II. KIỂM KÊ TÀI SẢN
2.Sự cần thiết phải kiểm kê:
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện cĩ tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế tốn.
Số liệu ghi trên sổ sách kế tốn là căn cứ vào các chứng từ kế tốn cĩ tính pháp lí chính xác đáng tin cậy. Nhưng giữa số liệu trên sổ sách và thực tế vẫn cĩ thể phát sinh chênh lệch do :
- Tài sản bị tác động của mơi trường tự nhiên làm cho hư hỏng.
- Nhầm lẫn ghi chép về chủng loại, thiếu chính xác về số lượng khi xuất nhập, thu, chi. - Tính tốn ghi chép trên sổ sách cĩ sai sĩt.
- Cĩ hành vi tham ơ, gian lận.
Do vậy, định kì phải kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản thực tế, đối chiếu với sổ sách kế tốn, phát hiện chênh lệch, tìm nguyên nhân xử lý, điều chỉnh số liệu ghi trên sổ sách kế tốn cho phù hợp với tình hình thực tế. Như vậy, kiểm kê là một cơng việc hết sức cần thiết nhằm :
- Ngăn ngừa các hiện tượng tham ơ, lãng phí làm thất thốt tài sản.
- Đề cao trách nhiệm của người quản lí tài sản, ngăn ngừa vi phạm kỷ luật tài chính. - Giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu đúng thực tế.
- Giúp cho lãnh đạo nắm được chính xác chất lượng, số lượng chủng loại các tài sản hiện cĩ, phát hiện tài sản ứ đọng để cĩ biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. 3. Phân loại kiểm kê:
3.1. Phân loại theo phạm vi kiểm kê :
-Kiểm kê tồn diện: Là kiểm kê tồn bộ các loại tài sản trong đơn vị như tài sản cố định, vật tư, thành phẩm, vốn bằng tiền, cơng nợ .... loại kiểm kê này tiến hành mỗi năm ít nhất một lần trước khi lập báo cáo kế tốn cuối năm.
- Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản nhất định, phục vụ yêu cầu quản lí hay khi cĩ nghiệp vụ bàn giao tài sản (thay thủ kho, thủ quỹ).
3.2. Phân loại theo thời gian tiến hành :
-Kiểm kê định kì : Là kiểm kê theo thời gian quy định như hằng ngày đối với tiền mặt; hàng tháng đối với vật tư, hàng hĩa; hàng năm đối với tài sản cố định và tồn bộ tài sản của doanh nghiệp. - Kiểm kê đột xuất : (khác) Là kiểm kê ngồi kì hạn quy định như trên. Ví Dụ khi cĩ sự cố (cháy nổ, mất cắp...) chưa xác định được thiệt hại; khi cơ quan chủ quản, pháp luật, tài chính thanh tra.
Kiểm kê là cơng việc liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận (kho, quỹ, cửa hàng, văn phịng..) khối lượng cơng việc lớn nhưng phải khẩn trương, do đĩ, phải được tổ chức và lãnh đạo chặt chẽ.
4.1. Thành lập hội đồng kiểm kê : Do giám đốc lãnh đạo, kế tốn trưởng giúp việc chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch kiểm kê.
4.2. Trước khi tiến hành kiểm kê : Kế tốn phải hồn thành việc ghi sổ tất cả các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, tiến hành khĩa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lí tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo đúng chủng loại, cĩ trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận lợi nhanh chĩng.
4.3. Tiến hành kiểm kê : Tùy theo từng dối tượng mà cĩ phương thức thích hợp.
- Kiểm kê hiện vật như hàng hĩa, vật tư, tài sản, tiền mặt và các chứng khốn cĩ giá trị như tiền: nhân viên kiểm kê cần cân, đong, đo, đếm tại chỗ cĩ sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lí tài sản đĩ. Ngồi ra cần quan tâm đánh giá chất lượng sản phẩm, tài sản để đảm bảo giá trị thực của tài sản và phát hiện những tài sản bị hư hỏng, mất mát.
- Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản thanh tốn : nhân viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng và với các đơn vị cĩ quan hệ thanh tốn. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp với số liệu giữa hai bên. Kết quả kiểm kê được phản ảnh trên biên bản, cĩ chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lí tài sản.
- Sau khi kiểm kê, các biên bản kiểm kê được gởi về phịng kế tốn để đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế tốn. Các khoản chênh lệch ( Nếu cĩ ) phải báo cáo cho lãnh đạo. Lãnh đạo đơn vị sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ thể và kế tồn căn cứ vào đĩ phản ảnh vào các sổ sách kế tốn.