2. Tài khoản, sổ sách sử dụng
3.2. Hạch toán chi tiết
Như chúng ta đã biết tại phần 1 của chuyên đề này, Công ty TNHH Tân Thủy là một doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh chính là khai thác chế biến đá và kinh doanh mua bán các loại vật liệu xây dựng thông thường như: đá, cát, sỏi,…
Các sản phẩm chính của Công ty sản xuất ra bao gồm: Đá 1x2, đá 2x3, đá mạt, … Để có được các loại sản phẩm hoàn chỉnh đến khâu tiêu thụ cần trải qua một số công đoạn khá phức tạp như công đoạn khai thác đá nguyên khai hay còn gọi là đá nguyên liệu dùng để chế biến ra các loại đá sản phẩm tiêu thụ, công đoạn nghiền sàng phân loại các dòng sản phẩm. Chính vì vậy, việc áp dụng các phương pháp tính toán và xác định giá thành sản xuất của các loại sản phẩm khá phức tạp. Trong chuyên đề này, em xin phép không đưa ra những tìm hiểu quá sâu về giá thành sản phẩm sản xuất mà chỉ đề cập đến công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp.
Tại Công ty TNHH Tân Thủy hiện nay việc theo dõi sự biến động của các loại sản phẩm - hàng hóa được thực hiện theo phương pháp “Thẻ song song”, phương pháp này rất thuận lợi trong việc ghi chép đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót và đặc biệt phù hợp với quy mô tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu đơn giản tại đơn vị.
* Quy trình xuất kho thành phẩm
+ Đối với hình thức bán lẻ hàng hóa thu tiền ngay:
Khi khách hàng có nhu cầu mua các sản phẩm đá của Công ty thì đến làm việc với cán bộ phụ trách của phòng bán hàng. Tại đây, người phụ trách bán hàng sẽ căn cứ số lượng hàng hóa tồn kho theo yêu cầu của khách hàng để có kế hoạch chấp nhận hoặc không chấp nhận việc cấp hàng cho khách.
Sau khi chấp nhận cấp hàng, người quản lý bán hàng sẽ sắp xếp các khách hàng lần lượt theo thứ tự khách hàng đặt hàng trước sẽ được cấp hàng trước và ngược lại.
Sau đó hàng hóa được cấp xuống phương tiện nhận hàng của khách trực tiếp trên phương tiện của khách (nếu là tiêu thụ bằng đường bộ) hoặc là giao hàng trên xe chuyên chở của Công ty từ bãi chứa hàng xuống phương tiện vận tải thủy của khách (nếu tiêu thụ bằng đường thủy).
Khối lượng hàng hóa xuất bán được xác định bằng phương thức đo trực tiếp thể tích chứa hàng của các xe đến nhận hàng của khách hoặc các xe chuyên chở của Công ty và đếm số xe xác định tổng số lượng hàng hóa xuất bán.
Sau khi giao nhận hoàn thành và xác định cụ thể số lượng hàng hóa xuất bán, người phụ trách tiến hành lập phiếu xuất kho sản phẩm ghi rõ số lượng sản phẩm xuất bán và đơn giá bán mỗi loại sản phẩm.
phiếu xuất kho, HĐGTGT, Phiếu thu…
Thẻ kho, Sổ chi tiết sản phẩm
hàng hoá
Chứng từ ghi sổ Sổ ĐKCTGS, Sổ cái Báo cáo tài
chính
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
- 1 liên lưu tại phòng bán hàng làm căn cứ lập thẻ kho sản phẩm - 1 liên giao cho khách hàng giữ
- 1 liên khách hàng sẽ mang tới phòng kế toán tài vụ để làm thủ tục xuất hóa đơn GTGT và thanh toán tiền hàng tại đó.
Ví dụ: Ngày 30/12/2011, nhận đặt hàng qua điện thoại Công ty xuất bán cho Công ty cổ phần thương mại Nam Thăng Long – Hà Nội : 190 m3 đá 1x2 đơn giá chưa bao gồm thuế 92.000 đồng/m3. Hàng xuất xuống phương tiện của khách, thu tiền ngay.
Kế toán định khoản như sau: + phản ánh GVHB Nợ TK 632 :17.480.000 Có TK 155 :17.480.000 + phản ánh DT Nợ TK 111: 19.855.000 Có TK 511:18.050.000 Có TK 333: 1.805.000
Mẫu biểu 2.1 - Phiếu xuất kho sản phẩm
Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thủy Bộ phận: Sản xuất sản phẩm
Phiếu xuất kho
Ngày 30 tháng 12 năm 2011
Số: 1105
- Họ và tên người nhận hàng: Công ty cổ phần thương mại Nam Thăng Long.
- Địa chỉ : Số 66 – Phạm Văn Đồng – Tân Xuân – Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội.
- Xuất tại kho: Sản phẩm . Địa điểm: Công ty TNHH Tân Thủy
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
yêu cầu Thực xuất
1 Đá 1x2 M3 190 92.000 17.480.000
Mẫu số: 02 - VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Nợ TK 632 Có TK 155
Cộng
Tổng số tiền (viết bằng chữ):Mười bảy triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng..
Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người nhận hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên) Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Giám đốc
(ký, họ tên)
Mẫu biểu 2.2. Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 30 tháng 12 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Thủy Địa chỉ: Thanh Tân - Thanh Liêm - Hà Nam Số tài khoản:
Điện thoại:... MS: 0700226161
Họ tên người mua hàng:... Tên đơn vị: Công ty cổ phần Thương mại Nam Thăng Long.
Mã số thuế: 0101587105
Địa chỉ: Số 66 – Phạm Văn Đồng – Tân Xuân – Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội. Hình thức thanh toán: TM Số tài khoản:………... STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Đá 1x2 M3 190 95.000 18.050.000
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/11P
Cộng tiền hàng: 18.050.000
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.805.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 19.855.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười chin triệu tám trăm năm mươi năm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
Mẫu biểu 2.3. Phiếu Thu
Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thủy Mẫu số: 01-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 30 tháng 12 năm 2011
NợTK111: 19.855.000 CóTK511: 18.050.000 CóTK3331:1.805.000
Họ tên người nộp tiền: Công ty cổ phần thương mại Nam Thăng long.
Địa chỉ: Số 66 – Phạm Văn Đồng – Tân Xuân – Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội. Lý do nộp: Trả tiền mua đá 1x2
Số tiền : 19.855.000 đồng (Viết bằng chữ): Mười chin triệu tám trăm năm mươi năm nghìn đồng Kèm theo: 01 Chứng từ gốc Ngày 30tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền
(Ký, họ tên) Người lập phiếu(Ký, họ tên) Thủ quỹ(Ký, họ tên)
Quyển số: 15 Số: 812
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Mười chin triệu tám trăm năm mươi năm nghìn đồng
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………...
+ Số tiền quy đổi:………...
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu)
+ Đối với hình thức bán hàng trả chậm (bán hàng công nợ):
Ở hình thức này, các quy trình giao dịch bán hàng và giao nhận hàng hóa cũng tương tự như hình thức bán hàng thu tiền ngay.
Tuy nhiên phiếu xuất kho sau khi được lập cho từng đối tượng khách hàng trả chậm thì sẽ được hai bên lưu giữ lại. Vào ngày cuối cùng hàng tháng, hai bên tổng hợp số lượng giao nhận căn cứ các phiếu xuất kho đã lập từng lần trên và đơn giá các loại sản phẩm để tiến hành đối chiếu, xác định tổng số lượng và giá trị hàng hóa thực hiện trong tháng.
Tại phòng kế toán, sau khi đã đối chiếu xác định đúng số lượng và giá trị hàng hóa đã xuất bán trong tháng cho từng khách hàng thì kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng để làm cơ sở thanh toán giữa hai bên.
Hóa đơn giá trị gia tăng mẫu số 01GTKT/3LL do Bộ tài chính phát hành được lập thành 03 liên:
- Liên 1 (Lưu): Lưu tại cuống quyển hóa đơn gốc để kiểm tra, đối chiếu - Liên 2 (Giao khách hàng): Giao cho khách hàng giữ để hạch toán kế toán tại đơn vị mua hàng.
- Liên 3 (Nội bộ): Kê toán sử dụng làm căn cứ ghi sổ tổng hợp, chi tiết sản phẩm và hạch toán công nợ với khách hàng.
Ví dụ: Theo hợp đồng kinh tế về việc mua bán đá xây dựng giữa Công ty TNHH Tân Thủy và Doanh nghiệp tư nhân Vũ Văn Cường, từ ngày 01/12/2011 đến ngày 28/12/2011 tổng số lượng hàng hóa mà 2 bên giao nhận hoàn thành: 2.542 m3 Đá 1x2, đơn giá chưa bao gồm VAT 10% là 95.000 đồng/m3, đơn giá xuất kho la 92.000 đồng/m3.
+Kế toán lập phiếu xuất kho tương tự với hình thức bán hàng thu tiền ngay, căn cứ các chứng từ xuất kho trong tháng người mua hàng và cán bộ Công ty đối chiếu khối lượng hàng hóa giao nhận hoàn thành.
Kế toán định khoản nghiệp vụ trên như sau: + Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 92.000 x 2.542 m3 = 233.864.000 Có Tk 155: 233.864.000 + Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 131: 265.639.000 Có TK 511: 2.530m3x 95.000 = 241.490.000 Có TK 333: 24.149.000
Mẫu biểu 2.4. Hóa đơn Giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 28 tháng 12 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Thủy Địa chỉ: Thanh Tân - Thanh Liêm - Hà Nam Số tài khoản:
Điện thoại:... MS: 0700226161 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Vũ Văn Cường Mã số thuế: 2700278050
Địa chỉ: Phố Ngọc Hà – Phường Nam Bình – TP.Ninh Bình
Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:………. STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Đá 1x2 M3 2.542 95.000 241.490.000
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/11P
Cộng tiền hàng: 241.490.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 24.149.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 265.639.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm sáu mươi lăm triệu sáu trăm ba mươi chin nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
Khi giao hàng cho khách hàng kế toán lập biên bản đối chiếu khối lượng thực hiện.
Việc lập biên bản đối chiếu khối lượng thực hiện để đối chiếu khối lượng mà bên mua đã yêu cầu trong hợp đồng kinh tế. Các bên căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và xác nhận khối lượng giao hàng để kiểm tra hàng đã đáp ứng đủ về số lượng và chất lượng của hàng đã giao chưa.
Mẫu biểu 2.5. Biên bản đối chiếu khối lượng thực hiện
BẢN ĐỐI CHIẾU KHỐI LƯỢNG THỰC HIỆN
(Tháng 12 năm 2011)
- Căn cứ Hợp đồng kinh tế số .../HĐKT10 ngày 01/01/2011 giữa Công ty TNHH Tân Thuỷ và Doanh nghiệp tư nhân Vũ Văn Cường về việc mua bán đá.
- Căn cứ khối lượng giao nhận thực tế hoàn thành từ ngày 01/12/11 đến ngày 28/12/2011.
Các bên gồm có:
BÊN A (BÊN BÁN): CÔNG TY TNHH TÂN THỦY
Ông: Đinh Văn Bẩy Chức vụ: Giám đốc
Bà: Hà Thị Diên Chức vụ: Phụ trách bán hàng
BÊN B (BÊN MUA): DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN VŨ VĂN CƯỜNG
Ông: Vũ Văn Cường Chức vụ: Giám đốc
Ông: Vũ Văn Tác Chức vụ: Phụ trách mua hàng
I. Nội dung.
1. Khối lượng, giá trị hàng hoá giao nhận trong tháng như sau:
STT Tên hàng hoá Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền
1 Đá 1x2 M3 2.542 95.000 241.490.000
Cộng tiền hàng: 241.490.000
Thuế GTGT 10%: 24.149.000
Tổng cộng thanh toán: 265.639.000
Số tiền (bằng chữ): Hai trăm sáu mươi lăm triệu sáu trăm ba mươi chin nghìn đồng
2. Hai bên cùng xác nhận khối lượng và giá trị hàng hoá như trên làm cơ sở để bên A xuất hoá đơn GTGT cho bên B và bên B thanh toán cho bên A.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán lập sổ chi tiết sản phẩm theo dõi số lượng, thành tiền của hàng hóa nhập xuất tồn hàng ngày.
Hàng ngày, căn cứ vào số phát sinh: nhập - xuất để ghi vào các cột qui định sẵn. Số lượng tồn = Số tồn + số nhập - số xuất.
Cuối tháng cộng số nhập, xuất, lấy số đó làm số tồn sổ sách, đối chiếu với số kiểm kê để xác định thừa thiếu.
Biểu 2.6: Sổ chi tiết sản phẩm
Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thủy (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày Mẫu số S 10-DN
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Phòng KT
SỔ CHI TIẾT SẢN PHẨM
Từ ngày 01/12/2011 đến ngày 31/12/2011 Tài khoản: 155 Tên kho: Kho sản phẩm
Tên, quy cách sản phẩm: đả 1x2
Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải khoản Tài
đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng
Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3=1x 2 4 5=1x 4 6 7=1x 6 8 Số tồn đầu kỳ 92.000 521 47.932.000 PN 512 10/12 Thành phẩm nhập kho 154 92.000 520 47.104.000 … …. … PX 1070 28/12 Xuất bán 632 92.000 2.542 233.864.000 … … … PX 1105 30/12 Xuất bán 632 92.000 190 17.480.000 Cộng tháng 17.954 1.651.768.000 18.069 1.662.348 406 37.352
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi chép lượng nhập và xuất sản phẩm trên thẻ kho.
Số lượng tồn = số tồn trước + số nhập – số xuất
Cuối kỳ kế toán cộng tổng số lượng nhập xuất và tính ra lượng tồn để đối
chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách kế toán (sổ chi tiết hàng hoá) và xử lý chênh lệch (nếu có)
Mẫu biểu 2.7. Thẻ kho (Sổ kho)
Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thủy Bộ phận: Sản xuất sản phẩm
Thẻ kho ( sổ kho)
Lập, ngày 01 tháng 01 năm 2011
Tờ số: 10
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư sản phẩm, hàng hóa: Đá 1x2
- Đơn vị tính: M3
- Mã số: Số TT Ngày , tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 521 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 28/12 ... 1070 Xuất bán 28/12 ... 2.542 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 30/12 ... 1105 Xuất bán 30/12 ... 190 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng cuối kỳ 215.598 215.713 406
Ngày 31 tháng 12 năm 2011
Thủ kho (hoặc phụ trách bộ phận bán hàng)
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Giám đốc
(ký, họ tên, đóng dấu)
Hằng ngày, căn cứ vào Hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tiến hành ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển GVHB sang tài khoản 911 để xác định kết quả Số kết chuyển = số dư nợ trên tk 632 = số dư đầu kỳ + số phát sinh nợ - Số phát sinh có
Cuối kỳ kế toán cộng tổng số phát sinh nợ, phát sinh có.
Mẫu số: S09 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Mẫu biểu 2.8: sổ chi tiết giá vốn hàng bán Đơn vị: Công ty TNHH Tân Thủy
Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Năm 2011
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Đối tượng: Đá 1x2 Số hiệu: 632 ĐVT: vnđ Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số dư đầu kỳ 0 … … … 28/12 PX 1070 28/12 Xuất bán 155 233.864.000 17.347.068.860 … … … 30/12 PX 1105 Xuất bán 155 17.480.000 17.703.970.232 31/12 31/12 k/c chi phí bán hàng 911 17.845.657.543 0 - Cộng số phát sinh. - Số dư cuối kỳ 17.845.657.543 17.845.657.543 0 0 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu số S38-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính)
Dựa vào Hoá đơn bán hàng kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết bán hàng là căn cứ dể theo dõi hoạt động bán hàng diễn ra hàng ngày.
Sổ chi tiết bán hàng ghi chép các hoạt động bán hàng của từng sản phẩm nó cũng giống như việc ghi nhật ký bán hàng của từng sản phẩm.
Sổ chi tiết bán hàng theo dõi số lượng xuất, đơn giá, thành tiền của các hoạt