Có rất nhiều hình thức tuyển dụng khác nhau tại các công ty khác nhau. Chúng ta không thể kể hết tất cả các phương pháp đó, vì thế hãy cùng xem xét một số trường hợp điển hình. Tất nhiên là bộ phận nhân sự sẽ tiến hành xem xét đầu tiên, nhưng bạn mới là người đưa ra quyết định cuối cùng về người sẽ làm việc trong bộ phận của mình.
SỬ DỤNG BÀI KIỂM TRA
Với những bang, liên bang lớn, đôi khi chính quyền thành phố sẽ tham gia vào quá trình tuyển dụng, và công ty của bạn không thể thực hiện được nhiều cuộc kiểm tra nhân viên tiềm năng. Sẽ có rất nhiều yêu cầu, đòi hỏi liên quan đến pháp luật khi thực hiện những bài kiểm tra này. Nhưng thực hiện bài kiểm tra là một trong những cách tốt nhất để biết được liệu nhân viên có những kỹ năng mà họ nói rằng mình có hay không. Có rất nhiều công ty trả tiền cho các ứng viên tuyển dụng bởi họ phải thực hiện những bài kiểm tra kéo dài cả ngày.
Chất lượng của nhân viên tiềm năng cũng rất khác nhau. Khi tỷ lệ thất nghiệp cao, bạn sẽ được chứng kiến nhiều kỹ năng thú vị mà các ứng viên thể hiện và bạn cũng sẽ có nhiều ứng viên tiềm năng để lựa chọn. Điều ngược lại cũng đúng khi tỷ lệ thất nghiệp thấp. Cũng có một số trường hợp, số lượng ứng viên thấp đến mức bạn phải lựa chọn bất kỳ ai ứng tuyển. Tất nhiên, sẽ có những trường hợp vượt ra ngoài tầm kiểm soát của bạn. Tuy nhiên, ở đây chúng ta xem xét những trường hợp mà bạn có thể kiểm soát được.
YẾU TỐ BỊ BỎ SÓT
Hầu như tất cả các nhà quản lý khi được hỏi yếu tố nào quan trọng nhất trong tuyển dụng, họ sẽ trả lời rằng đó là kinh nghiệm, năng lực và trình độ. Họ đã bỏ qua một yếu tố quan trọng, đó là: Thái độ.
Bạn có thể tuyển dụng được một nhân viên với đầy đủ trình độ, kinh nghiệm và năng lực như mong đợi, song nếu họ có thái độ tồi, thì có nghĩa là bạn đã tuyển phải một nhân viên có vấn đề. Ngược lại, nếu bạn tuyển dụng một nhân viên có tài năng, trình độ và năng lực kém hơn một chút, nhưng lại có thái độ tốt, thì chắc chắn rằng bạn đã tuyển dụng được một nhân viên xuất chúng. Tất cả các nhà quản lý giàu kinh nghiệm đều đồng ý rằng thái độ là một trong những yếu tố quan trọng nhất của một nhân viên. QUÁ TRÌNH SÀNG LỌC, ĐÁNH GIÁ
Hầu hết các nhà quản lý đều nói quá nhiều và lắng nghe quá ít trong quá trình phỏng vấn.
Phỏng vấn nhân viên tiềm năng là quá trình đánh giá hai chiều. Thông thường, những ứng viên tiềm năng đều muốn có được việc làm, do đó họ sẽ đưa ra những câu trả lời mà họ cho rằng có thể tối đa hóa cơ hội của họ. Bất kỳ ứng viên nào không làm được điều này cũng đều không đủ “tỏa sáng” để được tuyển dụng.
Vì thế, đừng đặt ra những câu hỏi quá khó khiến ứng viên không thể trả lời được. Dưới đây là những câu hỏi mà các nhà quản lý nên tránh đưa ra:
“Tại sao anh lại muốn làm việc ở đây?”
“Điều gì khiến anh nghĩ rằng mình đủ khả năng đảm nhiệm công việc này?” “Có phải anh muốn làm công việc này chỉ vì mức lương hay không?”
Những câu hỏi như thế sẽ khiến bạn trở thành một người phỏng vấn tồi tệ, đáng ghét. Bạn phải cố gắng để ứng viên cảm thấy thoải mái, để từ đó bạn có thể tiếp tục thực hiện cuộc trò truyện. Mục tiêu của bạn là hiểu rõ hơn về ứng viên, và điều đó có nghĩa là phải tránh “đối đầu” với họ. Hơn nữa, hãy đưa ra những câu nói hoặc câu hỏi giúp ứng viên thoải mái. Hãy đặt ra những câu hỏi khó hơn – nhưng không phải là ba câu hỏi ở trên – vào phần cuối của quá trình phỏng vấn. Hãy xem xét các cuộc phỏng vấn dưới đây.
Cuộc phỏng vấn xin việc của Bà Valencia
Mục tiêu của cuộc phỏng vấn là tìm hiểu xem liệu ứng viên có đáp ứng được các tiêu chuẩn, năng lực công việc và có thái độ tốt hay không. Vì thế, hãy dành thời gian đầu của buổi phỏng vấn để tiến hành cuộc trò chuyện ngắn không áp lực với ứng viên. Hầu hết các ứng viên đều luôn cảm thấy lo lắng. Họ cần phải đạt kết quả tốt. Vì thế mục tiêu của bạn là phải khiến họ thoải mái. Bằng cách không đề cập ngay đến vấn đề công việc, bạn thể hiện cho họ thấy rằng bạn quan tâm đến khía cạnh cá nhân của họ. Việc xây dựng một mối quan hệ thoải mái là điều rất quan trọng lúc này. Nếu người đó sẽ làm việc cho bạn, thì đây chính là sự khởi đầu cho cái gọi là “những năm tháng giao tiếp hàng ngày”. Thậm chí ngay cả khi không được tuyển dụng, họ cũng sẽ có một cảm nhận tốt đẹp về bạn và công ty của bạn bởi bạn đã thể hiện cho họ thấy sự quan tâm thật lòng.
Lưu ý: Một công ty có rất nhiều yếu tố “công cộng”: cộng đồng chung, khách hàng, lĩnh vực mà nó hoạt động, các cơ quan chính phủ mà nó cộng tác, nhân viên và những
ứng viên xin việc. Ví dụ, một khách hàng quan trọng của một cửa hàng cao cấp sẽ nghĩ rằng thật nực cười khi làm thêm tại đây. Cô ấy không hài lòng với cách cư xử của cửa hàng khi nộp đơn xin việc, và thông báo rằng sẽ không bao giờ đặt chân đến cửa hàng này nữa. Hàng nghìn đô-la mỗi năm mà cửa hàng nhận được từ cô ấy, tính đến của cả những người bạn của cô nữa, sẽ khiến cô ấy không thể không chia sẻ trải nghiệm tồi tệ này với họ.
Khi cuộc trò chuyện ngắn qua đi, bạn có thể sử dụng cách thức sau: “Chị Valencia, trước khi nói về vị trí mà chị ứng tuyển, tôi muốn giới thiệu với chị một chút về công ty chúng tôi. Bởi vì khi công ty đánh giá chị thì chị cũng sẽ đánh giá công ty, vậy nên chúng tôi sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà chị đưa ra cho công ty.”
Hãy tiếp tục và nói với cô ấy một số điều về công ty của bạn. Hãy nói về mục tiêu của công ty, nhưng đừng đi sâu vào vấn đề này. Hãy nói về mối quan hệ giữa công ty với nhân viên, đặc biệt hãy nói một số điểm trong vấn đề này. Mục tiêu của bạn là để cô ấy có một cảm nhận về công ty và những con người ở đó. Cuộc nói chuyện này sẽ khiến cô ấy cảm nhận rõ hơn về công ty mà cô ấy đang ứng tuyển, đồng thời giúp cô ấy cảm thấy thoải mái hơn.
Bây giờ chúng ta sẽ đi đến vấn đề chính của buổi phỏng vấn. Bạn sẽ muốn đặt ra những câu hỏi mang lại cho bạn những dấu hiệu điển hình về thái độ của cô ấy. Rất nhiều nhà quản lý (đúng hơn là hầu hết) đều không chịu được các “khoảng thời gian chết”, nên nếu ứng viên không trả lời được ngay, họ sẽ cố gắng trợ giúp. Đó là một biểu hiện của lòng tốt, nhưng trong trường hợp này, nó gây trở ngại cho việc tìm ra những thông tin cần thiết để chọn lựa được những ứng viên tiềm năng.
Những câu hỏi nên đặt ra và những điều bạn có thể học được Dưới đây là một số câu hỏi nên đặt ra:
1. Bạn thích nhất điều gì trong công việc trước của mình?
2. Bạn cảm thấy khó chịu vì điều nhất trong công việc trước đây? 3. Bạn cảm thấy như thế nào về người quản lý cũ của mình?
Tuy nhiên bạn cũng có thể đặt ra những câu hỏi khác phù hợp hơn với bạn, nhưng cho đến lúc đó, hãy cứ sử dụng những câu hỏi trên.
Hãy thử từng câu hỏi và xem câu trả lời “đúng” và “sai” nào có thể giúp bạn biết được thái độ của nhân viên.
Nếu như câu trả lời cho câu hỏi 1 là những thử thách trong công việc, là công ty biết trọng dụng nhân tài, biết khuyến khích và hỗ trợ các cơ hội học tập, nâng cao trình độ, công ty đánh giá cao những người năng động, thì đó là dấu hiệu cho thấy nhân viên đó nhận biết được đâu là điều quan trọng trong môi trường công việc.
Nhưng nếu câu trả lời là: công ty chỉ làm việc đến hết thứ Sáu, tạo điều kiện cho nhân viên có được các kỳ nghỉ dài hơn, hay công ty tổ chức những hoạt động ngoại khóa như chơi bowling hay golf, nhân viên nhận được tiền thưởng lễ ngay từ năm đầu tiên làm việc, thì chắc chắn rằng bạn đang có một ứng cử viên tìm kiếm một công ty “xã hội hóa”. Đây có thể là một người quảng giao, thân thiện, và mặc dù chẳng có gì sai trái nếu tận hưởng và vui vẻ với đồng nghiệp trong công ty, nhưng những điều trên không phải là lý do chính để tìm kiếm một công việc.
Bây giờ chúng ta hãy cùng xem xét một số câu trả lời có thể đưa ra cho câu hỏi 2. Nếu câu trả lời liên quan đến các vấn đề như phải làm việc vào các dịp lễ, phải làm việc vào các ngày thứ Bảy hay mong rằng ngày nghỉ thứ Bảy sẽ được chuyển thành ngày đi học để nâng cao kỹ năng, giúp hỗ trợ cho công việc mặc dù công ty chi trả toàn bộ chi phí học tập, thì đó là những câu trả lời “sai”.
Tuy nhiên, nếu câu trả lời liên quan đến các vấn đề như công ty không có một hệ thống khen thưởng, tuyên dương thành tích chính thức, hay không có điều gì khiến họ thật sự không thích mà chỉ đơn thuần là họ muốn tìm kiếm cơ hội thú vị hơn, thì đó là những câu trả lời “thuận cả đôi đường”. Bây giờ, hãy cùng chuyển sang câu hỏi 3, và bạn sẽ nhận ra rằng đây là một câu hỏi mở. Nếu ứng viên cư xử tệ với người quản lý tiền nhiệm của mình và thể hiện sự tiêu cực, chẳng hạn như “Tôi không nghĩ mình nên sử dụng kiểu ngôn ngữ này để miêu tả về ả khốn đó”, thì đó thật sự là một câu trả lời “không đạt”.
Cứ cho là mối quan hệ của cô ấy với người quản lý tiền nhiệm rất tệ, nhưng cô ấy lại trả lời: “Như với tất cả những người quản lý khác, chúng tôi có những khác biệt riêng, song tôi vẫn yêu mến và tôn trọng cô ấy”. Đây là một cách trả lời khôn khéo cho một trường hợp tồi tệ.
Những câu hỏi từ phía ứng viên
Bạn có thể nói với ứng viên rằng: “Tôi vừa đặt ra cho bạn vài câu hỏi. Bây giờ bạn có muốn hỏi tôi điều gì không?” Những câu hỏi từ phía ứng viên tiềm năng cũng cho bạn thấy được thái độ của họ.
Điều gì sẽ xảy ra nếu câu hỏi từ phía ứng viên là những câu hỏi dưới đây? “Mỗi năm công ty dành cho nhân viên bao nhiêu ngày nghỉ?”
“Tiền thưởng cho kỳ nghỉ lễ đầu năm mà công ty dành cho nhân viên là bao nhiêu?” “Nhân viên cần làm việc tại công ty bao lâu để nhận được phúc lợi là 4 tuần nghỉ lễ một năm”?
“Công ty tổ chức những hoạt động xã hội nào cho nhân viên?”
“Độ tuổi trẻ nhất được phép về hưu là bao nhiêu? Và cần cống hiến bao nhiêu năm cho công ty để được thực hiện điều đó?”
Những câu hỏi này từ phía ứng viên chỉ ra rằng họ tập trung vào những vấn đề ngoài phạm vi công việc hơn là những vấn đề trong công việc. Những ví dụ trên đây rất rõ ràng và dễ nhận biết. Một số câu hỏi của ứng viên có thể sẽ khôn khéo hơn, nhưng dù thế nào nó cũng sẽ cho thấy rõ thái độ của ứng viên.
Những câu hỏi dưới đây lại cho thấy một thái độ hoàn toàn khác:
“Nhân viên trong công ty có được thăng chức dựa trên hiệu quả công việc hay không?”
“Người có hiệu quả công việc xuất sắc có nhận được mức lương cao hơn so với những người chỉ đạt hiệu quả trung bình hay không?”
“Công ty có thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo nhân viên nhằm giúp họ nâng cao kỹ năng làm việc hay không?”
Lúc này, ý nghĩ đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn sẽ là: ứng viên đó đang đưa ra những câu hỏi mà họ cho rằng bạn muốn nghe. Nếu đúng như vậy, thì người bạn đang phỏng vấn không phải là một “bù nhìn”. Chẳng phải một nhân viên như vậy còn hơn là một nhân viên không biết phản hồi như thế nào hay sao? Một ứng viên tiềm năng, người không coi trọng nhà quản lý tiền nhiệm của mình ngay cả khi họ xứng đáng được như thế, sẽ luôn nói nhiều về bản thân hơn là về sự khinh thường đó. Phương pháp này không làm tăng tiềm năng cho ứng viên, do đó một người thông minh sẽ tránh tất cả những nhận xét tiêu cực về các mối quan hệ công việc cũ.
Một chiến thuật quan trọng mà các nhà quản lý thường áp dụng trong các buổi phỏng vấn đó là “im lặng”. Khi ứng viên đưa ra một câu trả lời không phù hợp, sự im lặng có thể khiến đôi bên khó chịu, nhưng phá vỡ nó cũng không giúp bạn nhận được một câu trả lời phù hợp.
Bộ phận nhân sự có thể định hướng bạn về những câu hỏi nên và không nên trả lời. Bạn cần biết rõ những vấn đề, khía cạnh mà bạn không thể đề cập đến, bởi chúng là phạm tội hoặc trái với luật pháp.
Một câu hỏi bị cấm đó là: “Công ty có hỗ trợ dịch vụ chăm sóc con nhỏ cho nhân viên hay không?” Hãy chắc chắn rằng bạn biết đó là một lĩnh vực mà bạn không thể “can thiệp”, và rằng câu hỏi về thời gian làm việc không hề là một câu hỏi tiêu cực. Nó chỉ là hệ quả của sự lo lắng về vấn đề chăm sóc con nhỏ.
Một câu hỏi khác từ ứng viên mà bạn không nên coi là tiêu cực là câu hỏi liên quan đến vấn đề chăm sóc sức khỏe. Nhân viên đặt ra câu hỏi về vấn đề này cho thấy trách nhiệm của anh ta đối với công việc. Nhìn chung, các câu hỏi này sẽ cho thấy thái độ của ứng viên. Bạn cần sử dụng sự sáng suốt để nhận biết câu hỏi nào thể hiện thái độ và câu hỏi nào thể hiện trách nhiệm.
Càng có nhiều kinh nghiệm với quá trình phỏng vấn, bạn càng có nhiều kỹ năng hơn. Trong hầu hết các buổi phỏng vấn xin việc, thái độ của ứng viên đều bị phớt lờ. Ví dụ, các nhà quản lý cầm hồ sơ ứng tuyển của nhân viên trong tay và nói: “Xem nào, tôi thấy là anh đã làm việc cho công ty XYZ”. Hãy xem qua hồ sơ ứng tuyển đó trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn với ứng viên. Đừng xem nó ngay khi gặp mặt ứng viên rồi sau đó đưa ra những câu hỏi liên quan đến thái độ làm việc.
TÁC ĐỘNG CỦA TỶ LỆ THẤT NGHIỆP
Nếu tỷ lệ thất nghiệp ở thành phố của bạn cao, bạn sẽ biết thêm nhiều khả năng thú vị từ phía ứng viên. (Nếu bạn thật sự cần một công việc ổn định với một mức lương ổn định, bạn có thể đảm nhiệm hầu hết các loại công việc. Hãy khôn khéo trình bày cho người phỏng vấn thấy được tại sao họ nên lựa chọn bạn cho công việc đó.)
Tỷ lệ thất nghiệp càng cao thì bạn sẽ càng có được những ứng viên giàu kinh nghiệm. Không nghi ngờ gì nữa, bạn có thể cảm thông với những con người trong tình cảnh tiến thoái lưỡng nan này. Nhưng bạn cũng cần biết rằng khi họ có những cơ hội khác có thể thể hiện trình độ và kinh nghiệm của mình, bạn sẽ mất họ. Thứ nhất, khi họ phải làm những công việc không tương xứng với trình độ và kinh nghiệm của mình, họ sẽ không được thử thách trong công việc. Thứ hai, họ sẽ ngay lập tức tìm kiếm một công việc khác tốt hơn.