3. Kế toán xác định kết quả bán hàng
2.1.3. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức bộmáy kế toán ở công ty
2.1.3.1. Công tác tổ chức bộ máy quản lý:
Một công ty muốn tồn tại và phát triển cần phải tổ chức bộ máy quản lý chặt chẽ và gọn nhẹ. Điều này rất quan trọng vì trong thực tế chỉ cần nhìn vào mô hình bộ máy quản lý mà chúng ta có thể đánh giá công ty hoạt động có hiệu quả hay không.
Ở Công ty TNHH sản xuất thương mại và phát triển Cường Thịnh bộ máy kinh doanh được thể hiện như sau:
+ Đứng đầu công ty là giám đốc là người đứng đầu công ty. Giám đốc là người phải chịu trách nhiệm toàn diện và chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước cơ quan quản lý cấp trên và trước pháp luật.
+ Phó giám đốc: phụ trách kinh doanh cùng với giám đốc trong việc điều hành bộ máy quản lý và các việc khác.
+ Các phòng ban: chức năng thực hiện nhiệm vụ theo chức năng, tham mưu cho giám đốc trong hoạt động kinh doanh, được sự điều hành và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
+ Phòng tổ chức hành chính: có chức năng sắp xếp. Bố trí cán bộ đào tạo, phân loại lao động để bố trí đúng người, đúng ngành, nghề, công việc, thực hiện chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, phụ trách các công việc hành chính phát sinh, quản lý con dấu, hồ sơ, giấy tờ.
+ Phòng kinh doanh: tiến hành nghiên cứu thị trường tìm đối tác kinh doanh, ký kết hợp đồng, đặt hàng ở các công ty đối tác.
+ Phòng kế toán tài chính: quản lý và giám sát tài chính, nguồn vốn, theo dõi hoạt động kinh doanh của công ty dưới hình thái tiền tệ. Là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế, quản lý công ty.
Phòng kế toán tài chính còn tổ chức tham mưu đắc lực cho lãnh đạo công ty thông qua quản lý tình hình mua bán, tập hợp chi phí kinh doanh, tình hình tiêu thụ hàng hoá, xác định kết quả từ đó lập báo cáo kịp thời và chính xác. Ngoài ra còn tham mưu cho giám đốc trong vấn đề điều hành, quản lý công ty, giảm thiểu các chi phí từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh
Sơ đồ tổ chức và quản lý của công ty
2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Hạch toán kế toán là bộ phận cấu tạo quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế, tài chính. Do đó, việc tổ chức công tác hạch toán kế toán một cách khoa học và phù hợp với vai trò rất quan trọng. Công ty đã sớm hiểu rõ tầm quan trọng của bộ máy kế toán nên đã chú trọng tổ chức công tác hạch toán kế toán, áp dụng hệ thống kế toán phù hợp với xu thế thị trường theo phương châm: dễ làm, dễ hiểu, công khai, dễ kiểm tra, kiểm soát. Công ty cũng áp dụng khoa học công nghệ mới trong công tác kế toán như đã cài đặt nối mạng phần mềm kế toán EFFECT. Hàng năm, công ty thực hiện các công việc kiểm toán nội bộ giữa các công ty trong hệ thống của mình.
* Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung với cơ cấu sau:
- Lãnh đạo phòng kế toán tài chính là kế toán trưởng, phòng kế toán tài chính đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc
Nhân sự trong phòng được đặt dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng, kế toán trưởng hàng quý lập báo cáo kế toán quản trị lên Ban giám đốc, báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý Nhà nước.
- Kế toán tổng hợp: tổng hợp các số liệu từ các sổ chi tiết của kế toán bán hàng, mua hàng, công nợ, chi phí…. từ đó lên các báo cáo kế toán cho kế toán trưởng.
- Kế toán xuất nhập khẩu: vì đặc thù của công ty là một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài nên kế toán xuất nhập khẩu cần phải theo dõi việc đặt hàng, lấy số liệu đề nghị nhập hàng từ phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, làm các thủ tục nhập khẩu, lập phiếu nhập kho… từ đó vào sổ chi tiết hàng hoá.
- Kế toán chi phí: theo dõi các khoản chi phí, các khoản chi phí chờ kết chuyển, các khoản tạm ứng… vào các sổ chi tiết.
- Kế toán bán hàng - công nợ: theo dõi việc bán hàng, ghi hoá đơn bán hàng, từ đó vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng, đồng thơi theo dõi các khoản phải thu phải trả và vào các sổ chi tiết liên quan.
- Thủ quỹ: quản lý nguồn tiền tệ của doanh nghiệp tiến hành hoạt động thu chi tiền, các hoạt động liên quan đến ngân hàng, tín dụng….
- Thủ kho: quản lý hàng hoá, lập thẻ kho, báo cáo về mặt số lượng hàng hoá nhập xuất cho kế toán.
Mô hình khái quát bộ máy kế toán
Theo hình thức này doanh nghiệp có một bộ máy kế toán tập trung, các công việc kế toán của doanh nghiệp; phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định kiểm kế toán, ghi sổ kế toán tổng hợp, lập báo cáo kế toán thông tin kinh tế được thực hiện tại đó, ở bộ phận, đơn vị phụ thuộc không có bộ máy kế toán riêng, chỉ có nhân viên kế toán thực hiện ghi chép ban đầu, thu thập, tổng hợp, kiểm tra xử lý sơ bộ chứng từ, số liệu kế toán rồi gửi về phòng kế toán của doanh nghiệp theo quy định.
* Hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp Hiện nay có 4 hình thức kế toán chủ yếu
Công ty hiện tại đang sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung để tiến hành hạch toán kế toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
* Niên độ kế toán: từ ngày 01/01, kết thúc vào cuối ngày 31/12 * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp định kỳ
* Đơn vị tiền tệ sử dụng: trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác.