1. Các khái niệm cơ bản:
1.4.Các khái niệm liên quan đến lý thuyết hệ thống:
1.4.1. Hệ thống là tập hợp các phần tử có liên hệ tương tác nhằm thực hiện một mục tiêu hoặc một số mục tiêu định trước trong môi trường xác định.[8; 9].
1.4.2. Trạng thái của hệ thống: Trạng thái của hệ thống tại một thời điểm xác định là một tập hợp các phần tử trong mối liên hệ qua lại với nhau và với môi trường. [8; 15].
1.4.3. Cấu trúc của hệ thống: Cấu trúc là cách thức liên kết giữ các phần tử, mô đun, phân hệ trong hệ thông. [8; 17].
1.4.4. Môi trường của hệ thống: Môi trường là tập hợp các phần tử thuộc những hệ thống nằm ngoài hệ thống được xem xét và có các quan hệ tương tác với hệ thống được xem xét. [8; 21].
1.4.5. Phần tử của hệ thống: là bộ phận nhỏ nhất cấu thành hệ thống. [8; 22].
1.4.6. Điều khiển hệ thống: Điều khiển hệ thống là sự tác động có định hướng vào hệ thống, nhằm biến đổi trạng thái của hệ thống theo mục tiêu định trước. [8; 53].
1.4.7. Nhiễu của hệ thống: là sự tác động của những thông tin không mong muốn. [8; 58].
1.4.8. Hệ thống tự điều chỉnh: là hệ thống tự biến đổi theo môi trường theo hướng vẫn giữ được trạng thái phù hợp với chuẩn mực của hệ thống. [8; 59].
Từ các khái niệm nêu trên chúng ta thấy rằng, các Trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ cấp tỉnh chính là các hệ thống, các phòng ban của Trung tâm là những phân hệ, các tổ thuộc các phòng ban là các mô đun và các cá nhân trong tổ chính là các phần tử. Như vậy, ứng dụng lý thuyết hệ
định 115/2005/NĐ-CP chúng ta nhận thấy rằng. Khi Chính phủ ban hành Nghị định 115/2005/NĐ-CP thì môi trường xung quanh các Trung tâm đã thay đổi từ việc các Trung tâm được cấp kinh phí cho hoạt động thường xuyên từ ngân sách nhà nước đến việc phải tự đảm bảo kinh phí cho hoạt động thường xuyên của Trung tâm. Từ việc môi trường thay đổi bắt buộc các Trung tâm cũng phải thay đổi để giữ trạng thái cân bằng của hệ thống (tổ chức) với môi trường trong các thời điểm cụ thể. Để tác động (điều khiển) vào các Trung tâm để đạt được mục tiêu mong muốn, theo lý thuyết hệ thống có các tác động sau:
- Tác động trực tiếp:
+ Tác động vào các phần tử;
+ Tác động vào các mô đun, các phân hệ;
+ Tác động vào các liên hệ/ cấu trúc của hệ thống.
Các tác động này chính là tác động vào từng cá nhân, từng tổ, từng phòng ban trong đơn vị và cao hơn là sắp xếp lại toàn bộ đơn vị, thay đổi chức năng, nhiệm vụ trong từng giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế để cho đơn vị hoạt động đạt được hiệu quả cao nhất. Ở đây, vai trò của người điều khiển (thủ trưởng đơn vị) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Thủ trưởng phải là người có khả năng phân tích tình hình thực tế, loại bỏ những nguồn gây nhiễu thông tin, đưa ra các quyết định khi nào cần tác động và các thành viên, khi nào cần tác động đến các tổ, các phòng ban trong đơn vị và khi nào cần tái thiết lại cấu trúc của đơn vị cho phù hợp với yêu cầu đòi hỏi trong từng giai đoạn cụ thể.
- Tác động gián tiếp: Đây là loại tác động vào môi trường bên ngoài tổ chức. Trong tác động này vai trò của Nhà nước và các ban, ngành ở địa phương có ý nghĩa quan trọng trong việc ban hành và thực thi các chính sách, chủ trương. Các chính sách, chủ trương rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các tổ chức thì các tổ chức sẽ hoạt động đạt được mục tiêu định trước. Ngược lại, các chính sách, chủ trương của nhà nước không thông
thoáng, việc thực thi chính sách ở mỗi địa phương khác nhau sẽ kiềm hãm sự phát triển của các hệ thống nói chung và các Trung tâm nói riêng.
- Điều chỉnh đầu vào: là sự điều chỉnh về nhân lực, tài lực, tin lực và vật lực.
- Điều chỉnh đầu ra: là sự điều chỉnh nhu cầu sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm, đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.