III. Kết quả việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
4 Nguồn lực
4.1 Tổng hợp phân tích nguồn lực:
* Tổng số lao động có mặt đến tháng 12/2012 tại Hw aseung Vina là: 15,000 người Trong đó: - Trình độ Đại học và trên đại học : 572
- Trình độ cao đẳng, trung cấp : 985
- Trình độ sơ cấp : 184
4
38 - Trình độ bậc thợ Bậc 1 :3,174 Bậc 2 : 5,823 Bậc 3 : 2,057 Bậc 4 : 1,223 Bậc 5 : 232 Bậc 6 : 750 Bậc 7 : 21 Tổng số lao động đã xử lý chấm dứt hợp đồng lao động đến 31/12/2012 là 385 lao động 4.2 Công tác tuyển dụng: * Từ tháng 1/2012 đến tháng 12/2012, Công ty đã tổ chức tuyển dụng 10 đợt gồm 1,426 người, trong đó:
Nhân viên nghiệp vụ : 67 người. Công nhân : 1,359 người.
* Quá trình tuyển dụng tuân thủ đúng các yêu cầu của thủ tục Quản lý nguồn nhân lực- TT.03 5 thuộc hệ thống ISO 9001:2000.
4.3 Công tác đào tạo:
* Từ tháng 1/2012 đến nay, công ty đã tổ chức 34 các khóa đào tạo với số lượng 3,280 lượt người.
* Quá trình đào tạo tuân thủ đúng các yêu cầu của thủ tục Quản lý nguồn nhân lực – TT.04.
* Tồn tại: năng lực kiểm tra của công nhân tại các điểm kiểm tra chưa theo kịp sự thay đổi về kết cấu sản phẩm.
4.4 Về cơ sở hạ tầng:
Đ áp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh:
* Nhà xưởng:
Sửa chữa cải tạo, nâng cấp trên 8,000 m2 đường đi nội bộ. Thay mái tôn 8.500 m2 nhà kho phân xưởng Cán.
5
39
Sửa chữa, bảo dưỡng cửa đi, cửa sổ, nền nhà các phân xưởng.
* Trang thiết bị:
Mua mới 2 máy điều hoà.
Bảo dưỡng, sửa chữa 20 lượt máy photocopy, các máy lọc nước. Mua thêm 1 máy laser, 20 máy trong quá trình sản xuất giày. Mua mới 2 máy ép khuôn 8 trạm và 1 máy ép khuôn 4 trạm.
* Dịch vụ:
Đưa đón trên 100 lượt khách trong và ngoài nước Phục vụ trên 300 lượt khách ăn nghỉ tại công ty.
Phục vụ hơn 6000 lượt/ ngày cán bộ nhân viên ăn tại bếp ăn Công ty. Đưa đón công nhân từ TP.HCM đến KCN
* Môi trường:
Thu gom, vận chuyển 800m3 rác thải. Vệ sinh các bể chứa nước sinh hoạt, bể nước thu hồi
40
P HẦN III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 90 01:2008 CỦA
CÔNG TY GIẦY HWASEUNG VINA: I.Một số giải pháp:
1. Đào tạo về chất lượng :
G iáo dục đào tạo là các chiến thuật trong một chiến lược rộng lớn để thực hiện quản lý chất lượng. Mục tiêu của đào tạo chất lượng là truyền đạt nhu cầu của khách hàng đến mọi người trong công ty, chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến, những đổi mới trong tương lai, những quyết định mới cần được triển khai.
Đ ể đạt được hiệu quả, chương trình đào tạo cần được hoạch định một cách có hệ thống và khách quan. Công tác đào tạo cần phải được tiến hành liên tục để đáp ứng những thay đổi về công nghệ, về môi trường hoạt động và cơ cấu của công ty mà đặc biệt là những thay đổi về bản thân những người lao động trong công ty. Hoạt động đào tạo được triển khai từ cấp lãnh đạo cao nhất đến các nhân viên. Đ ào tạo chất lượng xuất phát từ chính sách chất lượng và được thực hiện theo một chu trình khép kín sau:
Chính sách chất l ượng
Đào tạo
Phân công trách nhiệm
Xác định mục tiêu
Xây dựng tiêu chuẩn đào tạo
Nêu nhu cầu đào tạo Kiểm định tính hiệu lực
Đánh giá kết quả
Thực thi & theo dõi
41
Một trong số các nội dung quan trọng của chính sách chất lượng là đưa mọi người cùng tham gia vào quá trình quản lý chất lượng của công ty. Do vậy, chương trình đào tạo chất lượng của công ty phải được tổ chức theo từng ngành nghề của người lao động, những người mới phải nắm được các nội dung cơ bản của quản lý chất lượng, những người lao động đã có thâm niên thì phải hiểu sâu hơn về quản lý chất lượng và đẩy mạnh áp dụng các kiến thức đã có được vào thực tiễn. Những người quản lý trung gian cũng phải nắm được các kiến thức về quản lý chất lượng để quản lý các lĩnh vực thuộc trách nhiệm quản lý của mình một cách hiệu quả hơn. Những nhà quản lý cấp cao của công ty cũng cần phải nắm chắc quản lý chất lượng để giải quyết các vấn đề ở tầm công ty.
a) Đ ào tạo cấp lãnh đạo cao nhất của công ty:
N gười lãnh đạo cao nhất của công ty quyết định chính sách và chiến lược chất lượng của công ty. Đ ào tạo huấn luyện có vai trò làm cho người lãnh đạo nhận thức rõ nội dung, ý nghĩa của hệ thống quản lý chất lượng để họ cam kết, bắt tay thực sự vào thực thi. Mục tiêu của chương trình đào tạo là hướng các nhà quản lý vào:
Đ áp ứng các đòi hỏi của khách hàng – bên trong và bên ngoài công ty.
X ác định chuẩn mực cần đạt được
Theo dõi hoạt động chung về chất lượng – chi phí chất lượng
Triển khai một hệ thống chất lượng tốt – ngăn ngừa.
Á p dụng một phương pháp kiểm soát quá trình.
b) Đ ào tạo cán bộ trung gian:
Một cán bộ quản lý tham mưu là trưởng phòng chất lượng cần phải được đào tạo đặc biệt. Trưởng phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm quản lý hệ thống chất lượng toàn công ty bao gồm: việc thiết kế, vận hành và kiểm tra hệ thống đó.
N gười phụ trách quản lý chất lượng và các trợ lý cần được huấn luyện cách giúp đỡ các đồng nghiệp trong việc thiết kế và tác nghiệp các hệ thống quản lý chất lượng trong phạm vi chức năng của họ, giúp các trợ lý hoàn thành tốt nhiệm vụ và phối hợp các biện pháp khác một cách hiệu quả.
Các cán bộ quản lý trung gian cần được huấn luyện toàn diện về các khái niệm, kỹ thuật và việc vận dụng những quá trình kiểm soát bằng phương pháp thống kê. Nếu thiếu những công cụ đó hệ thống chất lượng sẽ nằm ì, không còn sức sống.
N ôi dung của việc đào tạo gồm:
G iới thiệu về chất lượng và quản lý chất lượng : nhận thức, cam kết, chính sách, chi phí, khâu cung ứng , khách hàng…
42
K iểm tra một cách có hệ thống : các công cụ và kỹ thuật cơ bản như: phân tích pareto, phân tích nhân quả, đồ thị lưu đồ và giải thích về các công cụ và kỹ thuật này.
K iểm soát sản phẩm: sử dụng phương pháp lấy mẫu, đánh giá hoạt động.
K iểm soát các quy trình của tổ chức.
Các đổi mới cải tiến chất lượng.
c) Cấp giám sát thứ nhất:
Cấp giám sát thứ nhất là nơi các hoạt động quản lý chất lượng được quản lý thực tế. N ội dung đào tạo: giải thích rõ ý nghĩa của chính sách chất lượng, các nguyên tắc của hệ thống , giải thích rõ vai trò của những người quản đốc, giám sát viên ở cấp này trong việc vận hành hệ thống chất lượng, kiểm tra quá trình bằng phương pháp thống kê và yêu cầu cam kết thực hiện đối với họ trong chương trình quản lý chất lượng.
Tôt hơn là nên để cấp lãnh đạo trung gian tham gia vào việc đào tạo cho cấp giám sát này để : (1) đảm bảo được rằng nội dung truyền đạt của họ không bị bóp méo; (2) làm cho cán bộ thuộc cấp quản đốc phân xưởng hiểu rằng toàn bộ lãnh đạo cty có quan tâm lớn đối với chương trình chất lượng và mong muốn mọi người rèn luyện chăm chỉ và tham gia tích cực vào chương trình chất lượng của công ty.
Cần phải huấn luyện cho họ về cách tác nghiệp phù hợp, hiệu quả, và an toàn, cách bảo quản máy móc, và các quy trình, cách quản lý con người và ban hành các quyết định thực thi đúng đắn.
Q uản đốc phân xưởng là mắt xích then chốt trong việc đào tạo tất cả các nhân viên khác. K hi đào tạo các trưởng nhóm chất lượng cần tránh cả 2 nguy cơ là đào tạo quá đơn giản hoặc đào tạo quá chuyên môn hoá. N gược lại, các huấn luyện viên cần chú trọng vào thực hành.
d) Đ ào tạo cho tất cả các nhân viên khác:
N hận thức được vấn đề rằng nếu chương trình quản lý chất lượng không đến được với những người lao động ở cấp cơ sở thì chương trình quản lý chất lượng do các nhà quản lý cấp cao khởi thuỷ sẽ không thành hiện thực và không thể thành công được. Đ ối với cán bộ, nhân viên nội dung đào tạo gồm: những nội dung cơ bản của chất lượng đặc biệt phải chú ý đến việc sử dụng những ví dụ minh hoạ thât đơn giản, dễ hiểu để giải thích các thuật ngữ, khái niệm. Mỗi người cần được huấn luyện tỷ mỷ về các quy trình chất lượng liên quan đến công việc của họ. H ọ cần phải được đào tạo đầy đủ về kỹ thuật, nghiệp vụ, nhưng họ cũng cần phải nắm được nhu cầu của khách hàng. Ban đầu, hệ thống quản lý chất lượng còn là một khái niệm khó du nhập, do vậy cần có thời gian để hệ thống ăn sâu bén rễ vào tiềm thức của mỗi người trong công ty. Điều quan trọng là
43
chương trình đào tạo chất lượng phải có mối quan hệ khăng khít, hữu cơ với các nghiệp vụ của người nhân viên. Vì vậy khó có thể nêu ra một chương trình đào tạo cụ thể cho nhóm này.
2. ISO Oline:6
Trong những năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin (CN TT) đã đi vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống và hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn quốc tế ISO cũng không phải là một ngoại lệ: công ty có thể quản lý hệ thống ISO của mình trực tuyến, hay còn gọi là ISO Online.
Theo chức năng, hệ thống ISO được áp dụng ở công ty phục vụ 3 đối tượng: người quản lý (lãnh đạo tổ chức); người quản trị hệ thống (QM R); người sử dụng (các nhân viên trong doanh nghiệp). Trong khi đó, tiêu chí của ISO O nline là cung cấp đúng tài liệu cho đúng người cần, tại đúng thời điểm và đúng chỗ.
Đ iều này là một ưu điểm của hệ thống thông tin hiện nay đặc biệt khi mà hệ thống viễn thông ngày càng phát triển cho phép máy tính kết nối mọi lúc mọi nơi và thông qua mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WA N) hay thậm chí qua mạng Internet cho phép người dùng truy cập hệ thống không phụ thuộc vào vị trí địa lý.
Tại sao cần áp dụng ISO O nline?
Á p dụng tiêu chuẩn ISO 9000 là bước chuẩn bị tốt và cần thiết, tạo thuận lợi cho việc tin học hóa hoạt động của công ty. Có một sự liên hệ mật thiết giữa hệ thống ISO 9000 và CNTT. CNTT có thể hỗ trợ tốt cho việc quản lý hoạt động theo hệ thống ISO 9000 của công ty.
Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO O nline sẽ tạo ra cho công ty một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp trong việc trao đổi thông tin, hệ thống hỗ trợ đáp ứng nhanh các yêu cầu cập nhật và truy cập thông tin, đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin - tránh trùng lặp và giảm thiểu việc sử dụng và quản lý bằng giấy tờ, tài liệu; tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm và chi phí in ấn.
ISO Online tạo ra môi trường cho phép trao đổi thông tin nội bộ dễ dàng và nhanh chóng, thông tin mọi lúc, mọi nơi, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc, tăng năng suất làm việc, quản lý dữ liệu tập trung và thống nhất, hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý tập trung và cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến trên mạng. N goài ra, hệ thống ISO Online được thiết kế với khả năng mở rộng truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thông qua hệ thống Internet.
6
44
So với ISO truyền thống, ISO Online có những lợi ích đối với các đối tượng phục vụ của ISO trong công ty. Cụ thể, đối với QM R: việc quản lý hệ thống tài liệu hồ sơ được thực hiện đơn giản dễ dàng và nhanh chóng - chỉ cần nhập thêm một tài liệu lên hệ thống thì tất cả những người liên quan ngay tức thì đã nhận được và có thể truy cập ngay.
Đ ối với nhân viên: có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào mình cần tại bất kỳ thời điểm nào. Có thể đọc một hướng dẫn hay điền một biểu mẫu trong quá trình thực hiện công việc của mình, không bao giờ bị sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời. Việc quản lý và lưu hồ sơ theo các công việc được thực hiện một cách dễ dàng và tập trung (lưu trên máy chủ) và tất cả hồ sơ hệ thống sẽ lưu theo các công việc cụ thể. Quá trình tạo hồ sơ và phê duyệt hồ sơ trực tuyến khi thực hiện công việc, hệ thống e-mail nội bộ tích hợp để trao đổi thông tin, cảnh báo tất cả các thay đổi của bất kỳ một tài liệu nào, hệ thống cho phép phân quyền truy cập và tìm kiếm hồ sơ dễ dàng.
Đ ối với người quản lý: có thể kiểm soát được toàn bộ hồ sơ, công việc, và trạng thái của mỗi công việc đã giao cho cấp dưới. Có thể xem hàng loạt các báo cáo về công việc, nhân sự, khách hàng ngay tức thì tại phòng làm việc của mình mà không cần phải chờ thư ký tập hợp một vài ngày. Tại mỗi thời điểm có thể kiểm soát tình hình thực hiện các công việc mình phải làm và công việc mình đã giao - trạng thái, tiến độ.
Các bước triển khai ISO Online
Đ ể triển khai áp dụng hệ thống ISO O nline, có thể có các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp giải pháp. Riêng hệ thống quản lý ISO O nline (Click2K) của Trung tâm năng suất Việt Nam có tên là Click2K , với chuyên gia tư vấn sẽ cùng với doanh nghiệp thực hiện theo 3 bước cơ bản dưới đây:
1- Khảo sát hệ thống: bước quan trọng quyết định đến thành công của dự án, cần xác định tình trạng hiện tại của hệ thống bao gồm thông tin hệ thống hạ tầng (phần cứng) và xác định rõ các đặc thù quản lý, các yêu cầu của công ty và từ đó sẽ lập nên kế hoạch yêu cầu tùy biến ứng dụng (customization) phù hợp với công ty.
2- Tùy biến ứng dụng: do đặc thù của hệ thống ISO là một hệ thống chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp nhưng có những đặc thù riêng, chính vì vậy mà tùy biến ISO Online là điều bắt buộc - không thể sử dụng hoàn toàn hệ thống của tổ chức này áp dụng cho doanh nghiệp khác. Căn cứ vào các yêu cầu đặc thù, giải pháp sẽ được tùy biến theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp.
3- Chuyển đổi hệ thống: là bước đòi hỏi sự cam kết của lãnh đạo và sự hợp tác của cán bộ nhân viên trong công ty. Để chuyển đổi từ phong cách làm việc thủ công sang làm việc trên máy tính thông qua một hệ thống thống nhất không phải là đơn giản. Bước này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của chuyên gia tư vấn cũng như của toàn bộ công ty.
45
Cần gì để áp dụng ISO O nline?
Yêu cầu đầu tiên của CN TT trực tuyến là công ty phải có hệ thống mạng nội bộ để các máy tính trong toàn doanh nghiệp có thể “nói chuyện” được với nhau. Tùy thuộc vào giải pháp của nhà cung cấp mà công ty cần phải chuẩn bị các hệ thống ứng dụng nền tảng cần thiết cho việc chạy ứng dụng. Ví dụ, hệ điều hành (Windows Server, U nix...), hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (SQ L server, Oracle...).
Đ ể áp dụng thành công hệ thống ISO Online cần các điều kiện: đào tạo, hướng dẫn một cách hệ thống cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty để mọi người có thể vận