Biểu 2.33: Sổ cái tài khoản 911 Mẫu số S03b-DNN
K/c doanh thu thuần
31/12/2010 K/c chi phí QLKD 642 64.693.655
21/12/2010 K/c thuế TNDN 821 36.058.918,75
31/12/2010 K/c lợi nhuận sau thuế 421 108.176.756,25
…….
Cộng số phát sinh Số dư cuối năm
x x x x x x 497.644.913 497.644.913 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng(Đã ký) Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Giám đốc (Ký, đóng dấu)
CHƯƠNG III
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI THANH NHÀN 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh tại Công ty và phương hướng hoàn thiện.
Trong khoảng thời gian từ khi thành lập đến nay, Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn đã trải qua những giai đoạn khó khăn, nhưng với sự cố gắng của toàn thể ban giám đốc và nhân viên đã giúp công ty vượt qua khó khăn và đạt được những thành công bước đầu: doanh số bán hàng các năm sau đều cao hơn năm trước, uy tín của công ty được nâng cao trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ taxi và cho thuê xe ô tô các loại.
Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã tích cực tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh cũng như công tác kế toán tại công ty. Từ đó em nhận thấy công tác tổ chức, quản lý và thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn có nhiều ưu điểm và một số hạn chế sau:
3.1.1 Ưu điểm.
Nhìn chung, công tác tổ chức, quản lý và kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty đã thực hiện đúng theo quy chế tài chính kế toán của Nhà nước và tuân thủ đúng những quy định của công ty.
- Công tác tổ chức hoạt động nói chung tại công ty khá hiệu quả. Công ty đã tổ chức thành các phòng ban chuyên trách, có phân công chức năng và thẩm quyền rõ ràng, không chồng chéo giữa các phòng ban mà vẫn đảm bảo tính phối hợp hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả.
- Về chế độ kế toán đang áp dụng: công tác kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn đang thực hiện theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 – 09 – 2006 của Bộ trưởng BTC. Thực tế cho thấy, chế độ kế toán công ty đang áp dụng là phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của công ty: quy mô vốn nhỏ, số lượng nhân viên kế toán ít, loại sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp có tính đặc thù ngành.
- Về hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp theo hình thức nhật ký chung: đơn giản, dễ làm, dễ áp dụng trên máy vi tính, phù hợp với năng lực, trình độ nhân viên kế toán tại công ty. Với hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp hiện đang áp dụng, kế toán công ty có thể phản ánh một cách chi tiết, đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày vào sổ sách kế toán. Ví dụ như đối với các khoản doanh thu, khi phát sinh thì được theo dõi chi tiết trên Sổ chi tiết doanh thu theo từng nhóm sản phẩm, dịch vụ; đồng thời được ghi vào sổ Nhật ký chung. Đến cuối năm sẽ tổng hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu và Sổ cái tài khoản 511. Số liệu trên hai sổ này sẽ được đối chiếu với nhau và là căn cứ để lập Báo cáo tài chính tại thời điểm cuối năm.
- Kỳ kế toán áp dụng: tháng, phù hợp với tình hình thực tế của công ty có phát sinh nhiều nghiệp vụ hàng ngày, thời gian hoàn thành cung cấp một sản phẩm, dịch vụ không cố định, địa điểm tại nhiều nơi tại các khu vực khác nhau.
- Công ty đã tổ chức theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng theo từng nhóm sản phẩm. Điều này giúp kế toán có thể nắm bắt một cách chặt chẽ và kịp thời các khoản thu của công ty; cho biết nhóm sản phẩm - dịch vụ nào đang có sự phát triển: thể hiện ở doanh thu bán hàng lớn, số lượng đơn đặt hàng nhiều trong năm; còn cho biết nhóm sản phẩm - dịch vụ nào của công ty chưa được khách hàng hài lòng và lựa chọn mua: số lượng hợp đồng ít, doanh số đạt được thấp. Ngoài ra, dựa trên số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu, kê toán viên có thể tính ra được tỷ trọng doanh thu của từng nhóm phẩm - dịch vụ các năm, từ đó cung cấp số liệu này cho giám đốc cũng như phòng Kinh doanh và các phòng ban liên quan để có thể tiến hành những phân tích, đưa ra đánh giá về tình hình tiêu thụ và kinh doanh của công ty.
- Bên cạnh đó, Công ty cũng tổ chức hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán theo từng đối tượng nhóm sản phẩm - dịch vụ. Nhờ đó, kế toán có thể theo dõi giá vốn của từng nhóm sản phẩm - dịch vụ, có thể so sánh giá vốn của các hợp đồng có tính tương tự trong một nhóm để đưa ra đánh giá về sự hiệu quả và sử dụng hợp lý chi phí của từng hợp đồng hoàn thành.
- Công ty theo dõi tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh theo từng tháng điều này giúp cho công việc sẽ không bị dồn vào cuối năm rất nhiều, mặt khác có thể giúp cho lãnh đạo công ty kịp thời nắm bắt tình hình sản xuất kinh
doanh của công ty, nhanh chóng đưa ra những biện pháp nhằm giải quyết và nâng cao hiệu quả hoạt động dịch vụ một cách tốt nhất. Bên cạnh đó,điều này sẽ giảm bớt áp lực áp lực công việc lớn gây ảnh hưởng tới chất lượng công tác kế toán khi mà bị dồn ép quá nhiều công việc. Công tác kế toán kết quả kinh doanh tại công ty đã đáp ứng được yêu cầu của Ban giám đốc công ty trong việc cung cấp các thông tin về tình hình kinh doanh của toàn công ty một cách kịp thời và chính xác. Việc ghi chép, phản ánh được tiến hành dựa trên căn cứ khoa học của chế độ kế toán hiện hành và dựa vào tình hình thực tế của công ty.
- Cơ sỏ vật chất của công ty nhìn chung là khá tốt, mỗi kế toán viên được trang bị một máy tính để làm việc, ngoài ra còn có máy in, máy fax và các thiết bị văn phòng khác phục vụ cho việc ghi sổ và theo dõi tình hình các nghiệp vụ phát sinh nhằm giảm bớt gánh nặng công việc kế toán, tăng tính bảo mật, tiết kiệm thời gian nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán của công ty.
3.1.2 Nhược điểm.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn một số hạn chế trong công tác tổ chức quản lý và công tác kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn:
- Về cán bộ kế toán: một vài cán bộ kế toán tại công ty có chưa nhiều kinh nghiệm, trình độ đội ngũ kế toán chưa được đồng đều, việc cập nhật các quy định còn chậm do vậy công ty cần tổ chức bồi dưỡng, đào tạo và trẻ hóa đội ngũ nhân viên kế toán.
- Do đặc thù sản phẩm của công ty có thời gian thực hiện ngắn nhưng là nhiều giao dịch với khách hàng diễn ra trong ngày và tại các địa điểm khác nhau nên việc theo dõi chi phí thực hiện và tiến độ hoàn thành còn chưa chặt chẽ, lưu giữ bảo quản chứng từ chưa tuân thủ đầy đủ theo quy định.
- Số lượng nhân viên phòng kế toán chỉ có 3 người, mà chủ yếu chỉ có 1 nhân viên kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm theo dõi, hạch toán toàn bộ các hoạt động của công ty. Do đó, việc xảy ra tình trạng chậm trễ trong phản ánh và nhầm lẫn là khó tránh khỏi. Hơn nữa, công ty có những khách hàng ở nhiều địa phương khác nhau chủ yếu là trên địa bàn thành phố Hà Nội…Việc thu hồi, theo dõi các khoản thu của những đối
tượng khách hàng này là khó kiểm soát. Vì vậy, công ty cần có hướng giải quyết vấn đề này.
- Công ty chưa phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho các nhóm sản phẩm – dịch vụ hoàn thành và chưa hoàn thành trong năm mà tính hết tất cả chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong năm vào chi phí kinh doanh để xác định kết quả. Chính vì thế, sẽ không xác định được chính xác kết quả của từng nhóm sản phẩm - dịch vụ và kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty trong năm.
- Công ty chỉ quản lý doanh số của công ty qua đồng hồ trên xe, cũng như dựa vào các định mức, các thông tin liên quan đến việc hoạt động của xe mà chưa thể kiểm soát hết được doanh số thực tế mà lái xe đã thu của khách, điều này không chỉ gây thất thoát một phần doanh số mà còn có thể dẫn tới việc lái xe thu tiền vượt quá cước quy định với những khách hàng vãng lai.
- Công ty chưa có bộ phận bảo dưỡng riêng cho các xe điều này dẫn đến chưa thể kịp thời xem xét tình hình của các xe thường xuyên dẫn tới việc ở công ty đã có tình huống xe taxi bị bốc cháy, việc này sau đó đã được phía công ty bảo hiểm thanh toán tuy nhiên vẫn gây một số tổn thất nhất định cho phía công ty.
- Giá vốn dịch vụ taxi còn cao do phải bù đắp chi phí khi xe chạy không khách.
- Việc quản lý và luân chuyển chứng từ chưa thật kịp thời và đúng quy định.
Trên thực tế, tại Công ty vẫn còn có tình trạng chứng từ bị ứ đọng hay bỏ ngoài sổ sách kế toán.
- Bên cạnh đó việc sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung còn phát sinh một số vấn đề còn tồn tại đó là việc trùng lặp một số nghiệp vụ do vậy cuối tháng kế toán của công ty phải loại bỏ các số liệu ghi trùng trước khi ghi vào sổ cái, điều này làm giảm một phần hiệu quả của việc hạch toán đặc biệt khi mà hạch toán doanh thu chi phí của công ty luôn yêu cầu tính kịp thời để có thể thuận lợi theo dõi tìm ra giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ và việc kiểm soát tốt các khoản thu chi nhằm nâng cao lợi nhuận.
Qua những đánh giá về thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn, nhằm phát huy những mặt ưu điểm đạt được và khắc phục những hạn chế còn tồn tại em đưa ra phương hướng để hoàn thiện như sau:
- Trước hết, việc hoàn thiện cần đảm bảo công tác kế toán tại công ty tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán và các chế độ tài chính hiện hành.
- Các biện pháp đưa ra phải khắc phục được hạn chế trong công tác quản và lý luân chuyển chứng từ, việc kiểm soát doanh thu và chi phí,… nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Nâng cao hiệu quả làm việc của phòng Kế toán- tài vụ nhằm cung cấp thông tin theo yêu cầu một cách nhánh chóng, kịp thời và đáng tin cậy.
- Các biện pháp hoàn thiện đưa ra phải đảm bảo thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết khi thực hiện, và hướng tới có một hệ thống tài khoản, hệ thống sổ khoa học, gọn nhẹ mà hiệu quả nhất.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn
3.2.1 Về bộ máy kế toán.
- Công ty nên tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng làm việc độc lập, chuyên nghiệp cho nhân viên kế toán. Ví dụ, công ty có thể cử nhân viên kế toán tham gia các khoá bồi dưỡng về nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ thuế; yêu cầu kế toán viên phải thường xuyên cập nhật những quy định mới về kế toán và chính sách thuế.
- Đối với hiện tượng còn có một số chứng từ chậm phản ánh vào sổ sách, định kỳ hàng tháng Công ty nên có đối chiếu và kiểm tra chứng từ với sổ sách. Nếu kết quả đối chiếu có phát hiện sai sót thì cần xem xét nguyên nhân, xem có phải là lỗi khách quan do nhầm lẫn, trình độ hạn chế; hay là lỗi chủ quan của nhân viên kế toán, cố tình bỏ ngoài sổ sách nhằm chiếm dụng tài sản của công ty hay vì các mục đích cá nhân khác. Khi đã xác định được nguyên nhân thì cần có biện pháp xử lý phù hợp và có tính răn đe tuỳ vào mức độ vi phạm và nguyên nhân: có thể từ cảnh cáo, xử phạt hành chính, cho thôi việc hay đề nghị truy tố trước pháp luật.
- Bộ phận kế toán cần thống nhất việc sắp xếp phân loại các chứng từ nhằm thuận tiện cho việc ghi sổ cũng như theo dõi các khoản doanh thu chi phí. Cụ thể , công ty nên yêu cầu bộ phận kế toán sắp xếp chứng từ theo ngày phát sinh để vừa thuận tiện cho việc kê khai thuế hàng tháng lại vừa thuận tiện cho việc vào sổ các chứng từ.
- Công ty có thể xem xét sử dụng thêm phần mềm kế toán nhằm rút bớt công việc cho các kế toán. Với công ty áp dụng chế độ kế toán cho công ty vừa và nhỏ như Công ty cổ phần Đầu tư và Thương mại Thanh Nhàn có thể sử dụng các phần mềm như Bravo, Fast… Đây là những phần mềm khá phổ biến đang được nhiều công ty áp dụng hiệu quả.
3.2.2 Về công tác quản lý doanh thu, chi phí.
- Nhằm tăng doanh thu hàng năm, Phòng kinh doanh của công ty cần đề xuất những kế hoạch quảng bá các sản phẩm, dịch vụ của công ty ra rộng rãi trong dân cư và những khách hàng tiềm năng: thường xuyên cập nhật những tin tức, sự kiện và các mẫu sản phẩm thiết kế mới nhất của công ty lên các website vận tải ; tham gia các diễn đàn do Hiệp hội Vận tải Việt Nam tổ chức…Tuy nhiên, hình thức quảng bá hình ảnh của công ty hiệu quả nhất chính là cung cấp những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Vì thế, không chỉ có phòng kinh doanh mà cần có sự phối kết hợp từ các phòng ban trong công ty.
- Bên cạnh đó, là vấn đề làm thế nào để có thể thu hồi đủ và nhanh chóng các khoản phải thu từ phải khách hàng. Công ty nên thực hiện đánh giá tiến độ hoàn thành công việc để từ đó đưa ra những thời điểm đề nghị khách hàng thanh toán của những hợp đồng có giá trị lớn cho phù hợp. Đồng thời, Công ty nên có những chính sách chiết khấu cho khách hàng nếu là khách hàng sử dụng thường xuyên với thời gian dài.
- Về mặt chi phí kinh doanh, để đạt hiệu quả sử dụng chi phí cao nhất, công ty nên giám sát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên, công ty nên xem xét đến hình thức giao khoán trong công việc. Bên cạnh đó, để nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, công ty nên thực hiện các hình thức tuyên dương và khen thưởng bằng vật chất cho nhân viên hoàn thành tốt công việc và có biện pháp nhắc nhở, xử phạt (ví như
trừ tiền lương, cắt tiền thưởng …) với những nhân viên có thái độ làm việc thiếu nghiêm túc.
+ Đối với các chi phí ngoài tiền lương, công ty nên xây dựng định mức cho từng xe sao cho phù hợp với thực tế. Đối với những xe hoạt động hiệu quả, đạt được đánh giá cao của khách hàng bằng việc sử dụng xe thường xuyên nên có khen thưởng để