Trường hợp nhập kho do mua ngoài do NVL của Công ty nhập chủ yếu do mua ngoài, nên yêu cầu kế toán phải phản ánh được đúng đắn, đầy đủ, chính xác giá thực tế của NVL nhập kho. Về nguyên tắc giá đó bao gồm giá ghi trên hoá đơn, chi phí vận chuyển, bốc dỡ….đồng thời phải phản ánh tình hình thanh toán với người bán một cách chính xác kịp thời trên các sổ kế toán chi tiết. Thông thường việc mua ngoài NVL được tiến hành như sau: Khi đơn vị thi công có nhu cầu về NVL, đơn vị sẽ viết giấy đề nghị cung ứng vật tư.kế toán thanh toán viết phiếu chi hoặc ký séc, cán bộ vật tư hoặc nhân viên tiếp liệu sẽ mang tiền hoặc séc thanh toán cho người bán và bên bán sẽ chuyển vật liệu cho công ty. Khi vật liệu về kho Công ty hoặc kho đơn vị thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra nếu phù hợp thì phòng vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn để viết phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho. Việc theo dõi tình hình thanh quyết toán với người bán được phản ánh trên sổ “Sổ chi tiết công nợ” ở Công ty, TK 331 mở theo dõi cho từng cán bộ vật tư hoặc nhân viên tiếp liệu. Cuối tháng tiến hành cộng sổ để tính ra số dư cuối kỳ của từng nhân viên tiếp liệu. Số dư đầu tháng của sổ được căn cứ vào số dư của ngày cuối cùng tháng trước.
Khi có nhu cầu về NVL phòng vật tư sẽ cử cán bộ vât tư đi mua hoặc gửi kế hoạch đi mua vật tư xuống các đội để các đội cử nhân viên tiếp liệu đi mua. Các bộ vật tư hoặc nhân viên tiếp liệu sẽ viết giấy tạm ứng để đi mua vật tư cho Công ty. Kế toán thanh toán viết phiếu chi hoặc xét thanh toán và ghi Nợ TK 141, chi tiết cho từng nhân viên tiếp liệu (coi như Công ty đã thanh toán với người bán thông qua nhân viên tiếp liệu).
Khi mua NVL về nhập kho kế toán sẽ ghi bút toán giảm Nợ cho nhân viên tiếp liệu.
Để biết cụ thể ta có thể hạch toán chi tiết ví dụ 1 như sau: + Kế toán thanh toán viết phiếu chi sẽ ghi:
Nợ TK 141 – Trần Đức Hải. 169.640.218 CóTK111 169.640.218
Sau khi NVL mua về đã làm thủ tục nhập kho, Ông Hải viết giấy thanh toán tiền tạm ứng và gửi lên phòng tài vụ. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT số 056501 Ngày 01 tháng11 (Biểu 2.1a) và phiếu nhập kho số 05 ngày 02/11 (Biểu
Nợ TK1521 154.421.838 Nợ TK1331 15.421.838
Có TK 141 – Trần Đức Hải 169.640.218
Biểu 2.11: Giấy thanh toán tiền tạm ứng số 06
CÔNG TY CP CẦU 3 THĂNG LONG.
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG SỐ 06.
Ngày 07 tháng 11 năm 2012 Họ tên người thanh toán : Trần Đức Hải.
Đơn vị công tác: Phòng Vật Tư.
Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Số TT
Số hoá
đơn Ngày Diễn
giải Số tiền Giá gốc Thuế GTGT Tổng 1 056501 01/11 Thép tròn φ12 Thép tròn φ20 Tổng cộng 22.424.340 131.794.040 154.218.380 2.242.434 13.179.404 15.421.838 24.666.774 48.686.400 169.640.218
Biêu số 2.12: Chứng từ ghi sổ (TK 141- Tạm ứng)
CÔNG TY CỔ PHẦN CẦU 3 THĂNG LONG.
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: CKCN – 0111 – 3011 – 331
Tháng 11 năm 2012 Tài khoản: 141 Tạm ứng Đối tượng pháp nhân : Tất cả
Đối tượng tập hợp : Tất cả
Ngày, số chứng từ,diễn giải TKN Nợ
TK
Có Tiền Nợ Tiền Có
CKCN2 Ngày 30/11/12 Số1.
Thuế GTGT - điện T9/12 (cầu Kiền) Cty TNCT&XLĐTL điện T9/12 (cầu Kiền) …… 1331 1361 141 225.400 2.254.000 164.373.400 CKCN2 Ngày 30/11/12 số 4. Thuế GTGT- Thép tròn (1 HĐ ) Hải TTBK 06 – thép tròn ( 1 HĐ) 1331 1521 141 15.421.838 154.218.380 169.640.218 CKCN2 Ngày 30/11/12 Số 5. Thuế GTGT- Sika (2 HĐ) Hải TTBK 53 – Sika (2 HĐ) ….. 1331 1521 331 9.736.256 97.362.564 107.098.820 ……. Tổng cộng 1.756.717.673 1.756.717.673
Chứng từ đã ghi vào sổ cái ngày / 30 11/ 2012
Trường hợp nhập kho do thu hồi NVL ở các đơn vị thi công:
Căn cứ vào phiếu nhập kho thu hồi, kế toán lập bảng kê NVL nhập kho thu hồi theo đúng định khoản :
- Nợ TK 152 ( TK1521 – Vật liệu tiêu hao)
Có TK 136 (1361 –Vốn kinh doanh theo khoán ở các đơn vị) - Nợ TK 152 (1522 – Vật liệu luân chuyển )
Có TK 142 – Chi phí trả trước
Sau khi lập bảng kê thu hồi tất cả các đối tượng, kế toán vật liệu tổng hợp số liệu và vào bảng tổng hợp vật tư nhập kho thu hồi theo từng đối tượng sử dụng sau đó máy sẽ tự động ghi vào chứng từ gốc.
Ví Dụ 8: Căn cứ vào phiếu nhập kho thu hồi số 27 và số 33 ( Biểu 2.2, 2.3) lập bảng kê NVL nhập kho thu hồi (Biểu 2.8). Từ số liệu tổng hợp trên bảng kê kế toán lập bảng tổng hợp vật tư nhập kho thu hồi .
Biểu 2.13: Bảng tổng hợp vật tư nhập kho thu hồi tháng 11/2012
BẢNG TỔNG HỢP VẬT TƯ NHẬP KHO THU HỒI THÁNG 11/12
Ghi Nợ TK152, TK153 Có TK: liên quan Thành tiền TKNợ TKCó đối tượng sử dụng 153 1521 1522 Tổng cộng 142 Bố hạ 42.834.090 42.834.090 Đá bạc 26.427.000 26.427.000 ……… ……… ……… ……. ….. ….. Tổng 142 99.361.090 99.361.090 1361 Bố hạ 1.557.871 1.557.871 Tạ hụt- Vành đai 3 1.750.000 20.875.780 22.625.780 …. …. ….. ….. … Tổng 1361 4.350.000 40.345.700 30.450.300 Tổng cộng 4.350.000 40.345.700 99.361.090 129.811.390
Biểu 2.14a: Chứng từ ghi sổ TK 1521- Vật liệu tiêu hao.
Công Ty Cổ Phần Cầu 3 Thăng Long.
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỐ: KHAC1-0111-3011-1521
Tháng 11 năm 2012
Tài Khoản : 1521 – Vật liệu tiêu hao Đối tượng pháp nhân : Tất cả
Đối tượng tập hợp : Tất cả
Ngày, số chứng từ, diễn giải TKNợ TKCó Tiền Nợ Tiền Có KHAC1 Ngày 01/11/12 số 1 Nhập thu hồi VTTH T11/12 – Bố hạ. Nhập thu hồi TTH T11/12 – Tạ hụt - Đường Vành đai 3 1521 1361 1361 22.433.651 1.557.871 20.875.780 Cộng 40.345.700 40.345.700
Chứng từ đã ghi vào sổ cái ngày 30/11/ 2012
Biểu 2.14b: Chứng từ ghi sổ (TK 1522- Vật liệu luân chuyển)