành công ty theo phân công và uỷ quyền của giám đốc. Phó giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm điều hành bộ phận hành chính, bộ phận kinh doanh và bộ phận marketting của công ty, phó giám đốc tài chính trực tiếp quản lý và điều hành bộ phận tài chính kế toán trong công ty, có trách nhiệm chiến lược tài chính của công ty.
Phòng tổ chức hành chính: Nghiên cứu lập kế hoạch hoạt động chung cho toàn công ty. Tham mưu cho giám đốc về việc tổ chức nhân sự, điều chuyển, tiếp nhận hoặc thôi việc của cán bộ công nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách do nhà nước quy định, đảm bảo điều kiện làm việc cho văn phòng Công ty.Giải quyết chính sách đối với người lao động (hưu trí, mất sức lao động, ốm đau, thai sản ,độc hại…) theo luật pháp hiện hành và theo quy định của Công ty.
Phòng tài chính kế toán: Tổ chức quản lý về mặt giá trị của toàn bộ tài sản, theo dõi phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh về vật tư, tiền vốn của Công ty, lập kế hoạch thu chi ngân quỹ tài chính và lập Báo cáo tài chính theo quy định, đồng thời phải thường xuyên liên hệ với ngân hàng. Thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên, giao dịch thu chi với khách hàng.
Phòng Marketing : Phòng Marketing phụ trách các mảng về media, thiết kế trang trí và sự kiện. Phòng marketing giúp công ty đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa thông qua các phương pháp PR, tổ chức sự kiện nhằm thu hút khách hàng tới công ty mua hàng.
Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện; thiết lập, giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối; thực hiện hoạt động bán hàng tới khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho công ty; phối hợp với các bộ phận liên quan như kế toán, sản xuất, phân phối, … nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
b) Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
Bộ máy kế toán ở Công ty TNHH TM Hà Giang hạch toán độc lập nên được tổ chức thành phòng kế toán có những nhiệm vụ sau:
-Tiến hành công tác kế toán theo quy định Nhà Nước.
-Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định Bộ Tài Chính, Tổng Cục thống kê và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập.
-Hỗ trợ Giám Đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng và bộ phận thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, đúng phương pháp.
-Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thông kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận khác có liên quan
Sơ đồ 02:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH TM Hà Giang
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành và quan hệ tương tác: Kế toán trưởng Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán kho Kế toán thuế
-Kế toán trưởng: tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng. Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong công ty. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty. Lập Báo cáo tài chính
-Kế toán thuế: Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có phát sinh. Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê đầu ra, đầu vào. Hàng tháng lập báo có tình hình thuế GTGT đầu vào, đầu ra của toàn công ty, phân loại theo thuế suất. Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng Ngân sách , hoàn thuế. Cùng phối hợp với kế toán trưởng đối chiếu số liệu Báo cáo thuế của công ty với số liệu thực tế. Lập kế hoạch thuế GTGT, thu nhập doanh nghiệp và nộp Ngân sách.
` -Kế toán kho: Phản ánh số lượng , giá trị hiện có và tình hình biến động sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị. cuối háng tiến hành kiểm kê hàng hóa. Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng qui định hiện hành.
-Thủ quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá trị tại quỹ của đơn vị. Chịu trách nhiệm bảo quản tốt và an toàn tiền mặt tại quỹ của đơn vị. Thường xuyên đối chiếu với các kế toán khác để xác định chính xác số dư tiền mặt tại quỹ của đơn vị. Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán liên quan theo đúng qui định hiện hành.
-Kế toán công nợ: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản phải thu, phải trả phí, lệ phí, sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản phải thu, phải trả khác phát sinh tại đơn vị. Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả của các đối tượng trong đơn vị (cán bộ và nhân viên) và ngoài đơn vị. Định kỳ lập báo cáo với cơ quan thuế về tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai thu tiền và có kế hoạch chuẩn bị đầy đủ các ấn chỉ trên để đáp ứng kịp thời công tác thu ngân sách cho đơn vị. Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành.
- Kế toán ngân hàng : Căn cứ vào số liệu kế toán thanh toán cung cấp, lập ủy nhiệm chi thanh toán tiền hàng cho các nhà cung cấp. Theo dõi, hạch toán chứng từ ngân hàng, giúp Kế toán trưởng trong việc giao dịch các hợp đồng tín dụng, vay vốn, hỗ trợ lãi suất, thanh toán…cùng với ngân hàng.
2.1.1.4. Khái quát về kết quả kinh doanh sản xuất kinh doanh của đơn vị qua 2 năm gần nhất.(2011-2012)
Bảng 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH TM Hà Giang
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012
So sánh năm 2012-2011 Số tiền Tỷ lệ(%) 1 2 3 4=3-2 5=4/2*100 1.Doanh thu 99,306,493,922 85,784,684,400 (13,521,809,522) (13.62) 2.Chi phí 98,929,361,600 85,484,001,870 (13,445,359,730) (13.59) 3.Lợi nhuận trước thuế 377,132,322 300,682,530 (76,449,792) (20.27) 4.Chi phí thuế TNDN 94,283,081 75,170,633 (19,112,448) (20.27) 5.Lợi nhuận sau thuế 282,849,242 225,511,898 (57,337,344) (20.27)
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm2011 – 2012)
Nhận xét:
Qua bảng số liệu ta thấy lợi nhuận sau thuế của Công ty năm 2012 so với năm 2011 giảm 57,337,344 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 20.27% do sự biến động của các nhân tố:
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ của năm 2012 so với năm 2011 giảm 13,521,809,522 đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 13.62%. Cho thấy công tác bán hàng chưa được tổ chức tốt, vẫn còn nhiều hạn chế. Công ty vẫn đang tìm biện pháp khắc phục cho chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.
- Chi phí năm 2012 giảm 13,445,359,730 đồng so với năm 2011 tương ứng tỷ lệ giảm 13.59%. Chi phí giảm có thể thấy khi chi phí giảm thì sẽ làm lợi nhuận tăng, nhưng doanh thu của công ty lại cũng giảm mà tỷ lệ giảm của doanh thu cao hơn so với tỷ lệ giảm của chi phí, dẫn đến lợi nhuận trước thuế năm 2012 chỉ đạt 300,682,530 đồng giảm so với năm 2011 là 76,449,792 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 20.27%. Lợi nhuận sau thuế năm 2012 là 225,511,898 đồng giảm so với năm 2011 là 57,337,344 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 20.27%.Các số liệu trên thể hiện sự quản lý chưa tốt về tình hình kinh doanh của công ty trong năm 2012. Nhìn chung công ty làm ăn đều có lãi trong 2 năm 2011 và 2012. Tuy nhiên trong thời buổi kinh tế thị trường có nhiều sự cạnh tranh nên công ty cần đưa ra các biện pháp bán hàng hiệu quả hơn nữa để đem lại nhuận cao hơn trong quá trình kinh doanh của mình. Công ty cần quan tâm đặc biệt tới chính sách bán hàng và nhu cầu của khách hàng để đạt hiệu quả kinh doanh cao hơn nữa.
2.1.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn tại Công ty TNHH TM Hà Giang
2.1.2.1. Ảnh hưởng của các nhân tố chủ quan
Nhân tố chủ quan là những nhân tố mà DN có thể kiểm soát và có thể tác động làm thay đổi được. Các nhân tố chủ quan ảnh hưởng tới hiệu quả sử dụng vốn của công ty là :
a)Nhân tố con người:
Đây là nhân tố đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn, con người được đề cập đến ở đây là toàn bộ lực lượng lao động trong doanh nghiệp bao gồm các nhà quản lý doanh nghiệp và những người trực tiếp thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhà quản lý đóng vai trò đầu tiên đối với hiệu quả sử dụng vốn. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nếu nhà quản lý không có phương án sản xuất kinh doanh hữu hiệu, không bố trí hợp lý các khâu, các giai đoạn sản xuất, sẽ gây lãng phí về nhân lực, vốn, nguyên vật liệu… Công nhân sản xuất có tay nghề cao, có kinh nghiệm làm việc, có có khả năng tiếp thu công nghệ mới, phát huy được sang tạo trong công việc, có ý thức giữ gìn bảo quản tài sản trong quá trình sản xuất mới tăng năng suất lao động, tiết kiệm trong sản xuất. Công ty TNHH TM Hà Giang có một đội ngũ nhân viên trẻ, năng nổ nhiệt huyết, ham học hỏi có trình độ chuyên môn và sự nhạy bén trong việc đàm phán, tìm kiếm và mở rộng thị trường, nếu phát huy tốt nguồn nhân lực sẽ là một thế mạnh của công ty trong khai thác thị trường và tăng hiệu quả sử dụng vốn. Do đó DN đã có những bước tiến vượt bậc và ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường.
b) Cơ cấu vốn của doanh nghiệp.
Cơ cấu vốn là một nhân tố vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Cơ cấu vốn bất hợp lý sẽ làm cho vốn không phát huy được tác dụng thậm chí còn gây ra hiện tượng hao hụt, mất mát vốn, hiệu quả sử dụng vốn thấp. Các khoản phải thu có tỷ trọng khá lớn trong tổng
vốn lưu động của công ty, đây là nguy cơ tiềm tàng có thể dẫn đến khả năng mất vốn. Công ty cần phải lưu ý đến vấn đề này.
c) Trình độ quản lý và sử dụng vốn của công ty
Trình độ quản lý là yếu tố quan trọng vào bậc nhất, quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và tới hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp nói riêng. Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty luôn có nhu cầu mở rộng và phát triển số vốn hiện có của mình. Để làm được điều này, bên cạnh việc tích cực huy động vốn từ các nguồn khác nhau thì công ty cần phải quản lý và sử dụng vốn một cách chặt chẽ, tránh để bị chiếm dụng vốn với khối lượng lớn. Nếu sử dụng vốn đúng mục đích, đúng lúc và hợp lý nó sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng VKD của công ty.
d) Quy trình công nghệ kỹ thuật trong sản xuất kinh doanh
Một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả chắc chắn không dựa trên nền tảng kỹ thuật công nghệ lạc hậu. Điều này có thể khẳng định yếu tố kỹ thuật công nghệ ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu quả kinh doanh. Trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty TNHH TM Hà Giang đã thường xuyên cập nhật thông tin về những công nghệ mới, phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh các mặt hàng cũng như mua