Bất cứ chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào cũng biết, để duy trì được dòng chảy tối ưu tiền mặt tốt cần phải giỏi tung hứng trên mọi mặt trong kinh doanh, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, tới việc tăng hạn mức nợ tín dụng, cho tới việc quản lý hàng tồn kho. Điều cốt yếu giúp cho việc quản lý dòng tiền có hiệu quả là phải điều hoà được dòng tiền chảy vào và dòng tiền chảy ra trong doanh nghiệp bạn. Việc cải thiện dòng chảy tiền sẽ làm giảm số vốn cố định, mà bạn cần để đầu tư cho công việc kinh doanh. Một dòng tiền tăng trưởng ổn định cũng giúp nhìn thấy trước được một mẫu
hình kinh doanh, điều này làm cho doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch và lên ngân sách cho việc phát triển doanh nghiệp trong tương lai. Dưới đây là 10 cách bạn có thể làm để cải thiện dòng tiền của bạn:
Tổ chức lịch ra hoá đơn
Bạn càng thu được tiền nhanh, bạn càng có nhiều vốn để phát triển kinh doanh. Để có thể ra được hoá đơn sớm và thường xuyên, bạn hãy tuân theo lịch ra hoá đơn của một chương trình phần mềm kế toán như Intuit's Quickbooks hoặc Peachtree Software's Peachtree Complete Plus Time & Billing. Hai chương trình này có thể tự động phân loại các tài khoản phải thu theo tuổi nợ - ít hơn 30 ngày, trong khoảng từ 30 đến 59 ngày, trong khoảng từ 60 đến 90 ngày, v.v... Loại hệ thống báo hiệu tự động này giúp bạn có hành động sớm với các khoản nợ quá hạn.
Tận dụng tối đa các hạn mức mua chịu
Bạn hãy tận dụng tối đa thời gian cho phép nợ tiền hàng của nhà cung cấp (thường là 60 hoặc 90 ngày). Bạn hãy xem như đây là một khoản vay mà không phải trả lãi. Nó giúp cho bạn có đủ thời gian để thu tiền bán hàng trong khi không cần phải trả nợ sớm.
Tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán của nhà cung cấp.
Nếu các nhà cung cấp của bạn đề nghị chiết khấu cho bạn nếu bạn trả tiền sớm (thường là trong vòng hai tuần kể từ ngày nhận được hoá đơn), bạn hãy tận dụng cơ hội này. Bạn hãy nhìn nhận vấn đề theo cách sau: 2% chiết khấu trên trị giá hoá đơn trong 30 ngày sẽ tương đương với lãi suất 24% lãi trong một năm nếu mang số tiền này đi đầu tư. Nếu các nhà cung cấp của bạn không đề nghị kiểu khuyến khích này, bạn hãy yêu cầu họ; rất có thể họ sẽ vui lòng chiết khấu cho bạn để đổi lấy việc họ sẽ nhận được tiền sớm hơn.
Cân đối lượng khách hàng
Nhiều công ty chuyên ngành cũng như các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp - như các công ty quảng cáo và quan hệ công chúng, các công ty dịch vụ kế toán, luật, bất động sản, v.v... - đều làm việc với các khách hàng theo từng dự án. Bạn hãy tìm cách để biến một số khách hàng này thành khách hàng thường xuyên của bạn, hàng tháng họ phải trả cho bạn một khoản tiền nhất định cho một số dịch vụ. Bạn có thể khuyến khích để họ trở thành khách hàng thường xuyên của bạn bằng cách khuyến mãi dịch vụ, gia tăng chiết khấu. Điều này làm giảm lợi nhuận của bạn nhưng nó sẽ giúp bạn nhìn thấy trước được lưu lượng tiền mặt của mình.
Kiểm tra giá bán của bạn
Giá bán của bạn có theo kịp với việc gia tăng chi phí của bạn không? Lần cuối cùng bạn tăng giá bán là khi nào? Nhiều doanh nghiệp nhỏ do dự khi tăng giá bán vì họ e ngại là họ sẽ mất khách hàng. Thực tế các khách hàng thường mong nhà cung cấp của họ tiến hành tăng giá chút ít nhưng thường xuyên. Bạn cũng phải thường xuyên kiểm tra giá ở các đối thủ cạnh tranh của bạn. Nếu họ bán giá cao hơn, bạn nên làm theo.
Bạn có thể tiết kiệm tiền bằng cách mua hàng từ nhiều nhà cung cấp. Bạn hãy kiểm tra kỹ nơi nào bạn phải trả cho dịch vụ cộng thêm, và nơi nào bạn có thể tiết kiệm do việc chi trả tiền hoá đơn thuần. Ví dụ, bạn muốn mua một phần cứng cho máy vi tính của bạn từ một nhà bán lẻ dịch vụ cộng thêm- người này có thể giúp bạn chọn đúng hệ thống mà bạn đang cần cho công việc kinh doanh, và bạn có thể mua những mặt hàng khác như máy in, dây cáp, hoặc một phần mềm bằng cách đặt hàng qua email hoặc mua từ một nhà buôn khác. Để đảm bảo bạn mua đúng giá, bạn có thể so sánh với giá cả của các thiết bị văn phòng đặc trưng (như máy vi tính, phụ kiện máy in, hoặc máy đo bưu phí).
Tổ chức hợp tác mua hàng
Tiết kiệm tiền mua phụ kiện bằng việc rủ một số đồng nghiệp cùng mua các phụ kiện như đĩa mềm và giấy in với số lượng lớn, sau đó chia nhau tiền chiết khấu.
Thương lượng lại các hợp đồng bảo hiểm và các chính sách của các nhà cung cấp khác
Có phải bạn đang có những hợp đồng với giá cả ưu đãi nhất cho các dịch vụ bảo hiểm, điện thoại, và các chi phí giao dịch thường xuyên khác? Hàng năm, bạn hãy ký lại từng hợp đồng bảo hiểm và lấy ba bảng giá từ các nhà cung cấp khác nhau cho mỗi hợp đồng bảo hiểm để đảm bảo rằng bạn đang có được mức giá hợp lý nhất. Bạn hãy lưu ý đến những dịch vụ nhạy cảm về giá như dịch vụ điện thoại đường dài hoặc dịch vụ sử dụng internet. Hãy kiểm tra thường xuyên những hoá đơn này và gọi điện đến một vài nơi kiểm tra để đảm bảo rằng bạn đang có được mức giá thấp nhất.
Kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho
Tích trữ quá nhiều hàng trong kho làm cho một số tiền lớn bị đóng băng. Thường xuyên theo dõi vòng quay hàng tồn kho sẽ giúp đảm bảo rằng chúng đang được lưu giữ với một lượng hợp lý cho ngành công nghiệp của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách tính toán tỉ số quay vòng hàng hoá (lấy giá vốn hàng bán chia cho giá trị trung bình của lượng hàng tồn kho). Hãy tránh việc mua nhiều hơn số bạn cần trong trường hợp bạn bị các nhà cung cấp nhử mồi bằng chiết khấu lớn; điều này có thể làm cho bạn bị cạn tiền mặt. Hãy kiểm tra định kỳ để xác định hàng chậm luân chuyển và hàng tồn, nên trì hoãn những đơn hàng tiếp theo để có thể sử dụng lượng hàng đang tồn trong kho hoặc thanh lý chúng với giá vốn để cải thiện lưu lượng tiền mặt của bạn.
Cân nhắc việc đi thuê thay cho phải mua
Đi thuê nói chung tốn kém hơn mua, nhưng những chi phí này có thể chấp nhận được do có những lợi ích của dòng chảy tiền. Bằng cách thuê thiết bị máy vi tính, xe ô tô, hoặc các thiết bị khác mà bạn cần để mở rộng kinh doanh, bạn sẽ không bị cạn tiền mặt hoặc không bị nợ. Số tiền này có thể giúp bạn điều hành công việc kinh doanh hàng ngày được tốt hơn. Chi phí thuê cũng được tính vào chi phí kinh doanh, do vậy các phúc lợi về thuế vẫn giữ nguyên ngay cả khi không mua hàng.
Ngăn ngừa nhân viên gian lận
Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm
này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.
Phân công công việc cho nhiều người
Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu giếm sự biển thủ của họ.
Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng
Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:
Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết.
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt.
Các chữ ký trông giả mạo
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự.
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn.
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty
Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.
Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương
Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc
thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.
Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền
Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến - điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.
Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi
Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu giếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành - vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm - lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che giấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.
Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên
Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là một lần trong năm. Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che giấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.
Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn
Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.
Bảo mật phần mềm kế toán của bạn
Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy đảm
bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được Ủy quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.
Quản lý nợ
Đối với doanh nghiệp đang phát triển, có một mức nợ hợp lý là một cách kinh doanh hiệu quả. Có một số chủ doanh nghiệp nhỏ đang tự hào rằng họ không bao giờ bị mắc nợ, điều đó không phải lúc nào cũng là lý tưởng. Sự tăng trưởng luôn đòi hỏi một số vốn đáng kể và để có được nó, bạn cần phải tìm kiếm một khoản vay từ ngân hàng, từ các cá nhân, một khoản vay nợ xoay vòng, mua chịu tiền hàng, hoặc các kiểu vay nợ tài chính khác.
Một câu hỏi cho nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ là: Nợ bao nhiêu thì là quá nhiều? Câu trả lời nằm ở chỗ phải phân tích cẩn thận dòng tiền của bạn và các nhu cầu cụ thể của công việc kinh doanh của bạn và của ngành công nghiệp của bạn. Các hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn phân tích, việc vay nợ có phải là ý tưởng tốt cho doanh nghiệp của bạn hay không.
Hãy tìm hiểu các nguyên nhân vay tiền
Trong một số hoàn cảnh, việc vay nợ là hợp lý. Nói chung, nợ có thể là một ý tưởng tốt nếu bạn cần phải cải thiện hoặc bảo vệ dòng tiền của bạn, hoặc khi bạn cần phải đầu tư để tăng trưởng hoặc mở mang. Trong những trường hợp này, chi phí của