Trong việc tổ chức kho dữ liệu, không chỉ những người dùng đầu cuối mà ngay cả những nhân viên quản trị đều cần truy nhập toàn bộ thông tin trong bảng gồm các đối tượng cũng như các thuộc tính. Do đó họ muốn biết một số vấn đề:
• Có thể tìm thấy dữ liệu ở đâu?
• Tồn tại những loại thông tin, dữ liệu nào? • Dữ liệu thuộc loại nào, có dạng ra sao?
• Trong các cơ sở dữ liệu khác nhau thì dữ liệu có liên quan với nhau như thế nào?
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu http://www.lrc-tnu.edu.vn/
Vì vậy hình thành một dạng cơ sở dữ liệu khác được gọi là Metadata nhằm mô tả cấu trúc nội dung của cơ sở dữ liệu chính. Trong môi trường cơ sở dữ liệu phức hợp, một Metadata phù hợp là không thể thiếu bởi nó định ra cấu trúc cơ sở dữ liệu tác nghiệp và cả cấu trúc kho dữ liệu. Một vấn đề xuất hiện thường xuyên là khả năng giao tiếp với người sử dụng về những thông tin bên trong kho dữ liệu và cách thức chúng được truy nhập. Chính Metadata là cách để người sử dụng và các ứng dụng có thể tiếp cận được với những thông tin được lưu trữ trong kho dữ liệu. Nó có thể định nghĩa tất cả các phần tử dữ liệu và các thuộc tính của chúng.
Metadata cần được thu thập khi kho dữ liệu được thiết kế và xây dựng. Metadata phải có sẵn cho tất cả những người sử dụng kho dữ liệu để hướng dẫn họ dùng kho dữ liệu. Ngoài ra các công cụ trợ giúp cũng được thiết lập và cần được đánh giá.