Người nộp tiềnKế toán vốn bằng tiềnKế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán vốn bằng tiền
Lập phiếu thu Ký duyệt phiếu thuThu tiền, ký phiếu thuGhi sổ, bảo quản, lưu trữ Viết giấy đề nghị
Người nhận tiềnKế toán vốn bằng tiềnKế toán trưởng và thủ trưởng đơn vịThủ quỹ Kế toán vốn bằng tiền
Ký duyệt phiếu chiChi tiền, ký phiếu chiGhi sổ, bảo quản, lưu trữ Lập phiếu chi
Viết giấy đề nghị
Hạch toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần thực phẩm Hữu Nghị sử dụng các chứng từ sau: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Bảng sao kê của ngân hàng, Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu,…
Sơ đồ lưu chuyển một số chứng từ tại công ty như sau:
Hình 1.12 Sơ đồ lưu chuyển phiếu thu
Người nộp tiền viết Giấy đề nghị, sau khi được ký duyệt thì kế toán vốn bằng tiền sẽ viết Phiếu thu, chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt Phiếu thu. Thủ quỹ nhận Phiếu thu, thực hiện thu tiền và ký vào Phiếu thu. Sau đó Phiếu thu được chuyển lại cho kế toán vốn bằng tiền để thực hiện ghi sổ, bảo quản và lưu trữ.
Hình 1.13 Sơ đồ lưu chuyển phiếu chi
Người nhận tiền viết Giấy đề nghị, kế toán vốn bằng tiền viết Phiếu chi, chuyển cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ
Sổ quỹ
Phiếu thu, Phiếu chi
Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiên quỹ để thủ quỹ thực hiện chi tiền và ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán vốn bằng tiền, kế toán vốn bằng tiền ghi sổ, bảo quản và lưu trữ.
Hạch toán chi tiết vốn bằng tiền:
Sổ kế toán chi tiết sử dụng tại công ty gồm: Sổ quỹ, Sổ chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng…
Hình 1.14 Sơ đồ hạch toán chi tiết tiền mặt
Hằng ngày hoặc định kỳ, thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu, Phiếu chi tiến hành ghi vào Sổ quỹ tiền mặt, sau đó tiến hành tính toán số tồn quỹ tiền mặt. Sau khi nhận được Phiếu thu, Phiếu chi do thủ quỹ chuyển cho, kế toán vốn bằng tiền thực hiện ghi Sổ nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền. Định kỳ kế toán vốn bằng tiền tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ nhật ký thu, chi tiền với Sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ.
TK 511, 711, 512, 515 TK 111 TK 152, 153, 211
Doanh thu, thu nhập khác Chi tiền mặt mua vật tư, bằng tiền mặt TSCĐ
TK 131, 138,141,144 TK 627,641,642,811
Thu hồi các khoản nợ, Chi tiền mặt để chi phí ứng trước bằng tiền mặt
TK 3381 TK 1381
Kiểm kê quỹ tiền mặt Kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện thừa phát hiện thiếu
Rút tiền gửi ngân hàng Chi tiền mặt đi trả nợ nhập quỹ tiền mặt
Hình 1. 15 Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vốn bằng tiền mặt tại công ty
Ví dụ thực trạng tại công ty Cổ phần thực phẩm Hữu Nghị trong tháng 12/2012 như sau:
Ví dụ 1: Ngày 28/12/2012 chi tiền tạm ứng nhật trình xe cho lái xe Tạ Văn Khởi 5.000.000 đồng.
Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 7), Phiếu chi số PC12/12-228 (Phụ lục 8), kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 141 5.000.000
Có TK 111 5.000.000
Ví dụ 2: Ngày 31/12/2012 thu hoàn ứng của chị Nguyễn Thị Ngọc Giàu 9.349.500 đồng
Căn cứ vào Phiếu thu số PT12/12-135 (Phụ lục 9), kế toán tiến hành định khoản:
Nợ TK 111 9.349.500
Có TK 141 9.349.500
Hạch toán chi tiết tiền gửi ngân hàng:
Hàng ngày căn cứ vào Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, hoặc Bảng sao kê của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền tiến hành ghi vào Sổ tiền gửi ngân hàng.
TK 111 TK 112 TK 111
Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
TK 511,512, 515,711 TK 152,153,211
Doanh thu, thu nhập khác Mua vật tư, TSCĐ bằng TGNH bằng TGNH
TK 131,138,141,144 TK 331, 334,338
Thu hồi các khoản nợ, Chi TGNH để trả nợ ứng trước bằng TGNH
TK 3386,344 TK 144, 244
Nhận ký quỹ, ký cược Chi TGNH để ký quỹ, bằng TGNH ký cược
TK 3388 TK 1381
Chênh lệch thừa TGNH Chênh lệch thiếu TGNH chưa rõ nguyên nhân chưa rõ nguyên nhân
Hình 1.16 Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vốn bằng tiền gửi ngân hàng tại công ty