III. HOÀN THIỆN KHUNG ĐỊNH MỨC VÀ QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN
1. Xây dựng khung định mức
1.3. Phƣơng pháp xây dựng định mức
Các nước tiên tiến như Thụy Điển khi xây dựng định mức cho sản phẩm điều tra thống kê tính trên cơ sở giờ công lao động trực tiếp và gián tiếp cho sản phẩm thống kê, yêu cầu trung thực rất cao và chất lượng số liệu cũng như tính định mức rất sát với thực tế, cán bộ thống kê hàng ngày, hàng tuần phải báo cáo thời gian làm việc cụ thể cho từng sản phẩm để tổng hợp giá chi phí cụ thể cho sản phẩm thống kê.
- Ở Việt Nam Khi xây dựng định mức công thu thập số liệu điều tra các chuyên gia thống kê đã tính đến mức độ phức tạp của bảng hỏi, yêu cầu chất lượng của phiếu điều tra, trình độ điều tra viên, khả năng trả lời của đối tượng điều tra.
- Một số tiêu chuẩn kỹ thuật của các công đoạn như chỉnh sửa, làm sạch phiếu, nhập tin số liệu điều tra bằng phương pháp quét (scaning) hay nhập bằng hình thức (keyboard) thông thường và yêu cầu chất lượng của sản phẩm đầu ra đối với từng cuộc điều tra là căn cứ quan trọng nhất.
- Các số liệu thống kê hàng năm và một số tài liệu có liên quan khác. Khi có sự điều chỉnh hay thực hiện mới một công việc cụ thể nào dẫn tới sự thay đổi về định mức thì các căn cứ lịch sử luôn được xét đến như một bằng chứng gốc.
- Dựa vào các phương pháp xây dựng định mức chung và vận dụng vào việc xây dựng định mức điều tra thống kê:
* Phương pháp kỹ thuật: phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia về thống kê để nghiên cứu và kiểm nghiệm thực tế thời gian thực hiện phỏng vấn, ghi phiếu, chỉnh sửa, hoàn chỉnh phiếu… và thời gian di chuyển đến đối tượng điều tra khác nhằm mục đích xác định lượng thời gian hao phí cần thiết để thực hiện một công đoạn hay hoàn chỉnh một chuỗi các công đoạn trong cuộc điều tra trong từng điều kiện cụ thể. Đối với phương pháp này, các chuyên gia phân tích đã tính đến tính chất vùng miền, bởi vì trình độ của các điều tra viên và trình độ của đối tượng được hỏi là khác nhau giữa miền núi và đồng bằng, đặc biệt là đặc điểm địa lý ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian di chuyển giữa đối tượng điều tra này đến đối tượng điều tra khác. Chính vì vậy định mức công thu thập thông tin thống kê đã qui định mức công các tỉnh miền núi bằng 1,2 lần so với định mức công các tỉnh đồng bằng.
* Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại kết quả thực hiện được ở những cuộc điều tra trước và so sánh với các cuộc điều tra có cùng tính chất, hoàn
cảnh, địa điểm. Ví dụ như điều tra doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại và lĩnh vực công nghiệp, hay giữa các cuộc điều tra mang tính xã hội với nhau, thậm chí giữa các cuộc điều tra có cùng tính chất, mức độ nhưng khác nhau về thời điểm điều tra như điều tra về năng xuất sản lượng vụ đông, vụ mùa, vụ hè thu,…
Tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lạ
* Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh định mức cho phù hợp với từng điều kiện cụ thể của từng cuộc điều tra.
Nếu như các ngành kinh tế sản xuất, chi phí định mức để sản xuất sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và các loại chi phí quản lý phân bổ thì chi phí định mức của hoạt động thống kê chủ yếu là chi phí nhân công và chi phí đi lại di chuyển từ địa điểm điều tra này đến địa điểm điều tra khác. Hay nói cách khác đó chính là thời gian lao động hao phí cần thiết để thực hiện một công đoạn điều tra nào đó gọi là ngày công..
Với đặc điểm hoạt động thống kê tập trung từ Trung ương đến địa phương cho nên bất cứ một qui định dù là của cấp nhà nước nào ban hành, dù tổng quát hay chi tiết đến đâu cũng không thể thoả mãn tất cả các đặc trưng theo từng vùng lãnh thổ. Chính vì vậy phương pháp xem xét, điều chỉnh trong việc xây dựng định mức luôn được Tổng cục Thống kê coi trọng và thống nhất quan điểm chỉ đạo với tham vọng đạt đến sự thích hợp tối đa.
Trước và sau khi ban hành khung định mức điều tra thống kê hiện hành, các chuyên gia về thống kê thuộc các lĩnh vực khác nhau, và các chuyên gia về quản lý tài chính của ngành đã phối hợp thảo luận thống nhất cùng đưa ra khung định mức áp dụng chung cho toàn ngành. Song song với công việc đó là công tác kiểm tra thực tế, lắng nghe ý kiến phản hồi của địa phương, những người điều hành hay thực hiện trực tiếp các cuộc điều tra. Ý kiến của các đơn vị là căn cứ để xem xét, chỉnh sửa định mức công điều tra.
1.4. Định mức công của các cuộc điều tra
Căn cứ vào định mức đã được đề cập tại Phụ lục số 3, trong khuôn khổ đề tài này, xin đưa ra một số định mức thống nhất áp dụng trong công tác lập dự toán cho các cuộc điều tra thống kê do Tổng cục Thống kê thực hiện như sau:
Mã số Tên phiếu Thời gian thu thập
Định mức năm 2008
Điều tra thuộc lĩnh vực công nghiệp và xây dựng
Phiếu 01.ĐTCNT
Phiếu thu thập thông tin về sản xuất
của doanh nghiệp 12 ngày đầu
tháng
2 phiếu/công
Phiếu 02.ĐTCNT
Phiếu thu thập thông tin về sản xuất của cơ sở công nghiệp cá thể
12 ngày đầu tháng
7 phiếu/công Phiếu phỏng vấn xu thế kinh doanh
công nghiệp quý tháng đầu quý 12 ngày
3 phiếu/công Phiếu
01/XD-Q
Phiếu thu thập thông tin về hoạt động sản xuất của doanh nghiệp xây dựng
12 ngày tháng cuối quý 4 phiếu/công Phiếu 02/XD-N
Phiếu thu thập thông tin về xây dựng tại địa bàn xã /phường
1 năm 1 lần 1 phiếu/2 công Phiếu
03/XD-N
Phiếu thu thập thông tin xây dựng của hộ gia đình
1 năm 1 lần 7 phiếu/công Phiếu 1A-
ĐTDN
Phiếu thu thập thông tin về doanh nghiệp 1 phiếu/2công Phiếu 1B/CS- ĐTDN
Phiếu thu thập thông tin về các cơ sở sản xuất kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp
20 cơ
sở/công Phiếu 2B-
DTDN
Kết quả hoạt động trung gian tài chính và hoạt động hỗ trợ cho hoạt động tài chính tiền tệ
2
phiếu/công Phiếu 2C-
ĐTĐN
Kết quả hoạt động bảo hiểm và môi giới bảo hiểm
4
phiếu/công
Danh mục các DN lập danh sách 30 cơ
sở/công
ĐT lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ, giá cả
Phiếu 01/DN-TB
Phiếu thu thập thông tin doanh nghiệp
Hàng tháng
4 phiếu/công Phiếu
01/CT
Phiếu thu thập thông tin cơ sở kinh
doanh cá thể Hàng tháng
Biểu 01/SL- X
Báo cáo biến động số cơ sở kinh doanh cá thể cấp xã/phường
Hàng tháng 1 xã/2công Phiếu
01/ĐT-VT
Phiếu thu thập thông tin doanh nghiệp vận tải và hỗ trợ vận tải ngoài nhà nước
4 phiếu/công
Phiếu 02/ĐT-VT
Phiếu thu thập thông tin cơ sở kinh doanh vận tải và hỗ trợ vận tải cá thể
5 phiếu/công
Điều tra giá định kỳ 138.000đ
/tháng/ĐTV Phiếu điều tra xu hướng sản xuất kinh
doanh vận tải
hàng quý 3 phiếu/công
Phiếu phỏng vấn xu thế kinh doanh
ngành bán buôn, bán lẻ hàng quý
3 phiếu/công Phiếu phỏng vấn xu thế kinh doanh
ngành xuất khẩu
hàng quý 3 phiếu/công
- Điều tra cá thể 1/10 1 năm 1 lần
Phiếu 1/CT- SL
Phiếu thu thập thông tin về số lượng cơ sở SXKD cá thể
30 cơ
sở/công Phiếu
02/CT-CN
Phiếu thu thập thông tin cơ sở cá thể hoạt động công nghiệp
3 phiếu/công Phiếu
03/CT- VTBCVT
Phiếu thu thập thông tin về cơ sở cá thể hoạt động vận tải, BCVT
Phiếu 04/CT- TMDV
Phiếu thu thập thông tin về cơ sở cá thể hoạt động thương mạ dịch vụ
Điều tra lĩnh vực tài khoản quốc gia 1 năm 1 lần
Phiếu số 01/IO- TKQG
Phiếu thu thập thông tin lập hệ thống tài khoản quốc gia (áp dụng cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, HTX nông lâm, thuỷ sản, tổ chức tín dụng và doanh nghiệp sự nghiệp) 1 phiếu/7 công Phiếu số 02/IO- TKQG
Biểu thu thập thông tin lập hệ thống tài khoản quốc gia (áp dụng cho các cơ sở SXKD cá thể và hộ gia đình)
Phiếu số 02.1/IO- TKQG
Phiếu điều tra thu và chi phí cho sản xuất 2 phiếu/ công Phiếu số 02.2/IO- TKQG
Phiếu điều tra chi cho tiêu dùng cuối cùng 2 phiếu/ công Phiếu số 02.3/IO- TKQG
Phiếu điều tra thu và chi khác 10 phiếu/
công Phiếu số
03-ĐTDN- IO
Phiếu thu thập thông tin về kết quả sản xuất kinh doanh đầu ra và chi phí đầu vào của doanh nghiệp
Phiếu số 03.1- ĐTDN-IO
Phiếu thu thập hông tin về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
1 phiếu/công
Phiếu số 03.2- ĐTDN-IO
Một số chỉ tiêu tài chính 6 phiếu/công
Phiếu số 03.3- ĐTDN-IO
Phiếu thu thập thông tin về chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh
1 phiếu/7
công
Điều tra lĩnh vực nông-lâm-nghiệp-thuỷ sản
Phiếu số 01/ĐTDT
Phiếu điều tra diện gieo trồng Theo từng vụ
sản xuất
+ Các tỉnh miền núi (Đông bắc + Tây
bắc + Tây Nguyên) và các tỉnh có số thôn TB/xã nhỏ hơn 7 thôn (Hà Nội, Bắc Ninh, Hà Tây, Hải Dương, Hưng Yên, Thái Bình, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Phú Yên, Khánh Hoà)
3 thôn/công
+ Các tỉnh Đông Nam bộ + ĐB sông Cửu Long
2 thôn/công
+ Các tỉnh có số thôn TB/xã từ 7 đến 10 thôn (Vĩnh Phúc, Hải Phòng, Thanh Hoá, Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế)
+ Các tỉnh có số thôn TB/xã lớn hơn 10 thôn: 5 thôn/công (Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình, Nghệ An, Hà Tĩnh, Đà Nẵng)
5 thôn/công
Phiếu số
02/ĐTNSL Điều tra năng suất, sản lượng lúa
Theo từng vụ sản xuất 6 phiếu/công Phiếu số 03/ĐTNSH N
Điều tra năng suất, sản lượng cây hàng năm khác (Mỗi tỉnh điều tra 3 cây trọng điểm)
2 lần/năm 8 phiếu/công
Phiếu số 04/ĐTNSL N
Điều tra năng suất, sản lượng cây lâu năm (Mỗi tỉnh điều tra 2 cây trọng điểm, riêng các tỉnh Vùng Tây Nguyên, Bình Dương, Bình Phước, Tây Ninh, Đồng Nai Bà Rịa-Vũng Tàu mỗi tỉnh điều tra 3 cây trọng điểm)
1 lần/năm 8 phiếu/công
Phiếu số 01-
04/ĐTCN
Phiếu điều tra chăn nuôi 2 lần/năm Hộ điều tra
cả số lượng và sản lượng: 12 phiếu/công; Hộ chỉ số lượng: 17 phiếu /công Phiếu số 01/ĐT-X
Phiếu điều tra tình hình cơ bản về nuôi trồng thuỷ sản và đánh bắt thuỷ sản của hộ trên địa bàn xã, phường, thị trấn
2 lần/năm
+ Các tỉnh ven biển phía Bắc đến Ninh Thuận
1phiếu/1,5cô
ng + Các tỉnh ven biển từ Bình Thuận trở
vào
1
phiếu/2công
+ Riêng Cà Mau, Bạc Liêu 1
phiếu/3công + Các tỉnh còn lại 1 phiếu/1công Phiếu số 4A/ĐTH- NT
Phiếu thu thập thông tin về hộ nuôi trồng thuỷ sản
2 lần/năm
8
Phiếu số 4B/ĐTH- NT
Phiếu thu thập thông tin về hộ nuôi trồng thuỷ sản lồng, bè
2 lần/năm
Phiếu số 5A/ĐTH- KT
Phiếu thu thập thông tin về hộ khai thác hải sản
2 lần/năm
Phiếu số 5B/ĐTH- ĐB
Phiếu thu thập thông tin về hộ khai thác thuỷ sản nội địa
1 lần/năm
Phiếu số 6/ĐTH-G
Phiếu thu thập thông tin về hộ nuôi giống thuỷ sản
1 lần/năm Phiếu số
2/ĐTDN- NT
Phiếu thu thập thông tin về doanh nghiệp nuôi trồng thuỷ sản
2 lần/năm 1
phiếu/1công Phiếu số
3/ĐTDN- ĐB
Phiếu thu thập thông tin về doanh nghiệp khai thác hải sản
2 lần/năm
ĐT lĩnh vực dân số lao động
Phiếu điều tra biến động dân số, nguồn lao động và kế hoạch hoá gia đình
1 - 4 7 hộ/công
Điều tra lĩnh vực xã hội môi trƣờng 1 tháng
Phiếu số 1A-PVH Phiếu phỏng vấn hộ thu nhập 1 phiếu/1,5côn g Phiếu số 1B-PVH
Phiếu phỏng vấn hộ thu nhập và chi tiêu
1 phiếu/2,5
công
Phiếu phỏng vấn hộ chi tiêu 1 phiếu/
1,5công
Phiếu phỏng vấn xã/phường 1
phiếu/2công Thù lao cho hộ điều tra thu nhập –chi
tiêu
30.000
đồng/hộ
Thù lao hộ điều tra thu nhập 20.000
đồng/hộ
Phiếu điều tra nhu cầu thông tin thống kê
1phiếu/công
Tổng điều tra CSKTHCSN năm 2007 (nhập tin) Phiếu số 01 1.000 đồng/phiếu Phiếu số 02; 03;04 400 đồng/phiếu Phiếu số 05;06 300 đồng/phiếu Phụ biểu 1a; 2a 300 đồng/phiếu
2. Qui trình lập dự toán các cuộc điều tra
Hàng năm Tổng cục Thống kê triển khai rất nhiều cuộc điều tra khác nhau có cuộc điều tra theo tháng, quý, năm, điều tra theo thời điểm...phạm vi sử dụng kinh phí cũng rất khác nhau nhưng công tác lập dự toán của các cuộc điều tra đều phải tuân theo trình tự cơ bản như sau:
2.1. Quy trình xây dựng dự toán các cuộc điều tra thống kê thƣờng xuyên và theo chu kỳ
Quy trình xây dựng dự toán các cuộc điều tra thống kê thường xuyên và theo chu kỳ được thể hiện như hình trên, theo đó căn cứ vào kế hoạch hàng năm các Vụ nghiệp vụ xác định các cuộc điều tra cần thực hiện trong năm, căn cứ
phương án điều tra, xác định các công việc cần thực hiện từ đó vận dụng các văn bản tài chính hướng dẫn hiện hành lập dự toán kinh phí gửi Vụ Kế hoạch tài chính, qua một số lần thảo luận giữa Vụ KHTC và các Vụ nghiệp vụ để thống nhất mức kinh phí của từng cuộc điều tra, Vụ KHTC tổng hợp toàn bộ dự toán kinh phí điều tra cùng dự toán năm gửi cấp trên.
Để tổ chức một cuộc điều tra thống kê ta phải tuân theo trình tự và lập dự toán theo bước như sau:
1. Công tác chuẩn bị
+ Gồm chi xây dựng phương án, thiết kế phiếu, các tài liệu khác, sổ tay hướng dẫn, biểu tổng hợp
+ Chi văn phòng phẩm ( giấy, bút chì…)
+ Chi cho lập danh sách đơn vị điều tra, thiết kế mẫu, rà soát sơ đồ- bảng kê + In phiếu điều tra, sổ tay hướng dẫn điều tra viên và các tài liệu có liên quan (phương án, phiếu điều tra, sổ tay hướng dẫn, các tài liệu khác…)
2. Chi tập huấn nghiệp vụ điều tra( lập theo các lớp tập huấn)
+ Dự kiến số ngày tập huấn
+ Lập danh sách đại biểu tham gia tập huấn(thời gian tập huấn, địa điểm tập huấn)
- Tính chế độ hưởng thụ của người tham gia tập huấn(cho người hưởng lương và người không hưởng lương)
+ Phụ cấp công tác phí cho đại biểu + Tiền ngủ của đại biểu
+ tiền đi lại ( 2 lượt, bằng các loại phương tiện) + Tiền thuê hội trường
+ Báo cáo viên
+ Chi văn phòng phẩm cho đại biểu + Chi nước uống cho đại biểu + Chi khác
3. Chi thu thập số liệu tại cơ sở, địa bàn điều tra
+ Công điều tra(theo định mức công trên) + Công dẫn đường
+ Công phiên dịch
4. Chi công tác phí giám sát ( lập theo các cấp giám sát)
+ Tiền tàu xe, đi lại + Phụ cấp công tác phí + Phụ cấp công lưu trú
5. Chi thù lao cho đối tƣợng cung cấp thông tin
+ Chi thù lao cho đối tượng cung cấp thông tin
6. Chi công tác phúc tra
+ Tiền tàu xe, đi lại + Phụ cấp công tác phí
+ Phụ cấp công lưu trú
+ Tổng hợp kết quả phúc tra, viết báo cáo kết quả phúc tra
7.Chi cho công tác nghiệm thu phiếu điều tra(theo từng cấp nghiệm thu)
+ Tiền tàu xe, đi lại + Phụ cấp công tác phí + Phụ cấp công lưu trú