Ví dụ:
- Data Source: Một File chứa nguồn dữ liệu thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet (của Excel)
Field: Mỗi cột trong bảng biểu chỉ chứa thơng tin theo một yêu cầu (ví dụ cột HOTEN chỉ thể hiện phần thơng tin là họ và tên)
Field name: Ơ đầu tiên trong mỗi cột, tên đặt khơng nên quá dài và khơng cĩ khoảng trắng, khơng bỏ dấu tiếng Việt.
(Ví dụ đặt HOTEN thay cho Họ và tên)
Record: Mỗi hàng trong bảng biểu, thể hiện đầy đủ thơng tin của một đối tượng (Ví dụ thơng tin cần thiết của mỗi học viên)
Ví dụ:
Chuẩn bị:
Main Document : Tạo một văn bản mẫu hồn chỉnh, cĩ chừa chỗ để chèn dữ liệu vào và lưu lại thành File trên đĩa (Ví dụ: File GIAYKHEN.DOC)
Data Source : Tạo một File cĩ dạng Table đơn giản, các cột gọi là Field, tiêu đề cột gọi Field Name và các hàng gọi là Record, lưu lại trên đĩa thành File (Ví dụ: File DANHSACH.DOC cĩ 5 Field, 6 Record, Field Name là HOTEN, LOP, HOCTAP, DTB, XEPLOAI)
HOTEN LOP HOCTAP DTB XEPLOAI
Trương Cẩm Linh 9/7 Học tập tốt – Chăm ngon 9,2 Giỏi Trần Ngọc Thảo 9/6 Chyuên cần – Tích cực 7,9 Khá Lê Văn Dũng 8/7 Học tập tốt – Chuyên cần 9,0 Giỏi Võ Thanh Tuấn 7/7 Chăm ngon – Chuyên cần 7,8 Khá Lê Tuấn Ngọc 7/6 Học tập tốt – Tích cực 8,2 Giỏi Nguyễn Minh 8/6 Chăm ngon – Tích cực 7,8 Khá
2)Trộn File :
Bước 1 : Main Document
Mở File văn bản mẫu (Ví dụ mở File GIAYKHEN.DOC)
Menu Tools chọn lệnh Mail Mergeđể mở hộp thoại Mail Merge Helper
Trong mục 1 : Main Document : Nhắp nút Create chọn Form Letters
Nhắp nút lệnh Active windowđể xác nhận Main Document chính là cửa sổ văn bản hiện hành (Ví dụ: GIAYKHEN.DOC)
Bước 2 : Data Source Trong mục 2 : Data Source
Nhắp nút lệnh Get Data chọn Open Data Source
Tiến hành chọn File dữ liệu
(DANHSACH.DOC) đã được chuẩn bị trước. Như vậy File dữ liệu (DANHSACH.DOC)lúc này gọi là DATA SOURCE
Chọn Edit Main Document để trở về văn bản chính. Bước 3 : Chèn Field
Cửa sổ văn bản lúc này cĩ thêm một thanh cơng cụ mới gồm các biểu tượng của Mail Merge.
3)Kết quả :
- Nhắp biểu tượng View Merge Data cho phép xem kết quả của việc trộn văn bản. - Nội dung của từng ơ trong mỗi Record của File Data Source được chèn vào từng vị trí tương ứng trong File Main Document, cĩ thể xem ls62n lượt từng Record bằng cách nhắp các nút lệnh
- Nhắp biểu tượng Merge to Printer : in tất cả các trang văn bản đã được trộn.
- Nhắp biểu tượng Merge to New Document : Trộn các Record trong Data Source vào
Main Document để tạo ra một file mới cĩ tên là Form Letter #, file này cĩ tổng số trang bằng số Record, khơng cần lưu trữ File này.