Nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
- Chứng từ sử dụng:
+Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT, Phiếu giao nhận sản phẩm, Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ.
+ Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho - Quy trình luân chuyển chứng từ
+ Hàng tháng, căn cứ vào hồ sơ dự toán các hợp đồng, Phòng kế hoạch – vật tƣ căn cứ vào lƣợng vật tƣ cần dùng, lƣợng vật tƣ tồn kho và định mức dự trữ để tiến hành lập kế hoạch, lập dự tính mua, kế hoạch này sau khi đƣợc phê duyệt thì cán bộ cung ứng vật tƣ của phòng sẽ trực tiếp đi mua hàng.
+ Sau khi vật tƣ về thì phải thành lập ban kiểm nghiệm vật tƣ hàng hóa. + Bộ phận cung ứng tiến hành lập phiếu nhập kho.
+ Thủ kho tiến hành kiểm nhận, ghi số lƣợng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán hàng tồn kho.
+ Kế toán hàng tồn kho tiến hành phân loại, kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền.
+ Kế toán hàng tồn kho bảo quản và lƣu giữ chứng từ.
Xuất kho Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ
- Chứng từ sử dụng:
+ Chứng từ nguồn: Lệnh xuất vật tƣ, Hợp đồng cung cấp sản phẩm dịch vụ, Giấy đề nghị xin cấp vật tƣ
+ Chứng từ thực hiện: Phiếu xuất kho - Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ thi công công trình, đội trƣởng đội thi công sẽ viết giấy đề nghị xin cấp vật tƣ trong đó liệt kê các danh mục vật tƣ cần dùng, sau đó trình lên phòng kế hoạch vật tƣ:
+ Thủ kho, các phòng ban có trách nhiệm liên quan dựa trên định mức chi phí vật tƣ, phòng kế toán xác định sẽ xét duyệt số lƣợng vật tƣ đó. Sau đó chuyển lên phòng vật tƣ, phòng vật tƣ có nhiệm vụ điều chuyển hoặc bổ sung.
+ Kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị kí duyệt yêu cầu xin cấp vật tƣ
+ Bộ phận xin lĩnh hoặc phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho, ghi số lƣợng xuất theo yêu cầu.
+ Thủ trƣởng đơn vị, kế toán trƣởng kí duyệt phiếu xuất kho
+ Thủ kho dựa trên số lƣợng vật tƣ đƣợc duyệt cấp và số lƣợng vật tƣ hiện còn, xác định số thực cấp và xuất kho cho đội thi công, ghi ngày tháng xuất và cùng với ngƣời nhận hàng kí nhận vào phiếu, ghi thẻ kho sau đó chuyển chứng từ cho kế toán
+ Kế toán hàng tồn kho ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi vào phiếu xuất + Kế toán hàng tồn kho bảo quản và lƣu trữ chứng từ.
Sau đây, em xin trích dẫn một số nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ tại Công ty CP ĐTXD Quyết Thắng. Trong tháng 10/2013, tại công ty phát sinh một số nghiệp vụ kinh tế nhƣ sau:
NV1: Nhập kho xi măng Hoàng Mai PC 40
Ngày 10/10/2013 công ty mua 30 tấn xi măng Hoàng Mai PC 40 về nhập kho với giá mua chƣa thuế là 1.400.000 đ/ tấn (thuế GTGT 10%) chƣa thanh toán cho ngƣời bán.
NV2: Nhập kho máy cắt sắt Makita 4131:
Ngày 06/10/2013 công ty mua 03 máy cắt sắt Makita 4131 về nhập kho tổng giá mua chƣa thuế 18.721.000 đồng (thuế GTGT 10%) chƣa thanh toán cho ngƣời bán.
NV3: Ngày 20/10/2013 Công ty cho xuất kho 24 tấn Xi măng Hoàng Mai PC 40 cho công trình Cửa Tiền.
Tồn đầu tháng: 2,3 tấn với đơn giá 1.320.000đ / tấn Tình hình nhập vật tƣ xuất trong tháng:
Ngày 10/10/2013, Nhập kho 30 Tấn xi măng Hoàng Mai PC40 với giá mua chƣa thuế là 1.400.000đ/ tấn (thuế GTGT 10%) chƣa thanh toán cho ngƣời bán.
Ngày 12/10/2013, Xuất kho 30 Tấn xi măng Hoàng Mai PC40 cho công trình Cửa Tiền
Ngày 15/10/2013, Nhập kho 42 tấn xi măng Hoàng Mai PC40, giá mua chƣa thuế là 1.450.000đ/tấn (thuế GTGT 10%) chƣa thanh toán cho ngƣời bán.
Ngày 20/10/2013, Xuất kho 24 tấn xi măng Hoàng Mai PC40 cho công trình ở Khủn Na (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NV4: Ngày 18/10/2013 xuất kho 02 máy cắt sắt Makita 4131 sử dụng tại công trình Cửa Tiền
Các thông tin liên quan:
Số lƣợng máy cắt sắt tồn đầu tháng: 0
Tình hình nhập, xuất công cụ dụng cụ trong tháng nhƣ sau:
Ngày 06/10/2013, Nhập kho 03 máy cắt sắt Makita 4134 với giá tổng giá mua chƣa thuế là 18.721.000 đồng. Thuế GTGT 10%, chƣa thanh toán cho ngƣời bán.
Ngày 09/10/2013, Nhập kho 01 máy cắt sắt Makita 4131 giá mua chƣa thuế 6.251.000 đồng (thuế GTGT 10%) chƣa thanh toán cho ngƣời bán.
Ngày 12/10/2013 xuất kho 02 máy cắt sắt Makita 4131 sử dụng tại công trình Cửa Tiền
Nghiệp vụ tăng Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ
Ví dụ 1: Ngày 10/10/2013 công ty mua 30 tấn xi măng Hoàng Mai PC 40 về nhập kho với giá mua chƣa thuế là 1.400.000 đ/ tấn (thuế GTGT 10%) chƣa thanh toán cho ngƣời bán.
Khi đó, các chứng từ mà công ty sử dụng để hạch toán nghiệp vụ là: - Hóa đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ - Phiếu nhập kho.
Biểu 2.1: Hóa đơn giá trị gia tăng – Xi măng Hoàng Mai PC40
Viết bằng chữ: Bốn mƣơi sáu triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: MV/12P
Liên 2: Giao khách hàng Số: 0000478
Ngày 10 tháng 10 năm 2013
Đơn vị bán hàng : CÔNG TY CP CÔNG NGHỆ VÀ THƢƠNG MẠI VIỆT Địa chỉ: Số 99, Đƣờng Nguyễn Thái Học, TP Vinh, NA
Mã Số thuế: 2900436856
Điện thoại: 0383 693 773 Fax: 0383 254 922
TK số: 287117000153 tại ngân hàng VPBank - CN Nghệ An Họ tên ngƣời mua hàng: Hoàng Tuấn Anh
Tên đơn vị: Công ty CP đầu tƣ xây dựng Quyết Thắng
Địa chỉ: Xóm 23, Đƣờng Trƣơng Văn Lĩnh, xã Nghi Phú, TP Vinh, NA Số TK: 14022888999899 tại NH Techcombank Việt Nam
Hình thức thanh toán: Chuyển Khoản MST: 2901141433
Tên hàng hóa, dịchvụ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3=2x1
Xi măng Hoàng Mai PC40 Tấn 30 1.400.0000 42.000.000 Cộng tiền hàng: 42.000.000 Thuế suất GTGT(10%): 4.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 46.200.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi nhận Hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tƣ để kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng xi măng nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm có mẫu nhƣ sau:
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm – Xi Măng Hoàng Mai PC40
CT CP ĐT XD PT QUYẾT THẮNG MS: 03- VT Xóm 23, Nghi Phú, TP Vinh, NA Số 05
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tƣ, SP, HH)
Ngày 10 tháng 10 năm 2013
Căn cứ vào hoá đơn số 0000478 ngày 10 tháng 10 năm 2013 của Cty CP Công nghệ và Thƣơng mại Việt
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông : Phan Sỹ Hùng : Đại diện phòng công tiêu – Trƣởng ban Ông : Lê Văn Tuấn : Đại diện phòng kỹ thuật – Uỷ viên Bà : Nguyễn Thị Hiên : Đại diện thủ kho - Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật tƣ sau đây:
STT Tên hàng hóa Dịch vụ Đơn vị Tính Số Lƣợng Khôngđúng quy cách phẩm chất Theo chứng từ Đúng quy cách phẩm chất 1 Xi măng HM PC40 Tấn 30 30 0 Cộng 30 30 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật liệu mua về đúng số lƣợng và chủng loại, chất lƣợng yêu cầu theo quy định đề nghị yêu cầu cho nhập kho.
Uỷ viên Uỷ viên Trƣởng ban
Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm, kế toán HTK và Thủ kho tiến hành thủ tục nhập kho vật liệu mua về. Thủ kho tiến hành kiểm nhận, ghi số lƣợng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán hàng tồn kho.
Biểu 2.3: Phiếu nhập kho – Xi măng Hoàng Mai PC40 CT CP ĐT XD PT QUYẾT THẮNG. Mã số:02- VT
Xóm 23, Nghi Phú, TP Vinh, NA (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC) Số: 116
PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK: 152 Nợ TK 133
Ngày 10 tháng 10 năm 2013 Có TK: 331
Họ tên ngƣời giao hàng: Nguyễn Tri Phƣơng Địa chỉ: Phòng vật tƣ
Lý do nhập: Mua vật tƣ nhập kho Nhập tại kho: Kho công ty
ĐVT: VNĐ STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, SP, hàng hoá Mã số ĐVT Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Mai PC40 PC40 Tấn 30 30 1.400.000 42.000.000 Cộng 42.000.000
Tổng số tiền bằng chữ: Bốn mƣơi hai triệu đồng chẵn./ Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Nhập, ngày 10 tháng 10 năm 2013
Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho KTT Thủ trƣởng đơn vị
Vídụ 2: Nhập kho máy cắt sắt Makita 4131: Ngày 06/10/2013 công ty mua 03 máy cắt sắt Makita 4131 về nhập kho tổng giá mua chƣa thuế 18.721.000 đồng (thuế GTGT 10%) chƣa thanh toán cho ngƣời bán.
Khi đó, các chứng từ mà công ty sử dụng là: Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ và Phiếu nhập kho:
Biểu 2.4: Hóa đơn giá trị gia tăng - máy cắt sắt Makita 4131 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/11P
Liên 2: Giao khách hàng Số: 0001440 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày 06 tháng 10 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Cty TNHH TM Hùng Hƣơng
Địa chỉ:.Số 196 – Trần Phú – Phƣờng Hồng Sơn – TP Vinh Điện thoại: 038.3962483 MS: 2900256635 TK số: 51010000425312 tại NH BIDV chi nhánh Nghệ An Họ và tên ngƣời mua hàng: Hoàng Anh Tuấn
Tên đơn vị: Công ty CP Đầu tƣ XD Quyết Thắng
Địa chỉ: Xóm 23, Đƣờng Trƣơng Văn Lĩnh, xã Nghi Phú, TP Vinh, NA Số TK: 14022888999899 tại NH Techcombank Việt Nam
Hình thức thanh toán: Chuyển Khoản MS: 2901141433
Tên HH, dịch vụ ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B 1 2 3=2x1
Máy cắt sát Makita 4131 Chiếc 03 6.240.334 18.721.000 Cộng tiền hàng: 18.721.000 Thuế suất GTGT (10%): 1.872.100 Tổng cộng tiền thanh toán: 20.593.100 Viết bằng chữ: Hai mƣơi triệu năm trăm chín mƣơi ba nghìn một trăm đồng
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
Sau khi nhận Hóa đơn GTGT từ nhà cung cấp, công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tƣ để kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng máy cắt sắt Makita 4131nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm có mẫu nhƣ sau:
Biểu 2.5: Biên bản kiểm nghiệm - Máy cắt sắt Makita 4131
CT CP ĐT XD PT QUYẾT THẮNG MS: 03- VT Xóm 23, Nghi Phú, TP Vinh, NA Số 14
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tƣ, SP, HH)
Ngày 06 tháng 10 năm 2013
Căn cứ vào hoá đơn số 0001440 ngày 06 tháng 10 năm 2013 của Cty TNHH TM Hùng Hƣơng
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông : Phan Sỹ Hùng : Đại diện phòng công tiêu – Trƣởng ban Ông : Lê Văn Tuấn : Đại diện phòng kỹ thuật – Uỷ viên Bà : Nguyễn Thị Hiên : Đại diện thủ kho - Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật tƣ sau đây:
STT Tên Hàng hóa Dịch vụ Đơn vị Tính Số Lƣợng Không đúng quy cách phẩm chất Theo chứng từ Đúng quy cách phẩm chất 1 Máy cắt sắt Makita 4131 Chiếc 03 03 0 Cộng 03 03 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Công cụ dụng cụ mua về đúng số lƣợng và chủng loại chất lƣợng yêu cầu theo quy định đề nghị yêu cầu cho nhập kho.
Uỷ viên Uỷ viên Trƣởng ban
Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm, kế toán HTK và Thủ kho tiến hành thủ tục nhập kho vật liệu mua về. Thủ kho tiến hành kiểm nhận, ghi số lƣợng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán hàng tồn kho.
Biểu 2.6: Phiếu nhập kho - Máy cắt sắt Makita 4131 CT CP ĐT XD PT QUYẾT THẮNG Mã số:01- VT
Xóm 23, Nghi Phú, TP Vinh, NA (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC)
Số: 129
PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK: 153
Ngày 06 tháng 10 năm 2013 Có TK: 331 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Họ tên ngƣời giao hàng: Lê Văn Sơn Địa chỉ: Kế toán công ty
Lý do nhập: mua nhập kho Nhập tại kho: kho công ty
ĐVT: VNĐ STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, SP, hàng hoá Mã số ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Máy cắt sắt
Makita 4131 Makita Chiếc 03 03 6.240.334 18.721.000
Cộng 18.721.000
Tổng số tiền bằng chữ: Mƣời tám triệu bảy trăm hai mƣơi mốt nghìn đồng./ Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Nhập, ngày 06 tháng 10 năm 2013
Ngƣời lập phiếu Ngƣời giao hàng Thủ kho KTT Thủ trƣởng đơn vị
Nghiệp vụ ghi giảm Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ
Ví dụ 3: Ngày 12/10/2013 do yêu cầu thi công, đội trƣởng thi công công trình Cửa Tiền đã viết đơn đề nghị Công ty cho xuất kho 24 tấn Xi măng Hoàng Mai PC 40 cho công trình Cửa Tiền, công ty đã xét duyệt và chấp nhận xuất kho theo đơn yêu cầu.
Khi đó các chứng từ mà công ty sử dụng là: Giấy đề nghị cung ứng vật tƣ và Phiếu xuất kho.
Đội trƣởng đội thi công viết Giấy đề nghị cấp vật tƣ thi công cho công trình Cửa Tiền, Mẫu đơn nhƣ sau:
Biểu 2.7:Giấy đề nghị xin cấp vật tƣ cho thi công công trình Cửa Tiền Xi măng Hoàng Mai PC40
Công ty CP Đầu tƣ XD Quyết Thắng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Xóm 23, Xã Nghi Phú, TP.Vinh, NA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ XIN CẤP VẬT TƢ CHO THI CÔNG CÔNG TRÌNH
Kính gửi : Ban giám đốc công ty và các phòng ban liên quan Tên tôi là: Nguyễn Công Quân
Chức vụ: Đội trƣởng đội thi công công trình Cửa Tiền Đơn vị: Đội thi công công trình Cửa Tiền
Để việc thi công công trình đƣợc liên tục theo kế hoạch, bàn giao công trình đúng hạn, tôi lập giấy này xin đƣợc cấp các loại vật tƣ sau:
TT Tên vật tƣ ĐVT Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền
Nội dung
A B 1 2 3=1x2
1 Xi măng Hoàng Mai
PC40 Tấn 24 1.425.780 34.218.720
Cộng 24 34.218.720
Số tiền bằng chữ : Ba mƣơi bốn triệu hai trăm mƣời tám nghìn bảy trăm hai mƣơi đồng/. Kính đề nghị ban giám đốc và các phòng ban xét duyệt cho tôi đƣợc cấp vật tƣ để sử dụng.
Ngày 12 tháng 10 năm 2013
Giám đốc công ty Kế hoạch Phụ trách bộ phận Ngƣời lập
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất dùng vật tƣ, Thủ kho xuất kho 24 tấn xi măng cho bộ phận thi công theo yêu cầu. Thủ kho ghi phiếu xuất kho nhƣ sau : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Biểu 2.8: Phiếu xuất kho - Xi Măng Hoàng Mai PC40
CÔNG TY CP ĐẦU TƢ XD QUYẾT THẮNG Mã số:02- VT
Xóm 23, Xã Nghi Phú, TP. Vinh, NA (BH theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 tháng 10 năm 2013 Nợ TK 1541
Số : 119 Có TK: 152 Họ tên ngƣời nhận : Nguyễn Công quân
Địa chỉ: Đội thi công công trình Cửa Tiền Lí do xuất: Xuất sử dụng công trình
Xuất tại kho: Kho công Ty Địa điểm: ……. ĐVT : VNĐ
STT Tên vật tƣ ĐVT
Số lƣợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C 1 2 3 3=2x3 1 Xi Măng Hoàng Mai PC40 Tấn 24 24 1.425.780 34.218.720 Cộng 24 24 34.218.720
Tổng số tiền: (Viết bằng chữ): Ba mƣơi bốn triệu hai trăm mƣời tám nghìn bảy trăm hai mƣơi đồng./
Ngày 12 tháng 10 năm 2013
Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận hàng Thủ kho Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị
Ví dụ 4: Ngày 12/10/2013 do yêu cầu thi công trình Cửa Tiền, đội trƣởng đội thi công đã viết giấy đề nghị xuất 02 máy cắt sắt Makita 4131, công ty đã xét duyệt cho xuất kho với số lƣợng theo đơn yêu cầu của tổ thi công công trình
Biểu 2.9: Giấy đề nghị xin cấp vật tƣ cho thi công công trình Máy cắt sắt Makita 4131
Công ty CP Đầu tƣ XD Quyết Thắng Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Xóm 23, Xã Nghi Phú, TP.Vinh, NA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ XIN CẤP VẬT TƢ CHO THI CÔNG CÔNG TRÌNH