Căn cứ vào phiếu xuất kho Số 648 kế toán NVL ghi Sổ chi tiết NVL Than cục (Biểu 2.15) ở mục Xuất với chỉ tiêu “Số lượng” là 2000kg, cuố
2.3.2. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu
NVL của Nhà máy được nhập vào do mua ngoài. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ do phòng vật tư gửi lên và các hóa đơn GTGT , phiếu chi (Nếu thanh toán bằng tiền mặt), Giấy báo Nợ (Nếu thanh toán qua ngân hàng)
Do Nhà máy không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” nên các nghiệp vụ mua NVL mà hóa đơn về hàng chưa về trong tháng thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ hàng chưa về nhập kho và sang tháng sau khi NVL về nhập kho mới tiến hành ghi sổ.
a. Trường hợp Nhà máy mua NVL trả bằng tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu chi, kế toán tiến hành định khoản vào phiếu nhập kho như sau:
Ví dụ 1a: Ngày 8/12/2010 nhập 7.500kg than cục, đơn giá 3.125kg, thuế GTGT 5%, tỷ lệ giảm giá 5%, đã thanh toán bằng tiền mặt (Theo HĐGTGT số 0028359, phiếu chi số 45, phiếu NK số 513). Đây là hóa đơn bán hàng kèm giảm giá, kế toán ghi vào phiếu xuất kho theo giá đã giảm.
Nợ TK 1523(Than cục): 22.500.000 Nợ TK 1331: 1.125.000
Đến cuối ngày kế toán vào một dòng trên Chứng từ ghi sổ Số 101(Biểu 2.17)theo giá chưa giảm: Ghi Nợ TK 152: 23.437.500, ghi Có TK 111: 23.437.500. Cuối tháng kế toán tiến hành vào Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33) ghi ở cột Nợ TK 152: 23.437.500.
b. Trường hợp Nhà máy mua NVL trả bằng tiền gửi ngân hàng
Căn cứ vào UNC, HĐGTGT kế toán tiến hành định khoản vào phiếu Nhập kho như sau:
Ví dụ 2a: Ngày 1/12/2010 nhập kho 6000kg gạo tẻ, đơn giá chưa thuế 6.200đ/kg, thuế GTGT 5%. Nhà máy đã thanh toán bằng chuyển khoản. (Theo phiếu NK số 501, HĐGTGT 00627883, UNC số 86)
Nợ TK 1521 (Gạo tẻ): 37.200.000 Nợ TK 1331: 1.860.000
Có TK 112: 39.060.000
Từ phiếu NK số 501 kế toán vào một dòng trên Chứng từ ghi sổ số 101 (Biểu2.18): Ghi Nợ TK 152: 37.200.000, ghi Có TK 112: 37.200.000. Đến cuối tháng căn cứ vào số liệu trên Chứng từ ghi sổ 101 đã lập kế toán tiến hành vào Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), ghi vào cột Có TK 152: 37.200.000đ.
Ví dụ 2b: Ngày 11/12/2010 nhập 45kg Cao hoa Sài Gòn 100%, đơn giá chưa thuế 5.820.000đ/kg, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (Theo HĐGTGT số 001789, UNC số 93, phiếu NK số 514)
Nợ TK 1521(Cao hoa Sài Gòn 100%): 261.900.000
Nợ TK 1331: 26.190.000
Có TK 112: 288.090.000
Từ phiếu NK số 501 kế toán vào một dòng trên Chứng từ ghi sổ số 131 (Biểu 2.19): Ghi Nợ TK 152: 261.900.000, ghi Có TK 112: 261.900.000. Đến cuối tháng căn cứ vào số liệu trên Chứng từ ghi sổ 101 đã lập kế toán tiến hành vào Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), ghi vào cột Nợ TK 152: 261.900.000
Căn cứ vào HĐGTGT kế toán tiến hành định khoản vào phiếu Nhập kho như sau: Ví dụ 3a: Ngày 2/12/2010 nhập 140.000kg Malt, đơn giá 13.500đ/ kg, thuế GTGT 10% (Theo HĐGTGT số 0025689). Chi phí vận chuyển 250đ/kg, thuế GTGT 5% (Theo HĐGTGT số 0092923) chưa thanh toán cho người bán (Phiếu NK sô 502).
a. Nợ TK 1521(Malt): 1.890.000.000
Nợ TK 1331: 189.000.000
Có TK 331(Cty đường Malt): 2.079.000.000 b. Nợ TK 1521 (Malt): 35.000.000 Nợ TK 1331: 1.750.000 Có TK 331(Cty Nam Anh): 36.750.000
Căn cứ vào HĐGTGT, phiếu NK số 502, kế toán ghi thành 2 dòng trên Chừng từ ghi sổ số 101 (Biểu 2.18) tương ứng với hai nghiệp vụ phát sinh trên. Một dòng ghi nghiệp vụ mua NVL Malt Ghi Nợ TK 152: 1.890.000.000đ, ghi Có TK 331 1.890.000.000đ. Một dòng ghi nghiệp vụ chi phí vận chuyển phát sinh Ghi Nợ TK 152: 35.000.000đ, ghi Có TK 331: 35.000.000đ. Cuối tháng kế toán vào Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), nghiệp vụ mua Malt ghi vào cột Nợ: 1.890.000.000đ, chi phí vận chuyển ghi vào cột Nợ: 35.000.000đ.
Ví dụ 3b: Ngày 22/12/2010 nhập 2.800.000 cái phôi nhôm 450 Sài Gòn, đơn giá chưa thuế GTGT 40đ/cái, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán cho người bán (theo HĐGTGT số 089624, phiếu NK số 521).
Nợ TK 1522(Phôi nhôm 450 Sài Gòn): 112.000.000
Nợ TK 1331: 11.200.000
Có TK 331(Cty Sao Á): 123.200.000
Từ phiếu NK số 521 kế toán vào một dòng trên Chứng từ ghi sổ số 151 (Biểu 2.20): Ghi Nợ TK 152:112.000.000, ghi Có TK 331: 112.000.000. Đến cuối tháng căn cứ vào số liệu trên Chứng từ ghi sổ 101 đã lập kế toán tiến hành vào Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), ghi vào cột Nợ TK 152: 112.000.000
Đơn vị: Nhà máy bia Sài Gòn – Hà Tĩnh Địa chỉ: Đường 26/3 – TP Hà Tĩnh Mẫu số S02a-DN Ban hàng theo QĐ Số:15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi nợ TK 152, Ghi có các TK đối ứng Số 101 Ngày 10 tháng 12 năm 2010 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu Nợ Có Nhập kho Gạo tẻ 152 112 37.200.000 Nhập kho Malt 152 331 1.890.000.000
Chi phí vận chuyển Malt 152 331 35.000.000
... ... .... Nhập kho than cục 152 111 23.437.500 Cộng 2.085.000.000 Kèm theo...chứng từ gốc Ngày 10 tháng 12 năm 2010 NGƯỜI LẬP SỔ (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Biểu 2.19:Chứng từ ghi sổ số 131
Địa chỉ: Đường 26/3 – TP Hà Tĩnh Ban hàng theo QĐ Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi nợ TK 152, Ghi có các TK đối ứng Số 131 Ngày 20 tháng 12 năm 2010 ĐVT: VNĐ Kèm theo...chứng từ gốc Ngày 20 tháng 12 năm 2010 NGƯỜI LẬP SỔ (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên)
SV: Nguyễn Thuỳ Dung Lớp: KTTH49A 42
Trích yếu Số hiệu
Nợ Có
Nhập cao hoa Sài Gòn 100% 152 112 261.900.000 Nhập nút bia 450 Sài Gòn 152 331 285.000.000
... ... ... ...
Nhập than cục 152 112 9.984.000
Đơn vị: Nhà máy bia Sài Gòn – Hà Tĩnh Địa chỉ: Đường 26/3 – TP Hà Tĩnh Mẫu số S02a-DN Ban hàng theo QĐ Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi nợ TK 152, Ghi có các TK đối ứng Số 151 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 ĐVT: VNĐ Kèm theo...chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2010 NGƯỜI LẬP SỔ (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) 2.3.3. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu
Nhà máy bia Sài Gòn – Hà Tĩnh là nhà máy chuyên sản xuất bia, với hai sản phẩm chính là Bia chai Sài Gòn và Bia hơi Hà Tĩnh. Vì vậy NVL xuất kho thì chủ yếu là phục vụ cho sản xuất. Do nhà máy tính đơn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền nên cuối kỳ, sau khi tổng hợp được số lượng tồn và nhập thì kế toán mới xác định được đơn giá bình quân cho từng thứ NVL, từ đó xác định được giá trị từng thứ NVL xuất kho trong kỳ.
Khi lập phiếu Xuất kho kế toán chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Đến cuối tháng kế
Trích yếu Số hiệu
Nợ Có
Nhập kho phôi nhôm 450 Sài Gòn 152 331 112.000.000 Nhập kho đường Malt 152 331 207.300.000 Kiểm kê thừa 176 kg Maturex Sài Gòn 152 338 3.539.712
hành ghi chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 152 ở cột ”Xuất” chỉ tiêu ”Tiền”.
Căn cứ vào phiếu xuất kho do bộ phận vật tư chuyển đến hàng ngày, kế toán tiến hành ghi chứng từ ghi sổ (Ghi có TK 152, ghi Nợ các TK đối ứng). Chứng từ ghi sổ được tiến hành ghi hàng ngày, tuy nhiên do giá trị NVL xuất đến cuối kỳ mới tính được nên chỉ tiêu “Số tiền” trên Chứng từ ghi sổ đến cuối kỳ mới được điền vào. Do nghiệp vụ xuất NVL được ghi vào một chứng từ ghi sổ riêng nên việc ghi chỉ tiêu giá trị vào cuối kỳ không làm ảnh hưởng đến các chứng từ ghi sổ khác.
a. Trường hợp xuất cho sản xuất sản phẩm
Căn vào phiếu yêu cầu lĩnh vật tư do bộ phận sản xuất gửi lên đã được thủ trưởng đơn vị phê duyệt, kế toán NVL tiến hành ghi vào phiếu xuất kho số lượng NVL thực xuất, đến cuối tháng kế toán tiền hành tính đơn giá xuất bình quân rồi ghi tiếp vào phiếu xuất kho các chỉ tiêu giá trị như sau:
Ví dụ 1a: Phiếu XK số 630 ngày 1/12/2010, xuất 3.0000kg Malt, với đơn giá bình quân 13.293đ/kg, kế toán tính ra giá trị xuất như sau:
Nợ TK 621: 39.879.000
Có TK 1521(Malt): 39.879.000
Từ phiếu XK số 630 kế toán ghi vào một dòng trên Chứng từ ghi sổ Số 102 (Biểu 2.21): Ghi Nợ TK 621: 39.879.000đ, ghi Có TK 152: 39.879.000đ. Đến cuối tháng kế toán tiến hàng ghi Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), ghi vào cột Có: 39.879.000đ.
Ví dụ 1b: Phiếu XK số 683 ngày 18/12/2010, xuất 250kg Men SG, đơn giá xuất 32.540đ/kg, kế toán tính ra giá trị xuất:
Nợ TK 621: 8.135.000
Có TK 1521(Mên SG): 8.135.000
Từ phiếu XK số 683 kế toán ghi vào một dòng trên Chứng từ ghi sổ Số 132 (Biểu 2.22): Ghi Nợ TK 621: 39.879.000đ, ghi Có TK 152: 39.879.000đ. Đến cuối tháng kế toán tiến hàng ghi Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), ghi vào cột Có: 39.879.000đ.
Ví dụ 1c: Phiếu Xk số 722 ngày 31/12/2010, xuất 54.520 cái nhãn bia 450 SG,
Nợ TK 621: 1.908.200 Có TK 1522(Nhãn bia 450 SG): 1.908.200
Từ phiếu XK số 722 kế toán ghi vào một dòng trên Chứng từ ghi sổ Số 152 (Biểu 2.23): Ghi Nợ TK 621: 1.908.200đ, ghi Có TK 152: 1.908.200đ. Đến cuối tháng kế toán tiến hàng ghi Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), ghi vào cột Có: 1.908.200đ.
Hầu hết các nghiệp vụ xuất kho NVL tại Nhà máy là phục vụ cho sản xuất sản phẩm, ít khi xuất phục vụ cho bộ phận bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu có các nghiệp vụ này xảy ra kế toán xử lý tương tự như xuất cho sản xuất.
b. Trường hợp giảm NVL do trả lại hàng cho người bán, chiết khấu thương mại
- Trường hợp được hưởng chiết khấu thương mại:
Theo HĐGTGT số 0028359 mua 7.500kg than cục, đơn giá 3.125đ/kg, thuế GTGT 5%, chiết khấu thương mại 4%, kế toán tính ra mức giảm giá được hưởng là : 7.500*3125*4% = 937.500đ, và tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 111: 984.437 Có TK 1331: 46.875
Có TK 152(Than cục): 937.500
Cuối ngày kế toán tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ Số 102 (Biểu 2.21): Ghi Nợ TK 111: 937.500đ, ghi Có TK 152: 937.500đ. Đến cuối tháng kế toán vào Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), ghi ở cột Có: 937.500đ.
- Trường hợp trả lại hàng bán
Ngày 02/12/2010 Nhà máy trả lại 1.230kg Than cục do kém phẩm chất đã được nhà cung cấp nhận lại, căn cứ vào phiếu xuất kho Số 634, và HĐGTGT Số 0022578 như sau:
Nợ TK 131: 3.887.415 Có TK 1331: 185.115
Có TK 1523(Than cục): 3.702.300
Cuối ngày kế toán tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ Số 102 (Biểu 2.21): Ghi Nợ TK 131: 3.702.300đ, ghi Có TK 152: 3.702.300đ. Đến cuối tháng kế toán vào Sổ cái TK 152 (Biểu 2.33), ghi ở cột Có: 3.702.300đ
Đơn vị: Nhà máy bia Sài Gòn – Hà Tĩnh Địa chỉ: Đường 26/3 – TP Hà Tĩnh Mẫu số S02a-DN Ban hàng theo QĐ Số:15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi có TK 152, Ghi Nợ các TK đối ứng Số 102
Ngày 10 tháng 12 năm 2010
ĐVT: VNĐ
Trích yếu Số hiệu
Nợ Có
Xuất kho Malt 621 152 39.879.000
Xuất kho gạo tẻ 621 152 6.285.000
Xuất kho than cục 621 152 4.515.000
Xuất kho than cục trả lại người bán 131 152 3.702.300
... ... ... ...
Chiết khấu thương mại Than cục 111 152 937.500 Xuất kho cao hoa Sài Gòn 100% 621 152 15.690.000
Cộng 950.350.000 Kèm theo...chứng từ gốc Ngày 10 tháng 12 năm 2010 NGƯỜI LẬP SỔ (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Biểu 2.22:Chứng từ ghi sổ số 132
Địa chỉ: Đường 26/3 – TP Hà Tĩnh Ban hàng theo QĐ Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi có TK 152, Ghi Nợ các TK đối ứng Số 132 Ngày 20 tháng 12 năm 2010 ĐVT: VNĐ Số hiệu Nợ Có ... ... ... ...
Xuất kho Malt 621 152 32.301.990
Xuất kho Men SG 621 152 8.135.000
... ... ... ... Cộng 1.150.385.090 Kèm theo...chứng từ gốc Ngày 20 tháng 12 năm 2010 NGƯỜI LẬP SỔ (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Biểu 2.23:Chứng từ ghi sổ số 152
Địa chỉ: Đường 26/3 – TP Hà Tĩnh Ban hàng theo QĐ Số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ghi có TK 152, Ghi Nợ các TK đối ứng Số 152 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 ĐVT: VNĐ Trích yếu Số hiệu Nợ Có ... ... ... ...
Xuất kho Malt 621 152 11.299.050
Xuất kho nhãn bia 450 SG 621 152 1.908.200 Kiểm kê thiếu 185kg gạo tẻ 1381 152 1.162.725
Cộng 620.628.430 Kèm theo...chứng từ gốc Ngày 31 tháng 12 năm 2010 NGƯỜI LẬP SỔ (Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên)
Công việc kiểm kê NVL nhằm phát hiện ra chênh lệch giữa số liệu thực tế tồn trong kho với số liệu trên sổ sách kế toán, từ đó tìm ra các nguyên nhân gây ra chênh lệch và có các biện pháp khắc phục kịp thời. Kiểm kê được tiến hành định kỳ là cơ sở để quản lý tốt hơn NVL, tránh tình trạng mất mát, hư hỏng và đưa ra các phương thức bảo quản tốt hơn nữa.
Nhận thức được vai trò quan trọng của kiểm kê, định kỳ cuối năm hạch toán (31/12/N) Nhà máy tiến hành kiểm kê NVL.
Trước thời gian tiến hành kiểm kê, Nhà máy thành lập Ban kiểm kê bao gồm các thành viên:
- Giám đốc nhà máy – Trưởng ban kiểm - Trưởng phòng tổng hợp – Phó ban kiểm kê - Kế toán trưởng – Phó ban kiểm kê
- Trưởng bộ phận vật tư - Ủy viên - Kế toán vật tư - Ủy viên
- Thủ kho - Ủy viên
- Nhân viên KSC - Ủy viên - Quản đốc phân xưởng - Ủy viên
Công việc kiểm kê được tiến hành công khai, thời gian kiểm kê là cuối ngày làm việc ngày 31/12/N (lúc 17h30’ ngày 31/12/N). Sau khi kết thúc kiểm kê Ban kiểm kê tiến hành lập Biên bản kiểm kê. Biên bản kiểm kê được lập nhằm đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế kiểm kê được, từ đó đưa ra số liệu chênh lệch và kế toán tiến hành xử lý các chênh lệch trên sổ sách để khớp đúng với số thực tế.
Do công tác quản lý NVL tại Nhà máy hàng ngày rất chặt chẽ vì vậy rất ít khi xẩy ra chênh lệch, và số chênh lệch rất là nhỏ.
Ngày 31/12/2010 Nhà máy tiến hành kiểm kê Kho vật tư với số liệu thu được như sau:
Đơn vị: Nhà máy bia Sài Gòn – Hà Tĩnh Địa chỉ: Đường 26/3 – TP Hà Tĩnh
BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU Kho vật tư chị Hồng
Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Hôm này ngày 31 tháng 12 năm 2010, Nhà máy tiến hành kiểm kê NVL tại kho vật tư. Ban kiểm kê thống nhất kết quả kiểm kê như bảng sau:
TT Tên vật tư ĐVT Số lượng sổ
sách Số lượng thực tế Chênh lệch Thừa Thiếu 1 Malt kg 2.509.600.810 2.509.600.810
2 Hoa viên sản xuất bia hơi kg 20.307.468 20.307.468
3 Gạo tẻ kg 84.674 84.489 185
4 Maturex Sài Gòn kg 23.445 23.621 176
5 Cao sản xuất bia hơi 14.375.541 14.375.541
... … ... ... ... ... ...
Kết luận:
- Số lượng thực tế NVL Gạo tẻ nhỏ hơn số liệu trên sổ sách là 185kg.
- Số lượng thực tế NVL Maturex Sài Gòn lớn hơn số liệu trên sổ sách là 176kg.
Xử lý:
- Chênh lệch thiếu trong định mức ghi tăng giá vốn hàng bán. - Chênh lệch thừa chưa xác định được nguyên nhân.
TRƯỞNG BAN KIỂM KÊ
(Ký, họ tên)
a. Xử lý nguyên vât liệu thừa
Giá trị NVL thừa= Chênh lệch số lượng thừa *Đơn giá xuất bình quân của thứ NVL tương ứng
Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê ngày 31/12/2010(Biểu 2.31) số lượng Maturex Sài Gòn thừa so với số liệu trên sổ sách là 176kg, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 1521(Maturex Sài Gòn) : 176*20.112=3.539.712 Có TK 3381: 3.539.712
Kế toán tiến hành ghi vào Chứng từ ghi sổ số 151( Biểu 2.20): Ghi Nợ TK 152: 3.539.712đ, ghi Có TK 3.539.712đ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ số 151 kế toàn