2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty cổ phần Phú Thành.
Công ty là một công ty xây dựng có qui mô vừa, vì là doanh nghiệp xây dựng nên nguyên vật liệu sản xuất nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của công ty cũng bao gồm nhiều loại (khoảng 200 đến 400 loại), số lượng mỗi loại tương đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính khác nhau.
Nguyên liệu chính dùng để sản xuất của công ty là cát, đá, xi măng, thép, đất, gạch, gỗ, tre. Xi măng và thép thường khó bảo quản vì phải phụ thuộc vào yếu tố thời tiết. Mặt khác, để bảo quản tốt các loại nguyên liệu này, công ty cần phải đề ra những yêu cầu cần thiết đối với trang thiết bị
tại kho xi măng và thép được chú ý phải được đặt ở những nơi khô ráo và thoáng. thông thường nhập vào kho hoặc xuất ra công trường ngay khi mua.
Hệ thống kho dự trữ của công ty chia thành 6 loại bao gồm 12 kho: - Kho chứa nguyên vật liệu chính: kho xi măng, thép.
- Kho chứa vật liệu phụ bao gồm: + Kho thiết bị
+ Kho tạp phẩm + Kho hoá chất
- Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng, dầu - Kho chứa công cụ, dụng cụ bao gồm:
+ Kho công cụ + Kho điện
- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu
Các kho dự trữ của công ty được sắp xếp hợp lý, nguyên vật liệu từ kho được xuất ra công trường, nếu thực hiện các công trình ở ca thì công ty thuê
kho hoặc mua vật liệu chuyển đến tận chân công trình. Để tiết kiệm chi phí công ty luôn tạo điều kiện bảo quản kho tốt và vận chuyển vật tư kịp thời cho công trình.
Tại công ty, với đặc điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ đa dạng, phức tạp, thì khối lượng công việc hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ là rất lớn. Do vậy, việc kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ do 3 người đảm nhiệm. Một người phụ trách kế toán vật liệu chính, công cụ, dụng cụ, một người phụ trách vật liệu phụ và phụ tùng thay thế, người còn lại phụ trách kế toán nhiên liệu và phế liệu.
Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ chủ yếu thực hiện bằng tay và trên sổ sách kế toán. Kế toán hàng ngày có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra các chứng từ như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho...Sau đó, định khoản đối chiếu với sổ sách của thủ kho như: thẻ kho. Sau đó tính toán các chỉ tiêu còn lại như: tính giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất, tồn, tính tổng...Cuối kỳ, tính toán các số liệu, bảng biểu cần thiết như: “bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu, công cụ, dụng cụ” , báo cáo...theo yêu cầu của kế toán, phục vụ cho công tác hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ.
2.2.2 Phân loại vật liệu ở Công ty cổ phần Phú Thành
Công ty đã dựa vào công dụng và tình hình sử dụng của vật liệu để phân loại. Do vậy, vật liệu được phân thành các loại sau:
- Vật liệu chính - Vật liệu phụ
- Phụ tùng thay thế - Nhiên liệu
- Phế liệu
Trong quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ , kế toán lập sổ "danh điểm vật tư ", xong sổ này được lưu trữ trên máy tính.
Với công tác kế toán, yêu cầu kế toán phải cận trọng trong việc nhập danh điểm vật tư , số lượng vật tư, giá nhập vật tư. Nếu nhập sai, thì việc tính toán trong máy sẽ có ảnh hưởng đến tất cả mọi số liệu, sổ sách kế toán.
2.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Phú Thành.2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ. 2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ.
Nguyên vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài. Đối với những loại vật liệu, công cụ, dụng cụ được người cung cấp ngay tại kho của công ty thì giá ghi trên hoá đơn là giá nhập kho. Còn trong trường hợp phải mua hàng ở xa thì giá nhập kho được tính như sau:
Giá thực tế vật liệu, Giá hoá đơn Chi phí liên quan ( hao công cụ, dụng cụ = của nhà + hụt trong định mức, chi mua ngoài nhập kho cung cấp phí vận chuyển, bốc dỡ...)
2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ.
Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho được công ty áp dụng là 2 phương pháp: Giá thực tế đích danh và giá đơn vị bình quân gia quyền liên hoàn hay còn gọi là phương pháp tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Phương pháp gía đơn vị bình quân gia quyền liên hoàn được sử dụng phổ bíên hơn vì phương pháp này sẽ luôn cho ta giá sát với thực tế nhất và mỗi lần xuất ta đều biết ngay được giá của nó.
Tuy vậy, phương pháp này khi sử dụng cũng rất phức tạp bởi lẽ giá đơn vị bình quân sẽ được tính cho từng loại vật tư, từng danh điểm vật tư. Cho nên nếu có sự sai sót khi nhập danh điểm vật tư sẽ dẫn đến kết quả sai trong cả kỳ và khó kiểm tra, bởi vì số lượng vật liệu, công cụ, dụng cụ rất nhiều chủng loại đa dạng.
Ta có thể thấy rõ hơn việc tính này bằng ví dụ sau:
Trong tháng 1/2008 tình hình tồn, nhập, xuất công cụ, dụng cụ: thép D10 như sau:
Ngày 1/1 tồn kho 150 kg * 10.900 đồng/kg = 1.635.000đồng Ngày 2/1 nhập kho 250 kg * 10.900 đồng/ kg = 2.725.000 đồng Ngày 9/1 xuất kho 100 kg .
Ngày 26/1 nhập kho 200 kg * 11.000đồng/kg= 2.200.000 đồng Ngày 30/1 xuất kho 380 kg .
Giá bình quân 1.635.000 + 2.725.000
công cụ, dụng cụ = =10.900 đồng xuất lần 1 (9/1) 150 + 250
Giá bình quân 1.635.000 + 2.725.000 – 1.090.000 + 2.200.000 công cụ, dụng cụ = xuất lần 2 (30/1) 150+250-100+200 = 10.940 đồng
2.4 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
2.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng để kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
- Công ty sử dụng sổ sách kế toán theo hình: thức chứng từ ghi sổ.
Kèm theo các bảng kê và phiếu nhập kho, xuất kho, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL.
- Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp: sổ số dư.
2.4.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Thành.
Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho bãi của công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, tránh công việc bị trùng lắp, công ty đã kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ theo phương pháp "sổ số dư". Cách hạch toán được thực hiện theo trình tự sau:
1. Tại kho:
Mỗi kho, thủ kho mở thẻ kho, thẻ kho được mở cho cả năm (năm tài chính), cho từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ xuất, nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lượng , cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
Ví dụ theo phiếu nhập kho số 01 ngày 01/01/2010 tại kho sắt thép ( Bảng 1) và theo phiếu xuất kho số 01 ngày 02/01/2010 tại kho sắt thép
2. Tại phòng kế toán :
Định kỳ kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ xuất, nhập, kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ kiểm tra lại các chứng từ, định khoản cho từng chứng từ, rồi tính giá cho các phiếu xuất theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn cho từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Cuối tháng kế toán in ra các bảng: "bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ ", "bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu " và " sổ số dư" cho từng kho.
Bảng 1:
Đơn vị: Công ty cổ phần Phú Thành Bộ phận: Nhập xuất vật tư
Mẫu số 01- VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14 tháng 9 năm 2006 Bộ trưởng
bộ tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 17 tháng 8 năm 2010 Số: 01
Họ, tên người giao hàng: Phạm Ngọc Phận
Nợ 611: 216.100.909 Nợ 133: 21.610.091 Có 331: 237.711.000
Theo hóa đơn GTGT số 0033088 ngày 16 tháng 8 năm 2010 của Công ty TNHH Anh Thư.
Nhập tại kho: Công trường – Xã Ngũ Phúc – Kiến Thụy - HP
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơ n vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép D10-D18 kg 15.045 15.04 5 14.363,636 216.100.909 Cộng: 15.045 15.04 5 216.100.909
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm mười sáu triệu một trăm ngàn chín trăm linh chín đồng./.
- Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT Nhập, ngày 17 tháng 8 năm 2010
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 2:
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: giao cho khách hàng
Ngày 16 tháng 08 năm 2010
Mẫu số:01 GTKT- 3LL
GY/2010B 0033088
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Anh Thư Địa chỉ: 38 Ngô Gia Tự – Hải An – Hải Phòng Số TK:
Điện thoại:0313.812969 Mã số thuế: 0200432568 Họ tên người mua hàng: Phạm Ngọc Phận
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Phú Thành
Địa chỉ: Kỳ Sơn, Tân Trào, Kiến Thuỵ, Hải Phòng Số TK:
HT thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0200599373
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Thép cây từ D10-D18 Kg 15.045 14.363,636 216.100.909
Cộng tiền hàng 216.100.909
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 21.610.091
Tổng cộng tiền thanh toán 237.711.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba mươi bảy triệu bảy trăm mười một ngàn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
(Cần đối chiếu kiểm tra khi lập hóa đơn)
Bảng 3:
Đơn vị: Công ty cổ phần Phú Thành Bộ phận: Nhập xuất vật tư
Mẫu số 01- VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14 tháng 9 năm 2006 Bộ trưởng
bộ tài chính)
Ngày 20 tháng 8 năm 2010 Số: 01
Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Sỹ Canh
Lý do xuất kho: Xuất sắt thép để thi công mặt đường
Xuất tại kho: Công trường – Xã Ngũ Phúc – Kiến Thụy - HP
Tên, nhãn
hiệu, quy cách, vị tínhĐơn Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo y/cầu Thực xuất A B D 1 2 3 4 Thép D10 kg 10.000 10.000 14.363,63 6 143.636.360 Thép D18 kg 500 500 14.363,636 7.181.818 Cộng 10.000 10.000 150.818.178
- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm năm mươi triệu tám trăm mười tám ngàn một trăm bảy tám đồng./.
- Số chứng từ gốc kèm theo: Phiếu cấp vật tư
Ngày 20 tháng 8 năm 2010 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 4: Đơn vị: Công ty cổ phần Phú Thành Bộ phận: huyện Kiến Thụy - HP
Mẫu số S09-DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14 tháng 9 năm 2006 Bộ trưởng
THẺ KHO (SỔ KHO)
Ngày lập thẻ: 01/01/2010 Tờ số: 01
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: thép D10 – D18
- Đơn vị tính: kg - Mã số: Số TT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngà y nhậ Số lượng xác Ký nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 4 1 31/8 Ông Phận nhập sắt D10- D18 17/8 15.045 2 Ông Canh nhận sắt thi công 10.500 3 Tồn: 31/8 4.54 5 Cộng cuối kỳ: 15.045 10.500 4.54 5
- Sổ này có:……… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang……. - Ngày mở sổ:………..
Ngày…….tháng…….năm 2010
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 5:
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN
Tài khoản: 152
Tên, sản phẩm, quy cách vật tư: Sắt D10-D18 Đơn vị: 1000 đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Giá Nhập Xuất Tồn S H NT SL TT SL TT SL TT Tồn DK 14,36363 6 10 143.636,36 01 17/8 Nhập sắt D10- 18 331 15,045 210.100,909 20/8 Xuất D10-D18 62 1 14,363636 10,500 150.818,178 Tồn CK 14,54 5 208.919,085
Sổ này có....trang, đánh số từ trang 01 đến trang….. Ngày mở sổ: 01/01/2010 Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 6: BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN
Tài khoản: 152
Từ ngày:1/1/2010 đến 31/01/2010 Tên, sản phẩm, quy cách vật tư: Xi măng PC 30
Đơn vị: 1000 đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Tồn DK 860 120 0 1.032 02 3/1 Xuất XM 621 860 1000 860 01 1/1 Nhập XM 331 860 3.567 3.067,6 2 03 10/1 Nhập XM 331 860 1400 0 12.040 02 12/1 Xuất XM 621 860 8.00 0 6.880 03 26/1 Xuất XM 621 860 2.50 0 2.150 Tồn CK 726 7 6.249,6 2
Sổ này có...trang, đánh số từ trang 01 đến trang…. Ngày mở sổ:03/01/2010 Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Trong đó bảng liệt kê các chứng từ nhập , xuất bao gồm 2 phần: Phần liệt kê các chứng từ xuất, phần liệt kê các chứng từ nhập, nó liệt kê tất cả các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ, dụng cụ trong tháng, theo thứ tự từng chứng từ phát sinh, từng danh điểm vật tư, kèm theo số lượng và đơn giá của các chứng từ .
"Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" mở cho từng kho, chi tiết cho từng danh điểm , từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ. nó theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Số liệu tổng cộng trên "bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ " cùng với số liệu trên "bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu" được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.
Nhận xét:
Qúa trình hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ được thực hiện hầu hết trên máy, bên cạnh đó việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán rất chặt chẽ. Cho nên, việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ của công ty là chính xác, nhanh chóng, giảm nhẹ được khối lượng công việc cho thủ kho và kế toán.
2.4.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Phú Thành. Thành.
Công ty thường xuyên thi công các công trình có quy mô lớn. Do vậy, nguyên vật liệu có một vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất, chiếm tỷ lệ rất lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 80%) và giá trị tài sản dự trữ. Công ty thực hiện nhiều công trình cùng một lúc, cơ sở lĩnh vật tư của công ty, nghiệp vụ nhập, xuất vật tư nhiều. Cho nên, muốn theo dõi được tình hình nhập, xuất vật tư cho từng công trình và tình hình tồn
kho vật tư tại mọi thời điểm, công ty đã sử dụng phương pháp "kê khai thường xuyên" để hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ.
Phục vụ cho công việc hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ, dụng cụ công ty có sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 152 " nguyên vật liệu " được chi tiết thành các tiểu khoản sau; 152.1 " nguyên vật liệu chính
152.2 " vật liệu phụ" 152.3 " nhiên liệu"
- Tài khoản 621, 6272, 6273, 154,
- Các TK khác như : 112,623,331, 642,641...
2.4.3.1.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại Công ty cổ phần Phú Thành.
a. Thủ tục và chứng từ nhập.