Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán quá trình sản xuất kinh doanh
(1) Xuất kho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm và quản lý phân xưởng.
(2) Tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất, nhân viên quản lý phân xưởng và các khoản chi phí tính theo lương.
(3) Chi phí phải trả trích trước trong kỳ
(4) Chi phí về công cụ - dụng cụ phân xưởng
TK 152 TK334, 338 TK 335 TK 153 TK 142, 242 TK 214 TK 111, 112, 331 TK 133 TK 621 TK 154 TK 155 TK 632 TK 157 TK 627 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) TK 622
(5) Phân bổ chi phí trả trước ở kỳ này
(6) Khấu hao TSCĐ ở phân xưởng sản xuất
(7) Chi phí khác ở phân xưởng trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay chưa thanh toán
(8) Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (9) Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp (10) Kết chuyển chi phí sản xuất chung
(11) Giá thành sản phẩm hoàn thành hoàn thành nhập kho (12), (13) Sản phẩm sản xuất xong chỉ bán thẳng, gửi đại lý bán
4.6. Hạch toán kế toán quá trình bán hàng
4.6.1. Nhiệm vụ kế toán quá trình bán hàng
- Phản ánh, kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của đơn vị về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả, tình hình thanh toán tiền bán hàng...
- Tính toán, tổng hợp và phân bổ đúng đắn, chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng bán ra, tính toán đúng đắn giá vốn hàng bán, các khoản thuế phải nộp Nhà nước về hàng bán ra. Xác định đúng đắn doanh thu thuần và xác định kết quả bán hàng. Giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế hoạch doanh thu và KQKD của đơn vị.
4.6.2. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế
(1) Khi xuất kho bán sản phẩm theo phương thức giao trực tiếp, ghi a. Nợ TK 111, 112
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
b. Nợ TK 632 - Giá vốn bán hàng Có TK 155 - Thành phẩm
(2) Khi tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng và cán bộ quản lý doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 334 - Phải trả công nhân viên
(3) Khi trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phần tính vào chi phí theo tiền lương của những đối tượng trên:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
(4) Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho cho bộ phận bán hàng hay bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
(5) Khi phân bổ chi phí trả trước cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 142, 242 - Chi phí trả trước
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 214 - Khấu hao TSCĐ
(7) Chi phí điện, nước, điện thoại... phải trả phát sinh trong thời kỳ ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả người bán
(8) Khi phát sinh các chi phí khác ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331, 152
(9) Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí QLDN
Có TK 335 - Chi phí phải trả (10) Khi giảm giá bán hàng cho khách hàng
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 333 – Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 131
(11) Cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại: Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại
Nợ TK 333 – Thuế GTGT đầu ra Có TK 111, 112, 131
(12) Cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635 – Chi phí tài chính Có TK 111, 112, 131 (13) Khi hàng bán bị trả lại: a. Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại Có TK 111, 112, 131 b. Nợ TK 155 – Thành phẩm Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
(14) Cuối kỳ, kết chuyển giảm trừ doanh thu, xác định doanh thu thuần Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng
Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại Có TK 532 - Giảm giá hàng bán (15) Cuối kỳ Kết chuyển thu thuần:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng
(16) Kết chuyển giá vốn hàng bán đã bán trong kỳ, ghi Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
(17) Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 642 - Chi phí QLDN
(18) Nếu doanh thu thuần > Các chí phí thì kết chuyển lãi Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối Nếu DT thuần < các chi phí thì lỗ
Nợ TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối
Có TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
4.6.3. Sơ đồ hạch toán TK 111,112,131 TK 111,112,131 TK 152 (10) TK 632 TK 911 TK 531,532 TK157 (6) TK 511 (7)
Sơ đồ 4.2: Sơ đồ kế toán quá trình bán hàng
Chú thích:
(1) Xuất kho thành phẩm gửi bán (2) Giá vốn hàng đã bán
(3) Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng hay cán bộ QLDN và các khoản chi phí trích theo lương
(4) Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp (5) Chi phí khác liên quan đến bán hàng hay quản lý doanh nghiệp (6) Bán hàng thu tiền ngay hoặc chưa thanh toán
(7) Kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu (8) Thuế phải nộp về số hàng bán ra (11) (3) (5) TK 641 TK 334, 338 TK 214 (12) TK 642 TK 111,112,331 TK 333 (4) (13) TK421 (8) (9) (14) TK421 TK 133 TK 333
(9) Kết chuyển doanh thu thuần (10) Kết chuyển giá vốn hàng bán (11) Kết chuyển chi phí bán hàng
(12) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (13) Kết chuyển lãi
Chương 5
PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP – CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
5.1. Nội dung, ý nghĩa của phương pháp tổng hợp cân đối kế toán
5.1.1. Nội dung
- Khái niệm: Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng kế toán, nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị.
- Hình thức biểu hiện: là hệ thống các bảng tổng hợp cân đối kế toán (hệ thống các báo cáo kế toán).
Cụ thể:
+ Bảng tổng hợp – cân đối kế toán tổng thể: Là bảng tổng hợp cân đối kế toán mà các chỉ tiêu trên bảng đó phản ánh tổng quát tình hình tài sản, tài chính, tình hình kết quả kinh doanh của đơn vị: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,...
+ Bảng tổng hợp – cân đối kế toán bộ phận: Là bảng tổng hợp cân đối kế toán mà các chỉ tiêu trên bảng đó phản ánh từng mặt hoạt động, từng đối tượng cụ thể của đơn vị để phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp: bảng cân đối vật tư; báo cáo tăng, giảm TSCĐ; báo cáo giá thành sản phẩm,...
5.1.2. Ý nghĩa và tính khoa học:
+ Cung cấp thông tin tổng hợp cần thiết giúp kiểm tra phân tích đánh giá tình hình SXKD, tình hình kinh tế tài chính của đơn vị.
+ Cung cấp thông tin về mối quan hệ cân đối cơ bản giúp đề xuất phương hướng biện pháp quản lý
+ Các chỉ tiêu trong các bảng tổng hợp cân đối kế toán được phản ánh trong mối quan hệ mật thiết và cân đối giữa các mặt của đối tượng kế toán
+ Kết cấu của các bảng tổng hợp cân đối kế toán cũng thể hiện tính khoa học của phương pháp này
5.2. Nguyên tắc chung xây dựng hệ thống các bảng tổng hợp cân đối kế toán
- Kết cấu mẫu biểu các bảng tổng hợp cân đối kế toán phải đơn giản, thuận tiện cho việc ghi chép và lập bảng
- Hệ thống các chỉ tiêu trên bảng phải thiết thực, cung cấp được những thông tin cần thiết. Các chỉ tiêu phải được sắp xếp theo một trình tự khoa học nhất định.
5.3. Yêu cầu và công việc chuẩn bị khi lập bảng cân đối kế toán
5.3.1. Yêu cầu
- Các chỉ tiêu lập trên bảng phải đảm bảo tính nhất quán về nội dung và phương pháp tính toán để có thể so sánh được
- Số liệu ghi vào các chỉ tiêu ở trong bảng phải chính xác, trung thực đúng với tình hình thực tế hoạt động của đơn vị
- Số liệu ở các chỉ tiêu liên quan trong bảng tổng hợp cân đối kế toán phải có sự phù hợp với nhau
- Các bảng tổng hợp cân đối kế toán phải được lập theo đúng mẫu bảng biểu quy định, lập và gửi kịp thời, đúng thời hạn quy định
5.3.2. Các công việc chuẩn bị
- Kiểm tra việc ghi sổ kế toán, đảm bảo mọi số liệu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ ở đơn vị đều đã được ghi chép đầy đủ, đúng đắn, trung thực và chính xác vào sổ kế toán
- Hoàn tất việc ghi sổ kế toán, thực hiện việc ghi chuyển số liệu giữa các sổ liên quan, khoá sổ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán. Sửa chữa những sai sót (nếu có) theo đúng quy tắc chữa sổ
- Thực hiện kiểm kê tài sản theo chế độ kiểm kê, điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán phù hợp với số liệu thực tế
- Chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu các bảng tổng hợp cân đối kế toán cần thiết.
5.4. Bảng cân đối kế toán
5.4.1. Nội dung và kết cấu của bảng cân đối kế toán
* Nội dung
- Bảng cân đối kế toán (bảng tổng kết tài sản) là một báo cáo tài chính tổng hợp dùng để phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định (thời điểm lập báo cáo)
+ Các thời điểm để lập BCĐKT: Thông thường được lập vào cuối tháng, quý, năm hoặc 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng một lần
+ Các số liệu cần thiết sử dụng để lập BCĐKT: Bảng cân đối số phát sinh; Sổ cái (đã khoá sổ); Sổ chi tiết của các tài khoản.
+ Cơ quan gửi báo cáo: Cơ quan chủ quản cấp trên; Các cơ quan chức năng (tài chính, ngân hàng, thuế…)
* Kết cấu
- Xuất phát từ yêu cầu biểu hiện hai mặt khác nhau của tài sản trong doanh nghiệp: tài sản gồm những gì và tài sản do đâu mà có nên kết cấu của BCĐKT được xây dựng theo kết cấu 2 phần (bên trên - bên dưới hoặc bên trái - bên phải)
Bên trái (phần trên) gọi là phần tài sản, được dùng để phản ánh kết cấu tài sản
Bên phải (phần dưới) gọi là phần nguồn vốn, được dùng để phản ánh các nguồn khác nhau tạo nên tài sản.
Số liệu tổng cộng của 2 phần này bằng nhau theo đẳng thức: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn
Bên tài sản được chia làm 2 loại: Loại A: Tài sản ngắn hạn
Loại B: Tài sản dài hạn
Bên nguồn vốn cũng được chia thành 2 loại: Loại A: Nợ phải trả
Loại B: Vốn chủ sở hữu
Trong từng loại còn được chia ra thành nhiều mục, nhiều khoản để phản ánh chi tiết từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn theo yêu cầu quản lý chung. Loại, mục, khoản là những chỉ tiêu kinh tế được quy định và sắp xếp một cách thống nhất (Cụ thể theo mẫu biểu B01 – DN của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006).
- Ngoài 2 phần chính (tài sản và nguồn vốn) BCĐKT còn có thêm phần các chỉ tiêu ngoài BCĐKT.
- Mẫu bảng cân đối kế toán khái quát ở dạng 2 bên:
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Ngày 30/9/2xxx
Đơn vị tính: 1000đ
Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền
Loại A: Tài sản ngắn hạn 1. Tiền mặt 1.500.00 0 40.000 Loại A: Nợ phải trả 1. Vay ngắn hạn 850.000 600.000
2. Tiền gửi ngân hàng 3. Nguyên vật liệu 4. Công cụ, dụng cụ 5. Thành phẩm
Loại B: Tài sản dài hạn
1. TSCĐ hữu hình 2. Hao mòn TSCĐ hữu hình Tổng cộng tài sản 800.000 500.000 60.000 100.000 5.000.00 0 5.500.00 0 (500.000) 6.500.00 0
2. Phải trả cho người bán 3. Phải trả khác
Loại B: Vốn chủ sở hữu
1. Nguồn vốn kinh doanh 2. Quỹ đầu tư phát triển
Tổng cộng nguồn vốn 200.000 50.000 5.650.000 5.600.000 50.000 6.500.000
* Nguyên tắc và phương pháp lập bảng cân đối kế toán
- Hoàn tất việc ghi sổ kế toán, tiến hành khoá sổ tài khoản, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và trung thực
- Căn cứ vào số dư cuối kỳ của tài khoản, phản ánh: + Số dư bên Nợ của tài khoản sẽ được ghi vào bên Tài sản + Số dư bên Có của tài khoản sẽ được ghi vào bên Nguồn vốn
Chú ý: một số tài khoản vừa dư Có, vừa dư Nợ (TK 131, 331): không được bù trừ số dư mà căn cứ vào số dư chi tiết của từng khách nợ, chủ nợ tổng hợp riêng số dư Nợ, số dư Có để ghi vào các chỉ tiêu cho phù hợp.
- Các tài khoản điều chỉnh (TK 139, 214....) có số dư Có nhưng ghi bên Tài sản bằng cách ghi đỏ nhằm xác định giá trị thực của tài sản
- Các TK 412, 421 có thể có số dư Nợ, số dư Có nhưng phải ghi bên Nguồn vốn. Nếu dư Có ghi bình thường, nếu dư Nợ ghi đỏ nhằm xác định đúng tổng nguồn vốn.
5.4.2. Tính cân đối của bảng cân đối kế toán
- Tính chất quan trọng nhất của BCĐKT là tính cân đối: tổng số tiền phần tài sản và tổng số tiền phần nguồn vốn của bảng luôn luôn bằng nhau.
- Giải thích:
+ Mỗi loại tài sản đều được hình thành từ những nguồn vốn nhất định và mỗi nguồn vốn đều hình thành nên những loại tài sản nhất định. Tài sản và nguồn vốn đều được biểu hiện bằng tiền.
+ Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các loại tài sản và các loại nguồn vốn thường xuyên biến động (tăng lên, hay giảm xuống) do tác động của các nghiệp vụ kinh tế. Sự biến động này đã làm cho BCĐKT ở những thời điểm khác nhau cũng có những thay đổi tương ứng nhưng chúng không làm mất đi tính cân đối của BCĐKT.
Mặc dù các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị rất phong phú, đa dạng nhưng nói chung ảnh hưởng của chúng đến sự biến động của tài sản và nguồn vốn không ngoài 4 trường hợp sau:
* Trường hợp 1: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ ảnh hưởng đến tài sản tức là ảnh hưởng đến 2 khoản thuộc bên tài sản, thì sẽ làm một tài sản tăng lên đồng thời làm một tài sản khác giảm xuống. Trong trường hợp này số tổng cộng của BCĐKT không đổi nhưng tỷ trọng của các loại tài sản chịu ảnh hưởng có sự thay đổi. Bảng vẫn cân đối.
Ví dụ 1: Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt 8.000
Nghiệp vụ này làm tiền mặt tăng lên 8.000. Lúc này quỹ tiền mặt sẽ là 40.000 + 8.000 = 48.000; đồng thời làm tiền gửi ngân hàng giảm 8.000, lúc này