7. Cấu trỳc luận văn
2.3.2.Nhu cầu về ra quyết định
Trờn hệ thống thụng tin với cơ sở dữ liệu nhõn sự đó được giai đoạn 1 tạo nờn, lónh đạo nhà trường cần ra cỏc quyết định. Việc ra quyết định chớnh là cụng tỏc quản lớ của lónh đạo, hay nhà quản lớ.
36
Hệ thống trợ giỳp quyết định cho phộp thực hiện cỏc trợ giỳp liệt kờ dưới đõy. Cỏc trợ giỳp cú ý nghĩa cựng nhà quản lớ, hay lónh đạo nhà trường đưa ra quyết định cuối cựng. Trong trường hợp này, phần mềm mỏy tớnh là cụng cụ giỳp cho con người ra quyết định quản lớ.
1. Từ danh sỏch dữ liệu, thể hiện đồ hoạ của dữ liệu. Cỏc dạng đồ hoạ như cỏc cột, khoanh bỏnh, điểm 2 chiều… Cỏc kết quả này trụng giống như đồ thị thể hiện trong phần mềm bản tớnh điện tử.
2. Dựa trờn dữ liệu của cơ sở dữ liệu nhõn sự, cần đưa ra cỏc bảng thống kờ. Vai trũ của bảng thống kờ là liệt kờ dữ liệu, giỳp cho nhà quản lớ nhận thấy dữ liệu thực tế, để quyết định của họ chớnh xỏc, hợp lớ.
3. Trả lời cõu hỏi what if. Cõu đơn giản cú thể là (i) “cú bao nhiờu cỏn bộ, nếu lọc ra người trờn 25 đến 30 tuổi, cú học vị Thạc sĩ hoặc hơn ?”; (ii) nếu đối với cỏn bộ, viờn chức mức lương là 4 triệu một thỏng, đợt lễ cuối năm 2012 sẽ được trợ cấp 1 triệu, thỡ hết bao nhiờu tiền ? “; (iii) như cõu (ii), nhưng nếu cú 120 triệu thỡ cú đủ khụng ?”. Trong cõu hỏi này, cỏc giỏ trị là tham số do nhà quản lớ điều chỉnh. Chẳng hạn người ta khụng đủ tiền chi mỗi người một triệu, cú thể giảm 500.000 đ/ người; nếu với mức này mà cũn tiền, người ta chỉnh lớ 800.000 đ/ người.
37
Hỡnh 2.2. Một số chức năng hệ thống trợ giỳp 2.4. Kết luận
Chương này đó nờu hiện trạng cụng tỏc quản lớ cỏn bộ và cơ sở vật chất, cựng hạ tầng kĩ thuật của trường Cao đẳng Cụng nghiệp Nam Định. Bài toỏn trợ giỳp quyết định đũi hỏi hai giai đoạn.
Chi tiết về nội dung của giai đoạn trợ giỳp quyết định, cựng cơ sở dữ liệu về cỏn bộ viờn chức nhà trường được trỡnh bày chi tiết trong chương sau của luận văn.
38
Chương 3. TRỢ GIÚP QUYẾT ĐỊNH VỀ NHÂN SỰ
Chương 3 sẽ chi tiết bài toỏn đó trỡnh bày trong chương trước. Cỏc giai đoạn phõn tớch, thiết kế và xõy dựng cơ sở dữ liệu nhõn sự về cỏn bộ, viờn chức sẽ được trỡnh bày, cựng với một số chức năng của bài toỏn trợ giỳp quyết định.
3.1. Thiết kế hệ thống dữ liệu
Hoạt động cỏc trường bao gồm một số cụng đoạn sau:
Quản lý hồ sơ nhõn sự, quản lý thi đua… và khi đến hết năm sẽ tổ chức bỡnh bầu khen thưởng đối với cỏc cụng chức, viờn chức cú những thành tớch xuất sắc trong năm học.
Cụng việc cập nhật cỏc hoạt động của trường được thực hiện trờn mỏy tớnh sẽ giỳp cho cụng tỏc quản lý được nhanh chúng và khụng mất thời gian cũng như cụng sức của người quản lý. Và dựa vào mỏy tớnh việc quản lý sẽ gọn khụng cồng kềnh như thực hiện cỏc cụng việc quản lý bằng cỏc phương phỏp thủ cụng. Cỏc thụng tin đưa ra nhanh chúng và chớnh xỏc giỳp cho nhà quản lý cú quyết định được chớnh xỏc và cụng bằng.
3.2. Phõn tớch hệ thống trợ giỳp quyết định trong quản lý
3.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
39
3.2.2. Sự phõn ró chức năng
Sơ đồ phõn ró chức năng cho ta cỏi nhỡn tổng quỏt về cỏc chức năng của hệ thống, nú giỳp ta xỏc định phạm vi của hệ thống cần và tăng cường cỏch tiếp cận logic tới hệ thống.
Hệ thống quản lý nhõn sự cú cỏc chức năng chớnh sau: 1. Cập nhật thụng tin
2. Tra cứu
3. Thống kờ bỏo cỏo
4. Đưa ra nhận xột về cụng tỏc quản lý nhõn sự.
Cơ sở dữ liệu trong hệ thống quản lý nhõn sự bao gồm cỏc bảng sau: 1. T_NHANVIEN 2. T_CHUCVU 3. T_PHONGBAN 4. TRINHDO 5. T_LOAIVC 6. T_CHAMCONG 7. BANG_LUONG 8. HESOLUONG 9. T_HDLD 10. THIDUA_KHENTHUONG
Hỡnh 3.2: Sơ đồ phõn ró chức năng của hệ thống
Nhận thụng tin HỆ THỐNG TRỢ GIÚP QUYẾT ĐỊNH TRONG CễNG TÁC QUẢN Lí Cập nhật Tra cứu In ấn Duyệt và quyết định Lưu hồ sơ Xỏc định thụng tin Ghi thụng tin Lập bỏo cỏo Toàn trường Đơn vị Cỏ nhõn
40
3.2.3. Chi tiết cỏc bảng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1. Bảng chi tiết T_NHANVIEN
ST Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mó viờn chức (CND001)
2 HOTEN Text Họ và tờn viờn chức
3 NGAYSINH Date/Time Ngày sinh
4 NOISINH Text Nơi sinh
5 GT Yes/No Giới tớnh
6 QUEQUAN Text Quờ quỏn
7 DTOC Text Dõn tộc
8 TGIAO Text Tụn giỏo
9 QUOCTICH Text Quốc tịch
10 TTHONNHAN Text Tỡnh trạng hụn nhõn
11 SOCON Number Số con
12 MAPB Text Mó phũng ban lấy từ danh mục phũng ban
13 MACV Text Mó chức vụ lấy từ danh mục chức vụ
14 MALVC Text Mó loại viờn chức lấy từ danh mục MALVC
15 MATDO Text Mó trỡnh độ lấy từ danh mục trỡnh độ
16 SOCMND Text Số chứng minh thư nhõn dõn
17 NGAYCAP Date/Time Ngày cấp
18 NOICAP Text Nơi cấp
19 NGAYTD Date/Time Ngày tuyển dụng
20 NGAYBC Date/Time Ngày vào biờn chế
21 NGAYVAODOAN Date/Time Ngày vào đoàn
22 NGAYVAODANG Date/Time Ngày vào đảng
23 DIENTHOAI Text Điện thoại
24 EMAIL Text Địa chỉ mail
25 DIACHI Text Địa chỉ hiện tại
26 ANH OLE Object Ảnh chõn dung 3 x 4 cm
2. Bảng chi tiết TRINHDO
STT Field Name Data Type Description (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 MATD Text Mó trỡnh độ
2 TENTD Text Tờn trỡnh độ học vấn
3. Bảng chi tiết T_PHONGBAN
STT Field Name Data Type Description
1 MAPB Text Mó phũng ban (PH1)
41 4. Bảng chi tiết T_CHUCVU
STT Field Name Data Type Description
1 MACV Text Mó chức vụ
2 TENCV Text Tờn chức vụ
3 HSCV Currency Hệ số chức vụ
4 DIENGIAI Text Diễn giải
5. Bảng chi tiết T_LOAIVC
STT Field Name Data Type Description
1 MALVC Text Mó loại viờn chức (LVC1)
2 TENLOAI Text Tờn loại viờn chức
6. Bảng chi tiết T_CHAMCONG
STT Field Name Data Type Description
1 MACC Text Mó chấm cụng
2 MANV Text Mó nhõn viờn
3 NGAYBT Number Tổng số ngày đi làm bỡnh thường
4 CN Number Chủ nhật
5 NGAYLE Number Ngày lễ
6 NGAYTL Number Ngày tớnh lương
7 TCA Number
7. Bảng chi tiết BANG_LUONG
STT Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mó viờn chức
2 TENVC Text Họ tờn viờn chức
3 MALCB Text Mó lương cơ bản
4 MAHSL Text Mó hệ số lương (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5 SONN Number Số ngày nghỉ
6 MACV Text Mó chức vụ
7 MAPC Text Mó phụ cấp
8 MOCXETLUONG Text Mốc xột lương
9 HINHTHUCTRALUONG Text Hỡnh thức trả lương
10 NGAYKY Date/Time Ngày ký
42 8. Bảng chi tiết HESOLUONG
STT Field Name Data Type Description
1 MAHSL Text Mó hệ số lương (H1)
2 TENHS Text Tờn hệ số lương (mó ngạch)
3 MUCHS Currency Mức hệ số lương
4 BAC Number Bậc lương
9. Bảng chi tiết T_HDLD
STT Field Name Data Type Description
1 MAHD Text Mó hợp đồng (HD1)
2 TENHD Text Tờn hợp đồng
3 LOAIHD Text Loại Hợp đồng
4 HOTEN Text Họ tờn viờn chức
5 BHYT Currency Bảo hiểm y tế
6 BHXH Currency Bảo hiểm xó hội
7 NGAYKY Date/Time ngày ký hợp đồng
8 NGUOIKY Text Lónh đạo ký
9 GHICHU Memo Ghi chỳ đặc biệt
10. Bảng chi tiết KHENT_KL
STT Field Name Data Type Description
1 MAKTKL Text Mó khen thưởng (KTKL1)
2 HOTEN Text Họ tờn viờn chức được khen thưởng, kỷ luật
3 LOAIQD Text Loại quyết định
4 NGAYQD Date/Time Ngày quyết định
5 HLUC Date/Time Hiệu lực (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6 LYDO Text Lý do
7 HTKTKL Memo Hỡnh thức khen thưởng, kỷ luật
8 SOTIEN Currency Số tiền
9 NGUOIKY Text Người ký
11. Bảng chi tiết LUONG_CB
STT Field Name Data Type Description
43
2 TENLCB Currency Tiền lương cơ bản
3 GHICHU Memo Ghi chỳ đặc biệt
12. Bảng chi tiết DIEUCHUYEN_VC
STT Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mó viờn chức
2 TENVC Text Họ tờn viờn chức
3 MAPB Text Mó phũng ban
4 PHONGBANCU Text Tờn phũng ban cũ
13. Bảng chi tiết BHXH
STT Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mó viờn chức
2 TENVC Text Tờn viờn chức
3 MASOBHXH Text Mó sổ Bảo hiểm xó hội
4 NGAYCAP Date/Time Ngày cấp
5 NOICAP Text Nơi cấp
6 NGAYHET_HAN Date/Time Ngày hết hạn
7 GHICHU Memo Ghi chỳ đặc biệt
14. Bảng chi tiết BHYT
STT Field Name Data Type Description
1 MAVC Text Mó viờn chức
2 TENVC Text Tờn viờn chức
3 MASOYT Text Mó sổ Y tế
4 NGAYCAP Date/Time Ngày cấp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5 NOICAP Text Nơi cấp
3.3. Xõy dựng hệ trợ giỳp quyết định trong quản lý cỏn bộ
3.3.1. Cỏc yờu cầu đặt ra đối với chương trỡnh
Để cú thể hỗ trợ được việc tra cứu thụng tin về cỏn bộ nhằm trợ giỳp cho người quản lý cú một quyết định nhanh chúng trong việc tỡm kiếm một đối tượng nào đú thỡ chương trỡnh phải cú chức năng chớnh sau:
44
i. Hỗ trợ tỡm kiếm cỏc thụng tin về đối tượng một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc.
ii. Phải đảm bảo được việc phục vụ cho người sử dụng tra cứu về cỏc thụng tin của cỏn bộ theo một số thụng tin: Theo tờn viờn chức, theo đơn vị, theo ngày sinh, quờ quỏn ….
iii.Cú khả năng tra cứu một cỏch linh hoạt theo yờu cầu của người sử dụng dựa vào cỏc ràng buộc về điều kiện tỡm kiếm.
iv. Cú thể đưa vào thụng tin về viờn chức bất kỳ như Tờn, Quờ quỏn, Ngày sinh, …. và phải cú được thụng tin về viờn chức thỏa món một trong cỏc điều kiện đú là tỡm được thụng tin trong tất cả cỏc trường của CSDL viờn chức.
3.3.2. Tổ chức dữ liệu và cỏc chức năng của chương trỡnh
Chương trỡnh này được sử dụng dữ liệu do một chương trỡnh quản lý nhõn sự sinh ra để hỗ trợ cho người sử dụng như cho cỏn bộ quản lý, cụng tỏc tỡm kiếm để từ đú đưa ra một quyết định trong việc khen thưởng hay kỷ luật. Vỡ mục tiờu của chương trỡnh là trợ giỳp quyết định cho cụng tỏc tỡm kiếm và đỏnh giỏ viờn chức nờn trong chương trỡnh khụng cú chức năng của một chương trỡnh quản lý mà chỉ cú chức năng tỡm kiếm để hỗ trợ quyết định.
DSS được cài đặt chương trỡnh này là DSS hướng dữ liệu, cú nghĩa là việc hỗ trợ quyết định hoàn toàn phụ thuộc vào dữ liệu. Chương trỡnh cung cấp một số chức năng tỡm kiếm và từ kết quả của việc tỡm kiếm này người sử dụng cú thể đưa ra được quyết định phự hợp với mục đớch cụng việc do chớnh mỡnh đề ra.
45
3.3.3. Cụng tỏc quản lý dữ liệu trong chương trỡnh
Trong chương trỡnh này dữ liệu được tạo trờn hệ quản trị cở sở dữ liệu SQL, cỏc bảng trong cơ sở dữ liệu cú quan hệ như sau:
Hỡnh 3.3. Mối quan hệ giữa cỏc bảng
3.3.4. Cỏc chức năng và mục tiờu của chương trỡnh
Chức năng chớnh của chương trỡnh DSS này là trợ giỳp phõn tớch dữ liệu, mụ hỡnh húa chức năng trợ giỳp cỏc hoạt động tra cứu thụng tin về cụng tỏc quản lý của một trường cao đẳng cũng như trợ giỳp cho việc đỏnh giỏ cỏc hoạt động trong trường.
Những chức năng trợ giỳp của chương trỡnh được mụ hỡnh húa dưới hỡnh thức là cỏc cõu hỏi, chủ đề cú sẵn được liệt kờ trong chương trỡnh. Những nội dung của cõu hỏi hay những chủ đề này phần nào đó đỏp ứng được cỏc yờu cầu về việc tra cứu cỏc thụng tin về cỏc cụng chức, viờn chức và cỏc hoạt động của nhà trường.
46
3.4. Mụ tả ứng dụng
3.4.1. Xỏc định yờu cầu của bài toỏn
Hệ thống trợ giỳp Quyết định trong Quản lý cỏn bộ được phõn tớch và thiết kế sao cho gần với cụng tỏc quản lý bằng phương phỏp thủ cụng. Bài toỏn quản lý cỏn bộ được thiết kế nhằm giảm bớt sự cồng kềnh, phức tạp trong cụng tỏc quản lý cỏn bộ trước đõy, được quản lý bằng phương phỏp thủ cụng. Hệ thống quản lý này cú thể đưa ra cỏc bản bỏo cỏo và cỏc thụng tin của viờn chức một cỏch nhanh nhất. Cụng việc tra cứu và tỡm kiếm cũng được quan tõm với thiết kế và phõn tớch giỳp cho hệ thống thao tỏc với độ chớnh xỏc cao. Hệ thống cũng đảm nhận việc đảm bảo an toàn dữ liệu là cho phộp sao chộp dữ liệu nhằm trỏnh mất mỏt thụng tin. Bài toỏn này được phõn tớch và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống khụng cồng kềnh, trỏnh tỡnh trạng thừa thụng tin nhưng vẫn đảm bảo yờu cầu của bài toỏn.
3.4.2. Ứng dụng Microsoft Access trong quỏ trỡnh quản lý nhõn sự
Microsoft Office Access thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hóng Microsoft giữ bản quyền. Access thường được đúng gúi cựng cỏc phần mềm khỏc trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rói trong cỏc mỏy tớnh cài hệ điều hành Windows.
3.4.2.1.Bài toỏn quản lớ nhõn sự trong giai đoạn trước khi thực hiện hệ thống trợ giỳp ra quyết định.
Cụng việc hệ thống trợ giỳp ban đầu là cỏc chức năng quản lớ nhõn sự truyền thống. Như vậy :
Bước đầu người ta thực hiện bài toỏn quản lớ nhõn sự;
Dựa trờn kết quả của bài toỏn quản lớ nhõn sự, trong giai đoạn sau, nhà quản lớ cú thể ra những quyết định về quản lớ.
47 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hỡnh 3.4. Hệ thống quản lớ nhõn sự với chức năng trợ giỳp quyết định
3.4.2.2. Một số khuụn dạng màn hỡnh
Cơ sở dữ liệu nhõn sự cú lược đồ thể hiện qua cỏc bảng dữ liệu. Chức năng hệ thống thể hiện qua cỏc khuụn dạng màn hỡnh trong giao diện người dựng. Bảng điều khiển chớnh cú ý nghĩa trợ giỳp người dựng chọn lựa chọn cỏc danh mục
48
Trong bài toỏn quản lớ nhõn sự, người ta cú thể xử lớ thụng tin. Chức năng này cũng giỳp người dựng nhập cỏc thụng tin của một viờn chức.
Hỡnh 3.6. Khuụn dạng xử lớ dữ liệu về cỏn bộ viờn chức
Màn hỡnh Hồ sơ nhõn sự cú ý nghĩa giỳp người dựng nhập cỏc thụng tin của một cụng chức, viờn chức.
Hỡnh 3.7. Màn hỡnh cho phộp nhập dữ liệu
Dựa trờn dữ liệu về cỏn bộ viờn chức, cụng tỏc quản lớ ngày cụng cũng được thực hiện. Dưới đõy là màn hỡnh cho phộp thống kờ tỡnh trạng chấm cụng làm việc của cỏn bộ, viờn chức nhà trường.
Màn hỡnh bảng Chấm Cụng cho phộp giỳp người dựng nhập chấm cụng hàng thỏng cho cụng chức, viờn chức.
49
Hỡnh 3.8. Thống kờ chấm cụng
Hiện trạng hợp đồng cụng tỏc được thể hiện qua màn hỡnh về Hợp đồng lao động. Nú cú ý nghĩa trợ giỳp người dựng nhập thụng tin về Hợp đồng lao động cho cụng chức, viờn chức.
Hỡnh 3.9. Tỡnh trạng hợp đồng cụng tỏc
Để đỏnh giỏ, xếp hạng nhõn dịp khen thưởng, nõng lương, nhà trường sử dụng bảng thụng kế về Khen thưởng và Kỷ luật. Thống kờ này dựng để trợ giỳp người dựng nhập thụng tin về Khen thưởng và Kỷ luật hàng năm cho cụng chức, viờn chức.
50
3.5. Chức năng trợ giỳp quyết định
Hệ thống trợ giỳp quyết định trong quản lý cỏn bộ là một giải phỏp tổng thể được thiết kế và xõy dựng ỏp dụng cho trường Cao đẳng Cụng nghiệp Nam Định. Qua đú giỳp cho Phũng Tổ chức Hành chớnh của trường theo dừi quỏ trỡnh biến đổi thụng tin của mỗi cụng chức, viờn chức trong quỏ trỡnh cụng tỏc từ khi bắt đầu vào cơ quan cho đến khi nghỉ hưu. Hệ thống giỳp cỏc đơn vị cú thẩm quyền quản lý cụng chức, viờn chức quản lý hồ sơ nhõn sự hiệu quả, giảm chi phớ, thời gian, cụng sức thuận tiện trong việc tra cứu tỡm kiếm hồ sơ cụng chức, viờn chức. Hệ thống phần mềm cú cỏc chức năng phõn