3.4.1 Những thành công đạt được.
Nhìn chung thì công tác tiếp nhận hàng nhập khẩu của công ty tiến hành rất nghiêm túc và đúng theo trình tự quy định.
Công ty luôn giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp ở Nhật Bản và Trung Quốc…cho nên các quy trình tiếp nhận cũng quen thuộc và diễn ra thuận lợi dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau. Bên cạnh đó công ty luôn thực hiện đúng nghĩa vụ đã quy định về điều khoản cam kết trong hợp đồng ký kết với các bạn hàng.
Công tác chuẩn bị hồ sơ nhận hàng đến kho cảng, phương tiện vận chuyển nội địa được thực hiện khá tốt.
Ngoài ra công ty đã rất thuận lợi khi chọn Vietcombank làm ngân hàng đại diện trong các thương vụ. Vì đây là một ngân hàng có uy tín và lớn ở Việt Nam. Ngân hàng đã dành nhiều ưu đãi cho công ty trong việc vay vốn kinh doanh, giúp công ty trong những tác nghiệp cụ thể của việc thanh toán như việc kiểm tra L/C, thông tin về đối tác nước ngoài hoặc ngân hàng đại diện của họ hoặc chấp nhận ký hậu B/L hay phát hành “bảo lãnh nhận hàng”.
3.4.2 Những hạn chế tồn tại và nguyên nhân.* Chuẩn bị tiếp nhận. * Chuẩn bị tiếp nhận.
- Công tác giám sát, điều hành hợp đồng nhập khẩu còn hạn chế bởi vì trong quá trình thực hiện hợp đồng còn nhiều vấn đề phát sinh khi mà tiến hành đàm phán hợp đồng không lường trước được. Trong một số trường hợp chủ quan không theo dõi thông số của tàu, lịch tàu hoặc việc thực hiện nghĩa vụ của đối tác làm cho quá trình thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo bị chậm lại. Cụ thể là trong năm 2012 có 5 hợp đồng vi phạm về số lượng và hư hỏng hàng. Đây là lý do phần lớn các khiếu nại bội thường xảy ra tại công ty và hiện tại cần có hướng giải quyết.
- Việc thực hiện nghiệp vụ làm thủ tục hải quan nhập khẩu còn nhiều sai sót đặc biệt trong khâu khai báo hải quan như áp sai mã thuế, nhầm lẫn khi số liệu vào tờ khai hải quan, sai sót trong việc lập phục lục tờ khai. Điều này sẽ làm chậm tiến độ thông quan hàng nhập khẩu.
- Khi có vấn đề phát sinh thì các cán bộ giao nhận phải chờ đợi sự chỉ đạo từ cấp trên nên thời gian hàng hóa lưu tại cảng lâu, làm tăng chi phí phát sinh cho doanh nghiệp.
- Thông tin trao đổi giữa hãng tàu, tàu và công ty đồng thời việc trao đổi thông tin giữa cán bộ tiếp nhận tại cảng với ban lãnh đạo và chờ đợi phương án xử lý còn hạn chế. Đây là một trong những vấn đề mà công ty cần giải quyết để hạn chế những rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
* Tiếp nhận hàng hóa tại cảng.
- Quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng hóa của công ty chưa thực sự tốt, vẫn còn những sai sót đáng tiếc xảy ra. Thép là mặt hàng đòi hỏi cán bộ kiểm tra phải có sự am hiểu tốt về chất lượng. Song do hạn chế về nhân sự nên nhiều khi công tác kiểm tra còn qua loa, đại khái, thiếu cẩn thận.
- Nhiều lô hàng phức tạp đòi hỏi cán bộ phải tìm và tra được mã số thuế chính xác, việc này đòi hỏi chuyên môn cao, do đó công ty mất nhiều thời gian trong việc tự kê khai mã số thuế, ảnh hưởng đến thời gian đi nhận hàng và công ty phải chịu thêm khoản chi phí lưu kho của hải quan.
* Nhập kho.
Kho bãi của công ty rất hạn chế nên quá trình vận chuyển hàng hóa từ cảng về còn hạn chế. Đồng thời việc phân loại hàng hóa để phục vụ cho quá trình bảo quản sao cho phù hợp với đặc tính của mặt hàng cũng như kiểm hàng còn chưa được công ty chú trọng.
* Nguyên nhân:
Do những điểm yếu về nguồn nhân lực và cách sử dụng nguồn nhân lực trong hoạt động nhập khẩu. Một nhân viên phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc khác nhau, công ty còn thiếu nhiều nhân viên để thực hiện nghiệp vụ tiếp nhận và trình độ nhân viên còn yếu kém là do việc tuyển chọn đầu vào. Mặt khác do sức cạnh trinh trong ngành thép ngày càng nhiều giữa các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng.
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN THÉP NHẬP KHẨU TỪ THỊ TRƯỜNG
NHẬT BẢN CỦA CÔNG TY CP THANH BÌNH HTC VIỆT NAM 4.1 Định hướng phát triển của công ty và quan điểm về hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu.
4.1.1 Định hướng về sự phát triển của công ty trong thời gian tới.
Phát huy những thành tích đã đạt được trong những năm qua, tranh thủ những thuận lợi lường trước những khó khăn thử thách, Công ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam đã xác định mục tiêu trong năm 2013 đến 2018:
- Phát triển và mở rộng thị trường nhập khẩu, đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh nhưng vẫn đảm bảo giữ vững các mặt hàng truyền thống của công ty.
- Tập trung cao độ cho việc hoàn thành kế hoạch đặc biệt là chỉ tiêu lợi nhuận 5 tỷ đồng, đảm bảo cho nhân viên có thu nhập phù hợp với hiệu quả kinh doanh.
- Tạo động lực mới trong kinh doanh, nâng cao chất lượng công việc, tiết kiệm đặc biệt quan tâm tới khâu giảm chi phí.
- Đẩy mạnh sản xuất kinh doanh các mặt hàng có lợi thế.
- Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng đào tạo cán bộ nghiệp vụ phục vụ chiến lược phát triển của công ty.
- Triển khai đồng bộ các hoạt động đoàn thể, cũng như duy trì công tác thi đua khen thưởng tạo động lực sức mạnh vì sự phát triển của công ty.
4.1.2 Quan điểm hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu.
- Trước tiên trong hoạt động tiếp nhận phải luôn đảm bảo thực hiện tốt các bước trong quy trình đó. Đồng thời người được giao nhiệm vụ cũng cần làm tốt để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh nhất.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với chính sách nhà nước.
- Từng bước củng cố và phát triển lòng tin xứng đáng là bạn hàng tin cậy của khách hàng nước ngoài.
- Mở rộng thị trường và tăng thị phần đảm bảo mặt hàng nhập khẩu ngày càng nhiều.
4.2 Các giải pháp cụ thể và kiến nghị.4.2.1 Các giải pháp cụ thể. 4.2.1 Các giải pháp cụ thể.
4.2.1.1 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ.
Để giải quyết những hạn chế trong công tác chuẩn bị chứng từ công ty nên có các biện pháp nhằm nâng cao trình độ của nhân viên làm công tác chuẩn bị chứng từ và tăng cường trách nhiệm của cá nhân, bao gồm:
- Luôn có ít nhất 2 cán bộ cùng thực hiện công việc này để có thể giám sát nhau, bổ trợ cho nhau và tìm ra những thiếu sót trong khi chuẩn bị chứng từ.
- Luôn theo dõi cập nhật thông tin, những thay đổi liên quan đến lĩnh vực giao nhận hàng hóa tại cơ quan chức năng có thẩm quyền để có sự thay đổi cho phù hợp.
- Giáo dục tính trách nhiệm, tính cẩn thận cho cán bộ chuẩn bị chứng từ mọi sai sót cần báo ngay cho cán bộ công ty để có hướng khắc phục, có những quy định thưởng đối với nhân viên sáng tạo và phạt với người thiếu trách nhiệm.
4.2.1.2 Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan.
Trong khâu tính thuế nhân viên công ty cần chú ý:
- Biểu thuế hàng hóa NK hay thay đổi, vì vậy nhân viên cần cập nhật thường xuyên để tính thuế chính xác. Biểu thuế danh mục hàng hóa NK của VN kém chi tiết mà đối tượng hàng hóa phải nhận của công ty rất đa dạng đặc biệt. Theo như tìm hiểu gần đây nhất thì mức thuế áp dụng cho hàng mỹ phẩm đã thay đổi và có chính sách tăng mức thuế lên.
- Xây dựng mối quan hệ với hải quan thật tốt và hạn chế việc nhận hàng ngoài giờ hành chính của cơ quan hải quan.
Khâu kiểm hóa là khâu quyết định hàng có được nhập hay không. Vì vậy công ty cần thực hiện tốt công tác này.
- Nhanh chóng liên lạc với cán bộ kiểm hóa sao cho hàng hóa thể lên tàu đúng tiến độ hay giải phóng hàng đúng thời điểm.
- Để việc kiểm hóa diễn ra nhanh chóng dễ dàng, thì cán bộ phụ trách phải là người có kinh nghiệm nắm vững về mặt hàng nhận và chuẩn bị các phương án giải trình khi hải quan chất vấn. Để giải quyết vấn đề này công ty nên chọn những cán bộ có tài giao tiếp và chuyên môn phù hợp với từng mặt hàng.
4.2.1.3 Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng.
Khi nhận hàng phải kiểm tra hàng hóa cho thật chính xác.
- Tên hàng: Tên hàng phải phù hợp với hợp đồng, nhân viên cán bộ phải kiểm tra kỹ trong packing list bởi có một số hợp đồng, hàng hóa thường có nhiều loại vì vậy sẽ có một danh mục hàng hóa khá dài và rất dễ bị nhầm lẫn.
- Số lượng: Nhân viên nhận hàng phải đếm kỹ số lượng hàng nhận, kiểm tra xem có khớp với lượng hàng hóa phải nhận trong hợp đồng hay không.
- Chất lượng: Hàng được giao phải đủ quy cách phẩm chất theo hợp đồng hoặc theo mẫu.
4.2.1.4 Hoàn thiện công tác bốc xếp và vận chuyển hàng.
Hàng hóa bốc xếp lên phương tiện vận chuyển phải tiến hành sao cho nhẹ nhàng, nhanh chóng, đúng tiến độ chú ý không để hỏng, móp méo hàng hóa hoặc trầy xước bao bì.
Khi vận chuyển hàng hóa phải chú ý sao cho kịp tiến độ đưa hàng về kho. Hàng hóa khi nhận phải giữ nguyên được hiện trạng như trước khi giao. Và để làm được điều đó cần có các biện pháp sau:
- Công ty cần đầu tư một đội ngũ xe chuyên dụng để đáp ứng tối đa nhu cầu bốc xếp, vận chuyển hàng hóa. Đặc biệt chú ý đến thời gian bị cấm trong thành phố đối với các xe chuyên dụng, các xe có trọng tải lớn để có thể đề ra phương án vận chuyển tối ưu.
4.2.1.5 Hoàn thiện nghiệp vụ nhận hàng với tàu.
Để khắc phục những hạn chế trong khâu nhận hàng với tàu, công ty cần có các biện pháp như:
- Hoàn thành tốt công tác theo dõi hành trình tàu, phải luôn liên lạc với hãng tàu để có thông tin chi tiết về ngày giờ tàu đến, tàu có thể đến sớm hay đến muộn để có thể lập phương án nhận hàng một cách kịp thời.
- Thường xuyên liên lạc với người ủy thác, yêu cầu họ nhanh chóng cung cấp chứng từ nhanh nhất trong phạm vi có thể.
Trong quá trình nhận hàng, để có thể đạt được kết quả cao nhất thì cần có sự phối hợp giữa các khâu trong toàn bộ quá trình như chuẩn bị chứng từ, nhận hàng, chuyên chở, làm thủ tục hải quan…thì công ty cần chú ý người lãnh đạo. Người
lãnh đạo là người giám sát, móc nối các khâu lại với nhau sao cho chặt chẽ và cũng là người kiểm tra đôn đốc điều phối các nhân viên dưới quyền sao cho đúng sở trường để họ làm tốt công việc.
4.2.1.6 Kịp thời xử lý các khiếu nại.
Khi có tổn thất xảy ra công ty cần xác định rõ tổn thất có liên quan đến ai? Người bán, người vận tải hay người bảo hiểm để có những biện pháp khắc phục kịp thời nhằm hạn chế những tổn thất do tranh chấp đem lại gây thiệt hại về người và của.
Khi có tổn thất xảy ra thì hai bên cùng thương lượng – đây là phương án tốt nhất vì bảo vệ được mối quan hệ giữa các bên, lại nhanh chóng và ít tốn kém. Công ty có thể sử dụng trọng tài cuối cùng là tòa án TMQT để xét xử nếu thương lượng không thành.
4.2.2 Các giải pháp khác.
4.2.2.1 Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ tại công ty.
- Phổ biến những kiến thức luật pháp và nghiệp vụ liên quan, giới thiệu luật hàng hải của một số nước điển hình mà công ty thường có mối quan hệ buôn bán như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc…
- Tổ chức thường xuyên các khóa học đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ TMQT, ngoại ngữ, vi tính, pháp luật cho các cán bộ của công ty.
- Tổ chức các chuyến đi thực tế, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp trong cũng như ngoài nước nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ làm công tác giao nhận.
4.2.2.2 Tăng cường đầu tư để hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ tiếp nhận hàng nhập khẩu. nhận hàng nhập khẩu.
Công ty cần tiếp tục đầu tư để hiện đại hóa các trang thiết bị hiện có, mua sắm các trang thiết bị mới để tạo điều kiện cho công tác quản lý cũng như hoạt động nhập khẩu và công tác tiếp nhận của công ty có hiệu quả.
- Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ cho tiếp nhận hàng hóa. Khi đầu tư vào các phương tiện không chỉ dùng cho hàng hóa chuyên chở NK mà còn có thể dùng để cho thuê xe. Khi phát triển phương tiện vận chuyển nên hoạt động tiếp nhận diễn ra nhanh chóng, thời gian lưu kho giảm xuống giúp công ty giảm được các khoản chi phí cho hoạt động kinh doanh của mình.
- Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý của công ty. Để có được kết quả cao hơn nữa trong kinh doanh công ty nhất thiết phải trang bị một mạng máy tính hiện đại trong phạm vi toàn công ty giúp cho cán bộ xử lý số liệu, xác định đúng lượng hàng tồn kho tại bất cứ thời điểm nào.
4.2.3 Kiến nghị.
4.2.3.1 Đối với Nhà nước.
* Đơn giản hóa thủ tục hải quan:
Nâng cao chất lượng của cán bộ hải quan để họ có thái độ phục vụ một cách đúng mực khi các doanh nghiệp làm thủ tục hải quan. Áp dụng rộng rãi hải quan điện tử và hải quan từ xa. Bên cạnh đó, cần sửa đổi một số quy định về hải quan, tránh nhiều thủ tục rườm rà, mất thời gian, gây trở ngại cho người nhập khẩu. Cứ như vậy chúng ta mới đẩy mạnh được giao lưu buôn bán quốc tế, giảm bớt nguy cơ tụt hậu với các nước thành viên.
* Nâng cấp cơ sở hạ tầng để phát triển ngành vận tải biển.
Trước hết Nhà nước cần xây dựng một chiến lược tổng thể, chính xác, quy hoạch phát triển hợp lý theo hướng đầu tư có trọng điểm và đồng bộ, tránh vụn vặt, phát tán. Đầu tư vào các cơ sở hạ tầng, chuyển giao công nghệ, từ đó tăng sức cạnh tranh trên mọi lĩnh vực, đặc biệt Việt Nam là nước thuận tiện cho việc phát triển giao thông đường biển với các quốc gia trên thế giới.
Bên cạnh xây dựng các cụm cảng, kho tàng bến bãi ngành vận tải biển cũng cần chú trọng phát triển đội ngũ thuyền trưởng, thuyền viên và các loại tàu có trọng tải lớn, bởi đây là cơ sở quan trọng của vận tải biển, phải đảm bảo tính hệ thống trong toàn bộ ngành, lựa chọn và tiếp thu những công nghệ mới, tiên tiến, phát triển mạng lưới công nghệ thông tin dày đặc…, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác ngành vận tải biển một cách hiệu quả nhất.
* Nhà nước trợ giúp các doanh nghiệp về vốn:
Nhà nước nên thông thoáng với các thủ tục, thế chấp với các doanh nghiệp. Ngân hàng trung ương có thể ra chính sách giảm hạn mức tín dụng, tỷ lệ dự trữ bắt buộc cho các ngân hàng thương mại để các doanh nghiệp có thể dễ dàng vay được vốn. Các ngân hàng thương mại cũng có chính sách lãi suất phù hợp nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc vay vốn và yên tâm sử dụng vốn.
* Hoàn thiện chính sách thuế: