Project Server 2010 cung cấp nền tảng mở, khả năng mở rộng và lập trình giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát triển các giải pháp tùy nhu cầu và hiệu quả trong việc tích hợp hệ thống ứng dụng nghiệp vụ. Vì Project Server 2010 được xây dựng trên SharePoint Server 2010, các lập trình viên có thể tận dụng lợi thế này để nhanh chóng xây dựng giải pháp bằng các công cụ như Windows Communication Foundation, Business Connectivity Services,
Microsoft Visual Studio 2010 và Microsoft SharePoint Designer 2010.
Một điều quan trọng là xác định nhu cầu quản lý dự án và yêu cầu đối với tổ chức bạn. Các cấu hình của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại công việc mà tổ chức thực hiện cho dù bạn có sử dụng Project Server 2010 để theo dõi thời gian, cộng tác hoặc quản lý các danh mục đầu tư. Sau khi tìm hiểu các đặc trưng cho các loại dự án bạn có thể sử dụng Project Server 2010 để hỗ trợ thực hiện.
Đặc trưng của các dự án
Tìm hiểu các đặc trưng của dự án trong tổ chức giúp bạn có thể lên kế hoạch cấu hình và thiết lập trong Project Server 2010. Những đặc trưng sau đây có ảnh hưởng đến cấu hình:
• Số lượng dự án mà tổ chức của bạn đang làm việc tại một thời điểm cụ thể. • Quy mô của dự án và sự thay đổi, bổ sung công việc.
• Thời lượng cần thiết để hoàn thành một dự án.
• Số lượng thành viên nhóm dược giao công việc trong dự án.
Hầu hết các tổ chức quản lý dự án khác nhau về quy mô và thời lượng nhưng sự khác nhau cơ bản là quy mô của tổ chức và loại công việc thực hiện. Ví dụ, một công ty tư vấn lớn quản lý hàng ngàn dự án từ nhỏ khoảng 10 công việc chỉ kéo dài trong 2 tuần cho đến những dự án lớn lên đến 1500 công việc và kéo dài hơn một năm.
Tùy thuộc vào loại công việc mà tổ chức thực hiện mà bạn có thể sử dụng Project Server 2010 cho các ngữ cảnh sau:
• Theo dõi thời gian • Quản lý theo nhu cầu.
Sử dụng Project Server 2010 cho việc theo dõi thời gian
Sử dụng Project Server 2010 cho việc theo dõi thời gian được áp dụng cho tổ chức lớn để nắm bắt và báo cáo thời gian. Đối với ngữ cảnh này, nhân lực và các nhà thầu dự án sử dụng bảng chấm công trong Project Server 2010 để xác định giờ làm việc. Ngữ cảnh này có đặc trưng sau:
• Giảm thiểu việc sử dụng Project Professional 2010. • Thời gian và lượng tài nguyên sử dụng.
• Số lượng dự án có công việc ít.
• Xem bảng chấm công dựa trên Project Web App.
Các tổ chức thường sử dụng tính năng thiết lập giới hạn sử dụng trong Prooject Professional 2010 để theo dõi thời gian và chi phí bằng cách sử dụng bảng chấm công để nắm bắt thông tin. Những cân nhắc quan trọng khi triển khai Project Server 2010 để theo dõi thời gian:
• Phân loại thời gian sử dụng. • Thời lượng sử dụng
• Lịch và thiết lập làm việc ngoài giờ. • Khoảng tài chính sử dụng.
• Nguồn chi phí. • Tiền tệ sử dụng. • Kiểm tra truy cập.
Trong ngữ cảnh này, máy tính client được sử dụng như sau:
Sử dụng Project Server 2010 cho việc quản lý theo nhu cầu
Sử dụng Project Server 2010 cho việc quản lý theo nhu cầu có thể áp dụng cho các tổ chức vừa và lớn để quản lý danh mục đầu tư dự án. Những tổ chức thường có đặc trưng sau:
• Số lượng dự án có nhiều nguồn lực bổ sung. • Tỉ lệ cao về số lượng người quản lý dự án.
• Thường xuyên sử dụng Project Professional 2010.
Các tổ chức sẽ sử dụng bảng chấm công, thư viện tài liệu, các vấn đề, rủi ro, tính năng Enterprise Global Template và Enterprise Resource Pool cho việc quản lý.
Các tổ chức sử dụng Project Professional 2010 và Project Web App hàng ngày để cập nhật database của Project Server 2010, sau đó họ sử dụng Project Web App để xem các báo cáo hiện có, tài liệu, rủi ro. Thêm vào đó, những tổ chức có thể tạo ra các khối phân tích dữ liệu trực tuyến (OLAP).
Những cân nhắc quan trọng khi áp dụng triển khai Project Server 2010 cho giải pháp EPM: • Cấp độ dữ liệu cần theo dõi.
• Sử dụng quy trình phê chuẩn dự án. • Loại quy trình xem xét để sử dụng. • Chu kỳ báo cáo.
• Các workflow cần thiết • Các loại công việc để theo dõi
• Người quản lý quy trình • Các thông tin cần nắm bắt.
• Với giải pháp EPM, máy tính client được sử dụng như sau:
Các server được sử dụng như sau:
Sử dụng Project Server 2010 cho giải pháp Enterprise Project Management (EPM)
Sử dụng Project Server 2010 cho giải pháp EPM được áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức lớn và tập trung vào việc xây dựng kế hoạch thông qua phòng quản trị dự án (Project Management Office – PMO). Việc áp dụng này thường được sử dụng cho việc phát triển các sản phẩm, các giải pháp và xây dựng thương hiệu marketing. Nó có các đặc trưng sau:
• Một số lượng nhỏ các dự án có liên quan với nhau. • Tập trung vào PMO.
• Sử dụng Microsoft Project Professional 2010 để thiết lập kế hoạch dự án. • Sử dụng Work Tracker để theo dõi công việc.
Những cân nhắc quan trọng khi áp dụng triển khai Project Server 2010 cho giải pháp EPM: • Mức độ chi tiết để theo dõi.
• Sử dụng các quy trình theo từng cấp độ. • Khả năng ưu tiên của dự án
• Sử dụng các kĩ năng, tính năng theo dõi, đánh giá. Với giải pháp EPM, máy tính client được sử dụng như sau:
Các server được sử dụng như sau:
Xác định số lượng người dùng và các nhóm người dùng sẽ sử dụng Project Server sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng mở rộng và hiệu quả của tổ chức bạn.
Khi bạn xác định số lượng người dùng trên Project Server nghĩa là bạn sẽ xem xét và xác định số lượng người dùng tối đa sử dụng đồng thời. Điều này đặc biệt quan trọng nếu muốn sử dụng Project Server 2010 để theo dõi thời gian.
Nhóm người dùng bạn cần hỗ trợ và tỉ lệ của mỗi loại ảnh hưởng đến cấu hình mà bạn thực hiện trong quá trình lên kế hoạch. Những nhóm người dùng phổ biến sau:
• Project manager: nhóm quản lý dự án. • Resource manager: nhóm quản lý nguồn lực. • Team member: các thành viên
• Executive: người điều hành.
Project manager
Những người quản lý dự án có trách nhiệm giám sát và hoàn thành các dự án, bên cạnh đó có thể phối hợp với những người quản lý dự án khác và quản lý nguồn lực trong tổ chức. Người quản lý dự án sử dụng Microsoft Project Professional 2010 để thực hiện các việc sau đây:
• Tạo và đưa các dự án lên database Project Server. • Chỉnh sửa dự án dựa trên thông tin phản hồi.
• Phân công các thành viên vào các công việc của dự án.
• Theo dõi tiến độ bằng cách kết hợp thông tin cập nhật công việc từ các thành viên. • Xác định mục tiêu và thời hạn thực tế của dự án và chi phí.
Resource manager
Người quản lý nguồn lực có trách nhiệm quản lý các nguồn lực và xác định kĩ năng dựa trên khả năng của mình. Họ làm việc với những người quản lý dự án và quản lý nguồn lực khác để đảm bảo rằng nguồn lực đủ điều kiện được phân bổ trong công việc. Người quản lý nguồn lực sử dụng Microsoft Project Web App (PWA) để thực hiện một số công việc sau:
• Xem khối lượng công việc và tính sẵn có của dự án theo thời gian. • Xem khối lượng công việc và tính sẵn có của nguồn lực theo thời gian. • Thêm các thành viên vào các nhóm dự án.
• Đăng tải các vấn đề và các tài liệu.
• Sử dụng Portfolio Modeller để xác định nguồn lực sẵn có.
Team member
Các thành viên là nguồn lực được giao nhiệm vụ hoàn thành các công việc trong dự án. Một thành viên trong nhóm thường làm việc trên nhiều dự án tại và có trách nhiệm phải hoàn thành công việc theo lịch trình. Các thành viên có thể sử dụng Project Web App và Microsoft Outlook 2001 hoặc 2010 (Exchange Server tích hợp Project Server cho phép tích hợp dữ liệu Project Server với Outlook). Các thành viên sử dụng Project Web App để thực hiện các công việc sau:
• Xem thời hạn hoàn thành công việc.
• Ủy quyền và thêm các công việc.
• Ghi lại và đáp ứng các vấn đề hoặc rủi ro xảy ra. • Liên kết các vấn đề đang xảy ra với các công việc. • Gửi báo cáo trạng thái công việc.
• Làm việc cộng tác với các thành viên khác trên những tài liệu liên quan đến dự án. Thành viên sử dụng Outlook để thực hiện các việc sau:
• Xem các nhiệm vụ được giao. • Báo cáo về các nhiệm vụ được giao.
Executive
Một người điều hành là người sử dụng Project Web App để xem các trạng thái hoặc báo cáo về một dự án hoặc nhiều dự án. Ví dụ, người điều hành có thể giám sát một số dự án khác nhau được quản lý bởi nhiều người quản lý dự án khác để có được thông tin tổng quan về lịch trình và ngân sách. Người điều hành sử dụng PWA để thực hiện các việc sau:
• Xem các báo cáo về nguồn lực và công việc trên Portfolio Analyzer. • Gửi các vấn đề cần giải quyết đến người quản lý dự án và nguồn lực.
Administrator
Các quản trị viên triển khai và quản lý Project Server 2010 và các ứng dụng liên quan. Những người này sẽ quản lý truy cập đến server và database. Project Web App giúp quản trị viên quản trị Project Server thông qua các công cụ. Các công cụ này cũng được cung cấp để quản lý Microsoft Windows Server và SQL Server. Quản trị viên sử dụng Project Web App để thực hiện các việc sau:
• Thiết lập các chế độ xem bảng chấm công.
• Tạo các bảng báo cáo theo chuẩn tại Portfolio Analyzer. • Thêm và xóa các thành viên tại Enterprise Resource Pool.
Giải pháp EPM dựa trên Microsoft Project server 2010 được triển khai theo các tầng: tầng client, tầng web, tầng ứng dụng và tầng database. Các ứng dụng và dịch vụ ở mỗi tầng cung cấp tính sẵn sàng và mở rộng, cho phép các tổ chức quản lý dự án ở phạm vi nhất định. Bạn có thể cấu hình tầng ứng dụng và tầng database trong giải pháp EPM để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
Microsoft SharePoint Server 2010 là một thành phần không thể thiếu trong giải pháp EPM.
Lên kế hoạch ở tầng Client
Tầng client trong giải pháp EPM gồm các ứng dụng nền Windows và các ứng dụng khác trong tổ chức.
Microsoft Project Professional 2010
Microsoft Project Professional 2010 là ứng dụng desktop cho phép người quản lý dự án có thể tạo, xuất bản và quản lý các dự án. Ngoài việc lập kế hoạch và theo dõi, Project Professional 2010 cung cấp cho người quản lý dự án tính năng quản lý nguồn lực và danh mục đầu tư.
Microsoft Outlook
Microsoft Project Server 2010 mang đến khả năng tích hợp với Microsoft Exchange để người dùng truy cập đến các công việc Project Server từ bên trong Outlook. Người dùng có thể nhận được những thông báo nhắc nhở công việc bằng e-mail khi họ được giao một nhiệm vụ.
Internet Explorer
Microsoft Project Web App là một ứng dụng chạy trên nền web, được thiết kế dành cho những người không thuộc nhóm quản lý dự án, chẳng hạn như người quản lý nguồn lực, người xem và các thành viên. Những người dùng này truy cập thông tin dự án trong Project Web App bằng Windows Internet Explorer. Project Web App cung cấp khả năng truy cập vào bảng chấm công, các chế độ xem, bảng báo cáo trạng thái, thư viện tài liệu và rủi ro.
Project Web App yêu cầu Internet Explorer 7.0 hoặc 8.0. Nếu tổ chức của bạn vẫn còn sử dụng các phiên bản Internet Explorer trước đó, bạn có thể sử dụng tính năng Windows Terminal
Service để người dùng có thể sử dụng Internet Explorer 7.0 hoặc 8.0 mà không cần triển khai đến các máy tính client.
Lên kế hoạch ở tầng ứng dụng
Tầng ứng dụng trong giải pháp EPM gồm các thành phần sau: • SharePoint Server 2010
• Project Server 2010 • Project Server Interface • Exchange Server • Các ứng dụng khác.
SharePoint Server 2010
Yêu cầu phiên bản SharePoint 2010 Enterprise trước khi cài đặt Project Server 2010. SharePoint Server 2010 có nhiều tính năng riêng, kết hợp Project Server 2010 để mang đến khả năng cộng tác mạnh mẽ trong giải pháp EPM.
Project Server 2010
Microsoft Project Server 2010 là một thành phần chính trong giải pháp EPM. Project Server 2010 là một ứng dụng web tích hợp các ứng dụng client, nền tảng Windows Server và Microsoft SQL Server 2005/2008.
Bạn có thể chạy dịch vụ Project Server 2010 trên một hoặc nhiều server ứng dụng trong farm SharePoint Server 2010. Project Server 2010 được hỗ trợ trên máy tính chạy Windows Server 2008 hoặc Windows Server 2008 R2 đã cài đặt phiên bản SharePoint Server 2010 Enterprise.
Project Server Interface
Project Server Interface là giao diện lập trình ứng dụng (API) của Project Server 2010. Project Server Interface được sử dụng để kết nối với các ứng dụng bên ngoài. Microsoft Project Professional 2010, Microsoft Project Web App, các hệ thống ứng dụng nghiệp vụ…sử dụng Prooject Server Interface (PSI) để truy cập đến dữ liệu Project Server 2010 đượclưu trữ trong các database Draft, Published và Archive.
Exchange Server
Exchange Server tích hợp cho phép người dùng Project Server 2010 xem các công việc Project Server trong Microsoft Office Outlook. Chức năng này thay thế cho các Add-in Outlook ở các phiên bản Project Server trước. các quản trị viên Project Server phải cấp quyền truy cập vào Exchange Server và quản trị viên Exchange Server phải có quyền truy cập vào farm SharePoint
cũng như Project Server.
Các ứng dụng khác
Các hệ thống ứng dụng nghiệp vụ hoặc ứng dụng third-party có thể được sử dụng với Project Server 2010. Bằng cách sử dụng Project Server Interface, bạn có thể giải quyết nhu cầu quản lý dự án với các ứng dụng này.
Lên kế hoạch triển khai ở tầng database
Dữ liệu trong Project Server 2010 chia thành 4 loại sau trên Microsoft SQL Server:
• Draft database gồm các table để lưu các tập tin dự án chưa xuất bản trong Project Professional 2010. Dữ liệu trong Draft database không thể truy cập bằng Microsoft Project Web App.
• Published database gồm các tập tin dự án đã được xuất bản. Những dự án này sẽ hiển thị trên Project Web App. Published database gồm các table cụ thể trên Project Web App (timesheet, model, view…) và các global data table (outline code, security và metadata). • Archive database lưu các bản backup và các phiên bản dự án cũ hơn.
• Reporting database để tạo ra các báo cáo và quy trình xử lý phân tích trực tuyến (OLAP)
Vì Project Server 2010 được cài đặt trên Microsoft SharePoint Server 2010, bạn cần thực hiện một số yêu cầu về tài khoản cho Project Server 2010.