2.2.2.1 Chứng từ sử dụng - Bảng chấm công
- Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng phân bổ lương và BHXH - Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội
Sau khi nhận được bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương của các đơn vị,phòng ban,kế toán tiền lương sẽ tính toán,lập bảng tổng hợp tiền lương cho toàn công ty.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết TK tại công ty -TK 334:phải trả người lao động
-TK 338:phải trả,phải nộp khác TK 338 được chi tiết:TK 3382:KPCĐ TK 3383:BHXH TK 3384:BHYT TK 3389:BHTN Ngoài ra còn sử dụng một số TK khác: TK 637:chi phí trực tiếp chung
+TK 6371:chi phí nhân viên trực tiếp TK 642:chi phí quản lý doanh nghiệp +TK 6421:chi phí nhân viên quản lý
2.2.2.3 Kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty
Sau khi tiến hành tính toán tiền lương phải trả cho cán bộ nhân viên và phân bổ cho các đối tượng,qua bảng phân bổ tiền lương kế toán sẽ phân bổ tiền lương cho từng đối tượng
Trình tự hạch toán tiền lương tại công ty tháng 2/2012. Căn cứ vào bảng phân phối tiền lương, kế toán hạch toán. + Tiền lương bộ phận nhân viên:
Nợ TK 622: 219.964.595
Có TK 334: 219.964.595 + Tiền lương bộ phận quản lý đội:
Nợ TK 627: 25.867.205
Có TK 334: 25.867.205 + Tiền lương bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642: 34.734.743
Có TK 334: 34.734.743
+ Cuối kì hạch toán kế toán kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp theo từng đối tượng tập hợp chi phí:
Có TK 622: 219.964.595
+ Khi thanh toán lương cho người lao động kế toán ghi: Nợ TK 334: 260.575.643
Có TK 111: 260.575.643
* Tiền thưởng cho phòng kế hoạch do đạt doanh thu vượt mức: Nợ TK 353: 5.000.000
Có TK 334: 5.000.000 * Hạch toán BHXH.
Kế toán sử dụng tài khoản 3383 để phản ánh số BHXH phải nộp. Cụ thể trong tháng 2/2012 Công ty đã nộp BHXH là: 61.723.319,46.
Trong đó 16% hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 622: 35.194.335,2
Nợ TK 627: 4.138.752,8 Nợ TK 642: 5.557.558,88
Có TK 338: 44.890.646,88
+ Hạch toán 6% trích từ quỹ lương của cán bộ công nhân viên: Nợ TK 334: 16.832.672,58
Có TK 338: 16.832.672,58
+ Khi nộp BHXH cho cơ quan nhà nước, kế toán ghi: Nợ TK 338: 61.723.319,46
Có TK 112: 61.723.319,46
+ Khi tính BHXH phải trợ cấp cho cán bộ công nhân viên: Nợ TK 3383: 1.845.200
Có TK 334: 1.845.200 *Hạch toán BHYT
Để hạch toán hình thức thu nộp BHYT, kế toán sử dụng TK 3384. Cuối kì kế toán căn cứ vào bảng phân bổ chi phí tiền lương để tiến hành tính BHYT theo tỉ lệ 3% tính theo chi phí sản xuất kinh doanh và 1.5% trừ vào lương cán bộ công nhân viên.
Nợ TK 622: 6.598.937,85 Nợ TK 627: 776.016,15
Có TK 3384: 8.416.996.29
+ Khi tính số BHYT trừ vào lương của CBCNV, kế toán ghi: Nợ TK 334: 4.208.498.145
Có TK 3384: 4.208.498.145
+ Khi nộp BHYT cho cơ quan đăng kí BHYT, kế toán ghi: Nợ TK 3384: 12.625.494,44
Có TK 112: 12.625.494,44 *Hạch toán bảo hiểm thất nghiệp.
Tiến hành hạch toán BHTN theo tỷ lệ 1% vào chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 622: 2.199.645,95
Nợ TK 627: 258.672,05 Nợ TK 642: 347.347,43 Cú TK 3388: 2.805.665,43
Hạch toán 1% trừ vào lương của cán bộ công nhân viên: Nợ TK 334: 2.805.665,43
Có TK 3388: 2.805.665,43 *Hạch toán kinh phí công đoàn.
Để theo dõi tình hình chi tiêu KPCĐ, kế toán sử dụng TK 3382.
+ Khi trích KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo tỉ lệ 2%, kế toán ghi: Nợ TK 622: 4.399.292,9
Nợ TK 627: 517.344,1 Nợ TK 642: 694.694,86
Có TK 3382: 5.611.331,86
Khi tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời kế toán ghi theo dõi vào các chứng từ ghi sổ:
Căn cứ vào số liệu: bảng chấm công, hợp đồng, ...phản ánh lương phải trả cho CBCNV trong tháng vào chứng từ số 01.
2.2.2.4 Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Số 01
Ngày 29 tháng 2 năm 2012
Đơn Vị: VNĐ
Trích yếu Số hiệuTK Số tiền
Nợ Có
Tiền lương phải trả CB CNV trong tháng
- Tiền lương CNV phân xưởng 622 219.964.595
- Tiền lương BP quản lý đội 627 25.867.205
Tiền lương nhân viên quản lý DN 642 34.734.743
334
Tổng x x 280.566.543
Căn cứ vào các số liệu về tiền lương phải trả cho người lao động trong tháng tiền hành hạch toán các khoản trích theo lương, phản ánh vào chứng từ ghi sổ số 02
Chứng từ ghi sổ Số 02 Ngày 29 tháng 2 năm 2012 Đơn Vị:VNĐ Trích yếu Số hiệuTK Số tiền Nợ Có Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
- Tính vào chi phí nhân công trực tiếp 622 48.392.211,9 - Tính vào chi phí sản xuất chung 627 5.690.785,1
- Tính vào chi phí quản lý DN 642 7.641.643,46
- Khấu trừ vào lương CNV 334 19.638.338.01
338
Tổng Cộng x x 81.362.978,47
Tiến hành thanh toán lương cho CBCNV, kế toàn vào chứng từ ghi sổ số 03
Chứng từ ghi sổ
Số 03
Ngày 29 Tháng 2 Năm 2012
Đơn Vị: VNĐ
Thanh toán lương tháng cho CNV 334 111 260.575.643
Cộng x x 260.575.643
Thưởng cho nhân viên phòng kế hoạch khi thanh toán lương, phản ánh vào chứng từ số 04
Chứng từ ghi sổ
Số 04
Ngày 29 Tháng 2 Năm 2012
Đơn Vị: VNĐ
Trích Yếu Số hiệu TKNợ Có Số Tiền
Tiền thưởng cho CBCNV 353 334 5.000.000
Cộng x x 5.000.000
Bảo hiểm xã hội thanh toán cho công nhân ( anh Nguyễn Văn Toàn ) phản ánh vào chứng từ ghi sổ số 05
Chứng từ ghi sổ Số 05
Ngày 29 tháng 2 năm 2012
Đơn Vị: VNĐ
Trích yếu Số hiệuTK Nợ Có Số tiền
BHXH phải trả trong tháng cho CNV 338 334 1.845.200
Cộng x x 1.845.200
Cuối tháng tiền hành nộp BHXH, BHYT cho cơ quan nhà nước, phản ánh vào chứng từ ghi sổ số 06
Chứng từ ghi sổ
Số 06
Ngày 29 Tháng 2 Năm 2012
Đơn Vị: VNĐ
Nộp BHXH, BHYT 338 112 74.348.813,9
Cộng x x 74.348.813,9
Cuối tháng tổng hợp các chứng từ vào sổ đăng ký chứng từ