3.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Kế toán trưởng là người trực tiếp lãnh đạo phòng Tài chính – Kế toán và chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Phòng Tài chính – Kế toán của Công ty có nhiệm vụ quản lý và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán thống kê trong toàn Công ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc và các cơ quan chức năng.
Công ty sử dụng phần mềm hạch toán online, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh các chi nhánh sẽ thực hạch toán chứng từ ban đầu còn công việc xử lý do máy chủở văn phòng công ty quản lý toàn bộ việc thực hiện ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo và phân tích báo cáo tài chính cho đến việc hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác kế toán ở các phân xưởng đều được thực hiện ở phòng Tài chính – Kế toán của công ty.
tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu An Giang GVHD: Trần Thị Kim Khôi Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán
Kế toán trưởng: Là người phụ trách, và chỉ đạo chung cho hoạt động của cả
phòng, đồng thời đưa ra ý kiến hoạt động kinh doanh, kiểm tra đôn đốc công tác hạch toán và chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính kế toán của công ty.
Phó phòng 1: Chuyên quản đơn vị trực thuộc và kỹ thuật chương trình kế toán: chịu trách nhiệm về tình hình tài chính kế toán tại các đơn vị trực thuộc, đảm bảo chương trình kế toán chạy ổn định.
Phó phòng 2: Phụ trách kế toán tài chính và chi tiêu nội bộ văn phòng công ty: chịu trách nhiệm tình hình hạch toán kế toán kế toán công ty, quản lý chi tiêu nội bộ văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc.
Kế toán tổng hợp: Phụ trách lập báo cáo tài chính công ty.
Kế toán chuyên quản chi nhánh: Kiểm tra tình hình tài chính và kế toán tại các Chi nhánh.
Kế toán chuyên quản trung tâm: Kiểm tra tình hình tài chính và kế toán tại các Trung tâm.
Kế toán tiền mặt: Theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt văn phòng công ty.
Kế toán ngân hàng: Lập chứng từ, theo dõi hạch toán tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền vay.
Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình phải thu, phải trả khách hàng. Trưởng phòng Tài chính Kế toán Thủ quỹ Phó phòng 1: Chuyên quản đơn vị trực thuộc và quản lý chương trình kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán chuyên quản chi nhánh Kế toán chuyên quản trung tâm Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán Tài sản cố định, Công cụ dụng Kế toán thuế, hàng hóa, văn phòng Cty Kế toán công nợ Phó phòng 2: Kế toán tài chính và quản lý chi tiêu nội bộ Hình 3.3. Sơđồ tổ chức bộ máy kế toán
tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu An Giang GVHD: Trần Thị Kim Khôi
Kế toán TSCĐ, CCDC: Theo dõi tình hình sử dụng TSCÐ, CCDC.
Kế toán thuế, hàng hóa văn phòng công ty: Theo dõi tình hình phải nộp ngân sách nhà nước, theo dõi kho hàng hóa của công ty.
Thủ quỹ: làm nhiệm vụ chuyển tiền, kiểm tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hóa đơn hợp lệ và lập báo cáo kết quả tăng, giảm lượng tiền trong kỳ cho kế toán trưởng.
3.5.2. Hình thức kế toán áp dụng
Căn cứ vào chế độ kế toán của nhà nước, quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kỹ thuật cũng như điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà mỗi công ty áp dụng hình thức kế toán khác nhau.
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán là Nhật ký chung. Kế toán công ty sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ được lưu chuyển qua nhiều bộ phận nhưng nhìn chung tất cả các chứng từđều được lập do bộ phận kế toán và tập trung lưu trữ, bảo quản ở phòng kế toán.
- Hệ thống tài khoản: Công ty tổ chức thực hiện chế độ kế toán, chế độ sổ sách, chếđộ chứng từ kế toán theo Luật kế toán Việt Nam và theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính ban hành.
- Niên độ kế toán: theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: đồng Việt Nam (VND).
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền lúc cuối kỳ.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung ứng dụng trên máy vi tính.
Sơđồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình 3.4. Sơđồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính PHẦN MỀM KẾ TOÁN - XMAN MÁY VI TÍNH Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu An Giang GVHD: Trần Thị Kim Khôi
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
: Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy ví tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc
đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tựđộng và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người kế toán viên phải kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối quý và cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán bằng thủ công.
tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu An Giang GVHD: Trần Thị Kim Khôi
Chương 4: KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG
4.1. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 4.1.1. Kế toán Doanh thu bán hàng 4.1.1. Kế toán Doanh thu bán hàng
Doanh thu là một trong những chỉ tiêu quan trọng trên bảng xác định kết quả
hoạt động kinh doanh, nó phản ánh được phần nào qui mô sản xuất kinh doanh của công ty không những bù đắp những khoản chi phí bỏ ra mà còn là phần lợi nhuận công ty thu về. Do đó, việc ghi nhận doanh thu một cách chính xác và kịp thời là cũng đóng góp sự
thành công và khả năng cạnh tranh của công ty trong nền kinh tế hiện nay.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc hạch toán các tài khoản liên quan
đến việc xác định doanh thu khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng tại công ty tương đối
đơn giản và tiết kiệm được nhiều thời gian. Công ty áp dụng nhiều phương thức bán hàng khác nhau cho từng đối tượng khách hàng như bán trực tiếp tại kho và chuyển hàng theo hợp đồng. Bên cạnh đó, tùy vào từng thời điểm cụ thể mà công ty khuyến mãi khách hàng với chính sách giảm giá hàng bán khi khách hàng mua với số lượng lớn. Trong từng phương thức bán hàng, công ty sẽ áp dụng các hình thức thanh toán cho khách hàng khi mua hàng như thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc cho nợ. Chính vì thế việc hạch toán cũng sẽ khác nhau tùy vào từng phương thức bán hàng và phương thức thanh toán.
Công ty chỉ ghi nhận doanh thu khi sản phẩm, dịch vụ được xác định là tiêu thụ, tức là khi đã giao hàng hoặc khi dịch vụ hoàn thành và được khách hàng thanh toán hay chấp nhận thanh toán. Kế toán sẽ căn cứ vào số tiền ghi trên hóa đơn mà ghi nhận doanh thu. Doanh thu này sẽđược ghi nhận hàng ngày theo từng nghiệp vụ phát sinh và được nhập vào máy tính theo từng nội dung doanh thu. Phần mềm kế toán trên máy tính sẽ
làm công việc tính toán và ghi nhận từng khoản doanh thu vào các sổ chi tiết và phản ánh lên sổ cái của tài khoản 511. Đối với những trường hợp khách hàng mua lẻ không lấy hóa đơn, kế toán sẽ lập bảng kê của tất cả các sản phẩm bán ra này và cuối ngày sẽ
tổng hợp lại và lập một hóa đơn chung cho tất cả các mặt hàng bán lẻ này để làm cơ sở
kê khai thuế và ghi nhận doanh thu trong kỳ. Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ đối chiếu lại các số liệu trên sổ chi tiết và sổ cái, nếu không phát hiện sai sót, kế toán tiến hành kết chuyển vào tài khoản 911 để xác định KQKD.
Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 511, 512 để hạch toán doanh thu. Đồng thời, để theo dõi chi tiết từng khoản mục doanh thu Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2 như:
TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa TK 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5121 - DT nội bộ bán hàng hóa TK 5122 - DT nội bộ bán các thành phẩm
Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 nộp lưu lại tại phòng kế toán.
tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu An Giang GVHD: Trần Thị Kim Khôi
- Phiếu xuất kho gồm 3 liên: liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 chuyển cho kế
toán tổng hợp ghi vào sổ chi tiết, liên 3 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và giao cho người vận chuyển làm chứng từđi đường và giao hàng.
- Phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán chi tiết:
Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty sẽđến phòng Bán hàng để đặt hàng. Sau khi bàn bạc, thương lượng với khách hàng về sản phẩm hàng hóa, giá cả
phòng kinh doanh yêu cầu kế toán vật tư lập phiếu xuất kho để giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng, liên 1 của phiếu xuất kho sẽđược kế toán vật tư lưu giữ .
Khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho yêu cầu cho công nhân tiến hành xếp dỡ
sản phẩm lên phương tiện vận chuyển cho đến khi đủ số lượng theo yêu cầu của khách hàng. Thủ kho sẽ giữ lại liên 3 để ghi thẻ kho và theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của thành phẩm. Khách hàng liên hệ với thủ kho để nhận lại liên 2 của phiếu xuất kho và
đến phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền hàng. Tại đây, kế toán thanh toán tiến hành lập Hóa đơn GTGT và phiếu thu cho khách hàng thanh toán tiền hàng.
Đối với những khách hàng không nhận Hóa đơn, để tiện cho việc theo dõi số
lượng sản phẩm bán ra, kế toán sẽ ghi nhận các mặt hàng này vào bảng kê hàng hóa bán ra, và đến cuối ngày kế toán tổng hợp số lượng trên bảng kê để ghi nhận vào một Hóa
đơn GTGT, trên dòng tên khách hàng kế toán sẽ ghi là khách hàng mua lẻ và hóa đơn này được kế toán lưu giữ lại cả 3 liên.
Kế toán thanh toán tiến hành nhập vào máy tính mã hàng, số lượng, đơn giá của số
sản phẩm bán ra, nếu khách hàng trả tiền ngay thì ghi Nợ tài khoản 111 - “Tiền mặt”, còn đối với những khách hàng trả tiền sau kế toán sẽ ghi Nợ tài khoản 131 - “Phải thu khách hàng”. Để tiện cho việc theo dõi công nợ, khi ghi Nợ tài khoản 131, khách hàng sẽ được gán cho một mã số riêng đối với từng khách hàng, và mã số khách hàng này cũng sẽđược ghi nhận trên phiếu thu của công ty. Tài khoản ghi Có là tài khoản 155 - “Thành phẩm”, máy tính sẽ tự tính toán và chuyển những số liệu này đến Hóa đơn GTGT, và lên sổ chi tiết, số cái tài khoản 511.
Hóa đơn sẽđược in ra và giao cho khách hàng kèm theo phiếu thu để khách hàng
đến thủ quỹ thanh toán tiền hàng. Thủ quỹ sau khi nhận đủ tiền hàng sẽ ký nhận và giao lại cho khách hàng liên 2 của Hóa đơn GTGT và phiếu thu để làm căn cứđối chiếu khi có vấn đề phát sinh.
Dựa vào sổ cái ta xác định được doanh thu bán hàng hóa trong tháng 12/2009 từ đó ta kết chuyển sang TK 9111 để xác định kết quả sản xuất kinh doanh (SXKD) trong tháng của công ty.
- Khi công ty xuất bán hàng cho khách hàng dựa vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT về số hàng hóa đã bán kế toán định khoản:
Nợ TK 1111 Tiền mặt 17.703.553.745 Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng 35.319.310.368
Có TK 5111 DT bán hàng hóa 53.022.864.113 - Khi phát sinh hàng bán bị giảm giá cho khách hàng, dựa vào điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng với sự yêu cầu của bên mua
tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu An Giang GVHD: Trần Thị Kim Khôi
Nợ TK 5111 DT bán hàng hóa 3.670.728
Có TK 5322 Giảm giá hàng bán 3.670.728
SỔ CÁI
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
Tháng 12/2009 ĐVT: VND Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Số dưđầu kỳ Tiền mặt 1111 17.703.553.745 Phải thu của khách hàng 131 35.319.310.368 Giảm giá hàng bán 5322 3.670.728 Xác định kết quả SXKD 9111 53.019.193.385 Tổng số phát sinh 53.022.864.113 53.022.864.113 Số dư cuối kỳ SỔ CÁI TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm Tháng 12/2009 ĐVT: VND Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Số dưđầu kỳ Tiền mặt 1111 1.925.299.233 Phải thu của khách hàng 131 55.193.116.600 Xác định kết quả SXKD 9111 57.118.415.833 Tổng số phát sinh 57.118.415.833 57.118.415.833 Số dư cuối kỳ
- Xuất bán thành phẩm trong tháng, kế toán căn cứ theo phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT bán các thành phẩm hạch toán:
Nợ TK 1111 Tiền mặt 1.925.299.233 Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng 55.193.116.600
Có TK 5112 DT bán thành phẩm 57.118.415.833 - Dựa vào hóa đơn GTGT về cung cấp dịch vụ kế toán hạch toán doanh thu của Công ty trong tháng như sau:
Nợ TK 1111 Tiền mặt 111.529.999 Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng 90.499.000
tại Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu An Giang GVHD: Trần Thị Kim Khôi
SỔ CÁI
TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tháng 12/2009 ĐVT: VND Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Số dưđầu kỳ Tiền mặt 1111 111.529.999 Phải thu của khách hàng 131 90.499.000 Xác định kết quả SXKD 9111 202.028.999 Tổng số phát sinh 202.028.999 202.028.999 Số dư cuối kỳ