4.1. Đặc điểm và công tác tổ chức nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty
Là một công ty có quy mô vừa, chuyên sản xuất các loại mặt hàng khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng xây dựng nên công ty phải sử dụng một khối lượng chủng loại vật rất lớn. Công ty sử dụng hàng ngàn loại vật liệu công cụ dụng cụ khác nhau cho quá trình sản xuất như thép các loại: thép góc, thép vuông, thép lá, thép inox… nhôm, đồng, bi, gang. Các chi tiết mua ngoài cửa khóa, các loại hoá chất, dầu xăng…. do đó việc tổ chức, quản lý tình hình thu mua, bảo quản và sử dụng hết sức khó khăn, đòi hỏi cán bộ quản lý kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải có trình độ, trách nhiệm trong công việc.
Vật liệu, công cụ dụng cụ công ty sử dụng có loại rất khan hiếm, nhiều loại trong nớc không tự sản xuất, chất lợng không cao mà phải nhập ngoại như thép lá của Nga, hợp kim, bi…có loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất cồng kềnh như gang, đồng… có loại khó bảo quản, dễ hỏng như hoá chất. Từ những đặc điểm này của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi công ty phải có một kho tàng tốt để đáp ứng cho việc bảo quản.
Sản phẩm của công ty là sản phẩm cơ khí chế tạo do đó chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về số lợng, chất lợng, giá mua của vật liệu, công cụ dụng cụ cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm của công ty. Mỗi loại sản phẩm của công ty đợc cấu thành từ nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ khác nhau nên phải xây dựng định mức tiêu hao vật liệu, mọi việc xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản phẩm đều phải theo mức này. Song trong thực tế công ty khoá Việt Hà tra xem xét định mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ một cách chính xác, mọi
phát sinh đều là từ yêu cầu của sản xuất, do vậy không tránh khỏi sự lãng phí vật trong quá trình sản xuất
Những đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ ở trên là những khó khăn mà công ty phải đương đầu trong việc đi mua, bảo quản sử dụng và hạch toán chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ. Muốn quản lý tốt vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ nhiều biện pháp quản lý ở tất cả các khâu. Như vậy mới tạo điều kiện cho công ty hoạt động liên tục.
4.2. Tình hình tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty đợc cung cấp từ các nguồn sau:
Từ mua ngoài: gang, thép của công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội ống thép của công ty ống thép Đài Nam, thép lá Inox mua của công ty Hoàng Vũ. Các nguồn cung cấp này tương đối ổn định, đảm bảo cho công ty chủ động sản xuất.
Từ nguồn tự gia công chế biến: thùng giấy, hộp giấy carton, các chi tiết sản phẩm…
Chất lợng vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng, quyết định nhiều đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, vật liệu, công cụ dụng cụ phải được quản lý một cách chặt chẽ và hợp lý. Nắm bắt được yêu cầu đó, công ty khoá Việt Hà đã tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng
ở khâu thu mua: phòng cung tiêu sẽ đảm nhận việc tổ chức thu mua vật liệu, công cụ dụng cụ. Cán bộ cung tiêu căn cứ vào kế hoạch sản xuất cả năm hoặc cả tháng để xác định số liệu cần thiết phải mua nhỏ nhất để góp phần giảm bớt chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong giá thành sản phẩm, đồng thời
ai là người chuyên chở vật liệu, công cụ dụng cụ. Khi mua vật liệu về cán bộ thu mua phải kiểm tra kỹ lưỡng vật liệu, công cụ dụng cụ về số lượng, chủng loại và chất lượng.
ở khâu bảo quản: do công ty sử dụng nhiều loại vật liệu, công cụ dụng cụ để đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng hợp lý. Nhưng trên thực tế vẫn có hiện tượng hàng mua về không được nhập đúng kho, gây nên hiện tượng bị thất thoát, hư hỏng, …ảnh hưởng đến chất lượng sản xuất.
ở khâu dự trữ: với số lượng vốn có hạn, giá vật liệu, công cụ dụng cụ lại luôn thay đổi nên công ty thường chỉ dự trữ nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ ở mức tối thiếu cần thiết vì có thể dùng vật liệu, công cụ dụng cụ thay thế với điều kiện chất lượng sản phẩm sản xuất ra không thay đổi. Song hiện nay vẫn có một khối lợng vật tư tồn động vốn và bên cạnh đó lại có một số vật liệu, công cụ dụng cụ không đủ cung cấp cho sản xuất làm cho công nhân nhiều khi còn thiếu việc làm.
ở khâu sử dụng: để tiết kiệm chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ và đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý, có hiệu quả, phòng kỹ thuật đã xây dựng định mức tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ đưa vào sản xuất ở công ty vẫn xuất theo yêu cầu sản xuất mà không theo định mức đã định, dẫn đên tình trạng lãng phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
4.3.Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong quá trình sản xuất công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại. Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò, đặc điểm và công dụng kinh tế riêng, muốn quản lý tốt nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và hạch toán chính xác thì công ty cần phân loại chúng một cách khoa học.
Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của công ty. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm nhiều loại khác nhau: thép thân lõi khoa, nhôm, đồng…. Trong mỗi loại lại gồm nhiều thứ như thép ống, thép CT3, thép gép, thép inox…
Nguyên vật liệu phụ: không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó làm cho sản phẩm đẹp hơn bền hơn phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật như : dầu AclO, dầu pha sơn, dầu may so, xà phòng, sơn….
Nhiên liệu: gồm có xăng A83, dầu ma dút, củi đốt….cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất.
Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các thiết bị, dây curoa 13x1800, đá cắt thép, vòng bi….
Bao bì: bao gồm các lại hòm gỗ VH10, VH14ET., VH6, VH7, VH8, hộp giấy, crêmôn, hộp carton….
Việc phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty là phù hợp với đặc điểm vai trò, tác dụng của mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
4.4. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ
ở công ty khoá Việt Hà vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yếu là mua ngoài, ngoài ra còn một số vật tư tự gia công, chế biến. Để đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ công ty sử dụng cả 2 loại giá là giá thực tế và giá hạch toán.
Khi vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho của công ty tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập, vật liệu, công cụ dụng cụ đó được đánh giá theo giá thực tế bằng các cách khác nhau.
* Mua ngoài
Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ được cung cấp theo hợp đồng thì giá thực tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng chưa có thuế GTGT cộng chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản…
Nếu vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài không theo hợp đồng thìì công ty nhập kho theo giá:
Giá mua thực tế = giá mua ghi trên hoá đơn + chí phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có)
Trong trường hợp bên mua cung ứng bao gồm thầu vận chuyển thì chi phí vận chuyển được công ty tính trong giá mua nguyên vật liệu. Khi đó giá mua thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho chính bằng giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT.
Thông thường công ty nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở các nguồn rất ổn định nên giá ít bị biến động, trừ trường hợp giá mua tự do trên thị trường thấp hơn so với nguồn nhập ổn định.
Vật liệu, công cụ dụng cụ tự gia công, chế biến kế toán đã định giá như sau:
Giá thực tế NVL Giá thực tế Các chi phí CCDC tự gia công = NVL, CCDC + gia công chế biến nhập kho gia công
Trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp việc nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ được ghi theo giá thực tế, còn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho được theo dõi thường xuyên theo giá hạch toán “giá hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ” là giá được phòng kế hoạch cung tiêu xây dựng và có xét duyệt của giám đốc, cơ sở xây dựng bình quân của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ đó trong năm hạch toán trước đó.
Nhưng thực tế ở công ty hệ thống giá hạch toán của từng thứ, loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ năm nay do kế toán vật tư xây dựng trên cơ sở giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào cuối năm trước. Hệ thống giá hạch toán này xây dựng cho từng thứ, loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vẫn lấy một giá bằng nhau. Điều này không sát với thực tế vì mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có giá thực tế mua vào khác nhau.
-. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho hàng ngày cũng được hạch toán chi tiết theo giá hạch toán. Đến cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (theo giá hạch toán và giá thực tế) kế toán tổng hợp giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ: theo 2 giá trên, rồi xây dựng hệ số giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo công thức.
giá thực tế NVL, CCDC giá thực tế NVL, CCDC Hệ số giá tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ NVL,
CCDC giá hạch toán của giá hạch toán NVL, CCDC
+
=
NVL, CCDC tồn kho tồn kho trong kỳ đầu kỳ
Ví dụ: tháng 01/2005
Số dư đầu kỳ của nguyên vật liệu là: 1.408.778.359 (giá hạch toán) 1.356.175.702 (giá thực tế) Số nhập kho trong tháng của nguyên vật liệu chính là:
526.955.960 (giá hạch toán) 537.675.392 (giá thực tế) Hệ số giá 1.356.175.702 + 537.675.392
NVL, CCDC 1.408.778.359 + 526.955.960
Lượng xuất dùng trong tháng theo giá hạch toán là: 629.404.949 Vậy trị giá thực tế xuất kho trong kỳ: 629.404.949 x 0,97 = 610.522.800
Như vậy trong công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty khoá Việt Hà, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được đánh giá theo giá hạch toán và giá thực tế. Trong đó giá hạch toán được sử dụng để hoạch toán hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, còn giá trị thực tế được sử dụng để phản ánh trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp.
Bằng việc sử dụng giá hạch toán và giá thực tế, công ty theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách thường xuyên, kịp thời, đảm bảo bớt khối lượng tính toán khi xác định giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.
4.5. Thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài khoản sử dụng
*. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
+. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong công ty Chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu, công cụ dụng cụ khi về đến công ty phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho công ty. Thực tế, ở công ty khoá Việt Hà, khi vật liệu, công cụ dụng cụ được giao đến, cán bộ KCS kiểm tra về số lượng chất lượng và quy cách vật tư và viết phiếu kiểm tra KCS. Trường hợp trị giá vật liệu lớn hơn 5.000.000 (theo giá mua không có hợp đồng) thì cán bộ KCS sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư đưa cho cán bộ phòng vật tư. Sau đó cán bộ phòng vật tư làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho vật tư căn cứ vào số
lợng vật liệu, công cụ dụng cụ thực nhập (trên phiếu KCS). Phiếu nhập vật tư có chữ ký của thủ kho, phụ trách cung tiêu và bên giao hàng.
Biểu số 1
Đơn vị: Cty khoá Việt Hà
Địa chỉ: Đông mỹ- Thanh Trì- HN Mẫu số 01/VT
Phiếu nhập kho
Ngày 01 tháng 01 năm 2005 Số : 2 Nợ: 1521 Theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/95 Có: 111 của Bộ Tài chính
Nhập tại kho công ty Đơn vị tính: đồng
ST T Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Mã số đơn vị tính Số lượng
Theo chứng từ Thực nhập 1 2 3 Thép CT 3 4 Thép CT 3 Thép CT 3 8 Kg Kg Kg 22,5 60 125 22,5 60 125 4300 4300 6000 109.650 258.000 750.000 Cộng 1.117.650
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): một triệu một trăm mười bảy nghìn sáu trăm năm mươi đồng.
Thủ trưởng đơn vị Người phụ trách Người giao hàng Thủ kho
(ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký trong đó: Liên 1: lưu lại phòng kế toán vật tư
Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư
Liên 3: giao cho kế toán thanh toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá (nếu có) và các chứng từ có liên quan.
Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho nhưng thanh toán chậm thì phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan chuyển cho kế toán vật tư, sau đó khi thanh toán thì kế toán vật tư chuyển cho kế toán thanh toán phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan này.
Hoá đơn GTGT được bên bán viết theo sổ thực nhập (khi bên bán đã viết trước hoá đơn GTGT thì công ty sẽ trả lại hoá đơn GTGT đó, ben bán viết lại hoá đơn đó theo sổ thực nhập). Trên hoá đơn GTGT có chữ ký xác nhận của người mua hàng gọi là cán bộ cung tiêu, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị bán hàng.
Biểu số 2
Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01- GTGT Liên 2 (giao cho khách hàng) NO : 000034 Ngày 01 tháng 01 năm 2005
Đơn vị bán hàng: công ty ông thép Đài Nam Địa chỉ: 56 Nguyễn Văn Cừ- Long Biên- Hà nội Họ và tên người mua: Nguyễn Đình Tùng
Địa chỉ: Duyên Hà- Thanh Trì- Hà nội Hình thức thanh toán: trả bằng tiền mặt
Đơn vị tính: đồng TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 Thép CT 3 4 Thép CT 3 Thép CT 3 8 Kg Kg Kg 22,5 60 125 4300 4300 6000 109.650 258.000 750.000 Cộng thành tiền: 1.117.650 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 111.765 Tổng số tiền thanh toán: 1.229.415
Viết bằng chữ: một triệu hai trăm hai mười chín nghìn bốn trăm mười lăm đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
+. Thủ tục xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ
Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu, công cụ dụng cụ cần thiết để dùng vào sản xuất rồi viết số lượng cần thiết vào sổ yêu cầu cung cấp vật tư gửi lên phòng cung tiêu. Nghiệp vụ xuất kho phát sinh,