Trong trường hợp có sai sót về số lượng thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản báo cáo cho bên bán biết để xử lý đúng như hợp đồng quy định.
Nếu có sai sót về chất lượng, hàng giao khong có đủ quy cách phẩm chất thì sẽ bị trả lại người bán mà không được làm thủ tục nhập kho ( ngoại trừ công thì sẽ bị trả lại người bán mà không được làm thủ tục nhập kho ( ngoại trừ công ty chấp nhận với một mức giảm nào đó thì sẽ nhập kho bình thường).
+ Đối với đề xê, sản phẩm hỏng, NVL xuất dùng không hết nhập lại kho để tái sản xuất, thủ tục nhập kho chỉ khác là không tiến hành kiểm nghiệm vật tư tái sản xuất, thủ tục nhập kho chỉ khác là không tiến hành kiểm nghiệm vật tư bằng cách lập bản kiểm nghiệm đối với NVL mua ngoài , còn thì thủ kho vẫn viết phiếu nhập kho bình thường.
Công ty TNHH Lê Huy thường xuất kho NVL cho 2 mục đích : Phục vụ cho sản xuất và phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Song về cơ bản phục vụ cho cho sản xuất và phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Song về cơ bản phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Khi xuất kho NVL cho sản xuất, căn cứ vào phiếu báo về xuất vật tư theo định mức của phòng kế hoạch đã có chữ kí của phòng TCKT, thủ kho tiến hành định mức của phòng kế hoạch đã có chữ kí của phòng TCKT, thủ kho tiến hành xuất kho NVL và lập phiếu xuất kho.
Do đặc điểm về NVL của doanh nghiệp là có nhiều loại khác nhau, thường xuyên phải dự trữ trong kho một lượng vừa đủ theo định mức tính toán của xuyên phải dự trữ trong kho một lượng vừa đủ theo định mức tính toán của phòng kế hoạch nên NVL được theo dõi, quản lý rất chặt chẽ, công ty TNHH Lê Huy áp dụng hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.
Nguyên tắc hạch toán :
+ Ở kho : Chỉ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL về mặt số lượng lượng
+ Ở phòng kế toán : Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL cả về mặt số lượng và giá trị mặt số lượng và giá trị
Ưu điểm : Phương pháp này đơn giản, dẽ làm, không đòi hỏi cao về trình độ hạch toán ban đầu. Song cũng có nhược điểm của nó là ghi trùng lặp ( cả kho độ hạch toán ban đầu. Song cũng có nhược điểm của nó là ghi trùng lặp ( cả kho và phòng kế toán đều theo dõi về mặt lượng ). Thêm vào đó, công ty có nhiều chủng loại vật tư, chi tiết về mặt hiện vật trùn lặp làm khối lượng công việc của phòng kế toán phát sinh nhiều thêm.
Trình tự ghi chép :
+ Ở kho : Thủ kho mở thẻ kho để ghi chép tình hình nhập – xuất tồn kho của từng danh điểm NVL về mặt khối lượng. Số liệu để ghi vào thẻ kho là các của từng danh điểm NVL về mặt khối lượng. Số liệu để ghi vào thẻ kho là các phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Mỗi chứng từ chi ghi một dòng trên thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập – xuất kho NVL, thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho theo đúng trình tự thời gian. Cuối quý, căn cứ và số lượng nhập kho trong quý, thủ kho tính ra số tồn kho NVL cuối quý. Và định kỳ, hàng quý, thủ kho đối với tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL với phòng kế toán.
Ví dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho quý I năm 2011 như : Phiếu xuất kho số 215, phiếu nhập kho số 315 và một số chứng từ khác có liên Phiếu xuất kho số 215, phiếu nhập kho số 315 và một số chứng từ khác có liên quan như : Phiếu chi, phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng, hóa đơn bán hàng của người bán.
+ Ở phòng kế toán
Kế toán vật tư ghi thẻ kho cho sổ chi tiết NVL, do số liệu được vào bằng máy nên khi thủ kho chuyển thẻ kho trên phòng kế toán, kế toán vật tư phải căn máy nên khi thủ kho chuyển thẻ kho trên phòng kế toán, kế toán vật tư phải căn
cứ vào tên vật tư đã ghi trong thẻ kho để đối chiếu với danh mục vật tư của phòng kế toán, tìm ra mã của chính NVL đó của phòng kế toán rồi mới nhập số phòng kế toán, tìm ra mã của chính NVL đó của phòng kế toán rồi mới nhập số liệu vào máy tính.
Đây là một hạn chế của hệ thống danh điểm nguyên vật liệu không đồng nhất trong công ty. nhất trong công ty.
Số liệu được kế toán vật tư sử dụng để đối chiếu với thủ kho và cuối quý sau khi khớp số liệu, kế toán tổng hợp sẽ tính ra giá xuất của từng danh điểm sau khi khớp số liệu, kế toán tổng hợp sẽ tính ra giá xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu và tiến hành lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL.
2.2.4 Kế toán tổng hợp NVL tại công ty TNHH Lê Huy
2.2.4.1 Tài khoản sử dụng
Công ty TNHH Lê Huy áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán, theo dõi hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng, do đó các tài hạch toán, theo dõi hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng, do đó các tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán NVL chính là các tài khoản như trong quy định của bộ tài chính, bao gồm :
* TK 152 : Nguyên liệu, nguyên vật liệu
Trong đó, tài khoản này được chi tiết thành 2 TK cấp hai :- TK 1521: Theo dõi nguyên giá NVL - TK 1521: Theo dõi nguyên giá NVL
- TK 1522: Theo dõi chi phí nhập khẩu ủy thác tính vào nguyên giá NVLTK 1521 lại được chi tiết theo kho thành 5 tiểu khoản :