- Hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép và tổng hợp số liệu, các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán và các chế độ của Nhà nước, căn cứ vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy Công ty sử dụng hệ thống sổ sách của hình thức “ Nhật ký chung”.
Để giảm bớt thời gian ghi sổ kế toán theo phương pháp thủ công cùng với việc phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu cùa công việc, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán IT-SOFT. Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian đẩy mạnh sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, đồng thời tích cực chặt chẽ với nhau tạo hệ thống quản trị tài chính doanh nghiệp hoàn hảo. Phần mềm này có thể chạy trên máy tính các mạng cục bộ cho phép nhiều người cùng chia sẻ một cơ sở dữ liệu.
Trường Đại Học Dân Lập HảiPhòng
Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 38
Sơ đồ trình tự kế toán nhƣ sau ( Sơ đồ 2.3)
Chứng từ gốc Phần mềm máy tính Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối SPS
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa
Trường Đại Học Dân Lập HảiPhòng
Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 39
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu kiểm tra :
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh thực tế dùng để làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập số liệu vào máy tính theo trình tự được lập sẵn trên máy. Các số liệu được xử lý thông qua phần mềm đã được cài sẵn trên máy phân tách và đưa vào sổ cái, sổ chi tiết liên quan đến các tài khoản .
Khi đến cuối kỳ, kế toán thực hiện các bước khóa sổ và lập báo cáo tài chính tự máy sẽ tổng hợp lên các báo cáo. Số liệu tại các sổ tổng hợp, chi tiết hay trên các báo cáo đều đảm bảo chính sách, trung thực theo thông tin đã nhập vào.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Sổ kế toán -Sổ chi tiết -Nhật kí chung -Sổ cái
Trường Đại Học Dân Lập HảiPhòng
Sinh viên: Phạm Thị Hồng Nhung – QT1404K 40