2.6.1.1. Chứng từ sử dụng:
Hoá đơn GTGT, Phiếu thu tiền mặt , Giấy báo có của ngân hàng , phiếu xuất kho, . phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, sổ chi tiết bán hàng...
2.6.1.2. các phương thức bán hàng
*Bán buôn qua kho: đây là hình thức bán buôn mà hàng hoá bán được xuất ra từ kho của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.4: quy trình luân chuyển chứng từ, xuất hàng hóa bán buôn qua kho cho khách hàng:
Người thực hiện Lưu đồ quá trình Mô tả
KT bán hàng (1) Trưởng phòng , GĐ (2) Thủ kho (3) Lái xe, bố vác (4) Khách hàng (5) Lái xe (6)
Kế toán thanh toán, thủ quỹ (7)
Nhập đơn hàng,lập phiếu xuất, lập hóa đơn
bán hàng Ký duyệt
Xuất hàng, giám sát xuất
Nhận hàng, hóa đơn sổ sách
Nhận hàng, giao tiền, ký nhận hàng
Thu tiền, nộp quỹ Lập phiếu, thu tiền
Cụ thể hóa quy trình trên:
(1) kế toán phần hành nghe điện thoại nhận đơn đặt hàng của khách, sau đó cho thủ kho và kế toán vật tư hàng hóa kiểm tra sổ sách và đối chiếu số lượng hàng hóa tồn thực tế
-Nếu trong kho không có hoặc không đủ hàng, kế toán vật tư hàng hóa lập phiếu báo mua hàng chuyển giám đốc kinh doanh.
- Nếu đủ hàng cho khách, kế toán vật tư hàng hóa- kế toán hàng tốn kho lập phiếu xấu kho, kế toán bán hàng lập đơn bán hàng.
(2) Trình kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.
(3) Chuyển thủ kho hàng hóa xuất kho và phân công lái xe đi giao hàng. (4) Lái xe, bốc vác ký nhận hàng trên phiếu xuất, thủ kho sau khi xuất hàng yêu cầu bốc vác ký vào vị trí người nhận 2 liên phiếu xuất, cuối ngày tập hợp phiếu xuất chuyển trả cho kế toán HTK 1 liên giữ lại vào thẻ kho. Sau đó nhận hóa đơn bán hàng đối với lượng hàng cần đem đi giao.
(5,6) Lái xe giao hàng, yêu cầu khách hàng ký đủ hàng và thanh toán tiền trên hóa đơn bán hàng đối với thu tiền ngay hoặc yêu cầu khách hàng ký nhận nợ.
(7) Kế toán thanh toán căn cứ thông tin trên hóa đơn bán hàng lái xe mang về tiến hành lập phiếu thu tiền mặt và chuyển thủ quỹ thu. Nếu có sự khác biệt chênh lệch trên hóa đơn bán hàng, do kế toán bán hàng lập và số tiền lái xe thực nộp thì báo trưởng phong, kế roan trưởng xử lý, sau đó kế toán thu chi chuyển hóa đơn cho kế toán bán hàng lưu chứng từ.
*Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Đây là hình thức bán buôn, sau khi mua hàng, nhận hàng mua về không nhập kho mà Công ty chuyển thẳng cho bán mua Trong trường hợp này, Công ty tham gia thanh toán với cả hai bên: Thu tiền bán hàng của người mua và trả tiền mua hàng cho người bán
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ, xuất hàng hóa bán cho khách hàng thu tiền ngay
Người thực hiện Lưu đồ quá trình Mô tả
KT bán hàng (1)
Kế toán thanh toán (2)
Thủ quỹ (3)
Trưởng phòng, GĐ (4)
Thu kho (5)
Kế toán bán hàng (6) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cụ thể hóa sơ đồ trên:
(1) Khi khách mua hàng kế toán bán hàng căn cứ bảng giá lập 3 liên hóa đơn bán hàng.
(2) Sau hóa đơn bán hàng chuyển cho kế toán thanh toán lập phiếu thu (3) Sau đó chuyển thủ quỹ thu tiền hàng của khách.
(4) Trình giám đốc, trưởng phòng ký phiếu.
(5) 3 liên hóa đơn được giao cho khách xuống kho lấy hàng, giao hàng xong thủ kho yêu cầu khách hàng ký nhậ và giao cho khách hàng 1 liên hóa đơn.
(6) Kế toán bán hàng có trách nhiệm kiểm tra lượng hàng ra so với hóa đơn bán hàng của khách và đóng dấu xác nhận cho khách hàng, cuối mỗi ngày thủ kho lập các hóa đơn bán hàng chuyển kế toán 1 liên để kế toán làm cơ sở đối chiếu với hàng tồn thực tế của thủ kho.
Xuất hóa đơn bán lẻ
Lập phiếu thu
Thu tiền hàng
Duyệt hóa đơn, phiếu thu
Xuất hàng
Kiểm tra hàng ra và đóng dấu xác nhận trên