Phũng đại lý tàu biển của VOSCO được thành lập năm 1981 thuộc phũng khai thỏc thương vụ, chuyờn phục vụ tàu. Phũng cú những chức năng và nghiệp vụ sau:
− Làm đại lý cho cỏc tàu nước ngoài đến Việt Nam và cỏc tàu của VOSCO tại cỏc cảng biển của Việt Nam và nước ngoài.
− Làm cỏc thủ tục cho tàu ra vào, rời cảng biển.
− Ký kết cỏc hợp động vận chuyển, hợp đồng bảo hiểm hàng hải, hợp đồng bốc dỡ hàng hoỏ, hợp đồng thuờ tàu, hợp đồng thuờ thuyền viờn, ký phỏt vận đơn và cỏc chứng từ vận chuyển tương đương.
− Cung cấp cỏc cung ứng vật tư, nhiờn liệu, thực phẩm cho tàu biển. − Trỡnh khỏng nghị hàng hải.
− Thụng tin liờn lạc với chủ tàu hoặc người khai thỏc tàu, cỏc dịch vụ liờn quan đến thuyền viờn.
− Thu, chi cỏc khoản tiền liờn quan đến hoạt động khai thỏc tàu.
− Giải quyết tranh chấp về hợp đồng vận chuyển hoặc về tai nạn hàng hải và dịch vụ khỏc liờn quan đến tàu biển.
Cú 2 hỡnh thức uỷ nhiệm đại lý: Uỷ nhiệm dài hạn
VOSCO uỷ nhiệm cho đại lý của cụng ty phục vụ tất cả cỏc tàu của cụng ty khi hoạt động ở Việt Nam.
Uỷ nghiệm ngắn hạn:
Uỷ nhiệm ngắn hạn cho từng chuyến, từng vụ việc. Trong trường hợp này chủ tàu phải gửi cho đại lý cỏc giấy tờ liờn quan như cỏc thụng số về tàu, cỏc bạn copy B/L; Cargo plan, Cargo manifest…. chủ tàu phải cho đại lý biết cỏc nhu cầu của tàu để đại lý biết và thu xếp.
3.2 Quy trỡnh làm việc của một nghiệp vụ đại lý cho tàu.
Ban đầu Hóng tàu chỉ định đại lý bằng việc gửi fax hoặc mail để chỉ định VOSCO làm đại lý, bản chỉ định đại lý là: LETTER OR APPOINTMENT FOR MV SEAHOME SUN. Bản chỉ định này gửi đến hóng tàu để làm căn cứ xỏc định VOSCO để làm đại lý cho hóng tàu, cựng với đú chủ tàu gửi cỏc giấy tờ cần thiết cho VOSCO để tớnh toỏn cỏc khoản chi phớ
Sau khi được chỉ định làm Đại Lý VOSCO tiến hành lập cỏc dự toỏn như dự toỏn về cảng phớ, hoa tiờu phớ... gửi lại cho chủ tàu. Sau khi cỏc bờn đó thỏa thuận với nhau về cỏc khoản chi phớ cho đại lý thỡ chủ tàu và đại lý sẽ ký hợp đồng ủy nhiệm đại lý.
Sau khi đó thỏa thuận xong thỡ chủ tàu cung cấp cỏc giấy tờ cần thiết cho đại lý của VOSCO để tiến hành cụng việc làm đại lý cho tàu. Việc tiến hành cỏc thủ tục được thực hiện với cỏc bờn cơ quan hữu quan như Cảng vụ, biờn phũng, hải quan, kiểm dịch y tế, hoa tiờu, lai dắt… và cỏc bờn nhận hàng và gửi hàng. Việc thụng bỏo hoa tiờ, điều độ phải được thực hiện trước 1 ngày khi tàu đến.
Đối với tàu lần đầu tiờn đến Việt Nam thỡ ngoài những giấy tờ phải nộp thỡ đại lý cần phải xuất trỡnh bộ hồ sơ của tàu cho cảng vụ và phải thụng bỏo cho cảng trước 72 tiếng khi tàu đến cảng.
Việc thụng bỏo tàu lai phải được thực hiện trước 6 tiếng nếu vỡ lý do nào đú mà tàu bị chậm so với như đó thụng bỏo với tàu lai thỡ tàu sẽ bị phạt 10USD/1h tàu chậm. Nếu tàu chậm quỏ 3 tiếng thỡ sẽ bị hủy. Do hạn chế về luồng lạch do
vậy đại lý phải thường xuyờn cập nhập thụng tin về luồng lạch của cảng và xem bảng thủy triều để cú thể order tàu lai cho phự hợp.
Sau một thời gian dài học trờn mỏy trường đại học cỏc thầy cụ đó tranh bị cho em rất nhiều kiến thức chuyờn ngành vận tải biển bao gồm rất nhiều cỏc lĩnh vực khỏc nhau. Mỗi một mụn học là một lĩnh vực của ngành vận tải biển, cỏc mụn học bổ trợ lần nhau nhằn cung cấp những kiến thức chung nhất cho ngành học. Với việc được thực tập thực tế tại cụng ty Vận Tải Biển Việt Nam (VOSCO) trong thời gian qua đó mang lại cho em rất nhiều kiến thức bổ ớch. Đõy cũng là mục tiờu đào tạo của trường nhằn gắn lý thuyết với thực tế. Sự gắn kết giữa nhà trường và cụng ty đó mang lại cho chỳng em những kiến thức thực tế nhất cho chuyờn ngành học và cho cụng việc sau này.
Với đề tài thực tập tốt nghiệp “THU THẬP SỐ LIỆU, ĐÁNH GIÁ CHUNG TèNH HèNH HOẠT ĐỘNG SXKD CỦA VOSCO 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2005 - 2006 VÀ NGHIấN CỨU NGHIỆP VỤ ĐẠI Lí “. Em đó được tỡm hiểu và học tập, ỏp dụng rất nhiều những kiến thức chuyờn mụn trong quỏ trỡnh thực tập, nhất là đó được nghiờn cứu tỡm hiểu kỹ nghiệp vụ về đại lý tàu biển. Đõy là một nghiệp vụ rất quan trọng và mang lại rất nhiều điều mới mẻ và việc cập nhập kiến thức một cỏch nhanh nhất trong quỏ trỡnh làm việc.
Với sự giỳp đỡ rất nhiệt tỡnh của cụ giỏo hướng dẫn TH.S Nguyễn Kim Loan và cỏc cụ chỳ trong cụng ty Vận Tải Biển Việt Nam đó giỳp em rất nhiều trong quỏ trỡnh thực tập để đem lại hiệu quả cao nhất.
Em xin chõn thành cảm ơn cỏc thầy cụ cựng toàn thể cỏc cụ chỳ trong cụng ty Vận Tải Biển Việt Nam đó giỳp đỡ em hoàn thành bài thực tập tốt nghiệp.